第三模塊Excel2003的使用任務(wù)一使用模板制作學(xué)員聯(lián)系方式表任務(wù)二制作年度考勤記錄表任務(wù)三制作考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表任務(wù)四制作射擊訓(xùn)練統(tǒng)計(jì)圖表任務(wù)五制作士兵信息統(tǒng)計(jì)表

任務(wù)一使用模板制作學(xué)員聯(lián)系方式表

學(xué)習(xí)目標(biāo)

(1)掌握Excel2003的啟動(dòng)和退出，熟悉Excel2003窗口的組成。

(2)理解工作簿、工作表、單元格、單元格區(qū)域的關(guān)系；掌握工作簿文件的創(chuàng)建、打開(kāi)、保存、保護(hù)、關(guān)閉等基本操作。

(3)掌握工作表中行、列、單元格的選定、復(fù)制與移動(dòng)、插入與刪除等操作；掌握表格中行高與列寬的設(shè)置方法。

(4)掌握數(shù)據(jù)的輸入方法。相關(guān)知識(shí)

Excel是以工作簿為單位來(lái)處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的，工作簿文件是Excel存儲(chǔ)在磁盤上的最小獨(dú)立單位，它由多個(gè)工作表組成。在Excel中，數(shù)據(jù)和圖表都是以工作表的形式存儲(chǔ)在工作簿文件中的。一個(gè)Excel工作簿又稱為一個(gè)Excel文件，擴(kuò)展名為?.xls。

工作表是單元格的集合，是Excel進(jìn)行一次完整作業(yè)的基本單位，通常稱為電子表格。若干個(gè)工作表構(gòu)成一個(gè)工作簿。在使用工作簿文件時(shí)，只有一個(gè)工作表處于活動(dòng)狀態(tài)。工作簿與工作表的關(guān)系就像賬本與賬頁(yè)的關(guān)系，可以把一個(gè)工作簿看成是一個(gè)賬本(由多張賬頁(yè)組成)，而每一個(gè)工作表就好像是其中的一個(gè)賬頁(yè)，用于保存一個(gè)具體的表格。打開(kāi)賬本就可以很方便的查看其中的每一個(gè)賬頁(yè)，并能對(duì)某一個(gè)賬頁(yè)進(jìn)行處理。

任務(wù)說(shuō)明

本任務(wù)通過(guò)使用“通訊錄”模板快速創(chuàng)建一份具有內(nèi)容的電子表格，然后在其基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)一定的修改，制作出一份符合實(shí)際需求的學(xué)員聯(lián)系方式表，以便保存班級(jí)中所有學(xué)員的相關(guān)信息，最終的效果如圖3-1-1所示。圖3-1-1“聯(lián)系方式表”樣例任務(wù)實(shí)施

一、啟動(dòng)Excel

點(diǎn)擊屏幕左下角的【開(kāi)始】按鈕，在彈出的菜單中選擇“所有程序”，選擇“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可啟動(dòng)Excel2003應(yīng)用程序。

啟動(dòng)Excel應(yīng)用程序后，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)文件名為“Book1”的臨時(shí)Excel工作簿文件，并自動(dòng)打開(kāi)第1個(gè)工作表“Sheet1”，如圖3-1-2所示。圖3-1-2Excel2003的界面

Excel2003的工作界面與MicrosoftOffice中其他應(yīng)用程序的工作界面類似，但也有不同之處。

1)工作窗口

Excel2003的工作窗口主要由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、名稱框、編輯欄、工作區(qū)、工作表標(biāo)簽和狀態(tài)欄組成。

(1)標(biāo)題欄。標(biāo)題欄位于Excel工作窗口的最上端。標(biāo)題欄左端依次顯示應(yīng)用程序的控制圖標(biāo)、應(yīng)用程序名、當(dāng)前文檔名等內(nèi)容。標(biāo)題欄右端是窗口的控制按鈕，包括【最小化】按鈕、【最大化/還原】按鈕和【關(guān)閉】按鈕。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊控制圖標(biāo)、拖動(dòng)標(biāo)題欄或者點(diǎn)擊控制按鈕，完成改變Excel工作窗口的位置、大小，以及退出Excel應(yīng)用程序等操作。

(2)菜單欄。菜單欄位于標(biāo)題欄下方，包括文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數(shù)據(jù)、窗口、幫助等9個(gè)菜單項(xiàng)，使用菜單項(xiàng)可以執(zhí)行Excel中的所有命令。單擊某個(gè)菜單項(xiàng)，會(huì)打開(kāi)其下拉菜單，選擇相應(yīng)的菜單命令，即可完成命令所對(duì)應(yīng)的相關(guān)操作。使用菜單時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①命令后跟有“

”符號(hào)，表示該命令下有子菜單。

②命令后跟有“(字母)”，如“(A)”，表示打開(kāi)該菜單時(shí)，按下鍵盤上相對(duì)應(yīng)的字母鍵即可執(zhí)行相應(yīng)的命令。

③命令后跟有組合鍵字母，如“Ctrl?+?A”，表示直接按組合鍵即可執(zhí)行相應(yīng)命令。

④命令后跟有“…”，表示執(zhí)行該命令可以打開(kāi)一個(gè)對(duì)話框。

(3)工具欄。工具欄位于菜單欄的下方，它以形象的圖標(biāo)按鈕形式，表示了Excel中的常用操作。按照工具欄的功能不同，Excel提供了多個(gè)工具欄供用戶使用。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)只顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄，用戶可以通過(guò)在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，或選擇“視圖”菜單的“工具欄”命令來(lái)選擇需要顯示的工具欄。

將鼠標(biāo)指針在工具欄中某個(gè)按鈕上停留片刻，在按鈕的下方就會(huì)出現(xiàn)該按鈕的名稱信息。有些按鈕旁有下拉按鈕，單擊此下拉按鈕可彈出下拉列表或下拉菜單。

(4)狀態(tài)欄。狀態(tài)欄位于Excel窗口的最底端，用來(lái)顯示當(dāng)前工作區(qū)的狀態(tài)。在大多數(shù)情況下，狀態(tài)欄的左端顯示“就緒”字樣，表示工作表正在準(zhǔn)備接收新的數(shù)據(jù)，在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，則顯示“輸入”字樣。

(5)任務(wù)窗格。任務(wù)窗格位于窗口的右側(cè)，當(dāng)啟動(dòng)某些任務(wù)時(shí)，任務(wù)窗格將會(huì)被自動(dòng)打開(kāi)，如“新建”。任務(wù)窗格關(guān)閉后，可以打開(kāi)“視圖”菜單，再單擊菜單中的“任務(wù)窗格”命令，可重新打開(kāi)任務(wù)窗格。

2)重要部件

Excel窗口中比較特殊和重要的部件有：

(1)工作區(qū)和單元格。工作區(qū)是窗口中有淺色表格線的大片空白區(qū)域，是用戶輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建表格的地方。單元格是組成工作表的最小單位。一張Excel工作表由65536行、256列組成，每一行和每一列都有確定的標(biāo)號(hào)：行號(hào)用數(shù)字1，2，3，…，65536表示；列標(biāo)用英文字母A，B，…，Z，AA，AB，…，IV表示。每一個(gè)行列交叉處即為一個(gè)單元格，該單元格的列標(biāo)和行號(hào)構(gòu)成了該單元格的名稱，如A5，表示第一列第五行的單元格。

(2)活動(dòng)單元格。在每個(gè)工作表中只有一個(gè)單元格是當(dāng)前正在操作的單元格，稱之為活動(dòng)單元格，也稱為當(dāng)前單元格?；顒?dòng)單元格的邊框?yàn)榧哟值暮谏吙颍鄳?yīng)的行號(hào)與列標(biāo)反色顯示。

(3)單元格區(qū)域。在Excel中，區(qū)域是指連續(xù)的單元格，一般習(xí)慣上用“左上角單元格:右下角單元格”表示。如“A3:E7”表示左上起于A3，右下止于E7的25個(gè)單元格，如圖3-1-3所示。但是也可以用其他對(duì)角的兩個(gè)單元格來(lái)描述單元格區(qū)域，如圖中的單元格區(qū)域也可以表示為“E7:A3”、“A7:E3”、“E3:A7”。圖3-1-3單元格區(qū)域

(4)名稱框。名稱框位于工具欄的下方，用來(lái)顯示工作表中當(dāng)前活動(dòng)單元格的名稱。

(5)編輯欄。編輯欄位于名稱框的右側(cè)，用于顯示活動(dòng)單元格中的內(nèi)容。在編輯欄中可以輸入數(shù)據(jù)、公式和函數(shù)，并且可以改變插入點(diǎn)位置，方便地對(duì)輸入內(nèi)容進(jìn)行修改。

(6)工作表標(biāo)簽欄。工作表標(biāo)簽欄位于工作區(qū)的左下方，顯示了該工作簿中所有工作表的名稱，一個(gè)工作表對(duì)應(yīng)一個(gè)標(biāo)簽。單擊某個(gè)工作表標(biāo)簽，可以在工作區(qū)中顯示對(duì)應(yīng)的工作表，顯示在工作區(qū)中的工作表稱為當(dāng)前工作表，當(dāng)前工作表的標(biāo)簽將反色顯示，且工作表的名稱下有一條下劃線。

Excel啟動(dòng)后會(huì)自動(dòng)建立一個(gè)名為Book1的新工作簿，其中默認(rèn)包含3個(gè)空白的工作表，其中第一個(gè)工作表Sheet1為當(dāng)前工作表。用戶可以向工作表中插入新的工作表或刪除已有的工作表，但工作簿中至少應(yīng)包含1張工作表，最多可以包含255個(gè)工作表。二、新建工作簿文件

在Excel中有三種創(chuàng)建新工作簿文件的方法：新建空白工作簿、使用模板新建工作簿和根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建工作簿。

1)新建空白工作簿

創(chuàng)建空白工作簿的具體操作步驟如下：

(1)選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開(kāi)“新建工作簿”任務(wù)窗格，如圖3-1-4所示。

(2)在該任務(wù)窗格中的“新建工作簿”選區(qū)中單擊“空白工作簿”超鏈接，即可創(chuàng)建一個(gè)空白的工作簿文件，如圖3-1-4所示。圖3-1-4“新建工作簿”任務(wù)窗格

