采購合同評審與審批流程工具模板一、適用范圍與場景本流程適用于企業(yè)各類采購合同的評審與審批管理，涵蓋原材料采購、設備采購、服務外包、工程采購等場景。當采購合同滿足以下任一條件時，需啟動本流程：合同金額達到企業(yè)規(guī)定的標準（如單筆合同金額≥5萬元人民幣）；涉及關鍵供應商、戰(zhàn)略供應商或長期合作供應商的重大采購；采購內容涉及企業(yè)核心業(yè)務、技術保密或高風險領域（如特種設備采購、知識產權相關服務采購）；法律法規(guī)或企業(yè)內控要求必須經(jīng)過評審審批的其他合同。參與部門包括采購部、需求業(yè)務部門、法務部、財務部、審計部（如需）及企業(yè)管理層（根據(jù)合同金額分級審批）。二、詳細操作流程步驟（一）合同發(fā)起與資料準備責任部門：采購部操作內容：采購專員根據(jù)采購需求，與供應商就合同條款（如標的物規(guī)格、價格、交付時間、付款方式、違約責任等）達成初步一致，形成《采購合同（草案）》；收集并整理以下支撐資料，保證資料完整、真實：采購申請單（需需求部門負責人簽字確認）；供應商資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、過往合作業(yè)績評價等）；比價/議價記錄（如三家比價表、價格談判紀要）；技術參數(shù)確認文件（如需求部門提供的技術規(guī)格書、驗收標準）；其他必要資料（如供應商報價單、訂單確認函等）。輸出物：《采購合同（草案）》、合同評審支撐資料包注意事項：合同草案需明確雙方權利義務、爭議解決方式、合同生效條件等核心條款，避免模糊表述。（二）采購部門初審責任部門：采購部負責人操作內容：審核合同草案的合規(guī)性：檢查合同主體信息（供應商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）與資質文件是否一致；審核采購需求的匹配性：確認合同標的物、數(shù)量、規(guī)格與采購申請單、技術參數(shù)文件是否一致；審核價格合理性：對比歷史采購價格、市場價格或比價記錄，判斷價格是否在合理區(qū)間；審核流程完整性：確認支撐資料（如采購申請、比價記錄）是否齊全，簽字是否規(guī)范。輸出物：采購部門初審意見（通過/不通過/修改后通過）注意事項：若初審不通過，需明確具體修改意見（如價格需重新談判、技術參數(shù)需補充），退回采購專員整改；整改后重新提交初審。（三）需求業(yè)務部門確認責任部門：需求業(yè)務部門負責人操作內容：審核合同內容與業(yè)務需求的匹配度：確認標的物的技術參數(shù)、質量標準、交付時間、驗收方式等是否滿足業(yè)務使用要求；審核交付與售后條款：檢查供應商的交付周期、地點、運輸方式是否符合業(yè)務計劃，售后響應時間、質保期是否明確；審核供應商履約能力：結合過往合作情況，評估供應商的生產/服務能力、交付及時率、質量合格率等。輸出物：需求業(yè)務部門評審意見（通過/不通過/修改后通過）注意事項：若涉及定制化采購（如非標設備開發(fā)），需技術負責人參與專項評審，確認技術可行性與驗收細節(jié)。（四）法務部合規(guī)性評審責任部門：法務部負責人操作內容：審核合同主體合法性：確認供應商是否為依法設立并存續(xù)的企業(yè)，法定代表人授權委托書（如需）是否有效；審核合同條款合法性：檢查條款是否符合《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”或法律風險（如違約責任不對等、爭議解決方式不明確）；審核知識產權與保密條款：若涉及技術采購，確認知識產權歸屬、保密范圍及期限是否明確；審合同風險點：識別潛在的履約風險（如付款條件與交付節(jié)點不匹配、不可抗力條款缺失），并提出修改建議。輸出物：法務部評審意見（通過/不通過/修改后通過，附法律風險評估表）注意事項：法務部需在2個工作日內完成評審，緊急合同可縮短至1個工作日；若存在重大法律風險（如主體無資質、核心條款違法），需暫緩審批并上報管理層。