醫(yī)療公司采購異議處理規(guī)定

一、總則本公司秉持“關(guān)愛生命，品質(zhì)至上”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療產(chǎn)品與服務(wù)為經(jīng)營理念。在采購過程中，為確保公平、公正、透明，有效處理各類采購異議，維護公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在建立科學合理的采購異議處理機制，促進公司采購活動的順利進行，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的平衡發(fā)展，同時契合公司扁平化管理理念，提高決策與執(zhí)行效率。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工以及與公司有采購業(yè)務(wù)往來的所有供應商、客戶等相關(guān)方。無論是在采購項目的招標、談判、合同履行等各個階段產(chǎn)生的異議，均依照本規(guī)定進行處理。三、組織架構(gòu)與職責分工1.采購異議處理小組：由公司行政主管擔任組長，成員包括采購部門負責人、法務(wù)專員、財務(wù)代表、技術(shù)專家等。負責全面統(tǒng)籌采購異議的處理工作，對重大異議事項進行決策。2.采購部門：負責接收供應商和內(nèi)部員工提出的采購異議，對異議進行初步登記、分類和評估，并及時向處理小組匯報。協(xié)助處理小組開展調(diào)查、收集相關(guān)證據(jù)等工作。3.法務(wù)專員：為采購異議處理提供法律支持，審核相關(guān)合同條款，確保處理過程合法合規(guī)，參與重大異議的談判與協(xié)商。4.財務(wù)代表：從財務(wù)角度對異議涉及的費用、成本等問題進行分析和評估，提供專業(yè)意見，協(xié)助處理小組制定合理的解決方案。5.技術(shù)專家：針對涉及技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準等方面的異議，提供專業(yè)的技術(shù)鑒定和分析，為處理小組提供技術(shù)支持。四、管理內(nèi)容與流程1.異議提出-內(nèi)部員工：若發(fā)現(xiàn)采購過程存在問題或?qū)Σ少徑Y(jié)果有異議，應在知曉后的[X]個工作日內(nèi)，以書面形式向采購部門提出，詳細說明異議事項、原因及相關(guān)證據(jù)。-供應商：在采購活動中對招標、談判等環(huán)節(jié)或合同執(zhí)行過程有異議，應在規(guī)定的質(zhì)疑期內(nèi)，以書面形式向采購部門提出，并加蓋單位公章，同時提供聯(lián)系方式及相關(guān)證明材料。-客戶：若對公司采購的醫(yī)療產(chǎn)品或服務(wù)存在異議，可通過公司客服渠道反饋，客服人員應及時記錄并轉(zhuǎn)交給采購部門。2.異議受理-采購部門：收到異議后，應在[X]個工作日內(nèi)進行初步審核，判斷異議是否符合受理條件。對于符合條件的異議，予以正式受理，并向異議提出方發(fā)送受理通知；對于不符合條件的異議，應在通知中說明不予受理的原因。-分類登記：將受理的異議按照性質(zhì)、緊急程度等進行分類登記，建立異議處理檔案，記錄異議的基本信息、處理過程和結(jié)果。3.調(diào)查核實-成立調(diào)查小組：根據(jù)異議的復雜程度和涉及范圍，由采購異議處理小組牽頭，從相關(guān)部門抽調(diào)人員組成調(diào)查小組，負責對異議事項進行深入調(diào)查。-收集證據(jù)：調(diào)查小組通過查閱采購文件、合同資料、檢驗報告等，與相關(guān)人員進行訪談，實地考察等方式，全面收集與異議有關(guān)的證據(jù)。-分析評估：調(diào)查小組對收集到的證據(jù)進行分析評估，判斷異議是否成立，并形成調(diào)查報告，提出初步處理建議。4.處理決策-小組討論：采購異議處理小組召開會議，聽取調(diào)查小組的匯報，對調(diào)查報告和處理建議進行討論。對于一般性異議，處理小組可直接做出處理決定；對于重大異議，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批后做出決定。-處理決定：處理決定應明確是否支持異議，若支持異議，應提出具體的解決方案，如重新采購、調(diào)整價格、更換供應商等；若不支持異議，應向異議提出方說明理由。5.執(zhí)行反饋-執(zhí)行處理決定：相關(guān)部門按照處理決定負責具體執(zhí)行，確保處理結(jié)果得到有效落實。在執(zhí)行過程中，應及時向采購異議處理小組匯報執(zhí)行進展情況。-反饋結(jié)果：處理結(jié)果執(zhí)行完畢后，采購部門應在[X]個工作日內(nèi)將處理結(jié)果反饋給異議提出方，并征求其意見。若異議提出方對處理結(jié)果不滿意，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。五、權(quán)利與義務(wù)1.異議提出方權(quán)利-了解處理進度：有權(quán)隨時向采購部門了解異議處理的進展情況，采購部門應及時給予答復。-要求回避：若認為處理小組成員與異議事項存在利害關(guān)系，可能影響公正處理，有權(quán)提出回避申請。-申訴權(quán)利：對處理結(jié)果不滿意的，有權(quán)在規(guī)定時間內(nèi)向上一級主管部門或領(lǐng)導提出申訴。2.異議提出方義務(wù)-如實反映情況：應如實提供異議事項的相關(guān)信息和證據(jù)，不得故意隱瞞或提供虛假材料。-配合調(diào)查：在異議處理過程中，應積極配合調(diào)查小組的工作，按照要求提供必要的協(xié)助。3.公司權(quán)利-要求提供證據(jù)：有權(quán)要求異議提出方提供充分的證據(jù)支持其異議主張，對于證據(jù)不足的異議，可不予支持。-維護公司利益：在處理異議過程中，公司有權(quán)采取必要措施維護自身的合法權(quán)益，確保采購活動的正常進行。4.公司義務(wù)-公正處理異議：應秉持公平、公正、客觀的原則，依法依規(guī)處理采購異議，保障異議提出方的合法權(quán)益。-保密義務(wù)：對異議處理過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督：公司審計部門定期對采購異議處理情況進行監(jiān)督檢查，審查處理流程是否合規(guī)、處理結(jié)果是否公正合理，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-外部監(jiān)督：鼓勵供應商、客戶等相關(guān)方對公司采購異議處理工作進行監(jiān)督，對于提出的意見和建議，公司應認真對待并及時反饋處理情況。2.考核機制-對處理小組考核：將采購異議處理工作納入處理小組成員的績效考核體系，考核指標包括處理效率、處理結(jié)果滿意度、合規(guī)性等。對于在異議處理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的成員，給予適當獎勵；對于工作不力、導致不良后果的成員，進行相應處罰。-對采購部門考核：對采購部門的異議受理、調(diào)查協(xié)助、結(jié)果反饋等工作進行考核，考核結(jié)果與部門績效掛鉤，促使采購部門積極主動做好采購異議處理相關(guān)工作。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由公司行政主管部門負責解釋和修訂。2.在采購異議處理過程中，若涉及法律糾紛，公司將依法通過協(xié)商、仲裁或