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文檔簡(jiǎn)介
企業(yè)知識(shí)管理體系建設(shè)步驟及案例一、引言:為什么企業(yè)需要知識(shí)管理?在數(shù)字化與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,知識(shí)已成為企業(yè)的核心資產(chǎn)。根據(jù)麥肯錫研究,企業(yè)中70%的核心能力隱藏在員工的隱性經(jīng)驗(yàn)中(如客戶(hù)談判技巧、設(shè)備調(diào)試經(jīng)驗(yàn)),而80%的員工每天會(huì)因找不到所需知識(shí)浪費(fèi)1-2小時(shí)。對(duì)于成長(zhǎng)型企業(yè)而言,知識(shí)流失(如老員工離職)、知識(shí)碎片化(如分散在微信、Excel中的信息)、知識(shí)利用率低(如培訓(xùn)資料束之高閣)等問(wèn)題,已成為制約效率提升與創(chuàng)新的關(guān)鍵瓶頸。知識(shí)管理(KnowledgeManagement,KM)的核心目標(biāo),是通過(guò)系統(tǒng)的方法將隱性知識(shí)顯性化、顯性知識(shí)結(jié)構(gòu)化、結(jié)構(gòu)知識(shí)價(jià)值化,最終實(shí)現(xiàn)“知識(shí)賦能業(yè)務(wù)”——讓正確的人在正確的時(shí)間獲得正確的知識(shí),推動(dòng)決策效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、提升創(chuàng)新能力。本文結(jié)合國(guó)際知識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)(如ISO____)與國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)踐,梳理知識(shí)管理體系建設(shè)的六步核心流程,并通過(guò)真實(shí)案例說(shuō)明如何從0到1落地。二、企業(yè)知識(shí)管理體系建設(shè)的六大步驟(一)第一步:現(xiàn)狀評(píng)估——找準(zhǔn)問(wèn)題,明確起點(diǎn)目標(biāo):梳理企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)現(xiàn)狀,識(shí)別知識(shí)管理的痛點(diǎn)與需求,為后續(xù)規(guī)劃提供依據(jù)。核心內(nèi)容:1.知識(shí)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn):隱性知識(shí):通過(guò)訪談法(針對(duì)老員工、核心崗位)、問(wèn)卷調(diào)查(覆蓋全員工)識(shí)別隱性知識(shí)的分布(如研發(fā)部門(mén)的技術(shù)訣竅、銷(xiāo)售部門(mén)的客戶(hù)關(guān)系維護(hù)經(jīng)驗(yàn))與流失風(fēng)險(xiǎn)(如近三年關(guān)鍵崗位離職率及知識(shí)傳承情況)。流程與文化評(píng)估:分析現(xiàn)有知識(shí)流動(dòng)流程(如項(xiàng)目總結(jié)會(huì)的知識(shí)輸出機(jī)制)、員工知識(shí)共享意愿(如是否愿意分享經(jīng)驗(yàn))、管理層對(duì)知識(shí)管理的重視程度(如是否將知識(shí)貢獻(xiàn)納入考核)。工具:采用知識(shí)審計(jì)矩陣(見(jiàn)表1),量化評(píng)估知識(shí)資產(chǎn)的“價(jià)值-風(fēng)險(xiǎn)”等級(jí),優(yōu)先處理高價(jià)值高風(fēng)險(xiǎn)的知識(shí)(如核心技術(shù)經(jīng)驗(yàn))。