2)根據(jù)現(xiàn)有的工作簿新建工作簿

根據(jù)現(xiàn)有的工作簿新建工作簿的具體操作步驟如下：

(1)在“新建工作簿”任務(wù)窗格中的“新建”選區(qū)中單擊“根據(jù)現(xiàn)有的工作簿…”超鏈接，彈出“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對(duì)話框，如圖3-1-5所示。

(2)在該對(duì)話框中根據(jù)需要選擇現(xiàn)有的工作簿，單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可根據(jù)現(xiàn)有的工作簿新建工作簿。

這種新建工作簿的方式，相當(dāng)于對(duì)已有的工作簿創(chuàng)建了一個(gè)副本并對(duì)其進(jìn)行打開(kāi)。圖3-1-5“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對(duì)話框

3)使用模板新建工作簿

除了以上兩種方式，Excel提供了一些模板文件，利用模板文件可以創(chuàng)建一個(gè)具有特定格式的新工作簿，具體的操作步驟如下：

(1)在“新建工作簿”任務(wù)窗格中，單擊“本機(jī)上的模板”，彈出“模板”對(duì)話框。如圖3-1-6所示。

(2)單擊“電子方案表格”選項(xiàng)卡，如圖3-1-6所示，在模板列表中選擇某個(gè)模板，單擊【確定】按鈕。

這樣，就可以創(chuàng)建一個(gè)具有一定格式和功能的工作簿文件。圖3-1-6“模板”對(duì)話框窗口右側(cè)的“新建工作簿”任務(wù)窗格，在“新建工作簿”任務(wù)窗格中的“模板”選區(qū)中單擊“本機(jī)上的模板”超鏈接，彈出“模板”對(duì)話框，點(diǎn)擊“電子方案表格”選項(xiàng)卡，切換到模板選擇頁(yè)面，在模板列表區(qū)中選擇“通訊錄”模板，單擊【確定】按鈕，完成新建工作簿。新建的工作簿如圖3-1-7所示，已具備了一定的內(nèi)容。圖3-1-7“通訊錄”模板三、保存工作簿文件

使用辦公軟件時(shí)，良好的保存習(xí)慣可以避免因誤操作或者計(jì)算機(jī)故障而造成的數(shù)據(jù)丟失。保存工作簿文件是指將已經(jīng)建立好的工作簿作為一個(gè)磁盤文件存儲(chǔ)起來(lái)，以便以后使用。

1)直接保存

上一步通過(guò)模板新建的工作簿文件只是一個(gè)臨時(shí)文件，為了將其保存到磁盤上以便以后使用，應(yīng)當(dāng)對(duì)新建的臨時(shí)文件進(jìn)行保存，直接保存的具體操作步驟如下：

(1)選擇“文件”菜單的“保存”命令，彈出“另存為”對(duì)話框，如圖3-1-8所示。圖3-1-8“另存為”對(duì)話框

(2)在該對(duì)話框的“保存位置”下拉列表中選擇工作簿的保存位置；在“文件名”編輯框中輸入想要保存工作簿的名稱。

(3)設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，完成工作簿的保存工作。

2)自動(dòng)保存

自動(dòng)保存指的是系統(tǒng)在每隔一定的時(shí)間后自動(dòng)保存一次工作簿，設(shè)置自動(dòng)保存工作簿的具體操作如下：

(1)選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，彈出“選項(xiàng)”對(duì)話框，打開(kāi)“保存”選項(xiàng)卡，如圖3-1-9所示。圖3-1-9“保存”選項(xiàng)卡四、修改工作表標(biāo)題

選定工作表標(biāo)題行單元格B2，將輸入法切換到中文輸入法狀態(tài)，從鍵盤直接輸入“**區(qū)隊(duì)學(xué)員聯(lián)系方式表”，對(duì)原標(biāo)題行的內(nèi)容進(jìn)行覆蓋。

選定單元格：是在對(duì)單元格進(jìn)行編輯和修改之前，必須首先完成的操作，用戶可以使用鍵盤或鼠標(biāo)來(lái)選定單元格。使用鍵盤選定單元格的方式如表3-1-1所示。表3-1-1鍵盤選定單元格的方法使用鼠標(biāo)選定單元格的具體方法如表3-1-2所示。

輸入數(shù)據(jù)是以單元格為單位進(jìn)行的，要在指定的單元格中輸入數(shù)據(jù)，首先需要選定該單元格，然后再通過(guò)鍵盤輸入數(shù)據(jù)，此時(shí)新輸入的數(shù)據(jù)將會(huì)覆蓋單元格中原有的數(shù)據(jù)，如果只想修改該單元格中的部分內(nèi)容，則應(yīng)該將光標(biāo)定位到編輯欄中要修改的地方進(jìn)行編輯。輸入數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)在單元格和編輯欄中同時(shí)顯示輸入內(nèi)容。數(shù)據(jù)輸入完畢后，可以按回車鍵或“Tab”鍵確認(rèn)輸入，也可按“Esc”鍵或編輯欄上的【取消】按鈕取消當(dāng)前輸入。表3-1-2鼠標(biāo)選定單元格的方法

1)輸入文本

單元格中的文本包括任何字母、數(shù)字和鍵盤符號(hào)的組合。每個(gè)單元格最多可包含32000個(gè)字符，如果單元格的列寬不能容納下文本字符串，就要占用相鄰的單元格。如果相鄰單元格中已有數(shù)據(jù)，就會(huì)截?cái)囡@示。默認(rèn)情況下，輸入的文本型數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)左對(duì)齊，數(shù)值型數(shù)據(jù)右對(duì)齊。當(dāng)輸入郵政編碼、電話號(hào)碼等全部由數(shù)字組成的字符串時(shí)，應(yīng)先輸入一個(gè)“‘”(單引號(hào))后，再輸入字符串，以確定是文本行數(shù)據(jù)而非數(shù)值型數(shù)據(jù)。

在單元格中輸入文本時(shí)，如果需要換行輸入，可插入“硬回車”，方法是按下“Alt?+?Enter”組合鍵。

2)輸入數(shù)值

在Excel工作表中，數(shù)值型數(shù)據(jù)是使用最多，也是最為復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型。默認(rèn)情況下，單元格中最多可顯示11位數(shù)字，如果超出此范圍，則自動(dòng)改為以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示，且數(shù)值在單元格內(nèi)右對(duì)齊。當(dāng)單元格內(nèi)顯示一串“#”符號(hào)時(shí)，則表示列寬不夠顯示此數(shù)字，可適當(dāng)調(diào)整列寬以正確顯示。

在Excel中，不同類型的數(shù)字有不同的輸入方法。

(1)輸入正數(shù)：直接輸入，前面不必加“+”號(hào)。

(2)輸入負(fù)數(shù)：必須在數(shù)字前加“-”號(hào)，或者給數(shù)字加上圓括號(hào)。

(3)輸入真分?jǐn)?shù)：應(yīng)先輸入“0”和空格，再輸入分?jǐn)?shù)。

(4)輸入假分?jǐn)?shù)：應(yīng)在整數(shù)部分和分?jǐn)?shù)部分之間加一個(gè)空格，以便與日期類型區(qū)分開(kāi)。

3)輸入日期和時(shí)間

在單元格中輸入Excel能夠識(shí)別的日期和時(shí)間時(shí)，單元格格式自動(dòng)從“常規(guī)”數(shù)字格式轉(zhuǎn)換為“日期和時(shí)間”格式，輸入的數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)右對(duì)齊，否則按文本處理，且數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)左對(duì)齊。

輸入日期和時(shí)間數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)該遵循以下規(guī)則：

輸入日期：日期有多種格式，可用“/”或“-”分隔，也可用年、月、日的格式。按“Ctrl?+?;”組合鍵，可輸入當(dāng)前日期；按“Ctrl?+?Shift?+?;”組合鍵，可輸入當(dāng)前的系統(tǒng)時(shí)間。

輸入時(shí)間：小時(shí)、分、秒之間用“：”分隔。系統(tǒng)默認(rèn)輸入的時(shí)間是24小時(shí)制，如果使用12小時(shí)制，則需要在輸入的時(shí)間后輸入一個(gè)空格，再輸入“am”或“pm”，也可以輸入“a”或“p”來(lái)表示上午和下午。

五、刪除批注

通過(guò)“通訊錄”模板創(chuàng)建的“**區(qū)隊(duì)學(xué)員聯(lián)系方式表”中“姓名”單元格的右上方有一個(gè)紅色的三角，說(shuō)明該單元格已經(jīng)添加了批注。

將鼠標(biāo)移動(dòng)到該單元格上方，會(huì)顯示出批注的內(nèi)容，如圖3-1-10所示。

選定工作表中的“姓名”單元格B5，打開(kāi)“編輯”菜單，選擇“清除”→“批注”子命令，即可完成批注的刪除。圖3-1-10“姓名”單元格的批注

六、插入/刪除列/行

通過(guò)模板生成的工作表并不能滿足本任務(wù)的要求，根據(jù)圖3-1-11所示，需要在工作表中插入兩列，并刪除多余的空白行。圖3-1-11插入/刪除列/行后的任務(wù)效果

1)插入列

點(diǎn)擊“地址”所在列的列標(biāo)H選定該列，或選定H列中的某個(gè)單元格。

打開(kāi)“插入”菜單，選擇“列”命令，即可完成在“地址”列前插入一個(gè)新列。

重復(fù)一次“插入”→“列”操作，實(shí)現(xiàn)在“地址”列之前插入兩個(gè)新列。

2)刪除行

將鼠標(biāo)移動(dòng)到第16行的行號(hào)上，當(dāng)指針圖標(biāo)變?yōu)橄蛴业膶?shí)心箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵，向下拖動(dòng)到第35行的行號(hào)上，完成第16行到35行的選定?；蜻x定第16行到第35行的某個(gè)單元格區(qū)域。

