項目合同管理模板規(guī)范化執(zhí)行指南一、引言：合同管理規(guī)范化的核心價值在項目全生命周期管理中，合同是明確權(quán)責、約束行為、規(guī)避風險的核心法律文件。規(guī)范化的合同管理模板執(zhí)行，能夠統(tǒng)一標準、提升效率、降低溝通成本，同時有效防范履約糾紛、保障項目目標達成。本指南結(jié)合多行業(yè)項目實踐，從適用場景到落地工具，系統(tǒng)梳理合同管理模板的規(guī)范化執(zhí)行路徑，助力企業(yè)構(gòu)建“可復制、可追溯、可優(yōu)化”的合同管理體系。二、適用場景：覆蓋多類型項目的合同管理需求規(guī)范化合同管理模板適用于各類具有明確合作主體、權(quán)利義務約定的項目場景，主要包括但不限于：（一）工程建設類項目涵蓋建筑工程、市政工程、裝修工程等，涉及總包、分包、監(jiān)理、材料采購等多類合同。此類項目合同金額大、履行周期長、變更風險高，需通過標準化模板明確工程范圍、質(zhì)量標準、付款節(jié)點、違約責任等核心條款，避免因條款模糊導致的爭議。（二）軟件開發(fā)與信息技術類項目包括定制軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、IT運維服務等，需明確需求范圍、交付成果、驗收標準、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、數(shù)據(jù)安全等條款。此類項目需求易變更、技術更新快，模板需預留變更管理機制和版本控制條款。（三）服務外包類項目涵蓋人力資源外包、營銷推廣外包、財務咨詢外包等，需界定服務內(nèi)容、考核指標、服務期限、保密義務等。此類項目側(cè)重服務質(zhì)量與過程管控，模板需包含量化服務標準及定期考核機制。（四）采購與供應鏈類項目涉及原材料采購、設備采購、物流服務等，需明確規(guī)格型號、數(shù)量價格、交付時間、質(zhì)量檢驗、退換貨流程等。此類項目對成本控制和履約時效要求高，模板需強化價格波動處理、違約賠償?shù)葪l款。三、規(guī)范化執(zhí)行流程：六步閉環(huán)管理模型合同管理模板的規(guī)范化執(zhí)行需遵循“立項-起草-評審-簽署-履行-歸檔”的閉環(huán)流程，每個環(huán)節(jié)明確責任主體、操作要點及輸出成果，保證合同管理全流程可控。（一）第一步：合同立項——明確需求與可行性操作目標：保證合同簽訂有明確的項目依據(jù)和必要性，避免盲目簽約。責任主體：項目經(jīng)理/業(yè)務部門負責人操作說明：需求觸發(fā)：根據(jù)項目規(guī)劃或業(yè)務需求，由需求部門提交《合同立項申請表》（見表1），明確項目背景、合作目的、預算金額、合作方初步意向等核心信息。可行性審核：立項部門聯(lián)合財務、法務對合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、過往業(yè)績）、預算合理性、項目必要性進行審核，形成《立項審核意見》。審批生效：根據(jù)合同金額分級審批（如10萬以下部門負責人審批，10萬-50萬分管副總審批，50萬以上總經(jīng)理審批），審批通過后方可進入合同起草階段。輸出成果：《合同立項申請表》《立項審核意見》《審批意見表》（二）第二步：合同起草——基于模板規(guī)范內(nèi)容操作目標：使用標準化模板起草合同，保證條款完整、權(quán)責清晰、合規(guī)合法。責任主體：法務專員/業(yè)務部門指定人員操作說明：模板選擇：根據(jù)合同類型（如采購合同、服務合同、工程合同）選擇對應的標準模板，模板需包含必備條款（當事人信息、標的、數(shù)量質(zhì)量、價款報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決等）及行業(yè)特殊條款。內(nèi)容填充：根據(jù)立項信息填寫具體內(nèi)容，重點注意：當事人信息：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等需與證件一致；標的描述：清晰無歧義（如服務合同需明確服務范圍、交付標準，采購合同需明確規(guī)格型號）；履約條款：明確時間、地點、方式、驗收標準（如“驗收需提供第三方檢測報告”）；付款條款：約定分期付款的節(jié)點及比例（如“預付30%，驗收合格后付65%，質(zhì)保期滿付5%”）；違約責任：量化違約金（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）或明確違約處理方式。附件整理：將技術參數(shù)、圖紙、服務方案等作為合同附件，注明附件名稱及份數(shù)，與具有同等法律效力。輸出成果：《合同草案（含附件）》（三）第三步：合同評審——多維度把控風險操作目標：通過跨部門評審識別合同風險，保證條款合法、合理、可行。