企業(yè)合同管理操作流程手冊1總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，明確各部門職責，防范合同風險，保障企業(yè)合法權益，提高合同履行效率，根據《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)及企業(yè)內部管理制度，制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)及所屬各部門對外簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、服務合同、工程合同、租賃合同等），不適用于內部員工勞動合同。1.3術語定義合同：指企業(yè)與自然人、法人或其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。標的：指合同約定的權利義務指向的對象（如貨物、服務、工程等）。履行期限：指合同當事人履行義務的時間范圍。違約責任：指合同當事人不履行或不適當履行合同義務應承擔的法律責任。2組織架構與職責分工2.1合同管理委員會由企業(yè)分管領導、法務部負責人、業(yè)務部門負責人、財務部負責人組成，負責統(tǒng)籌企業(yè)合同管理工作，審議重大合同（如金額較大、風險較高的合同），審批合同管理流程優(yōu)化方案。2.2法務部負責制定合同管理規(guī)章制度及模板；審查合同條款的合法性、完整性及風險；參與重大合同談判，提供法律支持；處理合同爭議，代表企業(yè)參與仲裁或訴訟；監(jiān)督合同管理流程的執(zhí)行。2.3業(yè)務部門發(fā)起合同需求，負責合同談判；收集對方主體資格材料，確認業(yè)務需求的真實性；跟蹤合同履行進度，反饋履行中的問題；配合法務部處理合同爭議。2.4財務部審核合同價款、支付方式及發(fā)票條款；評估合同資金風險，確保符合財務制度；跟蹤款項支付情況，辦理發(fā)票開具及入賬手續(xù)。2.5檔案管理部門負責合同檔案的收集、整理、歸檔及留存；維護合同檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全性和可查閱性。3合同訂立前流程3.1需求發(fā)起業(yè)務部門根據工作需要，填寫《合同需求申請表》，說明合同標的、數量、質量、價款、履行期限等需求，經部門負責人審批后，啟動合同訂立流程。3.2對方主體資格審查3.2.1審查內容法人/其他組織：需提供營業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人證書、社會團體法人登記證書）原件或加蓋公章的復印件（確認存續(xù)狀態(tài)）、法定代表人身份證明書及身份證復印件；涉及特殊行業(yè)的，需提供相應資質證書（如建筑工程施工資質、醫(yī)療器械經營資質）。自然人：需提供身份證復印件（確認民事行為能力）。授權代表：如對方由授權代表簽署合同，需提供授權委托書（明確授權范圍、期限）及授權代表身份證復印件。3.2.2信用查詢通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國裁判文書網、中國執(zhí)行信息公開網等平臺查詢對方是否存在以下情況：經營異常（如未年報、地址異常）；失信被執(zhí)行人（限制高消費）；重大訴訟/仲裁（如涉及巨額債務）。如有上述情況，業(yè)務部門需評估風險，必要時要求對方提供擔保（如抵押、質押、保證）。3.3談判與條款確認業(yè)務部門與對方就合同條款進行談判，重點確認以下關鍵條款：標的：明確標的名稱、規(guī)格、型號等，避免歧義；數量/質量：約定數量單位（如件、噸）、質量標準（如國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準）；價款：明確單價、總價、貨幣種類、支付方式（如轉賬、現金）、支付期限（如貨到付款、月結）；履行期限：約定交付時間、地點、運輸方式（如自提、送貨上門）；違約責任：明確違約情形（如逾期履行、質量不合格）及責任承擔方式（如違約金、賠償金、解除合同）；爭議解決：約定管轄法院（如合同簽訂地、原告所在地）或仲裁委員會（如中國國際貿易仲裁委員會）；知識產權：如涉及知識產權，約定歸屬、許可使用范圍及侵權責任；保密：約定保密內容（如商業(yè)秘密、技術信息）、保密期限及違約責任。