格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備制造管理制度

綜合辦公室

管理制度

目錄

第一章文明辦公要求................................1

第二章職員形象禮儀規(guī)范............................2

第三章會(huì)議管理制度...............................6

第四章對(duì)外接待制度...............................13

第五章檔案管理措施...............................17

第六章公文管理措施..............................31

第七章車輛使用和管理措施........................41

第八章印章、介紹信使用管理措施..................45

第九章辦公物品管理措施..........................48

第十章文印、傳真使用要求..........................51

第十一章職員保密管理要求..........................52

第十二章督辦工作制度...............................54

第十三章值班管理制度................................56

第十四章信息管理制度..............................57

第十五章訴訟和非訴訟案件管理制度..................60

第十六章協(xié)議管理措施.............................63

第1章

文明辦公要求

為給職員發(fā)明一個(gè)平靜、舒適、整齊、衛(wèi)生文明辦公環(huán)境,

提升企業(yè)對(duì)外形象，特制訂本要求。

第一條本要求適用范圍為企業(yè)全體職員。

第二條企.業(yè)職員全部應(yīng)樹立公德意識(shí)，嚴(yán)格自律，養(yǎng)成

良好衛(wèi)生習(xí)慣，珍惜公共環(huán)境。

第三條職員應(yīng)隨時(shí)清潔自己辦公區(qū)域，保持桌面整齊，

會(huì)議室使用后應(yīng)立即規(guī)整桌椅并清掃潔凈。

第四條職員不得在非吸煙區(qū)域吸煙，不隨地吐痰，不亂

扔紙屑、煙頭、包裝、材料等雜物，不亂涂亂畫。

第五條職員不得在工作時(shí)間及辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)食。

第六條職員應(yīng)珍惜企業(yè)報(bào)刊、雜志，閱讀后應(yīng)立即歸還

到指定地點(diǎn)。報(bào)紙應(yīng)放在報(bào)夾上，不得隨意亂扔報(bào)紙。

第七條垃圾入簍，廢舊文件銷毀，洗手間用后應(yīng)立即沖

洗。

第八條企業(yè)相關(guān)職能部門應(yīng)隨時(shí)檢驗(yàn)并督促辦公場(chǎng)所清

潔工作，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理，發(fā)覺(jué)問(wèn)題立即指出并跟進(jìn)處理結(jié)果。

第2章

第九條違反上述要求，視情節(jié)輕重，依據(jù)企業(yè)績(jī)效考評(píng)

具體措施進(jìn)行處理。

本耍求由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

職員形象禮儀規(guī)范

第一條職員著裝規(guī)范

1、職員衣著應(yīng)該合乎企業(yè)形象及部門形象，標(biāo)準(zhǔn)上職員穿

著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、潔凈利落，工作時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一

著裝。在關(guān)鍵場(chǎng)所按要求著裝。

2、職員衣著要求得體、協(xié)調(diào)、整齊、悅目。

3、上衣、褲子、領(lǐng)帶、手帕等最好相配，衣服平整，符合

時(shí)節(jié)。

4、西裝左胸前口袋不放手帕以外任何東西，嚴(yán)禁兩手下垂

插入下口袋中。

5、男士長(zhǎng)袖襯衫要塞在褲腰內(nèi)，袖子最好不要卷起，長(zhǎng)褲

有腰攀，應(yīng)穿上腰帶或背帶。

6、女士宜化淡妝，勿戴過(guò)多飾品，裙裝應(yīng)配過(guò)膝長(zhǎng)襪；領(lǐng)

口過(guò)低、過(guò)短衣服不宜穿著。

第二條職員社交談吐規(guī)范

1、在企業(yè)交談?wù)堉v一般話，交談中善于傾聽，不隨便打斷

她人談話，不魯莽提問(wèn)，不問(wèn)及她人隱私，不要語(yǔ)言糾纏不休

或語(yǔ)帶諷刺，更勿出言不遜，惡語(yǔ)傷人。

2、和用戶交談?wù)\懇、熱情、不見不亢，語(yǔ)言流利、正確。

業(yè)務(wù)之外，注意話題健康、客觀。

3、和同行交談，注意措辭分寸，謙虛謹(jǐn)慎，維護(hù)企業(yè)形象,

不相互傾軋，客觀正派，不包含同行機(jī)密。

第三條職員舉止行為規(guī)范

1、遵守考勤制度，按時(shí)上、下班，不遲到、早退。病假、

事假需立即申請(qǐng)或通知部門主管，填報(bào)請(qǐng)假單。

2、上班時(shí)間嚴(yán)禁在非吸煙區(qū)域吸煙，保持良好精神狀態(tài),

精力充沛，精神飽滿，樂(lè)觀進(jìn)取。

3、對(duì)待上司要尊重，對(duì)待同事要熱情，處理工作保持頭腦

冷靜，提倡微笑待人，微笑服務(wù)。

4、開誠(chéng)布公，坦誠(chéng)待人，平等尊重，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不將個(gè)人

喜好帶進(jìn)工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異。

5、熱情接待每一位貴賓，不以貌取人，不盛氣凌人，和客

人約見要按時(shí)，如另有客人來(lái)訪需等候時(shí)，應(yīng)主動(dòng)道歉。

6、保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫她人。

7、出入會(huì)議室或上司辦公室，主動(dòng)敲門示意，進(jìn)入房間隨

手關(guān)門。

第四條職員日?；顒?dòng)行為規(guī)范

1、職員上班時(shí)間要一直以飽滿熱情，盡職盡責(zé)，真誠(chéng)協(xié)作,

高效、快捷地向用戶提供最好服務(wù)。職員應(yīng)含有優(yōu)良道德品質(zhì),

有事必報(bào)，有錯(cuò)必改，不得文過(guò)飾非，陽(yáng)奉陰違，誣陷她人。

2、接打電話規(guī)范

(1)職員電話行為應(yīng)符合規(guī)范，注意控制語(yǔ)氣、語(yǔ)態(tài)、語(yǔ)

氣、語(yǔ)言親切、簡(jiǎn)練、有禮、客氣。

(2)立即接聽，勿讓鈴聲超出三遍，遲接電話須表示歉意。

(3)使用代表企業(yè)規(guī)范用語(yǔ)問(wèn)好，比如“您好?”等。

(4)仔細(xì)、耐心傾聽對(duì)方講話，決不要打斷對(duì)方解釋。

(5)正確統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)告電話內(nèi)容，主動(dòng)幫助處理用戶要求,

立即轉(zhuǎn)告并督促同時(shí)回電。

(6)談話結(jié)束，表示謝意，等候?qū)Ψ较葤祀娫挕?/p>

(7)工作時(shí)間和業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)電話應(yīng)簡(jiǎn)短扼要，精細(xì)工作期間

嚴(yán)禁接聽電話，如有急事，由管理人員轉(zhuǎn)告。

3、接收名片規(guī)范

(1)名片是職員對(duì)外交往工具之一，使用名片「應(yīng)講究一

定禮節(jié)。

(2)主動(dòng)向?qū)Ψ竭f送名片，遞送時(shí)身體稍欠，使用雙手,

從正面向?qū)Ψ竭f送。

(3)接取對(duì)方名片一樣欠身，雙手，接過(guò)名片后認(rèn)真看一

遍，誦讀對(duì)方姓名、職務(wù)，妥善保留。

(4)談判時(shí)，應(yīng)將對(duì)方名片排列在桌上，對(duì)照再認(rèn)，結(jié)束

后放入口袋或公文包保管。

(5)假如用戶率先遞出名片，應(yīng)表示謝意，再遞送自己名

片。

第五條職員工作證胸牌使用規(guī)范

1、由企.業(yè)發(fā)給工作證和胸牌.，職員要隨時(shí)攜帶工作證，職

員在工作時(shí)，必需佩帶胸牌。

2、工作證、胸牌如有遺失、被盜，應(yīng)立即向部門匯報(bào)，經(jīng)

部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，可到綜合辦公室、人力資源部補(bǔ)領(lǐng)，如因長(zhǎng)久

磨損，應(yīng)立即以舊換新。

第六條宴請(qǐng)規(guī)范

1、衣冠整齊，按時(shí)到場(chǎng)。

2、宴請(qǐng)地點(diǎn)要適適用戶喜好，最好由用戶選定。

3、陪客人數(shù)不宜超出客人數(shù)，假如只有一位客人，可有兩

位陪客。

4、分清主次位置，領(lǐng)客人就座后方可就座進(jìn)餐。

5、進(jìn)餐時(shí)卷止文明，不能醉酒失態(tài)。

6、注意協(xié)調(diào)氣氛，努力爭(zhēng)取友好友好，熱烈，但不要喧賓

奪主。

7、不要在用戶面前領(lǐng)取收據(jù)或付款。

8、不可留下用戶先行離開，等用戶離席后，方可離席。

第七條工作現(xiàn)場(chǎng)行為規(guī)范

1、養(yǎng)成講衛(wèi)生美德，不隨地吐痰，不丟紙屑、果皮、煙頭

和雜物，不亂涂、亂畫。

2、辦公室保持整齊，無(wú)污痕，文件入櫥或擺放整齊。

第3章

3、正確使用并珍惜飲用水器具，保持潔凈。

4、常常擦洗綠化植物，保持環(huán)境怡人。

5、車間保持井然有序，物品堆放整齊。

會(huì)議管理制度

為了加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理，提升會(huì)議形式行政決議效率，達(dá)

