家電公司貨款收取管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強家電公司貨款收取的管理，確保公司資金的安全與及時回籠，提高公司經濟效益，同時維護與客戶的良好合作關系。遵循國家相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況制定。公司秉持“誠信經營、客戶至上”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質家電產品和服務為宗旨，在貨款收取管理中注重公平、公正、合法，保障各方權益。堅持扁平化管理理念，減少管理層次，提高信息傳遞效率和決策執(zhí)行速度，確保貨款收取工作高效有序進行。二、適用范圍本規(guī)定適用于家電公司全體員工以及與公司有業(yè)務往來的所有客戶。員工在與客戶進行業(yè)務對接、貨款收取等相關工作時，必須嚴格遵守本規(guī)定?？蛻粼谫徺I公司家電產品并涉及貨款支付時，應按照本規(guī)定履行相應義務。三、組織架構與職責分工1.銷售部門：負責與客戶洽談業(yè)務，簽訂銷售合同，明確貨款支付方式、期限等條款。及時將客戶訂單及相關貨款信息傳遞給財務部門和售后服務部門。跟進客戶貨款支付情況，協助財務部門進行貨款催收工作。對客戶的信用狀況進行初步評估，為信用管理提供基礎資料。2.財務部門：負責貨款的核算與記錄，確保賬務清晰準確。審核銷售合同中的貨款支付條款，對潛在風險提出預警。負責開具發(fā)票、收款確認等工作，定期與銷售部門核對貨款臺賬。制定貨款催收計劃，采取多種方式進行催收，并及時向管理層匯報貨款回收情況。3.售后服務部門：在為客戶提供售后服務過程中，了解客戶對產品及服務的滿意度，收集客戶反饋信息。如發(fā)現客戶因產品或服務問題可能影響貨款支付的情況，及時反饋給銷售部門和財務部門。協助銷售和財務部門解決因產品質量或售后服務引發(fā)的貨款糾紛問題。4.管理層：審批重大銷售合同的貨款支付條款，對貨款回收工作進行總體指導和監(jiān)督。協調各部門之間的工作，解決貨款收取過程中出現的重大問題和矛盾。根據公司經營目標和市場情況，制定貨款回收考核指標，并對各部門工作進行考核評價。四、管理內容與流程1.合同簽訂階段-銷售部門與客戶進行商務談判，明確家電產品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、貨款支付方式及期限等關鍵條款。-銷售合同應采用公司統一制定的合同模板，確保條款完整、準確、清晰，避免模糊不清或存在歧義的表述。-銷售合同簽訂前，需提交財務部門審核貨款支付條款的合理性和風險程度。財務部門應重點關注付款期限是否符合公司資金周轉要求，付款方式是否安全可靠等，提出審核意見。-重大銷售合同（金額較大或客戶信用狀況存在不確定性等）需經管理層審批后方可簽訂。2.訂單執(zhí)行階段-銷售部門將已簽訂的銷售合同傳遞給生產部門、物流部門等相關部門，確保各部門按照合同要求組織生產、安排發(fā)貨。-生產部門嚴格按照合同約定的產品規(guī)格和質量標準進行生產，確保按時完成生產任務。物流部門及時安排貨物運輸，確保貨物按時、安全送達客戶指定地點，并取得客戶簽收憑證。-財務部門根據銷售合同和發(fā)貨憑證，及時確認銷售收入，并按照合同約定的貨款支付期限，建立貨款臺賬，記錄每筆貨款的應收金額、到期時間、客戶信息等關鍵數據。3.貨款催收階段-在貨款到期前一定時間（如10天），財務部門向銷售部門發(fā)送《貨款到期提醒函》，銷售部門負責向客戶發(fā)送書面催款通知，提醒客戶按時支付貨款。-對于逾期未支付的貨款，財務部門應立即啟動催收程序，根據逾期時間和客戶信用狀況，采取不同的催收方式。如電話催收、郵件催收、上門催收等。-銷售部門應積極配合財務部門進行貨款催收工作，利用與客戶的良好合作關系，協助溝通協調，了解客戶逾期付款的原因，共同尋求解決方案。-對于多次催收仍未支付的客戶，公司可根據實際情況，采取法律手段維護自身合法權益，如發(fā)律師函、提起訴訟等。4.貨款結算階段-客戶支付貨款后，財務部門應及時核對收款信息，確認款項到賬后，進行收款確認，并開具發(fā)票給客戶。-財務部門定期與客戶進行對賬，確保雙方賬目一致。對賬工作可采用書面函證、電子數據核對等方式進行，發(fā)現差異及時查明原因并進行調整。-對于以票據形式支付的貨款，財務部門應嚴格審核票據的真實性、有效性和合規(guī)性，確保票據能夠按時兌付。五、權利與義務1.公司權利-按照銷售合同約定，按時足額收取客戶貨款的權利。-對客戶的信用狀況進行調查、評估和監(jiān)控的權利，根據客戶信用變化情況，調整信用額度和付款條件。-在客戶逾期支付貨款時，按照合同約定收取逾期利息或違約金的權利，并采取相應的催收措施，直至通過法律途徑維護公司合法權益。2.公司義務-按照銷售合同約定，按時、按質、按量向客戶提供家電產品和相關售后服務的義務。-對客戶的商業(yè)秘密和個人信息嚴格保密的義務，不得泄露給第三方。-為員工提供貨款收取相關培訓和指導的義務，幫助員工提高業(yè)務能力和風險防范意識。3.客戶權利-有權要求公司按照合同約定提供符合質量標準的家電產品和優(yōu)質的售后服務。-在按照合同約定支付貨款后，有權獲得相應的發(fā)票和相關憑證。-對公司的貨款收取工作提出合理建議和意見的權利。4.客戶義務-按照銷售合同約定的支付方式、期限和金額，按時足額支付貨款的義務。-向公司提供真實、準確的財務和經營信息的義務，以便公司進行信用評估和管理。-在公司進行貨款催收時，積極配合并如實說明逾期付款原因的義務。六、監(jiān)督與考核機制1.內部監(jiān)督-公司建立內部審計制度，定期對貨款收取管理工作進行審計監(jiān)督。審計部門重點檢查銷售合同的簽訂與執(zhí)行情況、貨款核算與記錄的準確性、貨款催收措施的有效性等。-財務部門定期對貨款臺賬進行核對和清理，確保賬目清晰、數據準確。同時，加強對收款流程的監(jiān)控，防止出現截留、挪用貨款等違規(guī)行為。-銷售部門和售后服務部門應定期向上級領導匯報客戶貨款支付情況和客戶反饋信息，及時發(fā)現和解決潛在問題。2.績效考核-公司將貨款回收指標納入各部門和員工的績效考核體系，明確考核標準和權重。考核指標包括貨款回收率、逾期賬款率、應收賬款周轉天數等。-對在貨款回收工作中表現優(yōu)秀的部門和個人，給予相應的獎勵，如獎金、榮譽證書、晉升機會等。獎勵標準根據實際完成情況與考核指標的對比進行確定。-對未能完成貨款回收任務或因工作失誤導致公司貨款損失的部門和個人，進行相應的懲罰。懲罰措施包括扣減績效獎金、警告、降職降薪等，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。3.客戶監(jiān)督-鼓勵客戶對公司貨款收取工作進行監(jiān)督，設立專門的投訴渠道，如投訴電話、郵箱等?？蛻魧矩浛钍杖∵^程中的不當行為或問題進行投訴后，公司應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給客戶。-根據客戶的監(jiān)督反饋，及時改進貨款收取管理工作，提高服務質量和客戶滿意度。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由公司