企業(yè)公共關(guān)系管理標(biāo)準(zhǔn)文件存儲模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)公共關(guān)系（以下簡稱“公關(guān)”）管理部門及相關(guān)協(xié)作部門，用于規(guī)范公關(guān)類文件的分類、存儲、查閱及生命周期管理。具體應(yīng)用場景包括：日常公關(guān)事務(wù)管理：如媒體溝通記錄、新聞稿件、公關(guān)活動策劃方案及執(zhí)行報告等文件的存儲；危機(jī)公關(guān)處理：如危機(jī)預(yù)警報告、應(yīng)對預(yù)案、事件處理過程記錄及復(fù)盤總結(jié)等文件的歸檔；輿情監(jiān)測與管理：如日常輿情簡報、重點(diǎn)輿情分析報告、輿情應(yīng)對措施等文件的留存；合作伙伴與關(guān)系維護(hù)：如供應(yīng)商合作協(xié)議、重要合作方溝通紀(jì)要、捐贈及公益活動資料等文件的管理；內(nèi)部公關(guān)制度：如公關(guān)管理制度、流程規(guī)范、培訓(xùn)材料等文件的存儲與更新。二、文件存儲操作流程（一）文件分類與編號文件分類公關(guān)文件按內(nèi)容屬性分為五大類，每類下設(shè)二級分類（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：日常管理類：媒體溝通（含媒體名單、采訪記錄）、新聞宣傳（含新聞稿、發(fā)布記錄）、活動策劃（含策劃方案、執(zhí)行總結(jié)）；危機(jī)管理類：預(yù)警監(jiān)測（含輿情預(yù)警報告）、應(yīng)對預(yù)案（含危機(jī)處理流程）、事件記錄（含事件經(jīng)過、處理結(jié)果）、復(fù)盤總結(jié)（含經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)）；輿情管理類：日常監(jiān)測（含周/月度輿情簡報）、重點(diǎn)輿情（含專題分析報告）、應(yīng)對措施（含回應(yīng)口徑、處理記錄）；合作管理類：供應(yīng)商管理（含合作協(xié)議、評估報告）、合作方關(guān)系（含溝通紀(jì)要、往來函件）、公益活動（含策劃方案、成果報告）；制度規(guī)范類：管理制度（含公關(guān)管理辦法）、流程文件（含審批流程、操作指南）、培訓(xùn)資料（含課件、考核記錄）。文件編號規(guī)則采用“年份-部門代碼-文件大類-二級分類-流水號”格式，示例：2024-PR-01-01-001（2024年公關(guān)部日常管理類媒體溝通第1號文件）。部門代碼：PR（公關(guān)部）；文件大類：01（日常管理類）、02（危機(jī)管理類）、03（輿情管理類）、04（合作管理類）、05（制度規(guī)范類）；二級分類：對應(yīng)大類下的子類（如日常管理類中“媒體溝通”為01）；流水號：每年從001開始按順序編制，不得重號或跳號。（二）文件存儲與登記文件存儲方式電子存儲：優(yōu)先采用電子化存儲，企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或指定云盤需設(shè)置獨(dú)立文件夾，按“年份→文件大類→二級分類”層級結(jié)構(gòu)存放（示例：2024\01-日常管理類\01-媒體溝通\）；紙質(zhì)存儲：重要文件（如合同、危機(jī)預(yù)案、領(lǐng)導(dǎo)批示件）需同步打印紙質(zhì)版，按編號順序存入專用檔案盒，檔案盒標(biāo)簽標(biāo)注“編號-文件名稱-年份-保管期限”。文件登記所有文件存儲前需填寫《公關(guān)文件存儲登記表》（詳見模板表格1），內(nèi)容包括：文件名稱、編號、日期、文件類型（電子/紙質(zhì)）、存儲位置（服務(wù)器路徑/檔案盒編號）、密級（內(nèi)部/秘密/機(jī)密）、保管人、備注（如是否涉及敏感信息）。登記表由公關(guān)專員填寫，部門經(jīng)理審核后存檔。（三）文件借閱與使用借閱申請因工作需要借閱文件時，借閱人需填寫《公關(guān)文件借閱申請表》（詳見模板表格2），注明借閱文件名稱/編號、借閱事由、借閱期限、用途（查閱/復(fù)印/抄錄），經(jīng)部門經(jīng)理*審批后交文件保管人辦理。密級文件（秘密/機(jī)密）需經(jīng)分管副總*審批；外部單位借閱需加蓋公章，并由公關(guān)部負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。借閱管理借閱期限：普通文件不超過5個工作日，密級文件不超過3個工作日，到期需續(xù)借的需重新申請；借閱人需妥善保管文件，不得涂改、損壞、復(fù)制或轉(zhuǎn)借，紙質(zhì)文件歸還時需檢查完整性；電子文件借閱僅限在線查閱，禁止，如需需經(jīng)部門經(jīng)理*批準(zhǔn)并備案用途。