成集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想目標(biāo)，特制訂本制度。

第一條會(huì)議種類

（一）董事會(huì)議

1、出席人員：企業(yè)董事會(huì)組員、董事會(huì)秘書

2、會(huì)議內(nèi)容：

⑴企業(yè)重大事項(xiàng)決議

⑵企業(yè)章程修改

⑶企業(yè)注冊(cè)資本增加、轉(zhuǎn)讓

⑷企業(yè)重大變動(dòng)事項(xiàng)

⑸企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)年度方針目標(biāo)制訂

⑹其它需經(jīng)董事會(huì)研究決定事項(xiàng)

3、會(huì)議組織：企業(yè)綜合辦公室

4、會(huì)議周期：依據(jù)董事長(zhǎng)提議召開

5、會(huì)議主持人：企業(yè)董事長(zhǎng)

6、會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室

（-）總經(jīng)理辦公會(huì)議

1、出席人員：企業(yè)總經(jīng)理、黨委（副）書記、副總經(jīng)理、總

工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助理、綜合辦公室主任、人力資源部主

任等。

2、會(huì)議內(nèi)容：

⑴組織實(shí)施企業(yè)董事會(huì)決議；

⑵擬訂企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、技術(shù)創(chuàng)新和投資方案；

⑶制訂企業(yè)發(fā)展計(jì)劃；

⑷擬訂企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方案及基礎(chǔ)管理制度；

⑸提出企業(yè)年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案、利潤(rùn)分配方案

及填補(bǔ)虧損方案；

⑹決定總經(jīng)理有任免權(quán)人員任免事宜，提出總經(jīng)理有聘

任或免職提議權(quán)人員任免提議；

⑺對(duì)企業(yè)章程要求或經(jīng)董事會(huì)授權(quán)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)人事、財(cái)

務(wù)、資產(chǎn)、技術(shù)、市場(chǎng)、項(xiàng)目計(jì)劃等方面重大事項(xiàng)作出決議；

⑻依據(jù)總經(jīng)理提議，對(duì)某企業(yè)重大事項(xiàng)進(jìn)行專門研究和部

署。

3、會(huì)議組織：企業(yè)綜合辦公室

4、會(huì)議周期：由總經(jīng)理依據(jù)情況決定召開

5、主持人：總經(jīng)理

6、會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室

（三）企業(yè)辦公例會(huì)

1、出席人員：企業(yè)總經(jīng)理、黨委（副）書記、副總經(jīng)理、總

工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助理、各部門主任、各車間主任。

2、會(huì)議內(nèi)容：

⑴總結(jié)企業(yè)上周工作計(jì)劃完成情況；

⑵研究布署本周工作；

⑶討論企業(yè)重大問(wèn)題，提出處理方案；

⑷專題研究企業(yè)工作進(jìn)度中某一重大問(wèn)題或突發(fā)事宜。

3、會(huì)議組織：綜合辦公室

4、會(huì)議周期：每七天一次

5、會(huì)議主持人：總經(jīng)理或總經(jīng)理委托副總經(jīng)理

（四）經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)

1、出席人員：企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總會(huì)計(jì)

師、總經(jīng)理助理、各部門主任。

2、會(huì)議內(nèi)容：

⑴匯報(bào)企業(yè)上月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃實(shí)施情況；

⑵確定企業(yè)本月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；

⑶估計(jì)本月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃進(jìn)展情況；

⑷研究上月獎(jiǎng)勵(lì)相關(guān)事宜；

⑸分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結(jié)果，評(píng)價(jià)企業(yè)各方面工作情況，提出改

進(jìn)方法。

3、會(huì)議組織：綜合辦公室

4、會(huì)議周期：每個(gè)月上旬末，下旬初

5、會(huì)議主持人：主管經(jīng)營(yíng)工作副總經(jīng)理

6、會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室

（五）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)（含安全、消防、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量分析）

1、出席人員：企業(yè)副總經(jīng)理、總工程師、綜合辦公室、生

產(chǎn)部、市場(chǎng)部、技術(shù)中心、總師辦、品管部、采供部、各車間

主任。

2、會(huì)議內(nèi)容：

⑴調(diào)度平衡生產(chǎn)進(jìn)度，研究處理生產(chǎn)管理部門、車間不能

自行處理重大問(wèn)題。

⑵研究日常技術(shù)準(zhǔn)備工作及原輔材料、備品備件準(zhǔn)備工作。

⑶匯報(bào)總結(jié)安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，檢驗(yàn)分析事

故隱患，研究確定安全防范方法。

⑷匯報(bào)總結(jié)產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析關(guān)鍵原輔材料質(zhì)量及

備品備件質(zhì)量，研究提出改善方法。

3、會(huì)議組織：生產(chǎn)部

4、會(huì)議周期：每七天一次

5、會(huì)議主持人：生產(chǎn)副總

6、會(huì)議紀(jì)要：生產(chǎn)部（此會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)綜合辦公室立案）

（六）企業(yè)績(jī)效考評(píng)會(huì)議

1、出席人員：企業(yè)績(jī)效考評(píng)領(lǐng)導(dǎo)組組員

2、會(huì)議內(nèi)容：對(duì)企業(yè)各部門工作情況進(jìn)行綜合考評(píng)，并

對(duì)總經(jīng)理工作指示及企業(yè)會(huì)議安排事項(xiàng)督辦完成情況提出績(jī)效

考評(píng)意見。

3、會(huì)議組織：人力資源部

4、會(huì)議周期：每個(gè)月一次

5、會(huì)議主持人：總經(jīng)理助理

6、會(huì)議紀(jì)要：人力資源部（此會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)綜合辦公室

立案）

（七）企業(yè)年度工作會(huì)議（年中工作會(huì)議）

1、出席人員：總經(jīng)理、黨委（副）書記、副總經(jīng)理、總工

程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助理、各部門主任。

2、會(huì)議內(nèi)容：

⑴總結(jié)企業(yè)上六個(gè)月工作完成情況；

⑵對(duì)下六個(gè)月企業(yè)工作做出安排布署；

3、會(huì)議組織：綜合辦公室

4、會(huì)議主持人：總經(jīng)理

5、會(huì)議紀(jì)要：綜合辦公室

（A）企業(yè)資金協(xié)調(diào)會(huì)議

1、出席人員：副總經(jīng)理、總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)理助

理、綜合辦公室、財(cái)務(wù)部、采供部、市場(chǎng)部、銷售部。

2、會(huì)議內(nèi)容：

對(duì)企業(yè)月度、季度資金收支作出協(xié)調(diào)計(jì)劃。

3、會(huì)議組織：財(cái)務(wù)部

4、會(huì)議主持人：總會(huì)計(jì)師

第二條會(huì)議管理部門

（-）企業(yè)綜合辦公室統(tǒng)一管理企業(yè)多種會(huì)議。

（-）會(huì)務(wù)工作關(guān)鍵由綜合辦公室承接，其它部門主辦會(huì)

議，綜合辦公室應(yīng)給予協(xié)辦。

（三）企業(yè)財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議開支方案審核，降低不合

理費(fèi)用。

（四）除其它部門主辦會(huì)議資料各自進(jìn)行其檔案管理外,

會(huì)議資料由綜合辦公室統(tǒng)一整理、立卷，存檔。

（五）綜合辦公室每個(gè)月初應(yīng)對(duì)企業(yè)各例會(huì)和多種臨時(shí)會(huì)

議，統(tǒng)一平衡并制訂會(huì)議計(jì)戈分發(fā)給企業(yè)關(guān)鍵管理人員及相

關(guān)人員。

（六）對(duì)于準(zhǔn)備不充足、反復(fù)性或無(wú)重大作用會(huì)議，綜合

辦公室有權(quán)拒絕安排。

（七）對(duì)于參與人員相同、內(nèi)容相近、時(shí)間相近多個(gè)會(huì)議,

綜合辦公室有權(quán)安排合并召開。

第三條會(huì)議程序

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1、對(duì)于定時(shí)常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議專題和臨時(shí)

出席、列席人員。對(duì)無(wú)定時(shí)關(guān)鍵大型會(huì)議，承接人應(yīng)提出會(huì)議

匯報(bào)，該匯報(bào)包含：①會(huì)議議項(xiàng)②會(huì)議目標(biāo)③會(huì)議時(shí)間④會(huì)議

地點(diǎn)⑤會(huì)議財(cái)務(wù)支出預(yù)算⑥招待工作說(shuō)明⑦現(xiàn)在籌備進(jìn)展情況

⑧可能存在問(wèn)題、處理方案及要求⑨籌備時(shí)間進(jìn)度表。待該匯

報(bào)由綜合辦公室報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后方可實(shí)施。

2、會(huì)議通知：依據(jù)會(huì)議要求打印會(huì)議通知，并提前發(fā)送。

3、會(huì)議承接人應(yīng)立即準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議文件或資料。必

需時(shí)要進(jìn)行會(huì)場(chǎng)部署、設(shè)備調(diào)試。

4、在會(huì)議進(jìn)行中要做好統(tǒng)計(jì)。

第四條會(huì)議管理要求

（一）會(huì)風(fēng)管理

1、會(huì)議必需按時(shí)召開，不得無(wú)故拖延和推遲，參會(huì)人員無(wú)

特殊原因不能請(qǐng)假。

2、會(huì)議應(yīng)集中于要求議題，盡可能在估計(jì)時(shí)間內(nèi)結(jié)束，不

得無(wú)節(jié)制地跑題海侃，和會(huì)人員應(yīng)知無(wú)不言，集思廣益，不可

從頭到尾保持緘默。

3、維護(hù)正常會(huì)議秩序，開會(huì)期間不得私下說(shuō)話、議論，嚴(yán)

