用友U8系統(tǒng)發(fā)票管理操作手冊(cè)一、前言1.1手冊(cè)目的本手冊(cè)旨在規(guī)范用友U8系統(tǒng)（以下簡稱“U8系統(tǒng)”）中發(fā)票管理模塊的操作流程，指導(dǎo)財(cái)務(wù)人員及系統(tǒng)管理員正確完成發(fā)票錄入、審核、作廢、紅沖、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，確保發(fā)票數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和流程的合規(guī)性。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于使用U8系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票管理的企業(yè)財(cái)務(wù)人員（應(yīng)收/應(yīng)付會(huì)計(jì)、稅務(wù)會(huì)計(jì)）、系統(tǒng)管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，涵蓋銷售發(fā)票（應(yīng)收）、采購發(fā)票（應(yīng)付）的全生命周期管理。1.3術(shù)語定義紅沖：指對(duì)已開具的錯(cuò)誤發(fā)票通過生成負(fù)數(shù)發(fā)票進(jìn)行沖銷的操作，用于糾正跨月或無法作廢的發(fā)票錯(cuò)誤。核銷：指將發(fā)票與收款/付款單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確認(rèn)債權(quán)債務(wù)的結(jié)清。往來單位：包括客戶（銷售業(yè)務(wù)）和供應(yīng)商（采購業(yè)務(wù)），需維護(hù)完整的稅務(wù)信息（稅號(hào)、地址、電話等）。發(fā)票狀態(tài)：未審核、已審核、已作廢、已紅沖、已記賬。二、系統(tǒng)概述2.1模塊功能簡介U8系統(tǒng)的發(fā)票管理模塊隸屬于應(yīng)收款管理（銷售發(fā)票）和應(yīng)付款管理（采購發(fā)票），核心功能包括：發(fā)票錄入（手工/參照訂單/入庫單生成）；發(fā)票審核與反審核；發(fā)票作廢與紅沖；發(fā)票查詢與統(tǒng)計(jì)（狀態(tài)、匯總、明細(xì)）；發(fā)票與收款/付款單的核銷；稅務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接（如增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)）。2.2角色與權(quán)限說明角色權(quán)限說明發(fā)票錄入員負(fù)責(zé)手工錄入或參照生成發(fā)票，維護(hù)發(fā)票基本信息發(fā)票審核員負(fù)責(zé)審核發(fā)票的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，確認(rèn)后發(fā)票方可記賬財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)審批紅沖、作廢等關(guān)鍵操作，查看發(fā)票統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)管理員維護(hù)基礎(chǔ)檔案（發(fā)票類型、稅率、往來單位），分配用戶權(quán)限三、基礎(chǔ)設(shè)置3.1發(fā)票類型維護(hù)操作路徑：基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→發(fā)票類型操作步驟：1.點(diǎn)擊“增加”，填寫發(fā)票類型編碼（如“01”）、名稱（如“增值稅專用發(fā)票”）；2.選擇稅種類別（增值稅專用發(fā)票/增值稅普通發(fā)票/電子發(fā)票等）；3.設(shè)置默認(rèn)稅率（如13%），后續(xù)錄入發(fā)票時(shí)自動(dòng)帶出；4.點(diǎn)擊“保存”，如需審核，點(diǎn)擊“審核”（需審核權(quán)限）。注意：發(fā)票類型需與企業(yè)實(shí)際使用的發(fā)票種類一致，如新增電子發(fā)票類型，需同步維護(hù)稅控設(shè)備信息。