打開(kāi)“編輯”菜單，選擇“刪除”命令，實(shí)現(xiàn)行的刪除。工作表的結(jié)構(gòu)如圖3-1-11所示。

七、修改表頭信息

(1)選定C5單元格，將其中的內(nèi)容“家庭電話”修改為“性別”。

(2)選定D5單元格，將其中的內(nèi)容“單位電話”修改為“出生日期”。

(3)選定F5單元格，將其中的內(nèi)容“呼機(jī)”修改為“宿舍編號(hào)”。

(4)選定H5單元格，輸入“QQ號(hào)”。

(5)選定I5單元格，輸入“郵編”。

(6)選定J5單元格，并在編輯欄中本單元格內(nèi)容“地址”前點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，將插入點(diǎn)定位到原有內(nèi)容之前，從鍵盤輸入“通信”，修改單元格內(nèi)容為“通信地址”。

八、調(diào)整列寬

將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到C列和D列的列標(biāo)之間，當(dāng)指針變化為向左右擴(kuò)展的箭頭形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵并向左移動(dòng)，當(dāng)C列的寬度恰好能夠顯示“性別”文本內(nèi)容時(shí)，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵,實(shí)現(xiàn)對(duì)C列寬度的調(diào)整。

使用相同方法，將“聯(lián)系方式表”中其他各列的寬度，調(diào)整到與樣例中各列寬度大體一致的程度。完成后工作表的結(jié)構(gòu)如圖3-1-12所示。圖3-1-12調(diào)整列寬后的任務(wù)效果九、設(shè)置單元格格式并輸入數(shù)據(jù)

(1)設(shè)置單元格格式。

為了使工作表中的信息能夠正確、美觀的顯示出來(lái)，在輸入數(shù)據(jù)之前，需要對(duì)單元格中的文本對(duì)齊方式和數(shù)據(jù)類型進(jìn)行設(shè)置。

①對(duì)齊方式。

選定B6:F15單元格區(qū)域，點(diǎn)擊格式工具欄中的【居中】按鈕，使數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)居中顯示。

選定G6:H15單元格區(qū)域，點(diǎn)擊格式工具欄中的【右對(duì)齊】按鈕，使數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)右對(duì)齊。

選定I6:I15單元格區(qū)域，設(shè)置數(shù)據(jù)對(duì)齊方式為“居中”。②數(shù)據(jù)類型。

選定“出生日期”列中的D6:D15單元格區(qū)域，打開(kāi)“格式”菜單，選擇“單元格”命令，將彈出的“單元格格式”對(duì)話框切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖3-1-13所示。圖3-1-13“單元格格式”對(duì)話框由于出生日期為日期型數(shù)據(jù)，所以在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“日期”，在“區(qū)域設(shè)置(國(guó)家/地區(qū))”下拉列表中選擇“中文(中國(guó))”，在“類型”列表區(qū)域中選擇第一種日期顯示形式“*2001-3-14”。最后單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框并完成設(shè)置。

選定“E6:E15，H6:I15”單元格區(qū)域，在選定區(qū)域上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，同樣打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“文本”，將該單元格中數(shù)據(jù)的格式設(shè)置為文本類型。

(2)輸入數(shù)據(jù)。

按照樣例的內(nèi)容，依次輸入各個(gè)學(xué)生的聯(lián)系信息。

十、保存退出

當(dāng)編輯完一個(gè)工作簿文件后，需要將其關(guān)閉并退出Excel應(yīng)用程序，常用的操作有關(guān)閉工作簿和退出Excel。關(guān)閉工作簿，指的是關(guān)閉當(dāng)前所打開(kāi)的工作簿文件，而不會(huì)退出Excel應(yīng)用程序，用戶此時(shí)可以進(jìn)行其他工作簿文件的編輯工作。退出Excel，將會(huì)關(guān)閉當(dāng)前打開(kāi)的所有工作簿文件，并退出Excel應(yīng)用程序。

(1)關(guān)閉工作簿的具體步驟如下：

①選擇文件菜單的關(guān)閉命令，即可關(guān)閉當(dāng)前所打開(kāi)的工作簿文件。如果該工作簿在編輯之后沒(méi)有保存，系統(tǒng)將彈出如圖所示的信息提示框。②單擊【是】按鈕，保存工作簿；單擊【否】按鈕，則不保存對(duì)工作簿所做的任何修改直接關(guān)閉；單擊【取消】按鈕，則返回到編輯狀態(tài)。

(2)退出Excel可以使用下列方法之一：

①在菜單欄中選擇“文件”－“退出”命令。

②單擊Excel2003標(biāo)題欄右側(cè)的【關(guān)閉】按鈕。

③雙擊Excel2003標(biāo)題欄左側(cè)的“控制菜單”圖標(biāo)。

④使用快捷鍵“Alt?+?F4”。

用戶如果在退出Excel前沒(méi)有保存修改過(guò)的工作簿文件，在退出時(shí)，系統(tǒng)將彈出一個(gè)提示框，提示用戶是否保存對(duì)工作簿的修改。十一、打開(kāi)工作簿文件

1)直接打開(kāi)工作簿

直接打開(kāi)工作簿的具體操作步驟如下：

(1)選擇“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令，將會(huì)彈出“打開(kāi)”對(duì)話框。

(2)在“查找范圍”下拉列表中選擇工作簿所在的位置，在列表框中選中想要打開(kāi)的工作簿文件。

(3)單擊【打開(kāi)】按鈕，即可打開(kāi)該工作簿文件。

2)以只讀方式或以副本方式打開(kāi)工作簿

為了保證在打開(kāi)已有工作簿文件后，所做的修改不會(huì)被保存到原文件中，可以以只讀方式打開(kāi)文件。

如果要打開(kāi)一個(gè)工作簿文件并對(duì)其進(jìn)行修改，但又想保留原來(lái)的內(nèi)容，可以以副本方式打開(kāi)文件。

以只讀方式或副本方式打開(kāi)工作簿的方法如下：選擇“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令后，在彈出的“打開(kāi)”對(duì)話框中選擇需要打開(kāi)其副本或以只讀方式打開(kāi)的工作簿文件，單擊【打開(kāi)】按鈕后部的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“以只讀方式打開(kāi)”或“以副本方式打開(kāi)”命令即可。知識(shí)拓展

一、單元格批注

Excel中，批注相當(dāng)于對(duì)單元格添加的注釋，通常是以文字的形式對(duì)表格中的部分內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明。有關(guān)批注的操作主要有以下幾種：

(1)添加批注。首先選定要添加批注的單元格，然后選擇“插入”菜單中的“批注”命令，再在出現(xiàn)的文本框中編輯想要顯示的文字，最后在文本框外任意位置點(diǎn)擊鼠標(biāo)，或點(diǎn)擊兩次“Esc”鍵，即可完成批注的添加。

(2)編輯批注。編輯批注時(shí)，首先選定具有批注的單元格，然后使用“插入”菜單中的“編輯批注”命令，就可以打開(kāi)批注編輯文本框，對(duì)其中的文本進(jìn)行編輯即可。

(3)刪除批注。刪除批注時(shí)，首先選定具有批注的單元格，然后選擇“編輯”菜單中“清除”命令的“批注”子命令，即可完成批注的刪除。也可以在具有批注的單元格上方單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”命令。

二、窗口視圖設(shè)置

根據(jù)表格制作的不同要求，有時(shí)需要顯示或隱藏Excel窗口環(huán)境下的不同內(nèi)容，如網(wǎng)格線、工作表標(biāo)簽、行號(hào)列標(biāo)等。設(shè)置窗口視圖的方法是打開(kāi)“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中，選擇“視圖”選項(xiàng)卡，如圖3-1-15所示。在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口選項(xiàng)”區(qū)域，通過(guò)選中某個(gè)項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)Excel編輯環(huán)境下該項(xiàng)目的顯示，若取消選中，則該項(xiàng)目不顯示。圖3-1-15“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“視圖”選項(xiàng)卡

任務(wù)二制作年度考勤記錄表

學(xué)習(xí)目標(biāo)

(1)掌握工作表的切換、重命名、插入與刪除、復(fù)制與移動(dòng)、隱藏與恢復(fù)等基本操作。

(2)掌握數(shù)據(jù)和格式的填充操作。

(3)掌握單元格格式的設(shè)置方法。

相關(guān)知識(shí)

Excel2003為用戶提供了一種自動(dòng)填充功能，可以自動(dòng)填充相同的數(shù)據(jù)和格式，或者按照某種序列填充。使用填充功能最常用的辦法是拖動(dòng)“填充柄”?！疤畛浔笔侵高x定單元格時(shí)右下角的小方塊。當(dāng)選定行或列時(shí)，鼠標(biāo)變?yōu)閷?shí)心十字形狀，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)填充柄就可以實(shí)現(xiàn)填充。

任務(wù)說(shuō)明

通過(guò)本次任務(wù)的學(xué)習(xí)，掌握Excel中數(shù)據(jù)的快速輸入形式和單元格格式的設(shè)置方法，從而制作出更加美觀的電子表格。具體的任務(wù)內(nèi)容如圖3-2-1所示。圖3-2-1“年度考勤記錄”樣例任務(wù)實(shí)施

一、新建空白工作簿文件

首先啟動(dòng)Excel2003，然后選擇“文件”菜單中的“保存”命令，將彈出“另存為”對(duì)話框，如圖3-2-2所示，在對(duì)話框“保存位置”區(qū)域設(shè)置路徑為“D:\Excel任務(wù)二”，在“文件名”右邊的文本框中輸入工作簿名稱“考勤記錄表”，最后點(diǎn)擊“保存”命令，系統(tǒng)自動(dòng)把新建的“Book1”工作簿保存為“考勤記錄表”工作簿。圖3-2-2“另存為”對(duì)話框雙擊“考勤記錄表”工作簿中第一張工作表的標(biāo)簽“Sheet1”，從鍵盤輸入新的工作表名“考勤記錄”，并點(diǎn)擊回車鍵確認(rèn)輸入，如圖3-2-3所示。圖3-2-3工作表標(biāo)簽打開(kāi)“文件”菜單，選擇“頁(yè)面設(shè)置”命令，在“頁(yè)面”選項(xiàng)卡中，選中方向區(qū)域中“橫向”選項(xiàng)，將頁(yè)面方向設(shè)置為“橫向”，如圖3-2-4所示；切換到“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，將頁(yè)面的上邊距設(shè)置為“1.5”，下邊距設(shè)置為“1”，左右邊距都設(shè)置為“1.9”，頁(yè)眉和頁(yè)腳都設(shè)置為“0.8”，居中方式設(shè)置為“水平”，如圖3-2-5所示。點(diǎn)擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。圖3-2-4“頁(yè)面設(shè)置”之“頁(yè)面”圖3-2-5“頁(yè)面設(shè)置”之“頁(yè)邊距”二、設(shè)置行高和列寬