格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)和離席。

4、會(huì)議期間通常應(yīng)停止使用手機(jī)，特殊情況應(yīng)到場(chǎng)外聯(lián)絡(luò)。

5、嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布

之前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。

（二）會(huì)議事務(wù)處理

1、企業(yè)辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由綜合辦公室整理成文。

2、綜合辦公室依據(jù)會(huì)議內(nèi)容需要在要求二十四小時(shí)內(nèi)完成

整理工作。

3、會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，由和會(huì)組員簽字確定。

4、會(huì)議紀(jì)耍發(fā)放前應(yīng)填寫《會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單》，審批

單內(nèi)容包含：紀(jì)要編號(hào)、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)、審批意見。

5、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填定《文件簽收統(tǒng)計(jì)表》

并由接收人收簽。

6、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按關(guān)鍵程度確定保留期限。

7、會(huì)議紀(jì)耍、會(huì)議決議作為關(guān)鍵文件，備忘已研究決定工

作事項(xiàng)，發(fā)至參與會(huì)議全體人員，方便對(duì)照落實(shí)和制訂實(shí)施方

法。

本措施由企業(yè)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第4章

對(duì)外接待工作制度

為了規(guī)范企業(yè)對(duì)外接待工作，提升接待工作質(zhì)量，加強(qiáng)管

理，努力爭(zhēng)取樹立良好企業(yè)社會(huì)形象，特制訂本制度。

第一條接待標(biāo)準(zhǔn)

公務(wù)接待工作要堅(jiān)持適度大方標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格實(shí)施接待標(biāo)準(zhǔn)，

接待人員要發(fā)揚(yáng)無(wú)私奉獻(xiàn)、樂(lè)于服務(wù)她人精神，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、

熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴(yán)守機(jī)密，使接待工作既讓

貴賓滿意，又不奢侈浪費(fèi)。

第二條接待職能部門

綜合辦公室作為企業(yè)負(fù)責(zé)接待職能部門，碰到重大接待工

作或關(guān)鍵活動(dòng)時(shí)，要由綜合辦公室協(xié)調(diào)其它職能部門共同做好

此項(xiàng)工作。

第三條接待工作要求

(-)樹立貴賓至上、為貴賓服務(wù)思想，對(duì)貴賓食、住、

行全部要安排妥當(dāng)。

(-)接待人員要服務(wù)周到、態(tài)度謙虛、用語(yǔ)文明、工作

負(fù)責(zé)。

（三）接待工作要制訂周密接待計(jì)劃，尤其是大型接待活

動(dòng)，要有具體方案，責(zé)任落實(shí)到人。

（四）在接待貴賓過(guò)程中要認(rèn)真做好安全、保衛(wèi)工作。

（五）接待人員要提升接待工作效率，主動(dòng)幫助貴賓辦理

各項(xiàng)事務(wù)，使貴賓感到工作和生活全部很滿意。

第四條接待規(guī)程

（一）關(guān)鍵業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)或外單位同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我企業(yè)造訪,

上級(jí)機(jī)關(guān)派員到我企業(yè)傳達(dá)關(guān)鍵指示及弟兄單位領(lǐng)導(dǎo)到企業(yè)商

談關(guān)鍵事宜，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)陪同。

（二）上級(jí)或主管部門領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面探望

或陪同用餐。

（三）通常性業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)或其它單位來(lái)員辦理業(yè)務(wù)，企業(yè)陪

同人員應(yīng)和貴賓職務(wù)大致相當(dāng)。

第五條接待程序

（-）接待準(zhǔn)備工作：中國(guó)、外來(lái)賓來(lái)訪，接待人員要正

確掌握來(lái)賓或領(lǐng)導(dǎo)乘坐交通工具和抵離時(shí)間，提前通知和安排

相關(guān)人員做好接送準(zhǔn)備工作，接待人員要依據(jù)來(lái)訪者目標(biāo)、規(guī)

格及愛好選擇確定活動(dòng)內(nèi)容，確定接待方案。

（-）接待服務(wù)工作：提前接待客人，安排好客人起居生

活及商務(wù)活動(dòng)日程，安排領(lǐng)導(dǎo)探望客人；組織好客人活動(dòng)，安

排宴請(qǐng)，并依據(jù)需要準(zhǔn)備紀(jì)念品。

（三）接待收尾工作：安排好貴賓返程事宜，幫助客人結(jié)

算，征求客人對(duì)接待工作意見，提醒客人帶好自己物品，送客

人到車站（或機(jī)場(chǎng)）。

第六條接待活動(dòng)管理

（-）接待活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)上由綜合辦公室統(tǒng)一安排。

（-）接待宴請(qǐng)用餐標(biāo)準(zhǔn)：來(lái)企業(yè)辦理公務(wù)需要用餐人員

標(biāo)準(zhǔn)上以工作餐為主，就餐在企業(yè)食堂小餐廳，標(biāo)準(zhǔn)為20-30

元/人，因業(yè)務(wù)關(guān)系需要提升標(biāo)按時(shí)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)為：重大業(yè)務(wù)活

動(dòng)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)貴賓或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出席宴請(qǐng)時(shí)300元/人，通

常業(yè)務(wù)活動(dòng)或弟兄單位貴賓150元/人。

第七條業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理

（-）綜合辦公室負(fù)責(zé)企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理、審核和報(bào)批。

（二）企業(yè)年度業(yè)務(wù)招待費(fèi)總額，由財(cái)務(wù)部依據(jù)企業(yè)年度

經(jīng)營(yíng)計(jì)劃進(jìn)行測(cè)算，按要求標(biāo)準(zhǔn)下達(dá)。財(cái)務(wù)部對(duì)仝企業(yè)公務(wù)接

待費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)。

（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用范圍：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)檢驗(yàn)指導(dǎo)、調(diào)

查研究和了解情況；弟兄單位和我企業(yè)進(jìn)行工作交流等發(fā)生費(fèi)

用；其它單位來(lái)員或?qū)ν饨煌邪l(fā)生必需招待費(fèi)；經(jīng)企業(yè)關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)同意其它接待活動(dòng)。

（四）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用要求：各部門使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)，

可在企業(yè)食堂招待，由綜合辦公室開具客飯單。需在市內(nèi)招待,

必需先提出申請(qǐng)，說(shuō)明事由及所需金額。由綜合辦公室報(bào)總經(jīng)

理同意后，方可支出業(yè)務(wù)招待費(fèi)，不然不予報(bào)銷。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需

在企業(yè)外使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)，須事先征求總經(jīng)理同意，綜合辦

公室立案后方可支出業(yè)務(wù)招待費(fèi)。使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)通常先墊資

后報(bào)銷。

（五）業(yè)務(wù)招待費(fèi)用審批報(bào)銷程序：企業(yè)各部門實(shí)際發(fā)生業(yè)

務(wù)招待費(fèi)應(yīng)由部門責(zé)任人簽字后，由綜合辦公室審核登記，請(qǐng)

示總經(jīng)理指示后，財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。

（六）業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷：各部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷，部門主

任作為報(bào)銷人，綜合辦公室主任作為部門責(zé)任人。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)

務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷，由綜合辦公室負(fù)責(zé)辦理報(bào)銷手續(xù)，在報(bào)銷單上

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)本人須在報(bào)銷人一欄簽字。每張報(bào)銷粘貼憑證上，必

需粘貼同一時(shí)間，同一飯店發(fā)票，并說(shuō)明事由。

第八條紀(jì)念品管理

（-）紀(jì)念品使用范圍。關(guān)鍵用于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外公務(wù)、接

待、出訪等活動(dòng)。

（二）紀(jì)念品購(gòu)置。由綜合辦公室依據(jù)需要統(tǒng)一購(gòu)置辦理。

（三）紀(jì)念品領(lǐng)取。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需用紀(jì)念品，由綜合辦公室統(tǒng)

一辦理Q

本制度由企業(yè)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第5章

檔案管理措施

為深入規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，提升工作效率和工作質(zhì)量,

特制訂本措施。

第一條檔案范圍

(-)黨群工作形成文件材料

1、黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨組織其它相關(guān)會(huì)議。

2、黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、關(guān)

鍵政治活動(dòng)或事件。

3、宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)

工作。

4、職員代表大會(huì)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、女工工作。

5、專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，群眾團(tuán)體活動(dòng)。

（二）、行政管理工作形成文件材料

1、企業(yè)籌備期項(xiàng)目立項(xiàng)匯報(bào)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施

工圖設(shè)計(jì)和相關(guān)建設(shè)條件申請(qǐng)、同意，企業(yè)章程。

2、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子（包含董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層,

下同）組成及變更，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)及變更。

3、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子活動(dòng)。

4、綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機(jī)要、保密、

信訪工作，印鑒管理。

5、法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。

6、審計(jì)工作。

7、職員人事管理，勞動(dòng)協(xié)議管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn),

職務(wù)任免，職稱評(píng)聘。

8、職員教育和培訓(xùn)工作。

9、醫(yī)療衛(wèi)生工作。

10、后勤福利，住房管理。

11、公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)難。

12、外事工作。

（三）、經(jīng)營(yíng)管理工作形成文件材料

1、企業(yè)改苴，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決議。

2、計(jì)劃管理，責(zé)任制管理，多種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)

計(jì)分析。

3、資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，對(duì)外投資、股權(quán)管

理，多個(gè)經(jīng)營(yíng)管理，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、清產(chǎn)核資。