（四）文件歸檔與更新定期歸檔月度文件：每月最后一個工作日由公關(guān)專員*匯總當(dāng)月文件，完成電子存儲更新及紙質(zhì)文件歸檔；年度歸檔：每年12月底前，公關(guān)部需對全年文件進(jìn)行梳理，編制《公關(guān)文件年度歸檔清單》（含文件編號、名稱、數(shù)量、保管期限），經(jīng)部門經(jīng)理*審核后移交企業(yè)檔案室統(tǒng)一管理。動態(tài)更新制度規(guī)范類文件如需修訂，需由公關(guān)專員提出修改申請，附修訂說明及新舊版本對比，經(jīng)部門經(jīng)理審批后更新存儲，并同步更新編號（如2024-PR-05-01-002為原文件2024-PR-05-01-001的修訂版）；過期文件（如已完成活動的策劃方案、已結(jié)案的危機(jī)記錄）需在歸檔清單中標(biāo)注“已歸檔”，原存儲路徑保留3年后可按流程銷毀。（五）文件銷毀管理銷毀條件保管期限屆滿且無保存價值的文件（如普通輿情簡保管期限為1年、活動策劃方案保管期限為2年）；因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因失效的文件；經(jīng)鑒定無保存價值的重復(fù)文件或草稿文件。銷毀流程公關(guān)專員每半年對到期文件進(jìn)行梳理，填寫《公關(guān)文件銷毀審批表》（詳見模板表格3），注明文件名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報分管副總*審批；銷毀時需由2人以上（含）共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除（格式化+低級覆蓋），監(jiān)銷人需在銷毀審批表簽字確認(rèn)；銷毀審批表及監(jiān)銷記錄需保存5年以上，以備追溯。三、核心模板表格表1：公關(guān)文件存儲登記表文件編號文件名稱日期文件類型（電子/紙質(zhì)）存儲位置（服務(wù)器路徑/檔案盒編號）密級（內(nèi)部/秘密/機(jī)密）保管人備注2024-PR-01-01-001媒體溝通記錄2024-03-15電子\PR服務(wù)器\2024\01-日常管理類\01-媒體溝通\內(nèi)部張*涉及新品發(fā)布信息2024-PR-02-01-002Q1危機(jī)預(yù)警報告2024-01-05紙質(zhì)+電子紙質(zhì)：PR檔案柜02-01盒；電子：同左路徑秘密李*需定期更新表2：公關(guān)文件借閱申請表借閱人部門借閱日期文件名稱/編號借閱事由借閱期限用途（查閱/復(fù)印/抄錄）審批人（部門經(jīng)理）審批日期王*市場部2024-04-102024-PR-03-02-003競品分析參考2024-04-15查閱趙*2024-04-10劉*外聯(lián)部2024-04-122024-PR-04-01-005合作方對接2024-04-18復(fù)?。由w公章）趙*2024-04-12表3：公關(guān)文件銷毀審批表文件名稱文件編號數(shù)量（份/份）保管期限銷毀原因部門審核人（部門經(jīng)理）分管審批人（分管副總）監(jiān)銷人銷毀日期2023年Q3輿情簡報2023-PR-03-01-005121年保管期限屆滿趙*孫*張、李2024-03-31舊版公關(guān)管理制度2022-PR-05-01-0035已失效新版替代趙*孫*張、王2024-03-15四、存儲管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)保密性管理密級文件需設(shè)置訪問權(quán)限，電子文件通過服務(wù)器賬號分級控制，紙質(zhì)文件存入帶鎖檔案柜，僅保管人及授權(quán)人員可接觸；嚴(yán)禁將密級文件通過個人郵箱、等非加密渠道傳輸，如需外部傳遞需采用企業(yè)加密系統(tǒng)或快遞簽收方式。完整性保障重要文件（如合同、危機(jī)事件記錄）需保證附件、審批記錄、溝通記錄等關(guān)聯(lián)文件同步存儲，避免信息缺失；電子文件需定期備份（每月1次），備份介質(zhì)（如移動硬盤、云盤）與存儲介質(zhì)分開存放，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致文件丟失。規(guī)范性要求文件命名需清晰規(guī)范，避免使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱，建議采用“文件名-日期-版本號”格式（如“活動策劃方案-20240315-V1.2”）；嚴(yán)禁在存儲文件夾內(nèi)存放與公關(guān)工作無關(guān)的文件，定期清理重復(fù)、過期及無效文件，保持存儲結(jié)構(gòu)清晰?？勺匪菪运形募僮鳎ù鎯?、借閱、更新、銷毀）需留痕，登記表、審批表等紙質(zhì)及電子記錄需保存至少5年，保證每份文件的流向、使用情況可追溯；如發(fā)生文件丟失、泄露等情況，需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，由公關(guān)專員向部門經(jīng)理及分管副總*報告，并追溯