點(diǎn)擊工作區(qū)左上角外的【全選】按鈕，選定“考勤記錄表”中的所有單元格。

打開(kāi)“格式”菜單，選擇“行”→“行高”子命令，在彈出的“行高”對(duì)話框中，輸入行高值為“12”，如圖3-2-6所示，點(diǎn)擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。圖3-2-6“行高”對(duì)話框打開(kāi)“格式”菜單，選擇“列”→“列寬”子命令，在彈出的“列寬”對(duì)話框中，輸入列寬值為“2”，如圖3-2-7所示，點(diǎn)擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。

選中第C列，按照上面的方法將列寬值設(shè)置為“4”；同樣，將第AI列的列寬值也設(shè)置為“4”。

選中第1行，按照上面的方法將行高值設(shè)置為“20”。

選定第3行，按照上面的方法將行高值設(shè)置為“4”。圖3-2-7“列寬”對(duì)話框三、單元格的合并

1)使用菜單命令合并單元格

選定單元格區(qū)域B1:AI1，選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，點(diǎn)擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，切換到單元格對(duì)齊格式設(shè)置頁(yè)面，如圖3-2-8所示。在“文本對(duì)齊方式”區(qū)域中，將水平對(duì)齊和垂直對(duì)齊均選擇為“居中”，在“文本控制”區(qū)域中，點(diǎn)擊“合并單元格”復(fù)選框，使其處于選中狀態(tài)，最后點(diǎn)擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。圖3-2-8“單元格格式”之“對(duì)齊”選定G2:H2單元格區(qū)域，按照上面的方法合并單元格，并將文本水平對(duì)齊方式設(shè)置為“靠右(縮進(jìn))”，縮進(jìn)值為“0”。使用相同的方法分別合并M2:N2、U2:V2、AA:AB單元格區(qū)域(注意：在執(zhí)行完G2:H2的設(shè)置后，可以先選定M2:N2單元格區(qū)域的情況下，然后選擇“編輯”菜單中的“重復(fù)”命令或點(diǎn)擊“Ctrl?+?Y”組合鍵，快速實(shí)現(xiàn)重復(fù)的格式設(shè)置)。

選定I2:L2單元格區(qū)域，使用“單元格格式”對(duì)話框合并單元格區(qū)域，并將文本水平對(duì)齊方式設(shè)置為“靠左(縮進(jìn))”，縮進(jìn)值為“0”。使用“編輯”菜單中的“重復(fù)”命令，快速合并O2:R2、W2:Y2、AC:AD單元格區(qū)域。

2)合并及居中

選定B4:C4單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“格式工具欄”中的【合并及居中】命令按鈕，快速完成單元格合并，并將文本的水平對(duì)齊方式設(shè)置為“居中”。

使用【合并及居中】命令按鈕，快速合并以下單元格區(qū)域：

第B列中的：B5:B7、B8:B10、B11:B13、B14:B16、B17:B19、B20:B22、B23:B25、B26:B28、B29:B31、B32:B34、B35:B37、B38:B40。

第AH列中的：AG8:AH10、AH14:AH16、AH20:AH22、AH29:AH31、AH35:AH37。

第42行中的：R42:T42、U42:V42、W42:X42、Y42:Z42、AA42:AB42、AC42:AD42、AE42:AF42。四、數(shù)據(jù)的輸入與填充

選定B1單元格，首先從鍵盤輸入“年度考勤記錄”，然后點(diǎn)擊編輯欄中的【輸入】按鈕，確認(rèn)輸入。在選定B1單元格的基礎(chǔ)上，選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框：切換到“字體”選項(xiàng)卡，設(shè)置字體為“華文中宋”，字形為“加粗”，字號(hào)為“16”磅，字體顏色為“白色”，如圖3-2-9所示；切換到“圖案”選項(xiàng)卡，設(shè)置單元格底紋顏色為第一行第一列的黑色，如圖3-2-10所示。最后點(diǎn)擊【確定】按鈕，完成設(shè)置并關(guān)閉對(duì)話框。圖3-2-9“單元格格式”之“字體”圖3-2-10“單元格格式”之“圖案”選定B2:AI42單元格區(qū)域，打開(kāi)格式工具欄中的“字號(hào)”列表，將該單元格區(qū)域中文本的字號(hào)大小設(shè)置為“9”磅，使用格式工具欄上的【居中】按鈕，將文本水平對(duì)齊方式設(shè)置為居中。

選定G2單元格，輸入“單位”；選定M2單元格，輸入“部門”；選定U2單元格，輸入“姓名”；選定AA2單元格，輸入“年份”。

選定I2單元格，點(diǎn)擊格式工具欄中【填充顏色】命令按鈕右邊的下拉按鈕，展開(kāi)單元格填充顏色選擇列表，將鼠標(biāo)移動(dòng)到選擇區(qū)域中第五行第六列的“淡藍(lán)色”圖標(biāo)按鈕之上，在確認(rèn)顏色名稱后，單擊該顏色按鈕，為I2單元格設(shè)置“淡藍(lán)色”底紋。按照同樣方法，為O2、W2、AC2設(shè)置相同顏色的底紋。選定B4單元格，設(shè)置底紋顏色為“灰度-25%”。

選定D4單元格，輸入數(shù)字“1”，并將單元格的底紋設(shè)置為“靛藍(lán)”，字形加粗，字體顏色為“白色”。將鼠標(biāo)移動(dòng)到D4單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閷?shí)心的十字形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵，并同時(shí)按下鍵盤上的“Ctrl”鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)指針至AI4，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵后釋放“Ctrl”鍵?？梢钥吹?，Excel在自動(dòng)按照遞增數(shù)列的形式進(jìn)行連續(xù)單元格中數(shù)據(jù)填充的同時(shí)，也可以進(jìn)行外觀格式的填充。

選定AI4單元格，輸入“合計(jì)”，直接覆蓋原有內(nèi)容。選定B5單元格，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡的“文本控制”區(qū)域選中“自動(dòng)換行”選項(xiàng)，如圖3-2-11所示。在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置字形為“加粗”，在“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋為“淺黃”，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。最后向B5單元格輸入文本“一月”。圖3-2-11設(shè)置單元格內(nèi)文本自動(dòng)換行選定B8單元格，按照上面同樣的方法，設(shè)置文本“自動(dòng)換行”，字形為“加粗”，底紋為“淺青綠”，并輸入文本“二月”。

選定B5:B8單元格區(qū)域，并將鼠標(biāo)移動(dòng)到該選定區(qū)域的右下角，通過(guò)拖動(dòng)填充柄到B38單元格區(qū)域的方式，對(duì)拖動(dòng)區(qū)域的數(shù)據(jù)和格式進(jìn)行自動(dòng)填充。

選定C5單元格，輸入“年假”，點(diǎn)擊回車鍵，活動(dòng)單元格向下移動(dòng)到C6，輸入“病假”，再點(diǎn)擊回車鍵，活動(dòng)單元格向下移動(dòng)到C7單元格，輸入“事假”。選定C5:C7單元格區(qū)域，使用拖動(dòng)填充柄的方式，將這三個(gè)單元格中的文字連續(xù)復(fù)制到C40單元格。選定AI5:AI7單元格區(qū)域，設(shè)置單元格底紋為“淺黃”色，選定AI8:AI10單元格區(qū)域，設(shè)置單元格底紋為“淺青綠”色。選定AI5:AI10單元格區(qū)域，通過(guò)拖動(dòng)填充柄的方式，自動(dòng)填充單元格格式到AI40單元格。

在R42單元格中輸入“年度累計(jì)：”，在U42單元格中輸入“年假”，在Y42單元格中輸入“病假”，在AC42單元格中，輸入“事假”。五、設(shè)置邊框

選定B4:AI40單元格區(qū)域，打開(kāi)格式菜單，選擇“單元格”命令，在彈出“單元格格式”對(duì)話框后，切換到“邊框”選項(xiàng)卡，如圖3-2-12所示。在該對(duì)話框的線條列表中，首先選中第一列最后一行的細(xì)實(shí)線，然后打開(kāi)顏色列表，選擇“深藍(lán)”色，最后點(diǎn)擊預(yù)置區(qū)域的【內(nèi)部】按鈕，將選定單元格區(qū)域的內(nèi)部線條設(shè)置為以上選定的樣式；在線條區(qū)域中重新選中第二列第五行較粗的實(shí)線，點(diǎn)擊預(yù)置區(qū)域的【外邊框】按鈕，對(duì)選定單元格區(qū)域的外部框線進(jìn)行設(shè)置。在對(duì)話框中可以看到邊框設(shè)置的總體效果。最后，點(diǎn)擊【確定】按鈕完成邊框設(shè)置。圖3-2-12“單元格格式”之“邊框”點(diǎn)擊格式工具欄中【邊框】命令按鈕右側(cè)的下拉按鈕，展開(kāi)邊框列表，選擇最下端的“繪圖邊框”，打開(kāi)“邊框”工具欄，如圖3-2-13所示。點(diǎn)擊“邊框”工具欄左端邊框按鈕右邊的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“繪圖邊框”，在“線條樣式”下拉列表中選擇第九項(xiàng)較粗的實(shí)線，然后再?gòu)腂5單元格拖動(dòng)畫筆圖標(biāo)到C40單元格，為B5:C40單元格區(qū)域添加外邊框線條。以相同的方式，依次為AI4:AI40、B5:AI7、B11:AI13、B17:AI19、B23:AI25、B29:AI31、B35:AI37單元格區(qū)域設(shè)置相同的外邊框線條。