責任主體：法務、財務、業(yè)務、技術等部門（根據(jù)合同類型調(diào)整評審部門）操作說明：評審發(fā)起：起草部門將《合同草案》及《合同評審表》（見表2）提交至法務部，明確評審部門及評審重點。分維度評審：法務評審：重點審查主體資格（如合作方是否具備履約能力）、條款合法性（如是否存在無效格式條款）、爭議解決方式（如約定仲裁或訴訟的管轄法院）；財務評審：審查付款方式與公司財務制度是否匹配、發(fā)票類型及稅務處理、預算控制風險；業(yè)務/技術評審：審查標的描述與實際需求是否一致、履約能力是否匹配（如供應商產(chǎn)能、服務商技術團隊）、驗收標準是否可量化。意見匯總與修改：法務部匯總各部門評審意見，反饋至起草部門修改，形成《合同評審修訂記錄》。重大爭議需組織專題會議協(xié)商解決，直至評審通過。輸出成果：《合同評審表》《合同評審修訂記錄》《最終版合同草案》（四）第四步：合同簽署——規(guī)范授權(quán)與用印操作目標：保證合同簽署程序合法有效，避免越權(quán)簽署或用印風險。責任主體：授權(quán)簽署人、行政部/法務部操作說明：簽署授權(quán)：根據(jù)公司《授權(quán)管理制度》，明確合同簽署權(quán)限（如總經(jīng)理簽署50萬以上合同，分管副總簽署10萬-50萬合同，部門負責人簽署10萬以下合同），簽署時需出示《授權(quán)委托書》（見表3）。文本核對：簽署前，法務部與行政部核對合同文本與評審通過版本是否一致，包括頁碼、份數(shù)、簽字頁等，防止“陰陽合同”。用印管理：在合同騎縫章、簽字頁加蓋公司公章或合同專用章，用印需登記《用印登記表》（見表4），注明合同名稱、編號、簽署日期、用印人等信息。文本分發(fā)：簽署后按份數(shù)分發(fā)（如甲方執(zhí)2份、乙方執(zhí)2份、財務1份、法務1份），并建立《合同臺賬》（見表5）進行登記。輸出成果：《授權(quán)委托書》《用印登記表》《合同臺賬》《簽署生效的合同文本》（五）第五步：合同履行——動態(tài)監(jiān)控與變更管理操作目標：保證合同按約定履行，及時發(fā)覺并處理履約偏差，保障項目目標實現(xiàn)。責任主體：項目經(jīng)理/合同履行部門、財務部、法務部操作說明：履行交底：合同簽署后，業(yè)務部門向履行團隊（如項目組、采購組）進行交底，明確核心條款、關鍵節(jié)點、風險點及應對措施。過程監(jiān)控：使用《合同履行跟蹤表》（見表6）記錄履行進度，包括：付款節(jié)點：是否按時支付，逾期原因及補救措施；交付節(jié)點：標的物/服務是否按時交付，質(zhì)量是否符合約定；變更事項：是否發(fā)生范圍、時間、價款變更，變更是否履行書面程序。風險預警：對可能出現(xiàn)的違約風險（如合作方逾期交付、資金緊張），及時發(fā)出《履約風險預警函》（見表7），聯(lián)合法務部制定應對方案（如催告、協(xié)商解除合同）。變更管理：履行過程中需變更合同的，應簽訂《補充協(xié)議》（使用補充協(xié)議模板），明確變更內(nèi)容、生效條件，避免口頭約定。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《履約風險預警函》《補充協(xié)議》（六）第六步：合同收尾與歸檔——閉環(huán)管理與知識沉淀操作目標：完成合同結(jié)算、驗收、歸檔，保證資料完整，便于后續(xù)查閱與審計。責任主體：業(yè)務部門、財務部、檔案管理部門操作說明：驗收與結(jié)算：根據(jù)合同約定進行驗收（如產(chǎn)品驗收需簽署《驗收確認單》，服務驗收需提供《服務考核報告》）；財務部憑驗收證明、發(fā)票等辦理結(jié)算，結(jié)清尾款。資料整理：收集合同履行過程中的全部資料，包括合同文本、附件、評審記錄、補充協(xié)議、驗收單、付款憑證、往來函件等，按時間順序整理成冊。歸檔管理：檔案管理部門根據(jù)《合同歸檔目錄表》（見表8）進行歸檔，電子版存入公司合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版存入檔案柜，注明歸檔編號、保管期限（如保管期限一般為合同履行完畢后5-10年）。總結(jié)評估：業(yè)務部門對合同履行情況進行總結(jié)，分析經(jīng)驗教訓（如合作方履約能力、條款合理性），形成《合同管理總結(jié)報告》，優(yōu)化后續(xù)模板與流程。