4、屬企業(yè)全部知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。

5、企業(yè)信用管理，形象宣傳。

6、商務(wù)協(xié)議正本及和協(xié)議相關(guān)補(bǔ)充材料，相關(guān)資信調(diào)查等。

7、財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理。

8、物資采購(gòu)、保留、供給和流通。

9、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。

10、境外項(xiàng)目管理。

11、招投標(biāo)項(xiàng)目管理。

（四）、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成文件材料

1、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。

2、質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作。

3、能源管理。

4、企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)、科技管理。

5、生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。

6、環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)和控制。

7、計(jì)量工作。

8、標(biāo)準(zhǔn)化工作。

9、檔案、圖書、情報(bào)工作。

（五）、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成文件材料

1、產(chǎn)品市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)。

2、產(chǎn)品工藝、工裝、試制、加工制造。

3、產(chǎn)品檢驗(yàn)、包裝。

4、產(chǎn)品銷售和售后服務(wù)。

5、產(chǎn)品判定、評(píng)優(yōu)。

6、產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。

（六）、科學(xué)技術(shù)研究工作形成文件材料

1、科研項(xiàng)目標(biāo)調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)。

2、科研項(xiàng)目標(biāo)研究、試驗(yàn)。

3、科研項(xiàng)目標(biāo)總結(jié)、判定。

4、科研項(xiàng)目標(biāo)報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。

（七）、基礎(chǔ)建設(shè)和技術(shù)改造工作形成文件材料

1、基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目標(biāo)立項(xiàng)、可行性研究、初設(shè)、

施工圖設(shè)計(jì)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷工作，和建設(shè)外

部條件落實(shí)情況、土地、水、電、環(huán)境保護(hù)等建設(shè)單位項(xiàng)目管

理工作。

2、基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目標(biāo)設(shè)計(jì)。

3、基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目標(biāo)施工。

4、基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目標(biāo)監(jiān)理。

5、基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目標(biāo)完工和驗(yàn)收。

6、基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目標(biāo)評(píng)獎(jiǎng)、創(chuàng)優(yōu)。

7、基建項(xiàng)目標(biāo)使用、維修、改建、擴(kuò)建。

8、事故分析和處理。

（八）、設(shè)備儀器管理形成文件材料

1、購(gòu)置設(shè)備、儀器立項(xiàng)審批，購(gòu)置協(xié)議。

2、設(shè)備、儀器開箱驗(yàn)收或接收。

3、設(shè)備、儀器安裝調(diào)試。

4、設(shè)備、儀器使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢。

5、事故分析和處理。

（九）、會(huì)計(jì)工作形成文件材料

1、會(huì)計(jì)憑證。

2、會(huì)計(jì)賬簿。

3、財(cái)務(wù)匯報(bào)及報(bào)表。

4、其它文件材料

（十）、職員個(gè)人管理形成文件材料

1、職員（包含離退休職員、死亡職員）履歷材料。

2、職員判定、考評(píng)。

3、職員專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。

4、職員獎(jiǎng)勵(lì)和處分。

5、職員工資、保險(xiǎn)、福利待遇等。

6、職員培訓(xùn)和崗位技能評(píng)定等。

7、其它記載個(gè)人關(guān)鍵社會(huì)活動(dòng)文件材料。

（H■?一）、聲像檔案

（十二）、榮譽(yù)實(shí)物檔案

（十三）、電子檔案

第二條檔案管理體制

（-）企業(yè)檔案工作，可實(shí)施集中和分散管理相結(jié)合

體制。由綜合辦公室負(fù)責(zé)主體檔案管理，并對(duì)其它部門檔案管

理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（二）各部門形成檔案材料由本部門負(fù)責(zé)管理，并由綜合

辦公室留存。

（三）企業(yè)應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必需設(shè)施及保護(hù)設(shè)備來(lái)保

管檔案，確保檔案安全。

第三條立卷歸檔制度

1、文書處理、文件材料立卷歸檔工作，由文秘人員負(fù)

責(zé)，受分管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)相關(guān)部門監(jiān)督、檢驗(yàn)和指導(dǎo)。

2、文秘人員應(yīng)立即做好文件收發(fā)、印刷、傳輸和歸檔,

做到正確、周密、立即快速。

3、歸檔范圍：通常本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成，

含有查考利用價(jià)值多種門類和載體文件材料全部屬歸檔范

圍。（詳見檔案保管期限表）

4、歸檔要求：歸檔文件材料必需搜集齊全，保持文件

之間歷史聯(lián)絡(luò)，便于保管使用，應(yīng)正確劃分保管期限，分

年度、分級(jí)分類、靈活利用“六個(gè)”特征組卷、整理。卷

內(nèi)文件排列系統(tǒng)，編目清楚、完整，案卷標(biāo)題文字簡(jiǎn)練，

正確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，案卷裝訂整齊、堅(jiān)固。

5、歸檔時(shí)間：每十二個(gè)月文件材料辦理完成后，要在

第二年六月底前整理結(jié)束，編制好案卷目錄和目錄說(shuō)明，

立即移交檔案室，排列上架保管，并辦好交接手續(xù)。

第四條檔案統(tǒng)計(jì)制度

1、認(rèn)真落實(shí)實(shí)施《統(tǒng)計(jì)法＞＞及上級(jí)相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作規(guī)

章，依法統(tǒng)計(jì)。

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作，由檔案員負(fù)責(zé)，受本級(jí)統(tǒng)計(jì)部門和

上級(jí)檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、檔案統(tǒng)計(jì)必需實(shí)事求是，杜絕虛報(bào)、瞞報(bào)和偽造等

不良行為。

4、立即進(jìn)行檔案收進(jìn)、移出、整理、保管、判定、銷

毀等數(shù)量和情況登記，做到案底清楚，物帳相符。

5、立即、正確上報(bào)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)和其它專題統(tǒng)計(jì),

科學(xué)立即地做好統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決議提供可靠依據(jù)。

第五條檔案判定銷毀制度

1、建立和健全檔案判定工作組織機(jī)構(gòu)，立即剔出、銷

毀已失去保留價(jià)值檔案。

2、堅(jiān)持辨證唯物主義和歷史唯物主義見解，全方面地、

歷史地、發(fā)展地、實(shí)事求是地研究分析，判定檔案保留價(jià)

值。

3、判定檔案必需以黨和國(guó)家各級(jí)部門頒發(fā)檔案保管

期限表為依據(jù)，不得隨意銷毀。

4、需要銷毀檔案，應(yīng)編造銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管

部門或分管領(lǐng)導(dǎo)人同意。

5、銷毀檔案必需有兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷者應(yīng)依據(jù)銷毀

清冊(cè)認(rèn)真查對(duì)內(nèi)容和數(shù)量，鑒俏后要在清冊(cè)上注明俏毀日

期和方法，并簽字以示負(fù)責(zé)。

6、立即做好銷毀檔案善后工作。

第六條檔案庫(kù)房管理制度

1、綜合檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家安全保密

要求，忠于職守，加強(qiáng)庫(kù)房管理，維護(hù)檔案完整和安全。

2、庫(kù)房是存放檔案要地，非綜合檔案室工作人員，未

經(jīng)許可，不得私自入內(nèi)。

3、庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆及腐化物品。

落實(shí)消防方法，嚴(yán)防火災(zāi)事故發(fā)生。

4、進(jìn)庫(kù)檔案及箱柜，在入庫(kù)前必需認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢

驗(yàn)，確定完整齊全和無(wú)蟲霉后才準(zhǔn)予入庫(kù)。

5、檔案庫(kù)房必需落實(shí)防高溫、防潮、防光、防火、防

盜、防塵、防霉、防蟲、防有害氣體等防護(hù)方法，發(fā)明良

好保護(hù)環(huán)境。保持庫(kù)房通風(fēng)、干燥、清潔、整齊和適宜溫

度，定時(shí)做好溫、濕度統(tǒng)計(jì)，庫(kù)房溫濕度基礎(chǔ)應(yīng)控制在

14—-24c,相對(duì)濕度基礎(chǔ)應(yīng)控制在45—60C。

6、庫(kù)房柜架統(tǒng)一編號(hào)，并編制《檔案存放索引》，使

檔案存放條理化，便于查找檔案。

7、堅(jiān)持安全檢驗(yàn)制度。

（1）天天下班前要切斷庫(kù)房電源、關(guān)好門窗；

（2）節(jié)假日、寒暑假前加強(qiáng)安全保密工作檢驗(yàn)，催還

借出檔案材料，并將全部檔案柜上鎖。

（3）每十二個(gè)月年底對(duì)庫(kù)內(nèi)檔案進(jìn)行一次全方面清

查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題，立即處理，確保檔案安全。

第七條檔案庫(kù)房消防安全制度

1、檔案人員應(yīng)參與消防安全教育，消防業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn),

掌握消防知識(shí)，能靈活利用消防滅火器材。

2、配置滅火消防器材，定時(shí)檢驗(yàn)器材性能情況，立即

進(jìn)行調(diào)換和維修。

3、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和堆放其它雜物。

4、定時(shí)檢驗(yàn)庫(kù)房電路及設(shè)備，立即進(jìn)行維修保養(yǎng)。

5、必需做到庫(kù)房隨時(shí)關(guān)燈，立即關(guān)閉設(shè)備和電源。

6、發(fā)覺(jué)火患立即匯報(bào)，并采取緊急方法，妥善進(jìn)行處

理，保障檔案安全。

7、火警電話“119”。

第八條檔案保密制度

1、庫(kù)房鑰匙由專員負(fù)責(zé)保管和使用，必需時(shí)保密檔案

實(shí)施專員專柜管理。

2、秘密檔案要有顯著標(biāo)識(shí)，便于區(qū)分和限制利用。

3、利用保密檔案，應(yīng)嚴(yán)格審批手續(xù)。接待人員必需實(shí)