知識(shí)類(lèi)型價(jià)值等級(jí)(高/中/低)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)(高/中/低)優(yōu)先處理順序設(shè)備調(diào)試經(jīng)驗(yàn)高(直接影響生產(chǎn)效率)高(老員工離職風(fēng)險(xiǎn))1新員工培訓(xùn)手冊(cè)中(標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)需求)低(已有文檔)3客戶(hù)投訴處理流程高(影響客戶(hù)滿意度)中(部分流程未固化)2(二)第二步:戰(zhàn)略規(guī)劃——對(duì)齊業(yè)務(wù)目標(biāo),明確方向目標(biāo):將知識(shí)管理與企業(yè)戰(zhàn)略綁定,避免“為管理而管理”。核心內(nèi)容:1.定義愿景與目標(biāo):基于現(xiàn)狀評(píng)估結(jié)果,制定可量化的目標(biāo)。例如:隱性知識(shí)顯性化率:1年內(nèi)將核心崗位(如研發(fā)、生產(chǎn))的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)的比例提升至60%;知識(shí)利用率:2年內(nèi)將知識(shí)庫(kù)中知識(shí)的年訪問(wèn)量提升至10萬(wàn)次,應(yīng)用到業(yè)務(wù)場(chǎng)景(如項(xiàng)目交付、客戶(hù)服務(wù))的比例提升至50%;知識(shí)流失風(fēng)險(xiǎn):將關(guān)鍵崗位離職導(dǎo)致的知識(shí)損失率降低至10%以下。2.明確范圍與邊界:確定知識(shí)管理的覆蓋領(lǐng)域(如優(yōu)先覆蓋研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等核心部門(mén))、知識(shí)類(lèi)型(如聚焦業(yè)務(wù)流程知識(shí)、客戶(hù)知識(shí)、技術(shù)知識(shí))。3.制定策略:根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)選擇合適的策略——對(duì)于制造型企業(yè):側(cè)重“隱性知識(shí)顯性化”(如師傅帶徒制度、經(jīng)驗(yàn)手冊(cè));對(duì)于科技型企業(yè):側(cè)重“知識(shí)創(chuàng)新”(如搭建研發(fā)社區(qū)、鼓勵(lì)跨部門(mén)知識(shí)碰撞);對(duì)于服務(wù)型企業(yè):側(cè)重“知識(shí)復(fù)用”(如客戶(hù)案例庫(kù)、服務(wù)流程模板)。(三)第三步:體系設(shè)計(jì)——構(gòu)建“人、流程、技術(shù)、制度”協(xié)同的框架知識(shí)管理體系的核心是“四大要素”:知識(shí)架構(gòu)(What)、流程設(shè)計(jì)(How)、制度保障(Why)、技術(shù)支撐(Tool)。1.知識(shí)架構(gòu)設(shè)計(jì):讓知識(shí)“可找、可用”知識(shí)架構(gòu)是知識(shí)的“分類(lèi)目錄與索引”,需遵循“業(yè)務(wù)導(dǎo)向、用戶(hù)友好”原則。分類(lèi)邏輯:采用二維分類(lèi)法,例如:第一維度:業(yè)務(wù)流程(如產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、客戶(hù)服務(wù));第二維度:知識(shí)類(lèi)型(如流程規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)案例、數(shù)據(jù)報(bào)告、培訓(xùn)資料)。元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì):為知識(shí)添加“標(biāo)簽”,便于檢索。例如:內(nèi)容標(biāo)簽:產(chǎn)品名稱(chēng)、技術(shù)領(lǐng)域、客戶(hù)類(lèi)型;屬性標(biāo)簽:創(chuàng)建人、創(chuàng)建時(shí)間、適用部門(mén)、更新時(shí)間。存儲(chǔ)結(jié)構(gòu):采用“集中式+分布式”模式——集中式:企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù)(如Confluence、SharePoint),存儲(chǔ)通用知識(shí)(如公司制度、流程規(guī)范);分布式:部門(mén)/項(xiàng)目級(jí)知識(shí)庫(kù)(如釘釘群文件、飛書(shū)文檔),存儲(chǔ)個(gè)性化知識(shí)(如項(xiàng)目專(zhuān)屬經(jīng)驗(yàn)、部門(mén)內(nèi)部培訓(xùn)資料)。