輸出成果：《驗收確認單》《服務考核報告》《合同歸檔目錄表》《合同管理總結(jié)報告》四、核心工具模板：標準化表格設計與應用（一）表1：合同立項申請表項目名稱立案部門項目編號申請人合作方名稱聯(lián)系電話合同類型□采購□服務□工程□其他____預算金額（元）項目背景與目標（簡述項目來源、預期成果）合同主要內(nèi)容（標的、數(shù)量、履行期限等）立理由（如“降低采購成本”“滿足業(yè)務需求”）附件清單□合作方資質(zhì)文件□需求說明書□其他____部門負責人意見簽字：_________日期：______財務審核意見簽字：_________日期：______法務審核意見簽字：_________日期：______總經(jīng)理審批意見簽字：_________日期：______（二）表2：合同評審表合同名稱合同編號評審部門□法務□財務□業(yè)務□技術□其他____評審日期評審階段□立項評審□草案評審□補充協(xié)議評審評審意見評審維度評審內(nèi)容存在問題修改建議主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、業(yè)績條款合法性是否存在無效條款、法律風險商務條款價格、付款、交付方式合理性技術條款規(guī)格參數(shù)、驗收標準可行性風險控制違約責任、爭議解決方式綜合評審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過評審人簽字部門負責人簽字（三）表3：授權(quán)委托書授權(quán)委托人公司名稱：_________________統(tǒng)一社會信用代碼：_________受托人姓名：_______職務：_________聯(lián)系方式：_______________授權(quán)事項□簽署《__________________合同》（合同編號：_________）□辦理合同相關變更、解除手續(xù)□收取合同款項□其他：_________________授權(quán)權(quán)限□代為簽字□代為蓋章□代為協(xié)商□代為放棄權(quán)利□其他：_________________授權(quán)期限自_年_月_日至_年__月__日附件□授權(quán)人身份證復印件□營業(yè)執(zhí)照復印件聲明本授權(quán)委托書不得轉(zhuǎn)委托，授權(quán)范圍僅限上述事項，超越權(quán)限的行為無效。授權(quán)人簽字公司蓋章日期：_________________（四）表4：用印登記表用印日期合同名稱合同編號用印類型用印份數(shù)用印人經(jīng)辦人備注□公章□合同章□財務章（五）表5：合同臺賬合同編號合同名稱簽署日期合同金額（元）合作方名稱合同類型履行狀態(tài)歸檔編號責任人□履行中□已完成□終止（六）表6：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱跟蹤日期跟蹤階段關鍵節(jié)點完成情況責任人風險描述應對措施□付款□交付□驗收□按時□逾期（七）表7：履約風險預警函合同編號合同名稱合作方名稱預警日期風險描述（如“合作方逾期交付15天，可能影響項目進度”）風險等級□低□中□高原因分析（如“供應商生產(chǎn)設備故障”“需求變更未確認”）應對建議□發(fā)催告函□協(xié)商延期□啟動違約條款□其他：______發(fā)送部門接收人簽字備注（八）表8：合同歸檔目錄表歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期保管期限歸檔部門歸檔人歸檔日期備注五、關鍵注意事項：規(guī)避常見管理風險（一）法律合規(guī)性風險：嚴守條款底線主體資格審查：簽約前核實合作方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權(quán)委托書等，避免與無資質(zhì)主體簽約（如建筑工程需核實施工資質(zhì)等級）；條款合法性：避免“霸王條款”（如“爭議只能由甲方所在地法院管轄”），格式條款需提示對方注意免除或限制責任的內(nèi)容；知識產(chǎn)權(quán)保護：在技術服務、軟件開發(fā)類合同中，明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如“開發(fā)成果歸甲方所有”）及保密義務（保密期限一般至合同終止后2-5年）。（二）流程執(zhí)行風險：避免“走過場”評審環(huán)節(jié)：嚴禁法務部門“一簽了之”，業(yè)務、技術部門需參與實質(zhì)性條款評審，重點審查履約可行性；簽署授權(quán)：嚴禁超越權(quán)限簽署，如緊急情況需越權(quán)簽署，須提前獲得書面批準并事后補辦手續(xù)；變更管理：任何口頭變更均無效，必須簽訂書面補充協(xié)議并履行評審程序，防止“先變更后補簽”導致糾紛。（三）溝通協(xié)作風險：建立信息同步機制跨部門協(xié)同：業(yè)務部門需及時向法務、財務反饋履約異常（如合作方違約、需求變更），避免信息滯后導致風險擴大；合作方溝通：重要函件（如催告函、變更通知）采用書面形式（郵件+快遞）并留存憑證，關鍵溝通做好會議紀要并由雙方簽字確認。（四）檔案管理風險：保證資料完整可追溯