XX單位關(guān)于加強(qiáng)公章管理使用控制的通知XX〔202X〕X號(hào)各部門(mén)、各子公司：為規(guī)范公章管理使用，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)單位合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《印章治安管理辦法》（公安部令第XX號(hào)）及單位《印章管理辦法》（XX〔202X〕X號(hào)）等規(guī)定，現(xiàn)就加強(qiáng)公章管理使用控制有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、明確公章范圍與管理職責(zé)（一）公章定義及分類(lèi)本通知所稱(chēng)“公章”，是指單位及所屬機(jī)構(gòu)依法刻制、以單位名義對(duì)外行使職權(quán)的各類(lèi)印章，包括但不限于：1.單位公章（含法定名稱(chēng)章）；2.法定代表人章（含分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人章）；3.合同專(zhuān)用章（按業(yè)務(wù)領(lǐng)域可細(xì)分，如“工程合同專(zhuān)用章”“采購(gòu)合同專(zhuān)用章”）；4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章（含發(fā)票專(zhuān)用章、銀行預(yù)留印鑒章）；5.其他專(zhuān)用章（如人事專(zhuān)用章、項(xiàng)目驗(yàn)收專(zhuān)用章、資質(zhì)證書(shū)專(zhuān)用章等）。（二）管理職責(zé)分工1.行政部：作為公章歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公章的刻制（需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)并到公安部門(mén)備案）、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀及日常監(jiān)督檢查；2.業(yè)務(wù)部門(mén)/子公司：負(fù)責(zé)本部門(mén)/單位專(zhuān)用章的使用申請(qǐng)、內(nèi)部審核及用途真實(shí)性把關(guān)；3.公章保管人：負(fù)責(zé)公章的日常保管、使用登記及審批手續(xù)核對(duì)（需與行政部簽訂《公章保管責(zé)任書(shū)》，附件1）；4.審計(jì)部：每季度對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)核查審批流程合規(guī)性及登記完整性。二、嚴(yán)格限定公章使用范圍公章僅限用于單位合法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及公務(wù)事項(xiàng)，嚴(yán)禁用于以下情形：1.未經(jīng)單位批準(zhǔn)的對(duì)外擔(dān)保、借款、投資等重大事項(xiàng)；2.私人事務(wù)（如個(gè)人借款、房產(chǎn)證明、親屬關(guān)系證明等）；3.偽造、變?cè)斓奈募虿牧希ㄈ缣摷俸贤⑻摷賵?bào)表）；4.與單位經(jīng)營(yíng)范圍無(wú)關(guān)的活動(dòng)（如為其他單位或個(gè)人出具證明）；5.其他違反法律法規(guī)及單位制度的事項(xiàng)。三、規(guī)范公章使用審批流程（一）一般事項(xiàng)審批（適用于日常公文、常規(guī)合同、普通證明等）1.申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》（附件2），注明使用事由、公章類(lèi)型、文件名稱(chēng)及份數(shù)，并附支撐材料（如合同文本、公文草稿、證明材料原件）；2.部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，簽署“同意”或“不同意”意見(jiàn)（不同意需注明理由）；3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部門(mén)審核通過(guò)的事項(xiàng)進(jìn)行審批，簽署最終意見(jiàn)；4.蓋章登記：公章保管人核對(duì)審批手續(xù)（申請(qǐng)表、支撐材料、領(lǐng)導(dǎo)簽字），確認(rèn)無(wú)誤后蓋章，并在《公章使用登記簿》（附件3）上記錄（包括使用日期、申請(qǐng)人、審批人、公章類(lèi)型、事由、文件名稱(chēng)及份數(shù)）。（二）重大事項(xiàng)審批（適用于重大合同、大額資金支出、重大決策等）1.