施有效監(jiān)督，不得隨意擴(kuò)大利用范圍和摘抄復(fù)印。

4、保密檔案一律不準(zhǔn)外借，不得隨意亂放和在庫(kù)房外

過(guò)夜。

5、依據(jù)相關(guān)保密要求，立即調(diào)整檔案保密范圍，實(shí)施

降密、解密直至向全社會(huì)開放。

6、檔案管理人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家相關(guān)保密工作法

律、法規(guī)、規(guī)章制度，不隨意翻看，摘抄保密檔案內(nèi)容，

嚴(yán)禁泄露檔案秘密。

第九條檔案保管制度

1、檔案是黨和國(guó)家寶貴財(cái)富，檔案庫(kù)房是保管檔案

重地。

2、庫(kù)房要牢靠，裝有防盜設(shè)施。

3、非管理人員不得私自進(jìn)入庫(kù)房，庫(kù)房鑰匙要專員保

管，做到人走、燈熄、、隨手關(guān)門。

4、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置“八防”設(shè)備，立即存放藥品，使用

和維修防塵、通風(fēng)、去濕設(shè)備，有效控制庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度。

5、檔案裝具排列有序，接收檔案要立即排列編目上架,

做到整齊、有序，便于查找利用。

6、進(jìn)庫(kù)檔案要立即進(jìn)行登記入帳，定時(shí)檢驗(yàn)清點(diǎn)，破

損檔案立即修復(fù)，發(fā)覺(jué)遺失檔案要立即匯報(bào)，立即組織人

員進(jìn)行查找，確保庫(kù)房檔案資料無(wú)破損無(wú)遺失。

7、檔案員調(diào)離崗位時(shí)，要立即辦好檔案資料、檢索工

具、編研資料交接手續(xù)。

第十條檔案資料查、借閱制度

1、本室檔案、資料關(guān)鍵供本單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員使用。

2、查閱檔案、資料須首先填寫*檔案借閱及利用效果

記錄表》，未推行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資

料。

3、查閱檔案應(yīng)在檔案室，因特殊情況需要借出時(shí)，須

經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)人同意，辦理好借閱手續(xù)，方可出借。檔案、

資料借出時(shí)間不得超出七天。確需繼續(xù)借閱，要辦理續(xù)借

手續(xù)。

4、查閱時(shí)嚴(yán)禁吸煙，要珍惜檔案、資料，嚴(yán)禁在檔案

資料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角；嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案、

資料。違者視情節(jié)輕重追究責(zé)任。

5、外單位人員查閱檔案，必需持有單位介紹信（注明

身份、查閱內(nèi)容和用途），并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，才可查閱。閱

檔后，介紹信留本室備查。

6、查閱檔案、資料者有義務(wù)將利用效果反饋檔案室。

以利總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，愈加好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

7、凡借閱會(huì)議統(tǒng)計(jì)及保密檔案，必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查

同意才能借閱。

第十一條檔案科技文件材料修改、補(bǔ)充制度

1、修改、補(bǔ)充科技文件、底圖，必需填寫修改、補(bǔ)充

申請(qǐng)書，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改。任何單位、部門和

個(gè)人不得私自改動(dòng)。

2、修改底圖時(shí)，必需在底圖上加填修改欄，注明承接

部門、修改內(nèi)容、日期、并需修改人和同意人簽字。

3、底圖修改后，必需對(duì)相關(guān)藍(lán)圖作對(duì)應(yīng)修改，正確反

應(yīng)科技活動(dòng)演變過(guò)程。

4、底圖修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在圖面上“扛改”

或“刮改”。并在修改處注明“修改標(biāo)識(shí)”。修改內(nèi)容較

多時(shí)，應(yīng)另制新圖，原來(lái)圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄,

并注明所替換原圖圖號(hào)。

5、科技文件、底圖修改、補(bǔ)充，必需做到正確、完

整、統(tǒng)一、清楚。

第十二條聲像檔案管理制度

1、聲像檔案是企業(yè)檔案關(guān)鍵組成部分，必需由檔案

室集中統(tǒng)一管理。

2、歸檔范圍

（1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)局視察工作或從事其它活動(dòng)所形成

聲像材料；

（2）本局多種關(guān)鍵會(huì)議所形成聲像材料；

（3）各項(xiàng)工程建設(shè)中形成聲像材料；

（4）多種生產(chǎn)、科技、科研、技改、產(chǎn)品推廣應(yīng)用

等活動(dòng)中形成聲像材料；

（5）重大（經(jīng)典）事件、事故、災(zāi)難所形成聲像材料;

（6）本局榮獲上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書

照片；

（7）多種宣傳、教育等活動(dòng)中形成聲像材料。

3、歸檔要求

(1)聲像文件材料由各承接單位或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)搜集、

整理。需注明背景、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、攝影者等

六要素。在辦理完成后30天內(nèi)向檔案室移交；

(2)檔案室整理后應(yīng)單獨(dú)組卷、編目，便于查閱利用。

4、保管要求，

專用箱、柜單獨(dú)存放保管，定時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)、倒帶、嚴(yán)

格控制溫濕度，確保聲像檔案安全。

第十三條檔案人員職業(yè)道德要求

1、忠于職守：堅(jiān)持四項(xiàng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，模范遵守和實(shí)施

?檔案法》及其規(guī)章，熱愛檔案工作，忠于黨和人民檔案

事業(yè)，精通檔案業(yè)務(wù)，恪守盡職。

2、維護(hù)史實(shí)：據(jù)實(shí)歸檔，用檔，杜絕涂改和偽造檔

案；尊重史實(shí)，維護(hù)歷史面貌，保障檔案完整和安全。

3、埋頭苦干:發(fā)揚(yáng)刻苦學(xué)習(xí)，開拓創(chuàng)新，勇于進(jìn)取，

艱苦奮斗精神，樹立無(wú)私奉獻(xiàn)、默默無(wú)聞、甘當(dāng)無(wú)名英雄

工作態(tài)度，勤奮工作，為黨和人民鞠躬盡粹。

4、優(yōu)質(zhì)服務(wù):堅(jiān)守崗位，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格實(shí)施各項(xiàng)制

度，熱情和藹、耐心細(xì)致接待利用者，主動(dòng)主動(dòng)地提供各

類檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)。

第十四條檔案員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真實(shí)施"檔案法＞＞及檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，堅(jiān)

持集中統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，遵守保密紀(jì)律。

2、負(fù)責(zé)本單位形成多種門類、載體檔案資料搜集和平

時(shí)立卷，并立即完成每十二個(gè)月度檔案立卷歸檔和檔案接

收工作。

3、負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)檔案工作業(yè)務(wù)檢驗(yàn)指導(dǎo)和監(jiān)督。

4、負(fù)責(zé)管理好本單位多種門類、載體檔案和圖書資料

并主動(dòng)提供利用。

5、幫助其它崗位完成突擊性工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦其它任

務(wù)。

6、有權(quán)處理本職范圍具體工作問(wèn)題。

7、有權(quán)向領(lǐng)導(dǎo)提出做好本單位檔案工作提議。

8、有權(quán)糾正和阻止違反檔案保密法規(guī)制度行為，幫助

查處違法行為。

第十五條設(shè)備開箱驗(yàn)收管理制度

1、依據(jù)國(guó)家相關(guān)要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況制訂本制

度。

2、本制度適適用于本單位設(shè)備開箱驗(yàn)收管理工作c

3、設(shè)備開箱驗(yàn)收工作是科技檔案搜集工作一個(gè)關(guān)鍵步

驟。

4、檔案室要會(huì)同相關(guān)單位做好設(shè)備開箱驗(yàn)收工作。

5、隨設(shè)備裝箱技術(shù)文件（包含圖紙、說(shuō)明書、測(cè)試統(tǒng)

計(jì)、合格證等），是本廠公共財(cái)產(chǎn)，是設(shè)備運(yùn)行、檢修時(shí)

關(guān)鍵依據(jù)，由檔案室集中統(tǒng)一管理。各單位或個(gè)人拿到應(yīng)

立即移交檔案室保管，不得私存。工作需要時(shí)由檔案室負(fù)

責(zé)復(fù)印后分發(fā)到各相關(guān)分場(chǎng)、班組使用。

6、設(shè)備開箱各生產(chǎn)部門應(yīng)立即通知檔案室人員參與，

方便于搜集技術(shù)文件歸檔和復(fù)印分發(fā)，為安全生產(chǎn)服務(wù)。

7、設(shè)備開箱時(shí)如不通知檔案室相關(guān)人員參與，凡發(fā)生

技術(shù)文件滯留在部門、個(gè)人手中，要立即填寫移交目錄交

檔案室；如有丟失，視情節(jié)輕重，并按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制追究相

關(guān)人員責(zé)任。

8、參與設(shè)備開箱驗(yàn)收單位要以設(shè)備裝箱單中所附裝箱

文件目錄為依據(jù)，共同檢驗(yàn)設(shè)備到貨多種技術(shù)文件，由參

與開箱技術(shù)人員會(huì)同檔案室人員共同清點(diǎn)、登記并歸檔。

9、對(duì)引進(jìn)設(shè)備及關(guān)鍵設(shè)備開箱驗(yàn)收，要把協(xié)議協(xié)議列

入開箱驗(yàn)收內(nèi)容，并按協(xié)議內(nèi)容驗(yàn)收。

10、設(shè)備開箱要填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收單，參與驗(yàn)收單位