圖3-2-13“邊框”工具欄最后，為U42:AE42添加邊框，內(nèi)邊框和外邊框的線條均為藍(lán)色的細(xì)實(shí)線。

任務(wù)二的效果如圖3-2-14所示。圖3-2-14任務(wù)二效果六、保護(hù)工作表

保護(hù)工作表，指的是保護(hù)工作表中部分單元格中的信息，以防止用戶選中該單元格并修改其中的信息。

選定I2、O2、W2、AC2四個(gè)單元格，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，并切換到“保護(hù)”選項(xiàng)卡，如圖3-2-15所示。去掉“鎖定”前的選定狀態(tài)，使這些單元格在保護(hù)工作表后，處于非保護(hù)狀態(tài)。

同樣，選定工作表中D5:AH40單元格區(qū)域，使用上面的方法去掉該區(qū)域的“鎖定”。

選定AG8、AH14、AH20、AH29、AH35四個(gè)單元格，使用相同方法為單元格加上“鎖定”。圖3-2-15“單元格格式”之“保護(hù)”打開(kāi)“工具”菜單，選擇“保護(hù)”→“工作表”子命令，彈出“保護(hù)工作表”對(duì)話框，如圖3-2-16所示。在“保護(hù)工作表”對(duì)話框中，選中“保護(hù)工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”，并選中“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”列表中的“選定未鎖定的單元格”，單擊【確定】按鈕，完成工作表中單元格區(qū)域的保護(hù)。

完成上面保護(hù)工作表的操作后，工作編輯狀態(tài)下將只能選定設(shè)置為非“鎖定”的單元格，而無(wú)法進(jìn)行其他的編輯操作?？梢酝ㄟ^(guò)“工具”菜單的“保護(hù)”→“撤消工作表保護(hù)”命令取消保護(hù)，如果保護(hù)工作表時(shí)設(shè)置了密碼，取消保護(hù)時(shí)，系統(tǒng)將要求用戶輸入密碼。圖3-2-16“保護(hù)工作表”對(duì)話框七、工作表的視圖選項(xiàng)設(shè)置

選擇“工具”菜單的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，并切換到“視圖”選項(xiàng)卡，如圖3-2-17所示，去掉“窗口選項(xiàng)”區(qū)域中“網(wǎng)格線”、“行號(hào)列標(biāo)”、“水平滾動(dòng)條”和“垂直滾動(dòng)條”的選中狀態(tài)，單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框。當(dāng)前工作的視圖效果如圖3-2-18所示。圖3-2-17“選項(xiàng)”對(duì)話框之“視圖”選項(xiàng)卡圖3-2-18任務(wù)二效果圖

八、復(fù)制、移動(dòng)、刪除、隱藏工作表

在工作表標(biāo)簽位置選中第二個(gè)工作表Sheet2，選擇“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令，刪除Sheet2；在Sheet3工作表標(biāo)簽上單元鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”，刪除Sheet3。

在“考勤記錄”處于打開(kāi)的狀態(tài)下，選擇“編輯”菜單中的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，打開(kāi)“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框。在“工作簿”為當(dāng)前工作簿名稱的情況下，在“下列選定工作表之前”列表中選擇“(移至最后)”，勾選“建立副本”復(fù)選框，如圖3-2-19所示，單擊【確定】按鈕，即可完成在已有工作表的最后，插入一份同樣內(nèi)容的工作表“考勤記錄(2)”。修改新工作表的標(biāo)簽為“李四的考勤”。圖3-2-19復(fù)制工作表使用上面相同的方式，再?gòu)?fù)制兩份“考勤記錄”表，并修改標(biāo)簽名為“王五的考勤”和“張三的考勤”，如圖3-2-20所示。圖3-2-20復(fù)制工作表后的標(biāo)簽欄在工作表“張三的考勤”標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，打開(kāi)“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框，如圖3-2-21所示，在當(dāng)前工作簿中，將“張三的考勤”移動(dòng)到“李四的考勤”之前。最終工作簿中工作表的順序如圖3-2-22所示。圖3-2-22移動(dòng)工作表后的標(biāo)簽欄圖3-2-21移動(dòng)工作表在任意一張工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令，選定全部工作表；再在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出的快捷菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”命令，彈出“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對(duì)話框，如圖3-2-23所示，在對(duì)話框的顏色列表中選擇第五行第三列的淺黃色，點(diǎn)擊【確定】按鈕，完成工作表標(biāo)簽顏色的設(shè)置。圖3-2-23設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色在工作表標(biāo)簽區(qū)域選定第一張工作表“考勤記錄”，打開(kāi)“格式”菜單，選擇“工作表”→“隱藏”命令，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作表的隱藏，如圖3-2-24所示。若要重新顯示“考勤記錄”表，可以選擇“格式”菜單中的“工作表”→“取消隱藏”命令，然后在彈出的“取消隱藏”對(duì)話框中選擇需要顯示的工作表，單擊【確定】按鈕即可完成隱藏工作表的顯示，如圖3-2-25所示。

九、保存

將工作簿保存到“D:/任務(wù)二年度考勤記錄表.xls”。圖3-2-25“取消隱藏”工作表對(duì)話框圖3-2-24隱藏工作表后的標(biāo)簽欄知識(shí)拓展

一、設(shè)置工作表背景

為了使工作表更加美觀，可以使用圖片作為工作表的背景。

設(shè)置工作表背景的操作為：打開(kāi)“格式”菜單，選擇“工作表”→“背景”命令，將會(huì)彈出“工作表背景”對(duì)話框，如圖3-2-27所示。在對(duì)話框中選擇需要作為工作表背景的圖片文件，點(diǎn)擊【插入】按鈕，即可完成工作表背景的設(shè)置，如圖3-2-28所示。

若要?jiǎng)h除工作表背景，可以使用“格式”菜單中的“工作表”→“刪除背景”命令。圖3-2-27“工作表背景”對(duì)話框圖3-2-28添加背景后的工作表二、使用菜單命令進(jìn)行填充

在連續(xù)的單元格中輸入一系列有規(guī)律的內(nèi)容，可以使用序列填充的方式快速完成操作。

如圖3-2-29所示，A1:A15單元格區(qū)域中完成了一個(gè)等比數(shù)列的輸入，若使用序列填充的方式進(jìn)行輸入，一般的過(guò)程是：首先，在A1單元格中輸入數(shù)值“2”，再通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)的方式選中A1:A15單元格區(qū)域；然后選擇“編輯”菜單中“填充”命令的“序列”子命令，打開(kāi)“序列”對(duì)話框，如圖3-2-30所示，在對(duì)話框中的“類型”區(qū)域中選中“等比序列”，“步長(zhǎng)值”設(shè)置為“2”；最后單擊【確定】按鈕，即可快速實(shí)現(xiàn)等比數(shù)列的填充。圖3-2-29步長(zhǎng)值為2的等比數(shù)列圖3-2-30“序列”對(duì)話框使用“序列”對(duì)話框，可以完成連續(xù)單元格區(qū)域中規(guī)律變化數(shù)值的快速填充，對(duì)于步長(zhǎng)值為“1”的等差數(shù)列，也可以在按下“Ctrl”鍵的同時(shí)，通過(guò)拖動(dòng)填充柄的方法實(shí)現(xiàn)。

三、自定義序列

使用智能填充的方式，可以實(shí)現(xiàn)快速的數(shù)據(jù)錄入，但智能填充的信息，是以Excel中的自定義序列為基礎(chǔ)的。選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，將“選項(xiàng)”對(duì)話框的顯示內(nèi)容切換到“自定義序列”選項(xiàng)卡，就可以看到系統(tǒng)已有的自定義序列，如圖3-2-31所示。圖3-2-31“選項(xiàng)”對(duì)話框之“自定義序列”若要定義一個(gè)新的填充序列，可以在“輸入序列”區(qū)域中輸入新序列的內(nèi)容，如圖3-2-32所示，輸入了一個(gè)“唐詩(shī)”的序列。輸入新序列時(shí)，要求序列中的每一項(xiàng)應(yīng)單獨(dú)占據(jù)一行。序列輸入完成后，點(diǎn)擊右邊的【添加】按鈕，即可將新輸入的序列添加到自定義序列當(dāng)中。圖3-2-32添加自定義序列在工作表的某個(gè)單元格輸入“靜夜思”，然后拖動(dòng)該單元格的填充柄，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)使用剛才定義的序列進(jìn)行智能填充，如圖3-2-33所示。圖3-2-33使用自定義序列填充

任務(wù)三制作考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表

學(xué)習(xí)目標(biāo)

(1)理解Excel中單元格的引用方法。

(2)掌握Excel中的常用數(shù)據(jù)類型及其相關(guān)的運(yùn)算、運(yùn)算符、運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)等基本知識(shí)。

(3)掌握Excel中公式的編輯和使用。

(4)掌握Excel中常用函數(shù)的功能、名稱、參數(shù)的意義和使用方法。

相關(guān)知識(shí)

Excel中的公式用等號(hào)開(kāi)頭，由等號(hào)、數(shù)值、單元格引用、函數(shù)、運(yùn)算符等元素組成。利用它可以從已有的數(shù)據(jù)中獲得一個(gè)新的數(shù)據(jù)，當(dāng)公式中相應(yīng)單元格的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，由公式生成的值也將隨之改變。公式是電子表格的核心，Excel提供了方便的環(huán)境來(lái)創(chuàng)建復(fù)雜的公式。

Excel中的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用參數(shù)作為特定數(shù)值，按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接使用函數(shù)對(duì)某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如對(duì)單元格區(qū)域進(jìn)行求和、計(jì)算平均值、計(jì)數(shù)和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等等。

一、運(yùn)算符的類型

公式中的運(yùn)算符包括算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符四種。

(1)算術(shù)運(yùn)算符。算術(shù)運(yùn)算符如表3-3-1所示，主要用于完成基本的算術(shù)運(yùn)算，如加、減、乘、除等。表3-3-1算?術(shù)?運(yùn)?算?符

(2)比較運(yùn)算符。比較運(yùn)算符如表3-3-2所示，可以比較兩個(gè)數(shù)值并產(chǎn)生邏輯TRUE或FALSE。表3-3-2比?較?運(yùn)?算?符

