家具公司會計憑證管理規(guī)章

一、總則1.目的：為加強(qiáng)家具公司憑證管理，規(guī)范憑證的填制、審核、傳遞、保管等流程，保證會計信息的真實、準(zhǔn)確、完整，提高公司財務(wù)管理水平，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)章。2.指導(dǎo)原則：本規(guī)章遵循合法性、準(zhǔn)確性、完整性、及時性原則，確保公司憑證管理工作符合法律法規(guī)要求，如實反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，保障公司財務(wù)信息質(zhì)量。同時，融入公司“以客戶為中心，追求卓越品質(zhì)”的經(jīng)營理念，在憑證管理中注重為公司運(yùn)營和決策提供有力支持。二、適用范圍本規(guī)章適用于家具公司全體員工涉及的各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證管理，包括但不限于采購憑證、銷售憑證、費(fèi)用報銷憑證、資產(chǎn)變動憑證等。同時，與公司有經(jīng)濟(jì)往來的客戶涉及相關(guān)憑證業(yè)務(wù)時，也需遵循本規(guī)章相關(guān)規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)制定和完善憑證管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-對各類憑證進(jìn)行審核、記賬、歸檔和保管，確保憑證的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。-定期對憑證進(jìn)行清查盤點(diǎn)，保證賬證相符。-為其他部門提供憑證管理方面的培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.業(yè)務(wù)部門-按照規(guī)定填制和取得與業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證，確保憑證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，并及時傳遞給財務(wù)部門。-配合財務(wù)部門對憑證進(jìn)行審核和查詢，提供必要的業(yè)務(wù)解釋和證明材料。3.審計部門-定期對公司憑證管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查憑證管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-對重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證進(jìn)行專項審計，防范財務(wù)風(fēng)險。四、管理內(nèi)容與流程1.憑證的填制與取得-原始憑證應(yīng)具備的內(nèi)容：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。-業(yè)務(wù)人員在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，必須取得或填制合法有效的原始憑證。對外取得的發(fā)票必須是稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章；自制原始憑證應(yīng)具備規(guī)范的格式和內(nèi)容，由相關(guān)人員簽字或蓋章。-業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將取得的原始憑證傳遞給財務(wù)部門，不得積壓、丟失或擅自涂改。2.憑證的審核-財務(wù)部門收到原始憑證后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實性、合法性、合理性、完整性和正確性。-對于不真實、不合法的原始憑證，財務(wù)人員有權(quán)不予接受，并向公司負(fù)責(zé)人報告；對于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證，應(yīng)予以退回，并要求經(jīng)辦人員按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進(jìn)行更正、補(bǔ)充。-審核通過的原始憑證，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和會計核算要求，編制記賬憑證。記賬憑證應(yīng)具備的內(nèi)容：憑證名稱、填制日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員簽名或蓋章等。3.憑證的傳遞-公司應(yīng)建立規(guī)范的憑證傳遞程序，明確憑證在各部門、各環(huán)節(jié)之間的傳遞時間、傳遞方式和傳遞責(zé)任。-憑證傳遞過程中，應(yīng)保證憑證的安全、完整，不得隨意扣留、遺失或損壞。-對于涉及多個部門的復(fù)雜經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)制定專門的憑證傳遞流程，確保各部門之間信息溝通順暢，業(yè)務(wù)處理及時。4.憑證的保管-財務(wù)部門應(yīng)按照會計檔案管理的要求，對已審核記賬的憑證進(jìn)行整理、裝訂和歸檔。裝訂成冊的憑證應(yīng)加裝封面和封底，注明憑證種類、年度、月份、起止日期、憑證號碼、起止頁碼、記賬憑證和原始憑證的張數(shù)等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。-憑證檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫或檔案柜中，按照類別、年份等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。-憑證的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行。保管期滿需要銷毀的憑證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。銷毀時，應(yīng)編制銷毀清冊，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照公司規(guī)定，獲取與憑證管理相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以正確履行憑證管理職責(zé)。-員工對憑證管理中存在的問題或不合理規(guī)定，有權(quán)向相關(guān)部門提出意見和建議。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照本規(guī)章的要求，正確填制、取得和傳遞憑證，保證憑證的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。-員工應(yīng)積極配合財務(wù)部門和審計部門對憑證的審核、檢查工作，提供真實、有效的信息和資料。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司提供符合法律法規(guī)要求的合法憑證，作為雙方經(jīng)濟(jì)往來的證明。-客戶對公司提供的憑證存在疑問時，有權(quán)向公司相關(guān)部門進(jìn)行咨詢和查詢。4.客戶義務(wù)-客戶在與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來時，應(yīng)按照規(guī)定提供必要的證明材料，協(xié)助公司取得合法有效的原始憑證。-客戶應(yīng)妥善保管公司提供的憑證，不得擅自涂改、偽造或丟失。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司建立內(nèi)部監(jiān)督檢查制度，定期或不定期對各部門憑證管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括憑證管理制度的執(zhí)行情況、憑證的填制與審核質(zhì)量、憑證的傳遞與保管情況等。-審計部門應(yīng)按照審計計劃，對公司憑證管理進(jìn)行專項審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。-鼓勵員工對憑證管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，公司對舉報屬實的員工給予一定的獎勵，并對舉報人信息嚴(yán)格保密。2.考核機(jī)制-將憑證管理工作納入員工績效考核體系，對在憑證管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿缈冃Ъ臃?、獎金等?對違反憑證管理制度的行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、績效扣分、罰款等處罰。情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分，直至解除勞