人員要在驗(yàn)收單上簽字，并各執(zhí)一份以備查。

11、開箱后如發(fā)覺(jué)有缺乏技術(shù)文件，由設(shè)備購(gòu)進(jìn)單位

負(fù)責(zé)追查補(bǔ)齊。

12、設(shè)備開箱前生產(chǎn)廠家寄來(lái)技術(shù)文件要立即按要求

歸檔，其它按主管部門意見分發(fā)。

13、設(shè)備在安裝過(guò)程中所產(chǎn)生技術(shù)文件，相關(guān)單位要

按歸檔標(biāo)準(zhǔn)向檔案室移交，以確?？萍紮n案齊全、完整。

14、如發(fā)覺(jué)設(shè)備開箱驗(yàn)收相關(guān)單位沒(méi)按此制度實(shí)施，

按績(jī)效考評(píng)扣發(fā)其獎(jiǎng)金。

第十六條檔案工作責(zé)任追究制度

1、未依法建立檔案機(jī)構(gòu)或配置檔案人員，依據(jù)相關(guān)法律、

法規(guī)，追究單位關(guān)鍵責(zé)任人責(zé)任，并接收同級(jí)或上級(jí)檔案行政

管理部門處罰。

2、未依法對(duì)多種門類、多種載體檔案實(shí)施集中統(tǒng)一管理,

依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任，并接收

同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門處罰。

3、將公務(wù)活動(dòng)中應(yīng)該歸檔文件資料，據(jù)為己用或拒絕向檔

案部門移交，追究主管人員直接責(zé)任，并限期更正，對(duì)限期內(nèi)

不更正者，給行政處分視情況給經(jīng)濟(jì)處罰。

4、所保留檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護(hù)方法,

追究主管責(zé)任人和直接責(zé)任人責(zé)任，并責(zé)令快速采取有效挽救

方法；造成檔案損毀，視情節(jié)給行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。

5、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關(guān)人員責(zé)任，給

行政處分，并依據(jù)檔案價(jià)值，責(zé)令賠償損失。

6、私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家全部檔案，追究

直接負(fù)責(zé)主管人員或其它直接責(zé)任人責(zé)任，給行政處分。

7、涂改、偽造檔案，追究直接責(zé)任和相關(guān)人員行政責(zé)任或

經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

8、私自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案，給警告、罰款，并沒(méi)收非法所得。

9、不按要求辦理檔案登記，或不向省檔案行政管理部門報(bào)

送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，追究主管責(zé)任人和直接責(zé)任人責(zé)任，責(zé)令限

期更正。

10、上述所列各條內(nèi)容中，如有組成犯罪，依法追究刑事

責(zé)任。

本措施由企業(yè)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第6章

公文管理措施

為規(guī)范企業(yè)公文管理，特制訂本措施。

第一條公文種類

企業(yè)正式文件為“格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備文件”（以

下簡(jiǎn)稱“企業(yè)文件”）O

（-）企業(yè)文件常見種類關(guān)鍵有：

1、決定

適適用于對(duì)關(guān)鍵事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。

2、要求、措施

“要求”適適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)作出安排，提出具體

管理方法。

“措施”適適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)制訂具體作法和要求。

3、通知

適適用于公布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相

隸屬單位公文;要求辦理和需要相關(guān)單位周知或共同實(shí)施事項(xiàng);

任免和聘用干部。

4、通報(bào)

適適用于表彰優(yōu)異；批評(píng)錯(cuò)誤；傳達(dá)關(guān)鍵精神或情況。

5、匯報(bào)

適適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，提出意見或提

議，回復(fù)上級(jí)單位問(wèn)詢。

6、請(qǐng)示

適適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、同意。

7、批復(fù)

適適用于回復(fù)所屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)

8、函

適適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商

洽工作、問(wèn)詢和回復(fù)問(wèn)題，向其它業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求同意等。

9、會(huì)議紀(jì)要

適適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

10、意見

適適用于對(duì)某項(xiàng)工作提出改善方法和建設(shè)性意見；回復(fù)對(duì)

方征求某項(xiàng)工作意見。

（-）辦理例行公事和應(yīng)急公務(wù)等用便函。便函不一樣于

函，不屬于專門文種，它不一樣于正式公文，格式較為靈活，

但也是公文一個(gè)。企業(yè)便函使用帶有企業(yè)名稱信函紙。

（三）通知緊急事項(xiàng)或聯(lián)絡(luò)具體業(yè)務(wù)等，用傳真文件。

第二條公文格式

公文通常由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、

簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、專

題詞、抄送單位、公文印制版等部分組成。

（一）發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文，主

辦單位應(yīng)該排列在前。

（二）有保密要求公文，應(yīng)依據(jù)保密程度，在公文首頁(yè)右上

角標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”字樣。字型選擇3號(hào)黑

體。

（三）緊急公文，應(yīng)依據(jù)緊急程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明

“特急”、“急件”字樣。字型選擇3號(hào)黑體。

（四）發(fā)文字號(hào)通常包含：代字、年號(hào)、序號(hào)。發(fā)文單位代

字通常不應(yīng)超出6個(gè)字，字型選擇3號(hào)仿宋體。聯(lián)合行文只標(biāo)

明主辦單位發(fā)文字號(hào)。企業(yè)部門發(fā)文代字不得和企業(yè)發(fā)文代字

相混同。企業(yè)部門發(fā)文代字要求為“格林蘭德X字”，*為部門

名稱第一個(gè)漢字（確定）。

公文發(fā)文字號(hào)通常標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；

便函發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在橫線下方右側(cè)。

（五）公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)空兩格注明簽發(fā)人（寫作：簽

發(fā)人：XXX）,字型選擇3號(hào)仿宋體。聯(lián)合行文時(shí)，聯(lián)合行文單

位各簽發(fā)人姓名排列次序，應(yīng)和聯(lián)合行文單位文頭排序一致。

便函不標(biāo)印簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)正確、簡(jiǎn)明地概括公文關(guān)鍵內(nèi)容，并正確

標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名外，通常不用

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)文種為“通知”時(shí)省略外，其它文

種，可保留一級(jí)。如“轉(zhuǎn)發(fā)XX批復(fù)通知”；轉(zhuǎn)發(fā)文種是通知時(shí),

為“轉(zhuǎn)發(fā)XX通知”。

（七）公文如有附件，應(yīng)在正文以后，成文期之前注明附件

次序和名稱。附件應(yīng)在正文以后另起行空兩格打印，末尾不用

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（A）公文除會(huì)議紀(jì)要（以會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭）外，一律

加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位全部應(yīng)該加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文

蓋章次序，應(yīng)和文頭單位排列次序相同，并按從左至右和自上

而下次序排列。

（九）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，會(huì)議經(jīng)過(guò)文件,

以經(jīng)過(guò)日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱和經(jīng)

過(guò)日期。

（十）文件應(yīng)該標(biāo)注專題詞。專題詞應(yīng)按公文所包含范圍、

內(nèi)容、文種次序標(biāo)注，通常不超出五個(gè)詞匯，字型選擇3號(hào)黑

標(biāo)宋體。

（十一）公文印制版記包含公文印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)名稱、印

發(fā)日期和份數(shù)，標(biāo)注在抄送域細(xì)實(shí)線下，用一條細(xì)實(shí)線和頁(yè)碼

域分隔開。

文字從左至右橫寫、橫排；用紙統(tǒng)一按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為A4型,

左側(cè)裝訂。

標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。正文用3號(hào)仿宋體字，版面設(shè)22

行，每行28個(gè)字。

第三條行文規(guī)則

行文關(guān)系，應(yīng)依據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定：

（一）企業(yè)在職權(quán)范圍內(nèi)，能夠?qū)λ鶎賳挝恍形摹?/p>

（二）企業(yè)各部門辦理本部門職權(quán)范圍內(nèi)具體業(yè)務(wù)，凡符

合下列條件，能夠發(fā)部門文件：

1、行文對(duì)象為企業(yè)所屬單位；

2、文件所包含事項(xiàng)不需要取得其它部門同意或請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)

作出決定。

（三）各專業(yè)會(huì)議通知和以部門具體業(yè)務(wù)為關(guān)鍵內(nèi)容會(huì)議紀(jì)

要、轉(zhuǎn)發(fā)文件、經(jīng)驗(yàn)介紹等，應(yīng)以部門名義行文；總經(jīng)理辦公

會(huì)議發(fā)專題紀(jì)要。

（四）通常不得越級(jí)行文。因特殊情況必需越級(jí)行文時(shí)，

應(yīng)抄送超出單位。向下級(jí)單位關(guān)鍵行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)

單位。

（五）企業(yè)內(nèi)部門之間對(duì)相關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得行文。

（六）同級(jí)單位、合作伙伴能夠聯(lián)合行文。

（七）請(qǐng)示公文應(yīng)一文一事，通常只寫一個(gè)主送單位，如需

同時(shí)送其它單位，應(yīng)該用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位;

對(duì)可行性研究匯報(bào)、初步設(shè)計(jì)審核意見等業(yè)務(wù)性較強(qiáng)公文，在

報(bào)請(qǐng)上級(jí)或業(yè)務(wù)主管部門審批同時(shí)，可抄送相關(guān)單位。

（八）匯報(bào)中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦事項(xiàng)外,

請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

（九）企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵規(guī)范性文件，須經(jīng)法律顧問(wèn)組會(huì)簽。

第四條公文辦理

（一）收文

收文通常包含傳輸、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承

接、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

1、分辦

（1）企業(yè)收文，凡需辦理，綜合辦公室提出擬辦意見。主

管部門，關(guān)鍵用戶和合作伙伴等單位或部門發(fā)來(lái)文件，按關(guān)鍵

程度，先送總經(jīng)理指示或按工作分工直接送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、

總工程師、總會(huì)計(jì)師等人指示。

包含多個(gè)部門共同辦理文件，擬辦時(shí)應(yīng)確定主辦部門，由

主辦部門協(xié)商相關(guān)部門會(huì)辦。

（2）對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理，應(yīng)快

速退回交辦部門并說(shuō)明理由。

（3）各部門收到關(guān)鍵或領(lǐng)導(dǎo)指示文電，全部要先經(jīng)部門領(lǐng)

