美容院采購招標管理規(guī)定

一、總則1.適用范圍：本規(guī)定適用于美容院全體涉及采購招標相關工作的員工，以及參與美容院采購招標項目的供應商。2.目的：為加強美容院采購招標管理，規(guī)范采購招標行為，提高采購資金的使用效益，保證采購質量，促進廉政建設，結合美容院實際情況，制定本規(guī)定。3.遵循原則：采購招標活動應遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則，同時體現美容院“以客戶為中心，追求卓越品質”的經營理念。在確保采購物品和服務質量的前提下，注重經濟效益與社會效益的平衡，實現資源的優(yōu)化配置。二、采購招標組織與職責1.采購招標小組：成立專門的采購招標小組，成員包括行政主管、財務人員、相關業(yè)務部門代表等。小組負責制定采購招標計劃、審核采購需求、組織招標活動、評審投標文件、確定中標供應商等工作。2.各成員職責-行政主管：全面負責采購招標工作的組織、協(xié)調和監(jiān)督，確保采購招標活動符合美容院整體戰(zhàn)略和管理要求。-財務人員：負責對采購預算進行審核，參與評標過程，對投標報價的合理性進行評估，確保采購資金的合理使用。-相關業(yè)務部門代表：根據業(yè)務需求提出采購申請，提供詳細的技術規(guī)格和質量要求，參與對投標供應商的技術方案和產品質量的評審。三、采購計劃與需求管理1.采購計劃制定：各部門應根據年度經營計劃和實際業(yè)務需求，于每年年底前提交下一年度的采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、預計采購時間等內容。采購招標小組對各部門提交的采購計劃進行匯總、審核和調整，形成美容院年度采購計劃，報管理層審批后執(zhí)行。2.需求變更管理：在采購過程中，如因業(yè)務發(fā)展或其他原因需要變更采購需求，需求部門應填寫《采購需求變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容及對采購預算和進度的影響。經采購招標小組審核，并報管理層批準后，方可進行需求變更。四、招標方式與程序1.招標方式：根據采購項目的性質、金額和特點，可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式。-公開招標：適用于采購金額較大、技術規(guī)格較為明確、市場競爭充分的項目。通過發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參與投標。-邀請招標：適用于采購項目具有一定的特殊性，或供應商數量有限的情況。向特定的供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參與投標。-競爭性談判：適用于采購項目技術復雜、需求多變，難以確定詳細規(guī)格和價格的情況。與多家供應商進行談判，確定最終成交供應商。-詢價：適用于采購規(guī)格、標準統(tǒng)一，現貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。向多家供應商發(fā)出詢價單，比較其報價后確定成交供應商。2.招標程序-招標公告發(fā)布：采用公開招標方式的，應在美容院官網、行業(yè)媒體等指定渠道發(fā)布招標公告。招標公告應包括采購項目名稱、數量、技術規(guī)格、投標截止時間、開標時間、地點等內容。-資格預審：對潛在供應商進行資格預審，審查其營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質證書、業(yè)績情況等相關資料，確定符合條件的供應商名單。-招標文件編制與發(fā)放：采購招標小組根據采購需求編制招標文件，包括投標須知、技術規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內容。招標文件應明確采購項目的要求、投標文件的格式和內容、評標方法和標準等。向通過資格預審的供應商發(fā)放招標文件。-投標文件接收與開標：在投標截止時間前，接收供應商提交的投標文件。開標時，由采購招標小組或公證機構檢查投標文件的密封情況，當眾拆封，宣讀供應商名稱、投標報價、技術方案等內容。-評標與定標：采購招標小組按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，推薦中標候選人。根據評標結果，確定中標供應商，并向其發(fā)出中標通知書。五、供應商管理1.供應商準入：建立供應商準入制度，對申請成為美容院供應商的企業(yè)進行嚴格審核。審核內容包括企業(yè)資質、生產能力、產品質量、售后服務、信譽狀況等方面。經審核合格的供應商，納入美容院供應商庫。2.供應商評價：定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評價結果，對供應商進行分類管理，對表現優(yōu)秀的供應商給予更多的合作機會，對表現不佳的供應商進行整改或淘汰。3.供應商合作：與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。在合作過程中，加強與供應商的溝通與協(xié)調，及時解決出現的問題，確保采購工作的順利進行。六、采購合同管理1.合同簽訂：采購招標活動結束后，采購招標小組應在規(guī)定時間內與中標供應商簽訂采購合同。合同應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式、違約責任等內容。合同條款應符合法律法規(guī)和美容院的相關規(guī)定。2.合同執(zhí)行：采購部門負責采購合同的執(zhí)行，跟蹤供應商的交貨情況，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付貨物或提供服務。在合同執(zhí)行過程中，如出現問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。3.合同變更與終止：如因特殊原因需要變更或終止采購合同，采購部門應填寫《采購合同變更/終止申請表》，說明變更或終止的原因、內容及對采購項目的影響。經采購招標小組審核，并報管理層批準后，方可與供應商協(xié)商變更或終止合同事宜。七、財務管理與審計監(jiān)督1.采購預算控制：財務部門應根據采購計劃和招標結果，對采購預算進行嚴格控制。在采購過程中，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購支出不超過預算。2.付款管理：采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，經相關部門審核后，報財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款，確保資金支付的準確性和安全性。3.審計監(jiān)督：審計部門應對采購招標活動進行全過程審計監(jiān)督，包括采購計劃的制定、招標程序的執(zhí)行、供應商的選擇、合同的簽訂與執(zhí)行等方面。對發(fā)現的問題及時提出整改意見，確保采購招標活動合法、合規(guī)、公正。八、信息管理與保密1.信息收集與整理：采購招標小組應及時收集、整理采購招標過程中的相關信息，包括招標公告、投標文件、評標報告、合同文件等。建立采購招標信息檔案，對信息進行分類歸檔，便于查詢和管理。2.信息公開：按照公開、透明的原則，在不影響美容院商業(yè)機密的前提下，對采購招標信息進行適當公開。如在美容院官網公布中標結果等信息，接受員工和社會的監(jiān)督。3.保密管理：參與采購招標活動的人員應嚴格遵守保密制度，對在采購招標過程中知悉的商業(yè)秘密、技術秘密、供應商信息等予以保密。不得泄露相關信息，損害美容院和供應商的利益。九、安全生產與環(huán)保要求1.安全生產要求：在采購招標過程中，應優(yōu)先選擇符合安全生產要求的供應商和產品。要求供應商提供產品的安全性能說明和相關認證文件，確保采購的物品和服務不存在安全隱患。2.環(huán)保要求：注重環(huán)保理念，優(yōu)先采購環(huán)保型產品和服務。要求供應商提供產品的環(huán)保指標說明和相關證明文件，鼓勵供應商采用環(huán)保生產工藝和包裝材料。十、績效考核與激勵1.績效考核指標：建立采購招標工作績效考核制度，對采購招標小組及相關工作人員的工作進行考核?？己酥笜税ú少彸杀究刂啤⒉少徺|量、交貨期、供應商滿意度等方面。2.激勵措施：根據績效考核結果，對表現優(yōu)秀的采購招標小組和工作人員給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等。對工作不力、出現失誤的人員，進行相應的批評和處罰。十一、人文關懷與培訓1.人文關懷：在采購招標工作中，注重對員工的人文關懷。合理安排工作任務和工作時間，避免員工過度勞累。關心員工的工作和生活需求，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。2.培訓與發(fā)展：定期組織采購招標相關的培