（五）財務部資金與財務條款評審責任部門：財務部負責人操作內容：審核合同金額與預算匹配性：確認合同總金額是否在采購預算范圍內，超預算部分是否履行預算調整審批；審核付款條款：檢查付款方式（如預付款、進度款、尾款比例）、付款時間節(jié)點、票據(jù)類型（如增值稅專用發(fā)票）是否符合企業(yè)財務制度；審核成本與稅務：分析采購成本合理性，確認稅率、發(fā)票開具要求等稅務條款合規(guī)；審核資金支付風險：評估供應商收款賬戶信息是否與備案一致，避免支付至第三方賬戶。輸出物：財務部評審意見（通過/不通過/修改后通過，附資金審核表）注意事項：若涉及大額預付款（如≥30%合同金額），需供應商提供銀行保函或履約保證金擔保。（六）管理層分級審批責任部門：根據(jù)合同金額分級審批（示例）合同金額區(qū)間審批人5萬元-20萬元采購分管副總經(jīng)理20萬元-50萬元總經(jīng)理50萬元以上董事長/總經(jīng)理辦公會操作內容：綜合各部門評審意見，重點審核合同的戰(zhàn)略必要性、成本效益及風險可控性；對重大合同（如50萬元以上），可組織管理層專項會議討論，形成最終審批意見；審批通過后，在《采購合同評審審批表》中簽字確認；審批不通過，退回采購部并說明原因。輸出物：管理層審批意見（批準/不批準/修改后批準）注意事項：管理層審批需在3個工作日內完成，緊急合同可啟動“綠色審批通道”。（七）合同用印與歸檔責任部門：采購部、行政部操作內容：采購部憑審批通過的《采購合同評審審批表》及最終版合同，到行政部申請合同用印；行政部核對審批手續(xù)是否齊全，用印文件份數(shù)是否符合規(guī)定（如正本2份、副本若干），完成用印登記；采購部將合同正本交供應商（雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份），副本分發(fā)至需求部門、財務部、法務部；采購專員將合同評審資料（含草案、評審表、支撐文件）整理成冊，掃描存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，紙質資料歸檔至檔案室保存。輸出物：簽字蓋章生效的合同正本、合同檔案（電子+紙質）注意事項：合同用印需嚴格執(zhí)行“審批手續(xù)不全不予用印”原則，嚴禁在空白合同上用印。三、合同評審審批模板表單采購合同評審審批表合同基本信息合同編號采購-2024-X供應商名稱××有限公司采購內容××設備（型號××）×臺合同金額（元）180,000合同期限簽訂之日起12個月采購申請人*聯(lián)系電話（內部分機）評審環(huán)節(jié)評審意見采購部初審價格合理，資質齊全，流程完整，通過。需求業(yè)務部門確認技術參數(shù)符合生產要求，交付周期30天可接受，通過。法務部評審條款合法，違約責任明確，無重大法律風險，通過。財務部評審預算內，付款方式30%預付款、70%到貨驗收后付，票據(jù)合規(guī)，通過。管理層審批（總經(jīng)理）符合采購戰(zhàn)略，風險可控，批準。審批結論□批準□不批準（原因：____________________）備注如需修改，修改后重新提交評審。說明：本表單一式三份，采購部、財務部、檔案室各執(zhí)一份。四、流程執(zhí)行關鍵注意事項（一）時效性管理各部門需在規(guī)定時限內完成評審（采購部初審1個工作日、需求部門2個工作日、法務/財務部各2個工作日、管理層3個工作日），緊急合同可通過“加急”標識縮短流程，避免因審批延遲影響采購進度。（二）責任追溯合同評審過程中，各評審部門需對意見的真實性、準確性負責；若因評審疏漏導致企業(yè)損失（如合同條款漏洞、供應商資質造假），將追究評審部門及個人責任。（三）資料完整性發(fā)起評審時，需保證支撐資料齊全（如無采購申請單、比價記錄等），資料不全的采購部應補充完整后再提交，避免反復退回影響效率。（四）特殊情況處理合同變更：若執(zhí)行過程中需變更合同條款（如金額、交付時間），需重新啟動評審審批流程；分批交付：對于分批交付的長期合同，可簽訂主合同+分批訂單，主合同完成評審后，分批訂單可簡化審批（但需確認每批次的數(shù)量、價格與主合同一致）；供應商投訴：若供應商對評審結果有異議，由采購部牽頭組織相關部門復核，必要時上報管理層協(xié)調解決。（五）保密要求合同內容涉及企業(yè)商業(yè)秘密（如核心技術、成本數(shù)據(jù)）的，參與