診所藥品采購與庫存管理制度一、引言為規(guī)范診所藥品采購與庫存管理，保證藥品質(zhì)量，保障患者用藥安全，控制醫(yī)療成本，依據(jù)《中華人民共和國藥品管理法》《醫(yī)療機構(gòu)藥事管理規(guī)定》《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范（GSP）》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合診所實際情況，制定本制度。本制度適用于診所所有藥品（包括中藥飲片、化學藥、生物制品、中成藥等）的采購、儲存、出庫、盤點等環(huán)節(jié)的管理。二、采購管理（一）采購原則1.合法性原則：從具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商處采購藥品，嚴禁從非法渠道購進。2.安全性原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、口碑良好的藥品，避免采購假藥、劣藥或不符合標準的藥品。3.經(jīng)濟性原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇價格合理的藥品，避免浪費。4.適用性原則：根據(jù)診所臨床診療范圍和患者需求，采購符合實際需要的藥品，不采購非必需藥品。（二）采購流程1.需求計劃制定臨床科室根據(jù)診療需要，每月末填寫《藥品采購需求單》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間，經(jīng)科室負責人審核后提交藥事管理小組。藥事管理小組匯總各科室需求，結(jié)合庫存結(jié)余、近效期藥品情況及臨床用藥趨勢，制定下月采購計劃，報診所負責人審批。2.供應(yīng)商選擇采購人員從合格供應(yīng)商名單中選擇供應(yīng)商（合格供應(yīng)商需具備《營業(yè)執(zhí)照》《藥品經(jīng)營許可證》《GSP認證證書》等資質(zhì)），優(yōu)先選擇供貨穩(wěn)定、質(zhì)量可靠、服務(wù)良好的供應(yīng)商。3.合同簽訂與供應(yīng)商簽訂書面采購合同，明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準（符合《中國藥典》及相關(guān)標準）、運輸要求（冷藏藥品需冷鏈運輸）、違約責任等條款。4.執(zhí)行采購采購人員根據(jù)審批后的采購計劃及合同，通知供應(yīng)商發(fā)貨。供應(yīng)商發(fā)貨時，需隨貨提供《藥品檢驗報告書》《送貨單》（注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、生產(chǎn)企業(yè)等信息）。5.驗收入庫（1）驗收主體：由庫管員、藥師共同負責驗收。（2）驗收內(nèi)容：核對藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、生產(chǎn)企業(yè)、批準文號與采購合同、送貨單是否一致；檢查藥品包裝是否完好（無破損、受潮、變形），標簽是否清晰（無模糊、脫落）；檢查藥品外觀（無變色、變質(zhì)、發(fā)霉、結(jié)塊等異常）；核對《藥品檢驗報告書》（有效期內(nèi)、與藥品批號一致）。（3）驗收結(jié)果處理：驗收合格：填寫《藥品入庫驗收記錄》（記錄內(nèi)容包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、生產(chǎn)企業(yè)、供應(yīng)商、驗收日期、驗收人員簽字），并登記庫存臺賬；驗收不合格（如包裝破損、變質(zhì)、批號不符等）：拒絕接收，填寫《不合格藥品拒收記錄》，通知供應(yīng)商退換。（三）供應(yīng)商管理1.資質(zhì)審核：供應(yīng)商需提供有效期內(nèi)的《營業(yè)執(zhí)照》《藥品經(jīng)營許可證》《GSP認證證書》等資質(zhì)文件，采購人員審核其真實性及經(jīng)營范圍（需涵蓋所采購藥品的類別）。2.檔案建立：建立供應(yīng)商檔案，包括資質(zhì)文件、聯(lián)系方式、合作記錄（供貨及時性、藥品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度）、評估報告等。3.