導(dǎo)閱批，再交承接人辦理或傳閱。凡包含其它部門問(wèn)題，主辦

部門應(yīng)該主動(dòng)和相關(guān)部門協(xié)商辦理。

（4）文件除絕密和有特殊要求傳閱后收回外，其它均由各

單位保管；凡需要辦理，由主辦部門辦后歸檔。

（5）凡屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門傳閱文件，由綜合辦公室組織

傳閱，相關(guān)部門均不得積壓，也不得橫傳。

2、催辦

（1）對(duì)關(guān)鍵和有時(shí)限要求文電，綜合辦公室要負(fù)責(zé)催辦,

做到緊急公文跟蹤催辦，關(guān)鍵公文關(guān)維催辦，通常公文定時(shí)催

辦。

（2）除綜合辦公室負(fù)責(zé)催辦外,承接單位領(lǐng)導(dǎo)要立即催辦,

并將辦理情況向相關(guān)方面反饋。

（二）發(fā)文

發(fā)文通常包含擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用

印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

1、擬稿

發(fā)企業(yè)文件，一律填寫統(tǒng)一格式發(fā)文卡片。公文正文用打

印件,用紙為A4型。擬稿人應(yīng)按發(fā)文卡片上欄目要求填寫清楚,

并簽署日期。草擬公文應(yīng)做到：

（1）要符合國(guó)家法律、法規(guī)和方針、政策，符合企業(yè)實(shí)際

情況和相關(guān)要求。

（2）情況確實(shí)，見解明確，條理清楚，文字精煉，書寫工

整，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅努力爭(zhēng)取簡(jiǎn)短。

（3）人名、地名、數(shù)字、引文正確。日期應(yīng)寫具體年月日。

引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)；使用簡(jiǎn)稱時(shí),

通常先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱；使用英文字母縮寫時(shí)，應(yīng)先用漢

字全稱并注明英文縮寫。

(4)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一"，第二層為“(一)”，

第三層為“1”，第四層“(1)”。

(5)必需使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

(6)公文中數(shù)字，除成文時(shí)間，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、

詞組常見語(yǔ)、縮暗語(yǔ)等必需使用漢字外，應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

(7)文稿擬就后，企業(yè)發(fā)文應(yīng)先由擬搞人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審

稿，部門發(fā)文擬稿人所在處室領(lǐng)導(dǎo)審稿，并請(qǐng)審稿人在“擬稿

部門領(lǐng)導(dǎo)”欄內(nèi)簽注姓名和日期。

2、會(huì)簽

(1)發(fā)文內(nèi)容凡包含其它部門業(yè)務(wù)應(yīng)事先會(huì)簽；企業(yè)發(fā)文

應(yīng)由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。

(2)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)在發(fā)文卡中注明會(huì)簽時(shí)間和退文

時(shí)間。

(3)會(huì)簽時(shí)如有具體意見應(yīng)在會(huì)簽卡片會(huì)簽意見中注明，

并簽注姓名和日期。

3、核稿

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)文電稿進(jìn)行全方面審核，嚴(yán)格把關(guān)。企業(yè)發(fā)

文，主辦部門擬就文件并依據(jù)需要完成核簽或會(huì)簽后，必需經(jīng)

綜合辦公室主任核稿，由綜合辦公室送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。綜合辦

公室核稿改動(dòng)量較大文件，各部門承接人員要重新修改校正，

并將原修改稿附后備查。對(duì)不符合要求文件應(yīng)立即退經(jīng)辦人修

改或重辦。

核稿關(guān)鍵是:

(1)是否需要行文；

(2)相關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會(huì)簽；

(3)提出要求、措施和方法是否明確具體、切實(shí)可行；

(4)公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符

合木措施相關(guān)要求。

未經(jīng)核稿文件，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)也不得簽發(fā)。

4、簽發(fā)

(1)企業(yè)關(guān)鍵請(qǐng)示、匯報(bào)先送相關(guān)副總經(jīng)理核簽后，再送

總經(jīng)理簽發(fā)。

(2)企業(yè)通常公文按分工送總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)。發(fā)文

內(nèi)容如包含其它領(lǐng)導(dǎo)分管工作，應(yīng)送其它領(lǐng)導(dǎo)核簽。

(3)授權(quán)簽發(fā)：

a、企業(yè)便函、賀電、唁電等授權(quán)綜合辦公室主任代簽；

b、企業(yè)管理干部離退休、參與工作時(shí)間和待遇變更和人事、

勞動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工商登記注冊(cè)等，授權(quán)人力資源部主任代簽；

c、審計(jì)通知書和復(fù)議受理通知書，授權(quán)財(cái)務(wù)部主任代簽。

5、審批公文，主批人應(yīng)該明確簽署意見，并寫上姓名和審

批時(shí)間。其它審批人圈閱，應(yīng)該視為同意。

6、草擬、修改和簽批公文，用碳素或藍(lán)黑墨水筆書寫，不

得使用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆和鉛筆書寫。不得在文稿裝

訂線外書寫。

7、凡經(jīng)綜合辦公室核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后公文，任何部門和個(gè)

人一律不準(zhǔn)改動(dòng)文中內(nèi)容、文字和數(shù)字，不然將追究其責(zé)任。

已簽發(fā)文稿，如需改動(dòng)，必需重新請(qǐng)示原簽發(fā)人許可。

（三）印制、校對(duì)和封發(fā)

1、經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件，務(wù)于接文當(dāng)日送到綜合辦公室由

綜合辦公室統(tǒng)一代字編號(hào)、打印。在打出清樣后直接通知文件

擬稿人進(jìn)行校對(duì)（通常應(yīng)三校），擬稿人在校完后要在打印稿

上簽注姓名和日期以示定稿。無(wú)校對(duì)人簽字文稿，綜合辦公室

不予印刷。送綜合辦公室文稿，通常在1-2天內(nèi)印制完成。急

件由綜合辦公室主任批注后，務(wù)必在當(dāng)日或按發(fā)文要求時(shí)限印

制完成。

2、印制好文件，發(fā)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)由總經(jīng)理工作部當(dāng)日送到。

發(fā)往企業(yè)本部以外，綜合辦公室最遲應(yīng)在二十四小時(shí)內(nèi)寄出。

3、公文用印要建立用印登記及原稿留存制度，用印份數(shù)要

和原稿標(biāo)印份數(shù)相同。

（四）翻印

上級(jí)單位標(biāo)有密級(jí)公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印以外，經(jīng)

本單位責(zé)任人或綜合辦公室主任同意，能夠翻印，翻印件同正

式文件一樣管理。翻印時(shí)，要注明翻印機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和印

發(fā)范圍。

（五）電報(bào)及傳真文件收發(fā)和處理

1、企業(yè)及部門發(fā)出傳真文件由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),

經(jīng)綜合辦公室統(tǒng)一登記后由主辦部門負(fù)責(zé)發(fā)出。

2、屬于需要辦復(fù)電報(bào)及傳真文件，應(yīng)立即送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或主

辦部門閱辦，急件隨到隨辦，不得積壓。

3、草擬傳真文件，應(yīng)做到簡(jiǎn)明扼要，文字清楚，說(shuō)明問(wèn)題。

（六）簽報(bào)辦理

（一）企業(yè)各部門向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)關(guān)鍵事項(xiàng)用簽報(bào)，并按

一事一報(bào)標(biāo)準(zhǔn)辦理。

（二）綜合辦公室為簽報(bào)管理部門。

（三）包含兩個(gè)及兩個(gè)以上部門事項(xiàng)簽報(bào)，應(yīng)由主辦部門

和協(xié)辦部門協(xié)商后共同起草簽報(bào)稿，主辦部門和協(xié)辦部門領(lǐng)導(dǎo)

需在簽報(bào)稿上簽字認(rèn)可。部門間如有分歧意見應(yīng)在簽報(bào)中注明。

第五條公文立卷、歸檔和銷毀

公文辦完后，應(yīng)該依據(jù)《中國(guó)檔案法》和相關(guān)要求，立即

將公文定稿、正本和相關(guān)材料（包含音像）整理好。企業(yè)發(fā)文

由綜合辦公室統(tǒng)一送歸檔，部門發(fā)文和收文處理由各主辦、承

接部門立卷歸檔后按歸檔要求歸檔。

（-）公文歸檔要依據(jù)其相互聯(lián)絡(luò)、特征和保留價(jià)值分類

整理立卷，確保歸檔文件材料齊全、完整，能正確反應(yīng)本部門

關(guān)鍵工作情況，方便于保管和利用。

（-）聯(lián)合辦理公文，定稿和主辦單位立卷歸檔。

（三）含有長(zhǎng)久或永久保留價(jià)值電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等

拷貝件，必需制成紙質(zhì)文件。進(jìn)行歸檔時(shí)，必需將電子文件和

對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件一并歸檔。

第7章

（四）沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值公文，經(jīng)過(guò)判別和主管領(lǐng)導(dǎo)同

意，可定時(shí)銷毀。銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，由兩人監(jiān)銷，

確保小丟失，不漏銷。

七、外事等有特殊要求公文處理，可根據(jù)相關(guān)部門要求辦

理。

八、對(duì)于企業(yè)黨群系統(tǒng)管理，應(yīng)依據(jù)相關(guān)要求參考本法實(shí)

