醫(yī)藥公司供應(yīng)商審計(jì)規(guī)章

一、總則1.目的本規(guī)章旨在規(guī)范本醫(yī)藥公司與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，確保藥品及相關(guān)物資的供應(yīng)質(zhì)量、及時(shí)性與穩(wěn)定性，保障公司運(yùn)營(yíng)，維護(hù)公司與客戶(hù)的利益，同時(shí)促進(jìn)雙方在符合法律法規(guī)和道德規(guī)范的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。2.制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》、《藥品管理法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本醫(yī)藥公司的經(jīng)營(yíng)理念、企業(yè)文化及實(shí)際業(yè)務(wù)需求制定本規(guī)章。3.指導(dǎo)原則秉持公平、公正、公開(kāi)的合作原則，強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信、質(zhì)量至上。在合作過(guò)程中注重社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡，鼓勵(lì)創(chuàng)新與持續(xù)改進(jìn)，致力于建立長(zhǎng)期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系。二、適用范圍本規(guī)章適用于與本醫(yī)藥公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有供應(yīng)商，包括但不限于藥品原料供應(yīng)商、藥品成品供應(yīng)商、醫(yī)療器械供應(yīng)商、包裝材料供應(yīng)商等。同時(shí)，公司內(nèi)部涉及與供應(yīng)商對(duì)接、管理等相關(guān)工作的各部門(mén)及員工也需遵循本規(guī)章。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)-負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、篩選、評(píng)估與引進(jìn)工作。制定供應(yīng)商開(kāi)發(fā)計(jì)劃，收集市場(chǎng)信息，尋找潛在供應(yīng)商資源。-與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利與義務(wù)、采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、價(jià)格、交貨期等關(guān)鍵條款。-跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決供應(yīng)過(guò)程中的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。-建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、交易記錄、績(jī)效評(píng)估等資料。2.質(zhì)量部門(mén)-制定供應(yīng)商質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)和審核計(jì)劃，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核與評(píng)估。-對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，包括原材料、成品、包裝材料等，確保符合公司質(zhì)量要求和相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。-協(xié)助供應(yīng)商解決質(zhì)量問(wèn)題，提供質(zhì)量改進(jìn)建議和技術(shù)支持，推動(dòng)供應(yīng)商提升產(chǎn)品質(zhì)量。-參與供應(yīng)商的選擇與評(píng)估，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力發(fā)表專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)-負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)結(jié)算工作，審核采購(gòu)發(fā)票、付款申請(qǐng)等財(cái)務(wù)文件，確保付款流程的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。-對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析與評(píng)估，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商的信用狀況、資金流動(dòng)性等。-參與采購(gòu)合同的審核，從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同條款進(jìn)行把關(guān)，避免潛在的財(cái)務(wù)損失。4.其他相關(guān)部門(mén)研發(fā)部門(mén)可參與供應(yīng)商的選擇與評(píng)估，提供技術(shù)方面的建議，特別是對(duì)于新型藥品或醫(yī)療器械的供應(yīng)商。生產(chǎn)部門(mén)反饋物資使用過(guò)程中的問(wèn)題，協(xié)助采購(gòu)與質(zhì)量部門(mén)共同解決供應(yīng)相關(guān)問(wèn)題。法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的合法性，處理與供應(yīng)商之間的法律糾紛等事宜。四、管理內(nèi)容與流程1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與篩選-信息收集：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、供應(yīng)商推薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、市場(chǎng)口碑等進(jìn)行初步了解。-初步評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合質(zhì)量、研發(fā)等相關(guān)部門(mén)，根據(jù)公司的采購(gòu)需求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系等方面。-實(shí)地考察：對(duì)于初步評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)組織質(zhì)量、技術(shù)等專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾旃?yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備設(shè)施、人員管理、質(zhì)量控制等實(shí)際情況，確保其具備穩(wěn)定供應(yīng)合格產(chǎn)品的能力。2.供應(yīng)商選擇與合作確定-綜合評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)，根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果、樣品檢驗(yàn)情況、價(jià)格談判結(jié)果等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、技術(shù)支持等多個(gè)方面。-審批決策：綜合評(píng)估報(bào)告提交公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后確定合格供應(yīng)商名單。采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨方式、付款條件等關(guān)鍵內(nèi)容。3.采購(gòu)訂單管理-訂單下達(dá)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司生產(chǎn)、銷(xiāo)售計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。訂單應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息，并確保供應(yīng)商收到訂單且確認(rèn)理解訂單要求。-訂單跟蹤：采購(gòu)人員定期跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨安排等信息。如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨的問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。