2.流程設(shè)計(jì):覆蓋知識(shí)全生命周期知識(shí)的生命周期包括創(chuàng)建-審核-共享-更新-淘汰,需為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化流程:知識(shí)創(chuàng)建:明確“誰(shuí)來(lái)創(chuàng)建”“創(chuàng)建什么”“如何創(chuàng)建”。例如:項(xiàng)目總結(jié)會(huì):要求項(xiàng)目組輸出《項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告》,包含成功經(jīng)驗(yàn)、失敗教訓(xùn)、改進(jìn)建議;師傅帶徒:要求老員工編寫(xiě)《崗位操作手冊(cè)》,包含關(guān)鍵流程、常見(jiàn)問(wèn)題解答。知識(shí)審核:設(shè)置“兩級(jí)審核”機(jī)制(如部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性,知識(shí)管理專(zhuān)員審核格式規(guī)范性),避免無(wú)效知識(shí)進(jìn)入知識(shí)庫(kù)。知識(shí)共享:通過(guò)“主動(dòng)推送+被動(dòng)檢索”結(jié)合的方式,提高知識(shí)觸達(dá)率。例如:主動(dòng)推送:針對(duì)新員工,系統(tǒng)自動(dòng)推送《新員工入職指南》《崗位培訓(xùn)資料》;被動(dòng)檢索:在知識(shí)庫(kù)中添加“智能搜索”功能(如基于關(guān)鍵詞、標(biāo)簽的搜索),讓員工快速找到所需知識(shí)。知識(shí)更新:建立“定期Review”機(jī)制(如每季度更新一次流程規(guī)范,每半年更新一次客戶(hù)案例),確保知識(shí)的時(shí)效性。知識(shí)淘汰:對(duì)于過(guò)時(shí)知識(shí)(如已廢止的制度、不再適用的技術(shù)文檔),采用“標(biāo)記-刪除”流程(如先標(biāo)記為“過(guò)時(shí)”,保留3個(gè)月后刪除),避免知識(shí)庫(kù)冗余。3.制度保障:讓知識(shí)管理“有動(dòng)力、有約束”激勵(lì)機(jī)制:將知識(shí)貢獻(xiàn)與員工利益綁定,例如:積分兌換:?jiǎn)T工上傳知識(shí)可獲得積分,積分可兌換禮品、假期或培訓(xùn)機(jī)會(huì);榮譽(yù)評(píng)選:定期評(píng)選“知識(shí)達(dá)人”“最佳知識(shí)貢獻(xiàn)部門(mén)”,給予公開(kāi)表彰;績(jī)效考核:將知識(shí)貢獻(xiàn)納入員工績(jī)效考核(如占比10%-15%),作為晉升、加薪的參考依據(jù)。安全規(guī)范:建立“權(quán)限管理”機(jī)制,防止知識(shí)泄露。例如:角色權(quán)限:根據(jù)員工崗位設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限(如普通員工只能訪問(wèn)通用知識(shí),管理層可訪問(wèn)敏感知識(shí));操作日志:記錄知識(shí)的創(chuàng)建、修改、刪除操作,便于追溯責(zé)任。4.技術(shù)支撐:選擇合適的工具技術(shù)是知識(shí)管理的“基礎(chǔ)設(shè)施”,需根據(jù)企業(yè)規(guī)模與需求選擇合適的工具:小型企業(yè)(100人以下):推薦使用釘釘知識(shí)庫(kù)“飛書(shū)文檔”,集成協(xié)作功能,操作簡(jiǎn)單,成本低;中型企業(yè)(____人):推薦使用Confluence(適合團(tuán)隊(duì)協(xié)作與知識(shí)共享)、Notion(適合個(gè)性化知識(shí)管理);大型企業(yè)(500人以上):推薦使用SharePoint(企業(yè)級(jí)知識(shí)管理平臺(tái),支持多部門(mén)、多地域協(xié)同)、藍(lán)凌知識(shí)管理系統(tǒng)(國(guó)產(chǎn)化工具,適合制造業(yè)、金融業(yè)等傳統(tǒng)行業(yè))。