定期評估：每半年對供應(yīng)商進行一次評估，評估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量（合格率）、供貨及時性（延誤次數(shù)）、價格合理性（市場對比）、服務(wù)質(zhì)量（投訴處理及時性）。評估結(jié)果分為“優(yōu)秀”“合格”“不合格”，不合格供應(yīng)商需整改，整改后仍不符合要求的，從合格供應(yīng)商名單中刪除。三、庫存管理（一）分類管理1.ABC分類法：A類藥品：貴重、用量大、影響臨床診療的藥品（如抗生素、心血管藥），占庫存金額的70%左右，需重點管理（每周盤點、嚴格控制庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)）；B類藥品：一般常用藥品（如感冒藥、止痛藥），占庫存金額的20%左右，常規(guī)管理（每月盤點）；C類藥品：低值、用量小的藥品（如消毒藥、輔料），占庫存金額的10%左右，簡化管理（季度盤點）。2.藥理分類法：按藥品藥理作用分類擺放（如抗生素類、心血管類、呼吸系統(tǒng)類、消化系統(tǒng)類），每類藥品設(shè)置明顯標識，便于查找。（二）入庫管理1.入庫流程：驗收合格的藥品，由庫管員根據(jù)藥品儲存要求（溫濕度、避光等）存入相應(yīng)庫區(qū)（如常溫庫、陰涼庫、冷藏庫），并在庫存臺賬中登記（手工或電子臺賬，內(nèi)容包括藥品名稱、規(guī)格、批號、有效期、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商、庫區(qū)位置）。2.特殊藥品管理：精神藥品、麻醉藥品需存入專用庫房（雙人雙鎖），入庫時雙人驗收、雙人簽字，建立專用臺賬。（三）儲存管理1.溫濕度控制：常溫庫（10-30℃）：存放無需特殊溫度要求的藥品（如片劑、膠囊劑）；陰涼庫（≤20℃）：存放需陰涼保存的藥品（如栓劑、生物制品）；冷藏庫（2-8℃）：存放需冷藏的藥品（如胰島素、疫苗）。庫管員每日上午、下午各記錄一次溫濕度，若超標（如常溫庫超過30℃），需及時采取措施（如開空調(diào)、放除濕機），并記錄處理情況。2.擺放要求：藥品擺放整齊，標簽朝外，便于識別；不同批號、不同有效期的藥品分開擺放（避免混放導(dǎo)致近效期藥品未及時出庫）；易碎藥品（如玻璃瓶裝輸液）輕放，避免碰撞；易串味藥品（如中藥飲片與化學藥）隔離存放；不合格藥品、近效期藥品單獨存放（標注“不合格”“近效期”）。3.環(huán)境維護：儲存區(qū)域保持清潔，定期打掃（每周一次），防蟲（放置防蟲劑）、防鼠（安裝擋鼠板）、防潮（放置干燥劑），避免陽光直射（用窗簾遮光）。（四）出庫管理1.出庫原則：遵循“先進先出（FIFO）”“近效期先出（FEFO）”原則，確保先入庫、有效期近的藥品優(yōu)先出庫。2.出庫流程：（1）需求提出：臨床科室填寫《藥品出庫單》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用科室、領(lǐng)用人。（2）審核：藥師審核《藥品出庫單》，確認領(lǐng)用藥品符合臨床需求，且未超過有效期、未變質(zhì)。（3）發(fā)放：庫管員根據(jù)審核后的《藥品出庫單》，從庫存中調(diào)取藥品，核對名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期，確認無誤后發(fā)放給領(lǐng)用人。（4）登記臺賬：庫管員在庫存臺賬中減少相應(yīng)藥品數(shù)量，記錄出庫日期、領(lǐng)用科室、領(lǐng)用人。3.特殊藥品出庫：精神藥品、麻醉藥品出庫需雙人審核、雙人發(fā)放，填寫《特殊藥品出庫記錄》，記錄內(nèi)容包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、領(lǐng)用人、審核人簽字。（五）盤點與效期管理1.盤點管理：盤點頻率：月度盤點（每月末）、季度大盤點（每季度末）、年度全面盤點（每年12月末）。盤點流程：（1）庫管員整理庫存臺賬，打印盤點表（包括藥品名稱、規(guī)格、批號、有效期、臺賬數(shù)量）；（2）盤點人員（庫管員、藥師）逐一核對庫存藥品與盤點表，記錄實際數(shù)量；（3）填寫《藥品盤點記錄》，內(nèi)容包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、臺賬數(shù)量、差異數(shù)量、原因分析（如損耗、錯發(fā)、漏記）、盤點人員簽字；（4）差異處理：若有差異，需查明原因，經(jīng)藥事管理小組審批后調(diào)整臺賬。