-訂單變更：如因公司內(nèi)部原因需要變更采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商，經(jīng)雙方達(dá)成一致后簽訂訂單變更協(xié)議。如因供應(yīng)商原因?qū)е掠唵巫兏?，供?yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.物資驗(yàn)收-到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。采購(gòu)部門(mén)通知質(zhì)量部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。-檢驗(yàn)流程：質(zhì)量部門(mén)按照既定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量性能等方面。對(duì)于需要進(jìn)行抽檢或全檢的物資，嚴(yán)格按照抽樣方案執(zhí)行。-驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，質(zhì)量部門(mén)出具驗(yàn)收合格報(bào)告，物資辦理入庫(kù)手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，質(zhì)量部門(mén)出具不合格報(bào)告，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨或降價(jià)等。5.供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估-評(píng)估周期：定期（一般為每季度或每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，全面了解供應(yīng)商的表現(xiàn)。-評(píng)估指標(biāo)：包括質(zhì)量指標(biāo)（如產(chǎn)品合格率、退貨率等）、交貨指標(biāo)（如按時(shí)交貨率、交貨延遲次數(shù)等）、價(jià)格指標(biāo)（如價(jià)格合理性、價(jià)格波動(dòng)情況等）、服務(wù)指標(biāo)（如售后服務(wù)響應(yīng)速度、問(wèn)題解決能力等）、技術(shù)指標(biāo)（如技術(shù)創(chuàng)新能力、產(chǎn)品改進(jìn)能力等）。-評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)、優(yōu)先付款等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期改進(jìn)；對(duì)于長(zhǎng)期表現(xiàn)不達(dá)標(biāo)且無(wú)法改進(jìn)的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。五、權(quán)利與義務(wù)1.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)獲取本醫(yī)藥公司明確的采購(gòu)需求信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求等。-在遵守合同約定和公司相關(guān)規(guī)定的前提下，按照合同約定獲得相應(yīng)的貨款支付。-對(duì)公司提出的不合理要求或糾紛處理結(jié)果有異議時(shí)，有權(quán)提出申訴，要求公司進(jìn)行重新評(píng)估和處理。2.供應(yīng)商義務(wù)-遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，提供合法、合格的產(chǎn)品和服務(wù)。確保所供應(yīng)的藥品及相關(guān)物資符合國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)、醫(yī)療器械標(biāo)準(zhǔn)等質(zhì)量要求。-按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)產(chǎn)品，不得擅自變更。如遇不可抗力等特殊情況需要變更，應(yīng)提前通知公司并協(xié)商解決方案。-配合公司的質(zhì)量檢驗(yàn)、審計(jì)等工作，提供必要的文件、資料和協(xié)助。對(duì)公司提出的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)整改，并反饋整改結(jié)果。-保護(hù)公司的商業(yè)秘密，不得將公司的采購(gòu)信息、技術(shù)要求、合作計(jì)劃等商業(yè)機(jī)密泄露給第三方。3.公司權(quán)利-有權(quán)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察、評(píng)估、監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件和資料，以確保供應(yīng)商的供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。-根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，在符合合同約定的情況下，對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行調(diào)整或變更，要求供應(yīng)商配合執(zhí)行。-對(duì)于供應(yīng)商提供的不合格產(chǎn)品或違反合同約定的行為，有權(quán)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施、承擔(dān)違約責(zé)任或終止合作關(guān)系。4.公司義務(wù)-向供應(yīng)商提供準(zhǔn)確、清晰的采購(gòu)需求信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求等，并及時(shí)更新相關(guān)信息。-按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)、足額支付供應(yīng)商貨款。-尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益，為供應(yīng)商提供公平的合作機(jī)會(huì)，在合作過(guò)程中保持誠(chéng)信和公正。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，由審計(jì)、法務(wù)等部門(mén)人員組成，定期對(duì)采購(gòu)流程、供應(yīng)商管理等工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。檢查采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、供應(yīng)商評(píng)估與選擇的公正性、物資驗(yàn)收的合規(guī)性等。-鼓勵(lì)公司員工對(duì)供應(yīng)商管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.供應(yīng)商監(jiān)督-要求供應(yīng)商定期提交生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況報(bào)告，包括生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制情況、財(cái)務(wù)狀況等信息，以便公司及時(shí)掌握供應(yīng)商動(dòng)態(tài)。-不定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地回訪(fǎng)，檢查供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系運(yùn)行等情況是否保持良好狀態(tài)。3.考核機(jī)制-建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，按照績(jī)效評(píng)估的各項(xiàng)指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化考核?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商獎(jiǎng)懲、合作關(guān)系調(diào)整的重要依據(jù)。-對(duì)公司內(nèi)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理的相關(guān)部門(mén)和員工進(jìn)行績(jī)效考核，考核內(nèi)容包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)成功率、采購(gòu)成本控制、物資供應(yīng)及時(shí)性、質(zhì)量問(wèn)題處理效果等方面。將績(jī)效考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。七、附則1.解釋權(quán)本規(guī)章的解釋權(quán)歸本醫(yī)