(四)第四步:實(shí)施落地——從試點(diǎn)到推廣的閉環(huán)目標(biāo):將設(shè)計(jì)好的體系轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng),避免“紙上談兵”。核心步驟:1.試點(diǎn)先行:選擇1-2個(gè)核心部門(mén)(如研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén))作為試點(diǎn),驗(yàn)證體系的可行性。例如:試點(diǎn)部門(mén):生產(chǎn)部門(mén)(因該部門(mén)隱性知識(shí)最集中,如設(shè)備調(diào)試經(jīng)驗(yàn));試點(diǎn)內(nèi)容:推行《崗位操作手冊(cè)》編寫(xiě)與上傳、師傅帶徒制度、知識(shí)庫(kù)使用培訓(xùn);試點(diǎn)周期:3-6個(gè)月。2.優(yōu)化調(diào)整:根據(jù)試點(diǎn)結(jié)果,調(diào)整體系設(shè)計(jì)。例如:試點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)員工覺(jué)得“上傳知識(shí)麻煩”,則優(yōu)化系統(tǒng)的“批量上傳”功能,減少操作步驟;試點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)“知識(shí)審核時(shí)間過(guò)長(zhǎng)”,則增加“快速審核”通道(如對(duì)于常規(guī)知識(shí),由知識(shí)管理專(zhuān)員直接審核)。3.培訓(xùn)推廣:分層次開(kāi)展培訓(xùn),確保員工理解并參與知識(shí)管理:管理層培訓(xùn):重點(diǎn)講解知識(shí)管理的戰(zhàn)略意義(如降低培訓(xùn)成本、提升創(chuàng)新能力),推動(dòng)管理層支持知識(shí)管理工作;員工培訓(xùn):重點(diǎn)講解“如何創(chuàng)建知識(shí)”“如何使用知識(shí)庫(kù)”“如何獲得激勵(lì)”,例如通過(guò)“模擬操作”讓員工掌握上傳、搜索知識(shí)的方法。(五)第四步?不,糾正:第三步是體系設(shè)計(jì),第四步是實(shí)施落地,第五步是**運(yùn)營(yíng)優(yōu)化**——保持體系活力的關(guān)鍵知識(shí)管理體系不是“建成即結(jié)束”,而是需要持續(xù)運(yùn)營(yíng)與優(yōu)化,才能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。1.建立監(jiān)控指標(biāo)體系通過(guò)量化指標(biāo)監(jiān)控知識(shí)管理體系的運(yùn)行效果,例如:知識(shí)貢獻(xiàn)指標(biāo):貢獻(xiàn)知識(shí)的員工比例(如目標(biāo):60%以上員工每月貢獻(xiàn)1條知識(shí))、知識(shí)數(shù)量增長(zhǎng)率(如目標(biāo):每月知識(shí)庫(kù)新增知識(shí)100條以上);知識(shí)利用指標(biāo):知識(shí)應(yīng)用率(如目標(biāo):80%以上的知識(shí)被應(yīng)用到業(yè)務(wù)場(chǎng)景中)、業(yè)務(wù)改進(jìn)案例數(shù)量(如目標(biāo):每月通過(guò)知識(shí)管理解決10個(gè)業(yè)務(wù)問(wèn)題)。2.迭代改進(jìn)基于監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)與員工反饋,持續(xù)優(yōu)化體系:例如:若發(fā)現(xiàn)“某類(lèi)知識(shí)(如研發(fā)部門(mén)的技術(shù)文檔)訪問(wèn)量很低”,則調(diào)研原因(如內(nèi)容過(guò)于專(zhuān)業(yè),員工看不懂;或分類(lèi)不合理,員工找不到),然后調(diào)整(如將技術(shù)文檔簡(jiǎn)化為“操作指南”,或調(diào)整分類(lèi)邏輯);例如:若發(fā)現(xiàn)“員工貢獻(xiàn)知識(shí)的積極性不高”,則優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制(如提高積分兌換比例,或增加“知識(shí)貢獻(xiàn)”在績(jī)效考核中的占比)。