醫(yī)療公司檔案管理辦法?

一、總則1.目的為加強(qiáng)本醫(yī)療公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化，更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)工作，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。2.依據(jù)本辦法依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)療行業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定制定。3.公司檔案理念秉持公司“關(guān)愛生命、追求卓越”的企業(yè)文化，檔案管理工作致力于為醫(yī)療服務(wù)、科研創(chuàng)新、行政管理等提供堅(jiān)實(shí)的信息支撐，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的協(xié)同發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)療公司全體員工。公司所有部門及員工在檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中，均應(yīng)遵守本辦法的規(guī)定。同時(shí)，涉及客戶相關(guān)檔案的管理，在遵循保護(hù)客戶隱私和合法權(quán)益的前提下，參照本辦法執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)為：負(fù)責(zé)制定公司檔案管理的方針政策和發(fā)展規(guī)劃；協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題；監(jiān)督檔案管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門職責(zé)如下：-負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施；-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用公司各類檔案；-負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作；-負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。3.各部門職責(zé)-各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，作為兼職檔案員。-負(fù)責(zé)本部門各類文件、資料的收集、整理、分類和初步歸檔工作，并按時(shí)向檔案管理部門移交；-負(fù)責(zé)確保本部門所形成檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性；-積極配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，按照要求提供有關(guān)檔案資料。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-各部門應(yīng)根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門在醫(yī)療服務(wù)、科研教學(xué)、行政管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案材料。-收集范圍包括但不限于：上級(jí)來文、公司發(fā)文、會(huì)議文件、合同協(xié)議、病歷資料、科研項(xiàng)目資料、人事檔案材料、財(cái)務(wù)報(bào)表、設(shè)備檔案等。-兼職檔案員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步篩選，剔除無(wú)保存價(jià)值的材料，確保歸檔材料的有效性。2.檔案整理-檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為行政檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等類別。-對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。-按照一定的排列順序?qū)n案裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識(shí)。3.檔案歸檔-各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。-檔案管理部門對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，符合要求的予以接收歸檔，不符合要求的退回相關(guān)部門重新整理。-建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.檔案保管-設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境符合要求。-對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、霉變等問題。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案利用-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過程中要愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、污損檔案。-如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的范圍和要求進(jìn)行操作。-外單位人員查閱公司檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定查閱與自身工作相關(guān)的檔案資料，以更好地履行工作職責(zé)。-對(duì)檔案管理工作提出意見和建議的權(quán)利，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)-有義務(wù)按照本辦法的規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理和移交本部門或本人工作中形成的檔案材料。-不得擅自銷毀、隱匿、篡改檔案資料，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。-在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、使用規(guī)定，保護(hù)檔案信息安全。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的質(zhì)量、檔案保管的安全性等。-檔案管理部門對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。-鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將檔案管理工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系。對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)違反檔案管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括批評(píng)教育、績(jī)效扣分、警告、罰款等。-因檔案管理不善導(dǎo)致公司利益受損或造成不良