3.2稅率維護(hù)操作路徑：基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→稅率操作步驟：1.點(diǎn)擊“增加”，填寫稅率編碼（如“13”）、稅率值（如13%）；2.選擇稅率類型（銷售稅率/采購稅率）；3.關(guān)聯(lián)稅目（如“貨物銷售”）；4.保存并審核。說明：稅率需與國家稅收政策保持一致，如遇稅率調(diào)整（如17%降至13%），需及時(shí)更新。3.3往來單位檔案維護(hù)操作路徑：基礎(chǔ)檔案→往來單位→客戶檔案/供應(yīng)商檔案操作步驟（以客戶檔案為例）：1.點(diǎn)擊“增加”，填寫客戶編碼（如“KH001”）、客戶名稱（全稱）；2.維護(hù)稅務(wù)信息：納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)（增值稅專用發(fā)票必填）；3.選擇客戶分類（如“零售客戶/批發(fā)客戶”）；4.保存并審核。注意：客戶稅號(hào)需準(zhǔn)確無誤，否則將影響增值稅抵扣或發(fā)票認(rèn)證。3.4結(jié)算方式設(shè)置操作路徑：基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→結(jié)算方式操作步驟：1.點(diǎn)擊“增加”，填寫結(jié)算方式編碼（如“01”）、名稱（如“銀行轉(zhuǎn)賬”）；2.選擇結(jié)算類型（現(xiàn)金/銀行存款/匯票等）；3.關(guān)聯(lián)銀行賬號(hào)（如“工行北京分行××賬號(hào)”）；4.保存并審核。四、銷售發(fā)票管理操作流程4.1銷售發(fā)票錄入4.1.1手工錄入操作路徑：應(yīng)收款管理→發(fā)票處理→銷售發(fā)票錄入操作步驟：1.進(jìn)入錄入界面，點(diǎn)擊“新增”；2.選擇客戶：從客戶檔案中選擇，自動(dòng)帶出客戶稅號(hào)、地址等信息；3.選擇發(fā)票類型：從已維護(hù)的發(fā)票類型中選擇（如“增值稅專用發(fā)票”）；4.填寫發(fā)票信息：發(fā)票日期：默認(rèn)當(dāng)前日期，可修改；發(fā)票號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)生成（需設(shè)置“自動(dòng)編號(hào)”）或手工輸入（需唯一）；商品信息：點(diǎn)擊“增加行”，選擇商品編碼（從存貨檔案中選擇），輸入數(shù)量、單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算金額（數(shù)量×單價(jià)）和稅額（金額×稅率）；稅率：默認(rèn)帶出發(fā)票類型的默認(rèn)稅率，可手動(dòng)修改（如適用低稅率的商品）；5.填寫結(jié)算信息：選擇結(jié)算方式（如“銀行轉(zhuǎn)賬”）、銀行賬號(hào)；6.點(diǎn)擊“保存”，系統(tǒng)提示“保存成功”。注意：商品編碼需與稅務(wù)總局的“商品和服務(wù)稅收分類編碼”一致，否則無法開具發(fā)票。4.1.2參照生成（從銷售訂單/發(fā)貨單）操作路徑：應(yīng)收款管理→發(fā)票處理→銷售發(fā)票錄入操作步驟：1.點(diǎn)擊“參照”，選擇銷售訂單（或“發(fā)貨單”）；2.過濾條件：選擇“未生成發(fā)票”的訂單，點(diǎn)擊“確定”；3.系統(tǒng)自動(dòng)帶出訂單中的客戶、商品、數(shù)量等信息；4.補(bǔ)充發(fā)票號(hào)、日期等信息，核對(duì)金額、稅額；5.保存并提交審核。優(yōu)勢(shì)：減少手工錄入錯(cuò)誤，確保發(fā)票與訂單/發(fā)貨單一致。4.2銷售發(fā)票審核操作路徑：應(yīng)收款管理→發(fā)票處理→銷售發(fā)票審核操作步驟：1.過濾條件：選擇“未審核”的發(fā)票，點(diǎn)擊“查詢”；2.選擇需要審核的發(fā)票（可多選）；3.點(diǎn)擊“審核”，系統(tǒng)提示“審核成功”；4.如需反審核，選擇“已審核”的發(fā)票，點(diǎn)擊“反審核”。注意：審核后發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徍恕?，方可進(jìn)行記賬、核銷操作；審核人需確認(rèn)發(fā)票信息（如客戶稅號(hào)、金額、稅率）無誤。