3.文化強(qiáng)化知識(shí)管理的核心是文化,只有讓“知識(shí)共享”成為員工的習(xí)慣,體系才能持續(xù)運(yùn)行。例如:定期舉辦知識(shí)分享會(huì)(如每月一次,讓員工講自己的經(jīng)驗(yàn));建立知識(shí)社區(qū)(如內(nèi)部論壇、微信群),讓員工自由交流知識(shí);樹(shù)立榜樣(如評(píng)選“知識(shí)達(dá)人”,在公司內(nèi)刊、公眾號(hào)上宣傳其事跡),引導(dǎo)員工向榜樣學(xué)習(xí)。三、案例:某制造企業(yè)知識(shí)管理體系建設(shè)實(shí)踐(一)企業(yè)背景XX公司是一家專(zhuān)注于高端裝備制造的企業(yè),成立于2005年,現(xiàn)有員工1000余人。近年來(lái),公司面臨兩大問(wèn)題:1.知識(shí)流失嚴(yán)重:老員工(尤其是生產(chǎn)部門(mén)的設(shè)備調(diào)試工程師)離職后,其積累的經(jīng)驗(yàn)(如設(shè)備故障排查、調(diào)試技巧)無(wú)法保留,導(dǎo)致新人培訓(xùn)時(shí)間長(zhǎng)達(dá)3個(gè)月,影響生產(chǎn)效率;2.知識(shí)碎片化:?jiǎn)T工的經(jīng)驗(yàn)分散在微信、Excel、個(gè)人電腦中,新人找不到所需知識(shí),經(jīng)常重復(fù)犯錯(cuò)(如設(shè)備調(diào)試時(shí)因操作不當(dāng)導(dǎo)致故障)。(二)建設(shè)步驟1.現(xiàn)狀評(píng)估:知識(shí)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn):現(xiàn)有知識(shí)庫(kù)中僅有100份流程規(guī)范,且多為過(guò)時(shí)內(nèi)容(如2018年的制度),訪問(wèn)量極低(每月不足100次);隱性知識(shí)識(shí)別:通過(guò)訪談10位老員工(設(shè)備調(diào)試工程師),發(fā)現(xiàn)其掌握的“設(shè)備故障排查技巧”“調(diào)試參數(shù)設(shè)置經(jīng)驗(yàn)”未形成文檔,新人只能通過(guò)“跟著做”學(xué)習(xí),效率低;文化評(píng)估:?jiǎn)T工普遍認(rèn)為“知識(shí)是個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力”,不愿意分享(如僅有20%的員工愿意主動(dòng)分享經(jīng)驗(yàn))。2.戰(zhàn)略規(guī)劃:愿景:“成為知識(shí)驅(qū)動(dòng)的制造企業(yè),讓經(jīng)驗(yàn)成為可傳承的資產(chǎn)”;目標(biāo):1年內(nèi)將核心崗位(設(shè)備調(diào)試、生產(chǎn)操作)的隱性知識(shí)顯性化率提升至80%,新人培訓(xùn)時(shí)間縮短至1個(gè)月,設(shè)備故障發(fā)生率降低30%;策略:側(cè)重“隱性知識(shí)顯性化”與“知識(shí)復(fù)用”。3.體系設(shè)計(jì):知識(shí)架構(gòu):采用“業(yè)務(wù)流程+知識(shí)類(lèi)型”二維分類(lèi)法,生產(chǎn)部門(mén)的知識(shí)庫(kù)分類(lèi)如下:業(yè)務(wù)流程:設(shè)備調(diào)試、生產(chǎn)操作、故障排查;知識(shí)類(lèi)型:操作手冊(cè)、經(jīng)驗(yàn)案例、常見(jiàn)問(wèn)題解答。