(3)文本運(yùn)算符。文本運(yùn)算符“&”可以將兩個(gè)文本值連接起來(lái)產(chǎn)生一個(gè)連續(xù)的文本值，例如“中國(guó)”&“人民解放軍”的運(yùn)算結(jié)果為“中國(guó)人民解放軍”。

(4)引用運(yùn)算符。引用運(yùn)算符如表3-3-3所示，可以將單元格區(qū)域進(jìn)行合并運(yùn)算。表3-3-3引?用?運(yùn)?算?符

二、運(yùn)算順序

如果一個(gè)公式中的參數(shù)太多，就要考慮到運(yùn)算的先后順序，如果公式中包含相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符，Excel則從左到右進(jìn)行運(yùn)算。如果要修改運(yùn)算順序，則要把公式中需要首先計(jì)算的總值括在圓括號(hào)內(nèi)。例如公式“=(B2+B3)*D4”，就是先計(jì)算加，然后再計(jì)算乘。運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)如表3-3-4所示。表3-3-4運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)三、單元格的引用

引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格和單元格區(qū)域，并指明使用數(shù)據(jù)的位置。通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表上的單元格的數(shù)據(jù)。Excel2003為用戶提供了相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用和三維引用四種方法。

(1)相對(duì)引用。相對(duì)引用的格式是直接用單元格或單元格區(qū)域名，而不加“$”符號(hào)，例如“A1”、“D3”等。使用相對(duì)引用后，系統(tǒng)將會(huì)記住建立公式的單元格和被引用的單元格的相對(duì)位置關(guān)系，在粘貼這個(gè)公式時(shí)，新的公式單元格和被引用的單元格仍保持這種相對(duì)位置。

(2)絕對(duì)引用。絕對(duì)引用就是指被引用的單元格與引用的單元格的位置關(guān)系是絕對(duì)的，無(wú)論將這個(gè)公式粘貼到任何單元格，公式所引用的還是原來(lái)單元格的數(shù)據(jù)。

絕對(duì)引用的單元格行和列前都有“$”符號(hào)，例如“$B$1”和“$D$5”都是絕對(duì)引用。

(3)混合引用。混合引用是指在同一單元格中，既有相對(duì)引用，又有絕對(duì)引用，即混合引用具有絕對(duì)列和相對(duì)行，或是相對(duì)列和絕對(duì)行。例如“$D2”(絕對(duì)引用列)和“F$2”(絕對(duì)引用行)都是混合引用。

(4)三維引用。三維引用是指引用同一工作簿不同工作表中的單元格數(shù)據(jù)。三維引用的一般格式為：工作表名！單元格地址。例如，在當(dāng)前工作表的A1單元格中輸入公式“=Sheet1!A1+Sheet2!A1”，表示把Sheet1工作表A1單元格中的值與Sheet2工作A1單元格中的值的和放在當(dāng)前工作表A1單元格中。另外，還可以引用不同工作簿中的單元格數(shù)據(jù)，格式為：[工作簿名稱]工作表名！單元格地址。任務(wù)說(shuō)明

公式和函數(shù)的使用，是Excel中的一個(gè)重點(diǎn)。在本任務(wù)中，通過(guò)制作成績(jī)統(tǒng)計(jì)表，可以掌握公式的編輯方法和常用函數(shù)的使用方法，深刻體會(huì)到Excel給工作帶來(lái)的便利，從而進(jìn)一步掌握Excel的核心功能。本任務(wù)的最終效果如圖3-3-1所示。圖3-3-1“成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”樣例任務(wù)實(shí)施

一、新建工作簿文件

啟動(dòng)Excel2003，然后單擊“常用”工具欄上的【保存】按鈕，將系統(tǒng)自動(dòng)新建的“Book1”工作簿保存為“任務(wù)三考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”。

二、編輯工作表結(jié)構(gòu)并輸入數(shù)據(jù)

建立如圖3-3-2所示的“**區(qū)隊(duì)第一學(xué)期期末考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”結(jié)構(gòu)并輸入數(shù)據(jù)。圖3-3-2“**區(qū)隊(duì)第一學(xué)期期末考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”結(jié)構(gòu)

1)表名

首先選定B1:K1單元格區(qū)域，點(diǎn)擊格式工具欄上的【合并及居中】命令按鈕，將該單元格區(qū)域合并為一個(gè)單元格B1；然后選定B1單元格，從鍵盤輸入“**班期末考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”；最后，使用格式工具欄上的相關(guān)命令，將表名的字體設(shè)置為“華文宋體”，字號(hào)設(shè)置為20磅，字形設(shè)置為“加粗”。

2)標(biāo)題行

合并B2:B3區(qū)域，輸入“學(xué)號(hào)”；合并C2:C3區(qū)域，輸入“姓名”；合并D2:H2區(qū)域，輸入“科目”；在D3到H3的五個(gè)單元格中，依次輸入“數(shù)學(xué)”、“語(yǔ)文”、“英語(yǔ)”、“生物”、“歷史”；合并I2:I3區(qū)域，輸入“總分”；合并J2:J3區(qū)域，輸入“平均分”；合并K2:K3區(qū)域，輸入“名次”。

3)統(tǒng)計(jì)行

合并B19:B20區(qū)域，輸入“統(tǒng)計(jì)”；在C19單元格中輸入“最高分”；在C20單元格中輸入“最低分”。

4)設(shè)置單元格格式

選定標(biāo)題行區(qū)域B2:K2，執(zhí)行“格式”菜單的“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對(duì)話框中的“字體”選項(xiàng)卡中，將單元格區(qū)域中的字體設(shè)置為“華文宋體”，字號(hào)設(shè)置為14磅，字形設(shè)置為“加粗”；在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中，將單元格區(qū)域中的文字的水平對(duì)齊和垂直對(duì)齊均設(shè)置為“居中”；在“邊框”選項(xiàng)卡中，設(shè)置單元格區(qū)域的內(nèi)邊框?yàn)榧?xì)實(shí)線，外部邊框?yàn)檩^粗的實(shí)線；在“圖案”選項(xiàng)卡中，設(shè)置單元格區(qū)域的底紋為顏色選區(qū)中第五行第六列的淡藍(lán)色，最后單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。選定B19:C20區(qū)域，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)卡，將單元格中的字體設(shè)置為“華文宋體”，字號(hào)設(shè)置為14磅，字形設(shè)置為“加粗”，水平對(duì)齊和垂直對(duì)齊均選擇“居中”，單元格底紋選擇為顏色選區(qū)中第五行第六列的淡藍(lán)色。

選定D19:K20和I4:K18單元格區(qū)域，字號(hào)設(shè)置為14磅，設(shè)置單元格底紋顏色為顏色選區(qū)中第四行第八列的最淺灰度顏色。

選定B19:K20區(qū)域，設(shè)置單元格區(qū)域的內(nèi)邊框?yàn)榧?xì)實(shí)線，外部邊框?yàn)檩^粗的實(shí)線；選定B4:K18區(qū)域，字號(hào)設(shè)置為14磅，同樣設(shè)置單元格區(qū)域的內(nèi)邊框?yàn)榧?xì)實(shí)線，外部邊框?yàn)檩^粗的實(shí)線。

5)輸入數(shù)據(jù)

如圖3-3-2所示，輸入15名學(xué)生待統(tǒng)計(jì)的期末考試數(shù)據(jù)，主要包括每個(gè)學(xué)員的學(xué)號(hào)、姓名和語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、生物、歷史五門課程的成績(jī)。

三、使用公式計(jì)算總分列

(1)編輯公式：選定存放第一個(gè)學(xué)員總分的單元格I4，然后在編輯欄中輸入公式“=D4+E4+F4+G4+H4”，按回車鍵或編輯欄上的【確定】按鈕，即可在該單元格顯示出學(xué)員五門課程的總分。

(2)復(fù)制公式：首先選定單元格I4，并執(zhí)行復(fù)制操作，然后選定I5單元格，選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的“選擇性粘貼”對(duì)話框的“粘貼”區(qū)域中選擇“公式”，如圖3-3-3所示，點(diǎn)擊【確定】按鈕，即可將I4單元格的公式復(fù)制到I5單元格中，由于公式中使用的是相對(duì)引用形式，所以當(dāng)公式被復(fù)制到I5單元格后，編輯欄中的公式自動(dòng)變更為“=D5+E5+F5+G5+H5”，因此能夠正確求得第二個(gè)學(xué)員的總分?jǐn)?shù)。圖3-3-3“選擇性粘貼”對(duì)話框

(3)填充公式：選定I5單元格，并將鼠標(biāo)移動(dòng)到該單元格的右下角的填充柄處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閷?shí)心的十字形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)到I18單元格上方后，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，即可完成公式的填充，此時(shí)“成績(jī)表”中每位學(xué)員的總分都已經(jīng)通過(guò)公式計(jì)算了出來(lái)。

四、使用函數(shù)計(jì)算平均分列

(1)插入函數(shù)：首先選定J4單元格，然后選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框，如圖3-3-4所示。圖3-3-4“插入函數(shù)”對(duì)話框在“插入函數(shù)”對(duì)話框的“選擇函數(shù)”列表中選擇平均值計(jì)算函數(shù)“AVERAGE”，點(diǎn)擊【確定】按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，如圖3-3-5所示。點(diǎn)擊“Number1”文本框右端的選取按鈕，對(duì)話框自動(dòng)隱藏為一個(gè)參數(shù)行，然后在工作表中選定D4單元格，再點(diǎn)擊參數(shù)行右端的選取按鈕，此時(shí)第一個(gè)參數(shù)就已經(jīng)添加到了Number1文本框中。按照相同的方法，將E4、F4、G4、H4四個(gè)單元格依次添加到參數(shù)Number2、Number3、Number4、Number5。最后，點(diǎn)擊【確定】按鈕，第一個(gè)學(xué)員的平均成績(jī)即顯示在J4單元格中。圖3-3-5“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框

(2)輸入函數(shù)：首先選定單元格J5，然后在編輯欄中直接輸入函數(shù)“=AVERAGE(D5:H5)”，鍵入回車或點(diǎn)擊編輯欄上的【輸入】按鈕，可以求得第二個(gè)學(xué)員的平均分。