4.3銷售發(fā)票作廢操作路徑：應(yīng)收款管理→發(fā)票處理→銷售發(fā)票審核操作步驟：1.過濾條件：選擇“已審核”且“未記賬”的發(fā)票；2.選擇需要作廢的發(fā)票；3.點(diǎn)擊“作廢”，系統(tǒng)提示“是否確認(rèn)作廢？”；4.點(diǎn)擊“是”，發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤耙炎鲝U”。限制：已記賬的發(fā)票無法直接作廢，需先反記賬；作廢后發(fā)票無法恢復(fù)，需重新錄入正確發(fā)票。4.4銷售發(fā)票紅沖適用場(chǎng)景：已跨月、已記賬或無法作廢的錯(cuò)誤發(fā)票。操作路徑：應(yīng)收款管理→發(fā)票處理→銷售發(fā)票紅沖操作步驟：1.過濾條件：選擇“已審核”且“已記賬”的原發(fā)票；2.選擇原發(fā)票，點(diǎn)擊“紅沖”；3.系統(tǒng)生成一張負(fù)數(shù)發(fā)票（金額、稅額為原發(fā)票的相反數(shù)）；4.填寫紅沖原因（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”）；5.保存并審核負(fù)數(shù)發(fā)票；6.負(fù)數(shù)發(fā)票與原發(fā)票對(duì)沖，減少應(yīng)收賬款。注意：紅沖后原發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤耙鸭t沖”，無法再次紅沖；負(fù)數(shù)發(fā)票需與原發(fā)票一一對(duì)應(yīng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。四、采購發(fā)票管理操作流程（略）說明：采購發(fā)票管理與銷售發(fā)票流程類似，模塊更換為“應(yīng)付款管理”，往來單位更換為“供應(yīng)商”，參照來源更換為“采購訂單”或“入庫單”。具體步驟可參考銷售發(fā)票管理章節(jié)，此處不再贅述。五、發(fā)票查詢與統(tǒng)計(jì)5.1發(fā)票狀態(tài)查詢操作路徑：應(yīng)收款管理→發(fā)票查詢→發(fā)票狀態(tài)查詢操作步驟：1.過濾條件：選擇客戶、發(fā)票類型、日期范圍（如“____至____”）；2.點(diǎn)擊“查詢”，顯示發(fā)票列表及狀態(tài)（未審核/已審核/已作廢/已紅沖）；3.如需查看詳情，雙擊發(fā)票行，進(jìn)入明細(xì)界面。5.2發(fā)票匯總表操作路徑：應(yīng)收款管理→統(tǒng)計(jì)分析→發(fā)票匯總表操作步驟：1.過濾條件：選擇客戶、發(fā)票類型、日期范圍；2.選擇“按客戶匯總”或“按商品匯總”；3.點(diǎn)擊“查詢”，顯示匯總數(shù)據(jù)（如客戶名稱、發(fā)票數(shù)量、總金額、總稅額）；4.點(diǎn)擊“打印”或“導(dǎo)出”（Excel格式）。5.3發(fā)票明細(xì)報(bào)表操作路徑：應(yīng)收款管理→統(tǒng)計(jì)分析→發(fā)票明細(xì)報(bào)表操作步驟：1.過濾條件：選擇客戶、發(fā)票號(hào)、商品；2.點(diǎn)擊“查詢”，顯示發(fā)票明細(xì)（如商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額）；3.可按“發(fā)票號(hào)”或“商品”排序。5.4數(shù)據(jù)導(dǎo)出操作步驟：1.在查詢結(jié)果界面，點(diǎn)擊“導(dǎo)出”；2.選擇導(dǎo)出格式（Excel/CSV）；3.選擇保存路徑，點(diǎn)擊“確定”。用途：用于稅務(wù)申報(bào)、財(cái)務(wù)分析或與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接。六、常見問題排查與解決6.1發(fā)票無法保存原因：必填字段未填寫（如客戶稅號(hào)、商品編碼）；發(fā)票號(hào)重復(fù)（系統(tǒng)設(shè)置“發(fā)票號(hào)唯一”）；稅率與商品類型不符（如服務(wù)類商品使用13%稅率）；往來單位檔案未維護(hù)完整（如客戶名稱為空）。解決方法：補(bǔ)充必填字段；修改發(fā)票號(hào)為唯一值；調(diào)整稅率至正確值；完善往來單位檔案。