談判過程中，業(yè)務部門需記錄談判要點，形成《談判記錄》，如需修改合同條款，需雙方簽字確認。4合同訂立階段流程4.1文本起草模板使用：企業(yè)已制定標準合同模板的（如買賣合同模板、服務合同模板），業(yè)務部門需使用模板起草合同，不得擅自修改關鍵條款（如違約責任、爭議解決）。非模板合同：如無標準模板，業(yè)務部門需根據談判結果起草合同文本，提交法務部審核。文本要求：合同文本需字跡清晰、條款完整、邏輯嚴密，避免使用模糊表述（如“盡快”“大概”）。4.2審核審批4.2.1審核節(jié)點及內容審核節(jié)點審核內容業(yè)務部門負責人審核合同需求真實性、可行性，確認條款與業(yè)務需求一致法務部審核條款合法性、完整性，重點審查違約責任、爭議解決、知識產權等條款財務部審核價款、支付方式、發(fā)票條款，確認符合財務制度和稅收規(guī)定分管領導綜合評估風險，決定是否批準簽署4.2.2審批流程1.業(yè)務部門發(fā)起審批，填寫《合同審批表》，附上合同文本、《談判記錄》、對方主體資格材料等；2.依次提交業(yè)務部門負責人、法務部、財務部審核，每個節(jié)點需在2個工作日內完成審核，簽署意見；3.審核通過后，提交分管領導審批，分管領導需在1個工作日內完成審批；4.如審核未通過，業(yè)務部門需根據審核意見修改合同，重新發(fā)起審批。4.3簽署與用印4.3.1簽署要求簽署人：合同需由法定代表人或授權代表簽署。法定代表人簽署的，需出示法定代表人身份證明；授權代表簽署的，需出示授權委托書及身份證。簽署規(guī)范：使用黑色簽字筆簽署，字跡清晰，不得涂改；如需修改，需雙方在修改處簽字蓋章確認。份數：合同一式多份（如雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份），每份均需簽署并蓋章。4.3.2用印流程1.業(yè)務部門填寫《用印申請表》，注明合同名稱、對方名稱、用印份數、用印理由，附上《合同審批表》、合同文本；2.提交法務部審核，確認合同已審批通過、材料齊全；3.檔案管理部門核對合同文本與審批內容一致后，加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），并登記《用印記錄》（包括用印日期、合同名稱、用印份數、用印人、審批人）；4.用印后，業(yè)務部門需將合同原件交檔案管理部門歸檔，留存復印件用于履行跟蹤。5合同履行階段流程5.1履行跟蹤5.1.1跟蹤內容進度跟蹤：業(yè)務部門需定期（如每周、每月）核對合同履行進度，填寫《合同履行情況表》，記錄以下內容：標的交付情況（如是否按時交付、交付數量）；工程進度（如完成百分比、驗收情況）；服務履行情況（如是否符合約定標準）?？铐椄櫍贺攧詹啃韪櫩铐椫Ц肚闆r，確認對方是否按合同約定支付價款，如有逾期，需及時通知業(yè)務部門。質量跟蹤：業(yè)務部門需檢查標的質量是否符合約定，如發(fā)現質量問題，需填寫《質量問題反饋表》，要求對方整改或賠償。5.1.2問題處理如對方逾期履行或履行不符合約定，業(yè)務部門需在3個工作日內發(fā)出《履行通知書》（注明違約情形、整改期限），并將情況反饋給法務部；法務部需在收到反饋后2個工作日內評估風險，提出處理建議（如要求支付違約金、解除合同）；業(yè)務部門需配合法務部收集證據（如合同原件、《履行通知書》、對方回復），為爭議處理做好準備。5.2變更與解除5.2.1變更條件雙方協(xié)商一致；因不可抗力致使合同無法履行；對方違約，致使合同目的無法實現；法律規(guī)定的其他情形（如情勢變更）。5.2.2變更流程1.