(3)填充函數(shù)：與填充公式相同，通過(guò)拖動(dòng)填充柄的方式，計(jì)算所有學(xué)員的平均分。

五、使用函數(shù)進(jìn)行成績(jī)的統(tǒng)計(jì)

成績(jī)的統(tǒng)計(jì)行需要計(jì)算出每門課程的最高分和最低分，以及所有學(xué)員中的總分和平均分的最高分和最低分，在這里，需要使用MAX和MIN函數(shù)來(lái)完成。

首先選定D19單元格，然后選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，在彈出的“插入函數(shù)”對(duì)話框的“選擇函數(shù)”列表中選擇“MAX”函數(shù)，單擊“確定”，再在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中，選擇Number1文本框右端的選取按鈕，在工作表中通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)的形式選定D4到D18單元格區(qū)域，點(diǎn)擊Number1文本框右端的選取按鈕完成參數(shù)區(qū)域的選取，最后點(diǎn)擊“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話的【確定】按鈕，完成“數(shù)學(xué)”課程中最高分的計(jì)算。使用函數(shù)填充的方式，拖動(dòng)D19單元格的填充柄至J19，完成最高分的計(jì)算。

選定D20單元格，通過(guò)插入函數(shù)的形式插入“MIN”函數(shù)，并將參數(shù)設(shè)置為“D4:D18”，完成“數(shù)學(xué)”課程最低分的計(jì)算，使用填充功能，拖動(dòng)D20單元格的填充柄，完成最低分的計(jì)算。六、使用函數(shù)計(jì)算名次列

使用RANK函數(shù)計(jì)算每位學(xué)員的名次。

首先選定K4單元格，然后選擇“插入”菜單的“函數(shù)命令”，在彈出的“插入函數(shù)”對(duì)話框的“選擇類別”中選擇“統(tǒng)計(jì)”，在“選擇函數(shù)”列表中選擇“RANK”，此時(shí)可以看到對(duì)話框底部已經(jīng)出了該函數(shù)功能的相關(guān)說(shuō)明，如圖3-3-6所示。可以看出，該函數(shù)共有三個(gè)參數(shù)，實(shí)現(xiàn)的功能是“返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對(duì)于其他數(shù)值的大小排位”。圖3-3-6插入RANK函數(shù)點(diǎn)擊【確定】按鈕，關(guān)閉“插入”函數(shù)對(duì)話框，并彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，如圖3-3-7所示。圖3-3-7RANK函數(shù)參數(shù)

(1)?Number參數(shù)：指定需要計(jì)算名次的數(shù)字。

點(diǎn)擊Number參數(shù)文本框右端的選取按鈕后，“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框折疊為一行，然后選定工作表中的I4單元格，即第一位學(xué)員的總分，再點(diǎn)擊對(duì)話框右端的選取按鈕，展開(kāi)“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，此時(shí)Number參數(shù)的值為“I4”。

(2)?Ref參數(shù)：用來(lái)確定名次大小的一系列數(shù)據(jù)。

點(diǎn)擊Ref參數(shù)文本框右端的選取按鈕，在對(duì)話框折疊為一行后，選定所有學(xué)員的總分?jǐn)?shù)據(jù)，即從I4到I18，再點(diǎn)擊對(duì)話框右端的選取按鈕，展開(kāi)“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，此時(shí)Ref參數(shù)的值為“I4:I18”。

(3)?Order參數(shù)：指定排序的方式。

在Order參數(shù)的文本框中，輸入“0”，表示成績(jī)的名次是按照總分的降序順序排列的，即總分最高的為第一名。然后點(diǎn)擊“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中的【確定】按鈕，第一個(gè)學(xué)員的名次已經(jīng)出現(xiàn)在了K4單元格中。

選定K4單元格，編輯欄將顯示出該單元格中所編輯的公式內(nèi)容，通過(guò)鍵盤輸入，將原來(lái)RANK函數(shù)的第二個(gè)參數(shù)“I4:I18”更改為“$I$4:$I$18”。

最后，使用拖動(dòng)K4單元格填充柄的方式，將K4單元格中的公式填充到K5:K18區(qū)域，此時(shí)，所有學(xué)員總分的名次的結(jié)果已正確顯示在了名次列中。

七、保存

將工作簿保存到“D:/任務(wù)三考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表.xls”。知識(shí)拓展

一、函數(shù)的分類

函數(shù)是Excel提供的用于數(shù)值計(jì)算和數(shù)據(jù)處理的公式，其參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值、數(shù)組、錯(cuò)誤值或單元格引用，也可以是常量、公式或其他函數(shù)。函數(shù)的語(yǔ)法以函數(shù)名稱開(kāi)始，后面是左括號(hào)、以逗號(hào)隔開(kāi)的參數(shù)和右括號(hào)。如果函數(shù)要以公式形式出現(xiàn)，在函數(shù)名稱前面輸入等號(hào)“=”即可。

(1)常用函數(shù)：就是經(jīng)常使用的函數(shù)，包括SUM、AVERAGE、IF、COUNT、MAX、SIN、SUMIF、PMT、STDEV、HYPERLINK等。

(2)財(cái)務(wù)函數(shù)：用于財(cái)務(wù)的計(jì)算，例如PMT可以根據(jù)利率、貸款金額和期限計(jì)算出所要支付的金額。

(3)統(tǒng)計(jì)函數(shù)：用于對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

(4)查找和引用函數(shù)：用于在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值或查找某一個(gè)單元格的引用。

(5)信息函數(shù)：用于確定存儲(chǔ)在單元格中的數(shù)據(jù)類型。

(6)時(shí)間和日期函數(shù)：用于分析處理日期和時(shí)間值。系統(tǒng)內(nèi)部的日期和時(shí)間函數(shù)包括：DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TODAY、WEEKDAY、YEAR等。

(7)數(shù)學(xué)與三角函數(shù)：用于進(jìn)行各種各樣的數(shù)學(xué)計(jì)算，主要包括：ABS、PI、ROUND、SIN、TAN等。

(8)文本函數(shù)：用于處理文本字符串。

(9)邏輯函數(shù)：用于進(jìn)行真假值判斷或進(jìn)行復(fù)合檢查，主要包括：AND、OR、NOT、TRUE、FALSE、IF等。

(10)數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)：用于分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件。

二、編輯公式

對(duì)單元格中的公式也可以像單元格中的其他數(shù)據(jù)一樣進(jìn)行編輯，即可對(duì)其進(jìn)行修改、復(fù)制、移動(dòng)、刪除等操作。

(1)修改公式。選定要修改公式所在的單元格，此時(shí)該單元格處于編輯狀態(tài)，然后在編輯欄中對(duì)公式進(jìn)行修改，修改完成后，按回車鍵進(jìn)行確認(rèn)。

(2)復(fù)制公式。選定要復(fù)制公式所在的單元格，選擇“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令，然后選定目標(biāo)單元格，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令，即可復(fù)制公式。

(3)移動(dòng)公式。選定要移動(dòng)公式所在的單元格，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橄蛩闹軘U(kuò)展的箭頭形狀時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵拖至目標(biāo)單元格，釋放鼠標(biāo)即可。

(4)刪除公式。選定要?jiǎng)h除公式所在的單元格，按“Delete”鍵，即可將單元格中的公式及其計(jì)算結(jié)果一同刪除。

三、命名公式

可以為經(jīng)常使用的公式命名，以便于使用。其操作步驟如下：

(1)選擇“插入”菜單中的“名稱”→“定義”子命令，彈出“定義名稱”對(duì)話框，如圖3-3-8所示。圖3-3-8“定義名稱”對(duì)話框

(2)在“當(dāng)前工作簿中的名稱”文本框中輸入公式所要定義的名稱，如“求平均值”。

(3)在“引用位置”下的文本框中輸入公式或函數(shù)，如輸入“AVERAGE(Sheet!B1:D3)”，表示將對(duì)工作表Sheet1中的B1:D3共6個(gè)單元格求平均數(shù)，單擊【添加】按鈕，如圖3-3-9所示。圖3-3-9“定義名稱”對(duì)話框

(4)設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕即可完成公式的命名。

使用已命名公式的方法是粘貼名稱。選定需要插入公式的單元格，執(zhí)行“插入”菜單中的“名稱”→“粘貼”子命令，彈出“粘貼名稱”對(duì)話框，如圖3-3-10所示，在“粘貼名稱”列表中選擇需要插入的名稱，點(diǎn)擊【確定】按鈕即可完成名稱的粘貼。圖3-3-10“粘貼名稱”對(duì)話框

四、隱藏公式

如果不想讓其他人看到自己所使用公式的細(xì)節(jié)，可以對(duì)公式隱藏。單元格中的公式隱藏后，再次選定該單元格，編輯欄將不會(huì)出現(xiàn)原來(lái)的公式。

隱藏公式的具體操作步驟如下：

(1)選定要隱藏公式的單元格或單元格區(qū)域。

(2)選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，打開(kāi)“保護(hù)”選項(xiàng)卡，如圖3-3-11所示。

(3)在該選項(xiàng)卡中選中“隱藏”復(fù)選框，如圖所示，單擊【確定】按鈕。圖3-3-11設(shè)置公式隱藏

(4)選擇“工具”菜單中的“保護(hù)”→“保護(hù)工作表”子命令，彈出“保護(hù)工作表”對(duì)話框，如圖3-3-12所示。圖3-3-12“保護(hù)工作表”對(duì)話框

(5)在該對(duì)話框中的“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”文本框中輸入密碼，單擊【確定】按鈕，彈出“確認(rèn)密碼”對(duì)話框，如圖3-3-13所示。圖3-3-13“確認(rèn)密碼”對(duì)話框

(6)在該對(duì)話框中的“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼，單擊【確定】按鈕。

(7)設(shè)置完成后，公式將被隱藏，不再出現(xiàn)在編輯欄中，起到保護(hù)公式的作用。

用戶需要顯示隱藏的公式，可以選擇“工具”菜單中的“保護(hù)”→“撤消保護(hù)工作表保護(hù)”子命令，彈出“撤消工作表保護(hù)”對(duì)話框，如圖3-3-14所示，在該對(duì)話框中的“密碼”文本框中輸入密碼，單擊【確定】按鈕，即可撤消對(duì)工作表的保護(hù)，此時(shí)在編輯欄中將再次出現(xiàn)單元格中公式的內(nèi)容。圖3-3-14“撤消工作表保護(hù)”對(duì)話框