6.2發(fā)票無法審核原因：審核人無權(quán)限（需系統(tǒng)管理員分配“發(fā)票審核”權(quán)限）；發(fā)票狀態(tài)錯(cuò)誤（如已審核/已作廢）；數(shù)據(jù)沖突（如同一發(fā)票號(hào)存在兩張未審核發(fā)票）。解決方法：聯(lián)系系統(tǒng)管理員分配權(quán)限；檢查發(fā)票狀態(tài)，選擇“未審核”發(fā)票；刪除重復(fù)發(fā)票，重新錄入。6.3紅沖操作失敗原因：原發(fā)票未審核/未記賬；原發(fā)票已紅沖過；紅沖發(fā)票信息與原發(fā)票不一致（如客戶名稱不同）。解決方法：先審核、記賬原發(fā)票；檢查原發(fā)票狀態(tài)，選擇“未紅沖”發(fā)票；確保紅沖發(fā)票與原發(fā)票的客戶、商品、金額一致。6.4發(fā)票信息錯(cuò)誤修改場(chǎng)景：已審核的發(fā)票發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤（如客戶名稱寫錯(cuò)）。解決方法：1.反審核：進(jìn)入“銷售發(fā)票審核”界面，選擇錯(cuò)誤發(fā)票，點(diǎn)擊“反審核”；2.修改：進(jìn)入“銷售發(fā)票錄入”界面，修改錯(cuò)誤信息；3.重新審核：修改后提交審核，確保信息正確。七、注意事項(xiàng)與操作技巧7.1數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求客戶稅號(hào)、金額、稅率必須與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，否則影響增值稅抵扣；發(fā)票號(hào)必須唯一，避免重復(fù)錄入；商品編碼需與稅務(wù)總局的“商品和服務(wù)稅收分類編碼”一致。7.2流程及時(shí)性要求發(fā)票錄入需在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)完成（如銷售發(fā)貨后3日內(nèi)）；審核需在錄入后1日內(nèi)完成，避免數(shù)據(jù)積壓；紅沖、作廢操作需在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后及時(shí)處理，避免跨月影響財(cái)務(wù)報(bào)表。7.3權(quán)限管理規(guī)范嚴(yán)格按照角色分配權(quán)限，避免越權(quán)操作（如錄入員不能審核自己的發(fā)票）；關(guān)鍵操作（紅沖、作廢）需由財(cái)務(wù)主管審批；定期review用戶權(quán)限，刪除離職人員的權(quán)限。7.4效率提升技巧復(fù)制功能：錄入相似發(fā)票時(shí)，選擇已有的發(fā)票，點(diǎn)擊“復(fù)制”，修改部分信息；默認(rèn)值設(shè)置：在基礎(chǔ)檔案中設(shè)置常用客戶、商品的默認(rèn)稅率，減少手工輸入；批量操作：批量審核、批量紅沖，提高操作效率（如選擇10張未審核發(fā)票，點(diǎn)擊“審核”）；快捷鍵：Ctrl+S（保存）、Ctrl+O（打開）、Ctrl+F（查找），加快操作速度。八、附錄8.1常用菜單路徑功能菜單路徑銷售發(fā)票錄入應(yīng)收款管理→發(fā)票處理→銷售發(fā)票錄入采購發(fā)票審核應(yīng)付款管理→發(fā)票處理→采購發(fā)票審核發(fā)票狀態(tài)查詢應(yīng)收款管理→發(fā)票查詢→發(fā)票狀態(tài)查詢稅率維護(hù)基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→稅率8.2字段說明表字段名稱說明發(fā)票類型發(fā)票的種類（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票等）客戶稅號(hào)客戶的納稅人識(shí)別號(hào)，增值稅專用發(fā)票必填稅率該發(fā)票的增值稅稅率（如13%、9%）金額商品數(shù)量×單價(jià)（不含稅）稅額金額×稅率發(fā)票狀態(tài)發(fā)票的當(dāng)前狀態(tài)（未審核/已審核/已作廢/已紅沖）8.3快捷鍵列表快捷鍵功能Ctrl+N新建發(fā)票Ctrl+S保存發(fā)票Ctrl+D刪除發(fā)票Ctrl+F查找發(fā)票Ctrl