前置審核：申請(qǐng)人按一般事項(xiàng)流程完成部門(mén)審核及分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽署；2.集體決策：提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議（需形成會(huì)議紀(jì)要，注明決策意見(jiàn)）；3.法定代表人審批：法定代表人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要簽署審批意見(jiàn)；4.蓋章登記：公章保管人核對(duì)會(huì)議紀(jì)要、法定代表人簽字及支撐材料，確認(rèn)無(wú)誤后蓋章并登記。（三）緊急事項(xiàng)審批遇突發(fā)情況需立即使用公章（如搶險(xiǎn)救災(zāi)、緊急合同簽訂），可先通過(guò)電話、微信等方式向分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人請(qǐng)示，獲得口頭同意后，由申請(qǐng)人填寫(xiě)《緊急公章使用申請(qǐng)表》（附件4），注明緊急事由及補(bǔ)正期限（不超過(guò)2個(gè)工作日），經(jīng)公章保管人核對(duì)后蓋章。申請(qǐng)人需在補(bǔ)正期限內(nèi)完善書(shū)面審批手續(xù)，未補(bǔ)正的視為違規(guī)使用。四、強(qiáng)化公章保管要求1.專(zhuān)人專(zhuān)柜保管：?jiǎn)挝还掠尚姓恐付▽?zhuān)人（需具備保密意識(shí)，無(wú)不良記錄）保管；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人保管（與法定代表人章分開(kāi)保管）；其他專(zhuān)用章由各部門(mén)/子公司指定專(zhuān)人保管（需報(bào)行政部備案）。2.保管人職責(zé)：妥善保管公章，不得擅自將公章交予他人（包括同事、親屬）；每日下班前將公章存入保險(xiǎn)柜（密碼由保管人單獨(dú)掌握），節(jié)假日期間將公章封存并交行政部統(tǒng)一保管；發(fā)現(xiàn)公章?lián)p壞、丟失或被盜，需立即向行政部報(bào)告（2小時(shí)內(nèi)），并配合采取掛失、補(bǔ)辦等措施；離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理公章交接手續(xù)（填寫(xiě)《公章交接登記表》，附件5），由部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)交。五、完善檔案管理與追溯機(jī)制1.登記歸檔：《公章使用登記簿》需按月整理，裝訂成冊(cè)，保存期限不少于5年；電子文檔使用公章的（如PDF版合同），需留存電子審批記錄及蓋章后的電子文檔，與紙質(zhì)檔案一并歸檔。2.追溯核查：行政部每季度對(duì)公章使用情況進(jìn)行抽查（抽查比例不低于30%），重點(diǎn)核查：審批手續(xù)是否齊全；登記信息是否完整；使用范圍是否符合規(guī)定。六、嚴(yán)格違規(guī)責(zé)任追究1.違規(guī)行為認(rèn)定：未經(jīng)審批擅自使用公章；偽造、變?cè)旃?；出借、出租公章；保管人未履行保管職?zé)導(dǎo)致公章丟失、被盜用；隱瞞公章使用情況或偽造審批記錄。2.責(zé)任追究：對(duì)違規(guī)人員，根據(jù)《員工獎(jiǎng)懲管理辦法》（XX〔202X〕X號(hào)）給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、降薪降職直至解除勞動(dòng)合同；因違規(guī)使用公章給單位造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人需承擔(dān)賠償責(zé)任（賠償金額根據(jù)損失大小確定）；涉嫌犯罪的（如偽造公司印章罪、合同詐騙罪），移送司法機(jī)關(guān)處理。七、附則1.本通知自發(fā)布之日起施行，此前有關(guān)公章管理的規(guī)定與本通知不一致的，以本通知為準(zhǔn)；2.各部門(mén)/子公司需在本通知發(fā)布后10個(gè)工作日內(nèi)，將本部門(mén)/單位專(zhuān)用章的保管人信息報(bào)行政部備案；3.本通知由行政部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)缬形幢M事宜，可制定補(bǔ)充規(guī)定。附件：1.《公章保管責(zé)任書(shū)》2.《公章使用申請(qǐng)表》3.《公章使用登記簿》4.《緊急公章使用申請(qǐng)表》5.《公章交接登記表》XX單位行政部202X