流程設(shè)計(jì):知識(shí)創(chuàng)建:要求老員工編寫(xiě)《設(shè)備調(diào)試手冊(cè)》,包含“操作步驟”“關(guān)鍵參數(shù)”“常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法”;知識(shí)審核:由生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性,知識(shí)管理專(zhuān)員審核格式規(guī)范性;知識(shí)共享:在知識(shí)庫(kù)中添加“智能搜索”功能,新人可通過(guò)關(guān)鍵詞(如“設(shè)備型號(hào)”“故障現(xiàn)象”)快速找到所需知識(shí);知識(shí)更新:每季度由設(shè)備調(diào)試工程師更新《設(shè)備調(diào)試手冊(cè)》,確保內(nèi)容時(shí)效性。制度保障:激勵(lì)機(jī)制:?jiǎn)T工上傳知識(shí)可獲得積分(如上傳1份《設(shè)備調(diào)試手冊(cè)》得100分),積分可兌換禮品(如購(gòu)物卡、假期);績(jī)效考核:將“知識(shí)貢獻(xiàn)”納入生產(chǎn)部門(mén)員工績(jī)效考核(占比15%),作為晉升、加薪的參考依據(jù);安全規(guī)范:設(shè)備調(diào)試手冊(cè)僅生產(chǎn)部門(mén)員工可訪問(wèn),防止知識(shí)泄露。技術(shù)支撐:選擇藍(lán)凌知識(shí)管理系統(tǒng)(國(guó)產(chǎn)化工具,適合制造業(yè)),搭建企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù),支持“批量上傳”“智能搜索”“權(quán)限管理”等功能。4.實(shí)施落地:試點(diǎn)先行:選擇生產(chǎn)部門(mén)作為試點(diǎn),推行《設(shè)備調(diào)試手冊(cè)》編寫(xiě)與上傳。試點(diǎn)3個(gè)月后,生產(chǎn)部門(mén)上傳了50份《設(shè)備調(diào)試手冊(cè)》,新人培訓(xùn)時(shí)間從3個(gè)月縮短至1個(gè)月,設(shè)備故障發(fā)生率降低了20%;推廣:將試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)復(fù)制到其他部門(mén)(如研發(fā)、銷(xiāo)售),6個(gè)月內(nèi)完成全公司知識(shí)管理體系的推廣。5.運(yùn)營(yíng)優(yōu)化:監(jiān)控指標(biāo):每月監(jiān)控“知識(shí)貢獻(xiàn)比例”(目標(biāo):60%以上員工每月貢獻(xiàn)1條知識(shí))、“知識(shí)訪問(wèn)量”(目標(biāo):每月知識(shí)庫(kù)訪問(wèn)量5000次以上)、“新人培訓(xùn)時(shí)間”(目標(biāo):1個(gè)月以?xún)?nèi));迭代改進(jìn):試點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)員工覺(jué)得“編寫(xiě)手冊(cè)麻煩”,則優(yōu)化系統(tǒng)的“模板功能”(如提供《設(shè)備調(diào)試手冊(cè)》模板,員工只需填寫(xiě)內(nèi)容即可);推廣中發(fā)現(xiàn)“知識(shí)搜索效率低”,則優(yōu)化“智能搜索”功能(如增加“語(yǔ)音搜索”“模糊搜索”);文化強(qiáng)化:每月舉辦“知識(shí)分享會(huì)”,讓老員工講自己的經(jīng)驗(yàn)(如“設(shè)備故障排查技巧”),新人講自己的收獲(如“通過(guò)知識(shí)庫(kù)解決了什么問(wèn)題”),營(yíng)造“知識(shí)共享”的文化氛圍。(三)實(shí)施效果新人培訓(xùn)時(shí)間:從3個(gè)月縮短至1個(gè)月,降低了67%;設(shè)備故障發(fā)生率:從15%降低至5%,降低了67%;知識(shí)貢獻(xiàn)比例:從20%提升至80%,提高了3倍;知識(shí)訪問(wèn)量:從每月不足100次提升至每月____次,提高了100倍。四、結(jié)語(yǔ):知識(shí)管理的核心是“以人為本”企業(yè)知識(shí)管理體系建設(shè)不是“技術(shù)項(xiàng)目”,而是“戰(zhàn)略項(xiàng)目”,其核心是“以人為本”——既要通過(guò)制度與技術(shù)推動(dòng)員工貢獻(xiàn)知識(shí),也要
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