五、自動(dòng)求和

在Excel2003的常用工具欄上，有一個(gè)【自動(dòng)求和】按鈕，其下拉列表中包含了求和、平均值、計(jì)數(shù)、最大值、最小值等常用功能，可以方便的進(jìn)行常用函數(shù)的求值。

以自動(dòng)求和為例，具體操作步驟如下：

(1)將光標(biāo)定位在工作表中的任意一個(gè)單元格中。

(2)單擊“常用”工具欄中的【自動(dòng)求和】按鈕，Excel2003將自動(dòng)出現(xiàn)求和函數(shù)SUM以及求和的數(shù)據(jù)區(qū)域。

(3)如果所選的數(shù)據(jù)區(qū)域并不是所要計(jì)算的區(qū)域，可以對(duì)計(jì)算區(qū)域重新進(jìn)行選擇，然后按回車鍵確認(rèn)，即可得到計(jì)算結(jié)果。

任務(wù)四制作射擊訓(xùn)練統(tǒng)計(jì)圖表

學(xué)習(xí)目標(biāo)

(1)掌握使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表的一般操作過(guò)程。

(2)掌握?qǐng)D表類型、圖表源數(shù)據(jù)、圖表選項(xiàng)、圖表位置的修改方法。

(3)掌握對(duì)圖表中圖表區(qū)、繪圖區(qū)、分類軸、網(wǎng)格線、圖例等元素的調(diào)整方法，以及圖表背景、顏色、字體等的設(shè)置。

相關(guān)知識(shí)

圖表是Excel最常用的對(duì)象之一，它是依據(jù)選定的工作表單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)，按照一定的數(shù)據(jù)系列生成的，是工作表數(shù)據(jù)的圖形化表示。與工作表數(shù)據(jù)相比，圖表能形象地反映出數(shù)據(jù)的對(duì)比關(guān)系及趨勢(shì)，可以將抽象的數(shù)據(jù)形式化，當(dāng)數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時(shí)，圖表中對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)也會(huì)自動(dòng)更新。

Excel2003提供的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、XY散點(diǎn)圖、面積圖、圓環(huán)圖、雷達(dá)圖、曲面圖、氣泡圖、股價(jià)圖、圓柱圖、圓錐圖和棱錐圖共14種類型，而且每種圖表還有若干個(gè)子類型。

(1)柱形圖和條形圖。柱形圖和條形圖主要用于顯示一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)系列間數(shù)值的大小關(guān)系。

(2)餅圖。餅圖主要用于顯示數(shù)據(jù)系列中每一項(xiàng)與該系列數(shù)值總和的比例關(guān)系，一般只顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列。比如表示各種商品的銷售量與全年銷售量的比例、人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)比例等，都可以使用餅圖。

(3)圓環(huán)圖。圓環(huán)圖與餅圖類似，也用于表示部分?jǐn)?shù)據(jù)與整體間的關(guān)系，但它可以顯示多個(gè)數(shù)據(jù)系列。

(4)圓柱圖、圓錐圖和棱錐圖。圓柱圖、圓錐圖和棱錐圖這三種圖表都類似于柱形圖的三維顯示模式，常用于比較數(shù)據(jù)項(xiàng)或描繪一段時(shí)期內(nèi)數(shù)據(jù)的變化。

(5)折線圖。折線圖通常也用來(lái)表示一段時(shí)間內(nèi)某種數(shù)值的變化情況，常見(jiàn)的如產(chǎn)品銷售折線圖等。

(6)?XY散點(diǎn)圖。散點(diǎn)圖多用于繪制科學(xué)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)或數(shù)學(xué)函數(shù)等圖形。例如繪制正弦和余弦曲線。

(7)組合圖表。組合圖表指的是在一個(gè)圖表中，使用兩種或多種圖表類型來(lái)表示不同類型數(shù)據(jù)的圖表。任務(wù)說(shuō)明

我們生活的這個(gè)世界是豐富多彩的，大多數(shù)知識(shí)都來(lái)自于視覺(jué)。也許我們無(wú)法記住一連串的數(shù)字，以及它們之間的關(guān)系和趨勢(shì)，但我們可以很輕松地記住一幅圖畫或者一個(gè)曲線。因此，在Excel中使用圖表，會(huì)使得數(shù)據(jù)更加生動(dòng)形象，更易于理解和交流。

小張是一連二排三班的班長(zhǎng)，近期他們班進(jìn)行了三次實(shí)彈射擊訓(xùn)練，并將成績(jī)記錄在了Excel工作表中。為了分析本班所有人員在三次訓(xùn)練中的不同表現(xiàn)，小張?jiān)诎鄤?wù)會(huì)上講評(píng)訓(xùn)練結(jié)果時(shí)，使用Excel圖表的形式對(duì)全班成績(jī)進(jìn)行了展示，達(dá)到了很好的效果。本任務(wù)將學(xué)習(xí)如何在Excel中創(chuàng)建圖表，以及圖表的格式編輯，最終效果如圖3-4-1所示。圖3-4-1任務(wù)四樣例任務(wù)實(shí)施

一、打開(kāi)工作簿文件

啟動(dòng)Excel2003，打開(kāi)“文件”菜單，選擇“打開(kāi)”命令，或者點(diǎn)擊常用工具欄上的【打開(kāi)】按鈕，彈出“打開(kāi)”對(duì)話框，如圖3-4-2所示，在對(duì)話框中選擇已有的實(shí)彈射擊成績(jī)表，點(diǎn)擊【打開(kāi)】按鈕，打開(kāi)已有的工作簿文件，該工作簿中工作表的內(nèi)容如圖3-4-2所示。圖3-4-2成績(jī)表

二、插入圖表

選定工作表中用于生成圖表的B2:E8單元格區(qū)域，選擇“插入”菜單中的“圖表”命令，或單擊常用工具欄中的【圖表向?qū)А堪粹o，打開(kāi)“圖表向?qū)А睂?duì)話框，如圖3-4-3所示。圖3-4-3圖表向?qū)е畧D表類型選擇圖表向?qū)?4步驟之1-圖表類型：該步驟主要進(jìn)行圖表類型的選擇，可以在“標(biāo)準(zhǔn)類型”和“自定義類型”中選擇一種具體的圖表類型。根據(jù)本任務(wù)的特點(diǎn)，這里選擇“標(biāo)準(zhǔn)類型”中“圖表類型”列表中的柱形圖，在“子圖表類型”列表中選擇“簇狀柱形圖”。此時(shí)可以按下【按下不放可查看示例】按鈕，查看所選定數(shù)據(jù)區(qū)域生成的該類圖表的總體情況，如圖3-4-4所示。單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入步驟二。

圖表向?qū)?4步驟之2-圖表源數(shù)據(jù)：該步驟主要進(jìn)行與圖表相關(guān)的數(shù)據(jù)區(qū)域的選擇，對(duì)話框共有“數(shù)據(jù)區(qū)域”和“系列”兩個(gè)選項(xiàng)卡。圖3-4-4圖表示例

(1)數(shù)據(jù)區(qū)域：在該選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框中，將顯示打開(kāi)圖表向?qū)е八x定的數(shù)據(jù)區(qū)域“=實(shí)彈射擊!$B$2:$E$8”，如圖3-4-5所示。如果需要更改數(shù)據(jù)區(qū)域，可以點(diǎn)擊文本框右端的選取按鈕，在工作表中重新選定數(shù)據(jù)區(qū)域。“系列產(chǎn)生在”用于設(shè)置圖表中X軸的數(shù)據(jù)來(lái)源于數(shù)據(jù)區(qū)域的行還是列，這里選中“列”。圖3-4-5圖表向?qū)е當(dāng)?shù)據(jù)區(qū)域選擇

(2)系列：在選定“系列產(chǎn)生在”行或列后，在該選項(xiàng)卡中可以進(jìn)一步設(shè)置每個(gè)系列在圖表中的“名稱”、“值”和“分類(X)軸標(biāo)志”，如圖3-4-6所示。這里不作修改。

單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入步驟三。

圖表向?qū)?4步驟之3-圖表選項(xiàng)：該步驟主要進(jìn)行圖表顯示外觀的設(shè)置，對(duì)話框中共有6個(gè)選項(xiàng)卡，分別為“標(biāo)題”、“坐標(biāo)軸”、“網(wǎng)格線”、“圖例”、“數(shù)據(jù)標(biāo)志”和“數(shù)據(jù)表”，在任意選項(xiàng)卡中進(jìn)行相關(guān)設(shè)置后，都可以在對(duì)話框右部的預(yù)覽區(qū)域中查看設(shè)置效果。圖3-4-6圖表向?qū)е盗性O(shè)置

(1)標(biāo)題：用于設(shè)置圖表和各分類軸的標(biāo)題內(nèi)容，如圖3-4-7所示，設(shè)置圖表標(biāo)題為“實(shí)彈射擊成績(jī)”，X軸標(biāo)題為“人員”，Y軸標(biāo)題為“環(huán)數(shù)”。圖3-4-7圖表向?qū)е畼?biāo)題設(shè)置

(2)坐標(biāo)軸：用于設(shè)置圖表中X軸和Y軸的標(biāo)記顯示，如圖3-4-8所示。圖3-4-8圖表向?qū)е鴺?biāo)軸設(shè)置

(3)網(wǎng)格線：用于設(shè)置圖表中網(wǎng)格線條的顯示，如圖3-4-9所示，勾選“分類(X)軸”中的“主要網(wǎng)格線”。圖3-4-9圖表向?qū)еW(wǎng)格線設(shè)置

(4)圖例：用于設(shè)置在圖表中是否顯示圖例，以及圖例的顯示位置，如圖3-4-10所示，勾選“顯示圖例”，并選中“位置”區(qū)域的“底部”選項(xiàng)。圖3-4-10圖表向?qū)е畧D例設(shè)置