2.效期管理：效期預(yù)警：每月檢查庫存藥品有效期，設(shè)置預(yù)警線：有效期不足6個月：標注黃色標簽（“近效期”），優(yōu)先出庫；有效期不足3個月：標注紅色標簽（“停止出庫”），聯(lián)系供應(yīng)商退換（若在退換期內(nèi)）或做報廢處理。近效期處理：對紅色標簽藥品，填寫《近效期藥品處理記錄》，經(jīng)藥事管理小組審批后，銷毀（需記錄銷毀日期、地點、方式、銷毀人員簽字）或捐贈（需符合相關(guān)規(guī)定）。（六）不合格藥品管理1.不合格藥品識別：不合格藥品包括過期藥品、變質(zhì)藥品、破損藥品、被污染藥品、不符合質(zhì)量標準藥品。2.隔離存放：發(fā)現(xiàn)不合格藥品后，立即放入專門的“不合格藥品區(qū)”（標注“不合格”），避免與合格藥品混放。3.記錄與報告：填寫《不合格藥品記錄》，內(nèi)容包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、不合格原因（如過期、變質(zhì)）、發(fā)現(xiàn)日期、處理人員簽字，報藥事管理小組。4.處理流程：若為供應(yīng)商責任（如供貨時已過期、變質(zhì)）：聯(lián)系供應(yīng)商退換，要求其承擔違約責任；若為診所責任（如儲存不當導(dǎo)致變質(zhì)）：經(jīng)藥事管理小組審批后，銷毀（交給有資質(zhì)的銷毀機構(gòu)），并分析原因（如儲存溫濕度超標），制定改進措施。四、監(jiān)督與改進（一）內(nèi)部審核1.審核頻率：每月由藥事管理小組對采購與庫存管理進行一次審核。2.審核內(nèi)容：采購流程：需求計劃是否審批、供應(yīng)商資質(zhì)是否齊全、采購合同是否規(guī)范、驗收記錄是否完整；庫存管理：庫存臺賬是否準確（賬實相符）、儲存條件是否符合要求（溫濕度記錄）、效期管理是否到位（近效期藥品標注及處理）、不合格藥品是否及時隔離處理；人員職責：采購人員、庫管員、藥師是否履行職責（如采購人員是否從合法渠道采購、庫管員是否定期盤點）。3.審核結(jié)果處理：審核結(jié)果形成《內(nèi)部審核報告》，反饋給相關(guān)人員，對存在的問題（如采購記錄不完整、儲存溫濕度超標），要求限期整改（一般不超過3個工作日），整改后復(fù)查。（二）質(zhì)量監(jiān)控1.不良反應(yīng)監(jiān)測：建立藥品不良反應(yīng)報告制度，臨床科室、患者若發(fā)現(xiàn)藥品不良反應(yīng)（如過敏、惡心、嘔吐），需及時填寫《藥品不良反應(yīng)/事件報告表》，報藥事管理小組。藥事管理小組核實后，按照《藥品不良反應(yīng)報告和監(jiān)測管理辦法》的要求，上報當?shù)厮幤凡涣挤磻?yīng)監(jiān)測中心。2.質(zhì)量反饋：臨床科室、患者若發(fā)現(xiàn)藥品質(zhì)量問題（如變質(zhì)、過期），需立即向藥事管理小組報告，藥事管理小組需在24小時內(nèi)調(diào)查（檢查庫存藥品、供應(yīng)商資質(zhì)、儲存條件），并采取措施（如停止使用、召回、上報）。（三）持續(xù)改進1.PDCA循環(huán)：采用“計劃（Plan）-執(zhí)行（Do）-檢查（Check）-處理（Act）”循環(huán)，持續(xù)改進采購與庫存管理：計劃：根據(jù)內(nèi)部審核、質(zhì)量反饋發(fā)現(xiàn)的問題（如某類藥庫存積壓），制定改進計劃（如調(diào)整采購計劃、減少采購數(shù)量）；執(zhí)行：落實改進計劃（如采購人員減少該類藥的采購量）；檢查：檢查改進效果（如該類藥庫存是否下降）；處理：將有效的改進措施標準化（如納入采購計劃制定流程），對未解決的問題，進入下一個循環(huán)。2.會議討論：每季度召開一次藥事管理會議，討論采購與庫存管理中的問題（如供應(yīng)商供貨不及時、藥品質(zhì)量問題），分析原因，制定解決方案（如更換供應(yīng)商、改善儲存條件）。五、人員職責1.采購人員：負責供應(yīng)商聯(lián)系、采購合同簽訂、藥品驗收（協(xié)助）、供應(yīng)商評估；確保從合法渠道采購藥品，遵守采購流程。2.庫管員：負責藥品入庫驗收、儲存管理、出庫發(fā)放、庫存臺賬登記、盤點、效期檢查；確保藥品儲存條件符合要求，賬實相符。3.藥師：負責藥品質(zhì)量驗收、出庫審核、不良反應(yīng)監(jiān)測、不合格藥品處理；指導(dǎo)庫管員儲存管理，確保藥品質(zhì)量。4.藥