業(yè)務部門發(fā)起變更申請，填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內容（如標的、價款、履行期限）；2.提交法務部審核，確認變更條款的合法性；3.提交分管領導審批；4.雙方簽署《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需與原合同具有同等法律效力；5.業(yè)務部門將變更協(xié)議交檔案管理部門歸檔，同時更新《合同履行情況表》。5.2.3解除流程解除條件：與變更條件一致；解除流程：參照變更流程，簽署《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、責任承擔、結算方式等內容；解除后，業(yè)務部門需停止履行合同義務，財務部需辦理結算手續(xù)（如退還預付款、收取違約金）。5.3爭議處理5.3.1協(xié)商解決爭議發(fā)生后，業(yè)務部門需首先與對方協(xié)商解決，協(xié)商過程中需記錄協(xié)商要點（如協(xié)商時間、地點、參與人員、意見），形成《協(xié)商記錄》。5.3.2仲裁/訴訟如協(xié)商不成，根據合同約定的爭議解決方式處理：約定仲裁的，需向約定的仲裁委員會申請仲裁（如中國國際貿易仲裁委員會）；約定訴訟的，需向約定的管轄法院起訴（如合同簽訂地法院）。法務部需負責仲裁/訴訟的具體事務（如起草仲裁申請書/起訴狀、收集證據、出庭應訴），業(yè)務部門需配合提供相關材料（如合同原件、履行情況表、協(xié)商記錄）。5.3.3執(zhí)行仲裁裁決或法院判決生效后，對方未履行的，法務部需向法院申請強制執(zhí)行（如查封、扣押對方財產）；業(yè)務部門需跟蹤執(zhí)行進度，及時向法務部反饋執(zhí)行情況。6合同歸檔與留存6.1歸檔范圍合同原件（包括主合同、變更協(xié)議、解除協(xié)議）；合同審批材料（如《合同審批表》、《談判記錄》、對方主體資格材料）；履行材料（如《合同履行情況表》、《質量問題反饋表》、《履行通知書》）；爭議處理材料（如《協(xié)商記錄》、仲裁裁決書、法院判決書）。6.2歸檔流程歸檔時間：合同履行完畢后10個工作日內（或解除/終止后5個工作日內）；歸檔責任：業(yè)務部門負責整理歸檔材料，填寫《合同歸檔申請表》，交檔案管理部門；歸檔要求：歸檔材料需齊全、完整，不得遺漏；檔案管理部門需對歸檔材料進行核對，確認無誤后，存入檔案管理系統(tǒng)（如電子檔案系統(tǒng)）。6.3留存期限一般合同：留存期限為合同履行完畢后10年；重大合同（如金額較大、風險較高的合同）：留存期限為合同履行完畢后20年；涉及知識產權、保密的合同：留存期限為保密期限屆滿后10年；法律規(guī)定的其他情形：如勞動合同留存期限為員工離職后2年（本手冊不適用于勞動合同，但需符合相關規(guī)定）。7監(jiān)督與優(yōu)化7.1流程審計內部審計：企業(yè)內部審計部門需每年對合同管理流程進行一次審計，檢查以下內容：合同訂立前的主體資格審查是否到位；審核審批流程是否符合規(guī)定；合同履行跟蹤是否及時；歸檔留存是否符合要求。外部審計：如需外部審計（如年度財務審計），法務部需配合提供合同管理相關材料。7.2流程優(yōu)化反饋收集：定期向業(yè)務部門、法務部、財務部收集合同管理流程的反饋意見（如審批時間過長、模板不合理）；分析改進：合同管理委員會需對反饋意見進行分析，識別流程中的問題（如節(jié)點冗余、責任不清），提出優(yōu)化方案（如簡化審批流程、修訂合同模板）；修訂發(fā)布：優(yōu)化方案經合同管理委員會審批后，修訂本手冊及相關模板，及時通知相關部門，并組織培訓。7.3培訓與考核培訓：新員工入職培訓：講解合同管理流程、風險控制要點；定期培訓：每年至少組織一次合同管理培訓（如法律新規(guī)解讀、案例分析）；專項培訓：如涉及新業(yè)務、新模板，組織專項培訓。考核：將合同管理工作納入部門績效考核（如業(yè)務部門的合同履行跟蹤情況、法務部的審核及時性）；對違