施。

本措施由企業(yè)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

非生產(chǎn)車輛使用和管理措施

為了深入規(guī)范企業(yè)車輛管理工作，提升車輛使用效率,

確保行車安全，嚴(yán)格控制成本，降低經(jīng)費(fèi)開支，特做出以

下要求：

第一條、非生產(chǎn)性車輛使用范圍

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)上下班接送及公務(wù)用車；

（二）企業(yè)職員上下班接送通勤用車；

（三）企業(yè)職員銀行提款、市郊聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)、必需出差

接送用車等；

（四）企業(yè)來(lái)賓接送用車；

（五）其它緊急和特殊用車。

第二條、車輛管理

（-）企業(yè)全部非生產(chǎn)性用車輛均由綜合辦公室統(tǒng)一管

理、統(tǒng)一調(diào)配使用。綜合辦公室是全部非生產(chǎn)用車日常管理

機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)車輛保險(xiǎn)、養(yǎng)路費(fèi)、年審、派車、修車、過(guò)路

停車費(fèi)審核及駕駛員管理等工作。

（二）未經(jīng)總經(jīng)理同意，企業(yè)車輛不得借予企業(yè)以外單

位和個(gè)人使用。不然要追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，并給一定經(jīng)

濟(jì)處罰。

（三）未經(jīng)總經(jīng)理同意，企業(yè)車輛不得私自私用。不然

要追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，并給一定經(jīng)濟(jì)處罰。

（四）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)因業(yè)務(wù)工作需要配置專車。

（五）企業(yè)非生產(chǎn)性車輛長(zhǎng)途出車，須經(jīng)分管副總經(jīng)理

同意后，由總經(jīng)理同意，綜合辦公室統(tǒng)一安排。

第三條、非生產(chǎn)用車加油量要求

為了深入規(guī)范非生產(chǎn)汽車加油量，實(shí)施集中和計(jì)劃加

油。具體措施為：

（一）、對(duì)每個(gè)月行駛線路固定黃海大轎車，實(shí)施集

中加油，指定專員負(fù)責(zé)管理加油卡；加汕量依據(jù)百公里耗

油量和行駛里程來(lái)作為基數(shù)計(jì)算，實(shí)施定額控制，超出部

分自負(fù)。

（二）、對(duì)非生產(chǎn)用小車實(shí)施計(jì)劃加油。即當(dāng)月加油

量以上月所跑里程為基數(shù)，依據(jù)每部車百公里耗油量來(lái)確

定。實(shí)施定額控制。若當(dāng)月里程超出上月里程，但還不到

發(fā)油卡時(shí)可合適追加油量。若當(dāng)月里程低于上月所跑里程,

在下月加油量中對(duì)應(yīng)核減當(dāng)月所加油量；

（三）每個(gè)月15日由小車隊(duì)統(tǒng)一登記每部車?yán)锍蹋?/p>

實(shí)油量，將加油計(jì)劃報(bào)采供部，采供部據(jù)此下發(fā)加油卡。

第四條、車輛保養(yǎng)及損壞后修理

（-）車輛依據(jù)不一樣規(guī)格和要求及要求里程到企業(yè)指

定保養(yǎng)廠定時(shí)保養(yǎng)。

（二）車輛于行使途中發(fā)生故障或其它耗損急需修復(fù)、

更換零件時(shí)，需取得綜合辦公室主任同意后，方可視實(shí)際需

要進(jìn)行修理。未經(jīng)同意私自修車企業(yè)不予結(jié)算。

（三）企業(yè)全部車輛實(shí)施定點(diǎn)修理制。汽車出現(xiàn)故障后,

經(jīng)車輛修理判定組做技術(shù)判定，確定維修范圍和需要更換

部件，由綜合辦公室安排待修車輛到指定修理廠維修。

（四）企業(yè)汽車外修后，由相關(guān)責(zé)任人立即統(tǒng)一報(bào)財(cái)務(wù)

審批程序進(jìn)行結(jié)算。

第五條、駕駛員管理

（一）綜合辦公室嚴(yán)格按基層交安委要求，管理好企業(yè)

全部駕駛員。

（-）駕駛員憑用車申請(qǐng)單出車，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得

用公車辦私事。

（三）駕駛職員作應(yīng)主動(dòng)主動(dòng)，服從分配，同事之間

搞好團(tuán)結(jié)，有事提前請(qǐng)假，不得無(wú)故缺勤。

（四）駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，時(shí)刻遵照安全第

一標(biāo)準(zhǔn)，不違章，嚴(yán)禁酒后駕車。未經(jīng)同意，不準(zhǔn)私自交

換車輛。

（五）駕駛員未經(jīng)同意不得私自出車，不然造成交通

事故，一切責(zé)任自負(fù)。

第六條、違規(guī)和事故管理

（-）在無(wú)證駕駛、未經(jīng)許可將車借予她人使用而違

反交通法規(guī)或發(fā)生事故，由駕駛員負(fù)擔(dān)一切費(fèi)用，并給予

記過(guò)或解聘處分。

（二）違反交通法規(guī)，其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。

（三）多種車輛如在公務(wù)途中碰到不可抗拒車禍發(fā)生

時(shí)，應(yīng)向周圍警察機(jī)關(guān)報(bào)案，并立即匯報(bào)綜合辦公室及主管

經(jīng)理。

（四）因意外事故造成車輛損壞，其損失在扣除保險(xiǎn)

金后，再依據(jù)交警部門作出責(zé)任劃分意見進(jìn)行處理。

（五）發(fā)生責(zé)任事故造成經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，依據(jù)企業(yè)績(jī)效

考評(píng)措施中安全責(zé)任考評(píng)部分具體要求實(shí)施。

第七條、通勤車管理

（一）綜合辦公室負(fù)責(zé)通勤車輛全方面管理工作，依據(jù)

市區(qū)居住職員具體方位，優(yōu)化確定通勤車停車站點(diǎn)、抵達(dá)

時(shí)間及行駛路線，并提前給予公告。

（二）通勤車駕駛員要嚴(yán)格遵守企業(yè)規(guī)章制度，保持良

好個(gè)人形象，文明行車，熱情服務(wù)，保持服裝整齊，車輛

衛(wèi)生，維護(hù)企業(yè)良好形象。

第8章

（三）嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)要求發(fā)車時(shí)間，確保各站點(diǎn)抵達(dá)時(shí)

間，確保行車安全正點(diǎn)運(yùn)行。

（四）駕駛員應(yīng)監(jiān)督上下通勤車人員。

（五）為了確保乘車通勤車職員身體健康，除保持車輛

日常清潔外。

（六）通勤車每晚和休息天不出勤時(shí)應(yīng)存放于要求停放

地。嚴(yán)禁司機(jī)私自出車，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)做好統(tǒng)計(jì)，依據(jù)里

程表數(shù)據(jù)控制私自出車。一旦發(fā)覺(jué)駕駛員私自出車，退回

待崗中心。

本措施由企業(yè)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

印章、介紹信使用管理措施

為確保印章、介紹信使用正當(dāng)性、嚴(yán)厲性和可靠性，有效

地維護(hù)企業(yè)利益，杜絕違法行為發(fā)生，特制訂本措施。

第一條印章刻制

(一)企業(yè)印章刻制均須報(bào)總經(jīng)理同意，由綜合辦公室憑企

業(yè)介紹信到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。

(-)印章形體和規(guī)格，按國(guó)家相關(guān)要求實(shí)施Q

第二條印章啟用

(-)新印章要做好戳記，并留作保留，方便備查。

(-)印章啟用應(yīng)事先頒發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)

放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油，以示首次使用。

第三條印章保管、交接和停用

(-)企業(yè)各類印章必需有專員保管。

1、企業(yè)正式印章、專用印章、鋼印、名章應(yīng)指定總經(jīng)理

工作部主任保管；

2、各部門印章由各部門指定專員負(fù)責(zé)保管；

3、印章保管須有統(tǒng)計(jì)、注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、

收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、同意人、圖樣等信息、。

(-)印章保管必需安全可靠，須加鎖保留。印章要在辦

公室使用，不得私自拿出辦公室和隨身攜帶，不準(zhǔn)委托她人代

（三）印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，立即匯

報(bào)，配合保衛(wèi)部門查處。

（四）印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證實(shí)，注明移交人、

接收人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。

（五）出現(xiàn)下列情況，印章須停用：

1、機(jī)構(gòu)變動(dòng)或機(jī)構(gòu)名稱改變；

2、上級(jí)部門通知改變印章圖樣；

3、印章使用損壞；

4、印章遺失或被竊，申明作廢。

（六）印章停用要提出處理措施，并報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，立即

將停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，建立印章上交、清退、存

檔、銷毀登記檔案。

第四條印章使用

（一）使用范圍

1、凡屬以企業(yè)名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一

律加蓋企業(yè)印章；

2、凡屬企業(yè)內(nèi)部行文、通知，一律使用企業(yè)印章；

3、凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；

4、凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)用財(cái)務(wù)專用章。

（-）使用印章，一律實(shí)施審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可蓋

印，其權(quán)限分級(jí)掌握，使用哪級(jí)印章，由哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，并由

其負(fù)責(zé)。凡不符適用印需要，均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印

登記簿，領(lǐng)導(dǎo)在該表上簽批。

（三）使用印章，一律實(shí)施登記制度，注明用印事由、數(shù)

量、申請(qǐng)人、同意人、用印日期。

（四）代章，因工作急需而又無(wú)適宜印章，能夠采取借章

措施，借章要在落款處加注“借