行政采購計劃與供應(yīng)商評價表格通用工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政管理部門，用于規(guī)范日常辦公物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)類采購的計劃編制與供應(yīng)商管理工作。具體場景包括：常規(guī)采購需求：如辦公文具、耗材、清潔用品等定期采購的計劃制定與供應(yīng)商篩選；專項采購需求：如辦公設(shè)備（電腦、打印機）、家具、綠植養(yǎng)護、維修服務(wù)等非周期性采購的全流程管理；供應(yīng)商合作評估：對現(xiàn)有供應(yīng)商的合作表現(xiàn)進行量化評價，為新供應(yīng)商準(zhǔn)入及老供應(yīng)商續(xù)約提供依據(jù)。通過標(biāo)準(zhǔn)化工具，可實現(xiàn)采購需求清晰化、供應(yīng)商選擇透明化、采購過程可追溯，有效提升采購效率與成本控制能力。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購需求收集與確認(rèn)需求發(fā)起：各部門（如市場部、人事部、財務(wù)部）根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請單》，注明物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、期望到貨日期、用途說明等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字確認(rèn)后提交至行政部。需求匯總：行政部在收到需求后2個工作日內(nèi)，對各部門申請進行匯總、分類，核對需求的合理性（如重復(fù)采購、可替代物資等），與需求部門溝通確認(rèn)最終采購清單，避免遺漏或過度采購。（二）采購計劃編制與審批計劃制定：行政部根據(jù)匯總的采購需求，結(jié)合庫存情況（如現(xiàn)有物資是否可復(fù)用）、預(yù)算額度（參考公司年度/季度行政預(yù)算），編制《行政采購計劃表》，明確采購批次、物資分類、預(yù)算總金額、資金來源（如辦公經(jīng)費、專項預(yù)算）及時間節(jié)點。計劃審批：采購計劃需按權(quán)限逐級審批：行政部負(fù)責(zé)人主管審核采購必要性及預(yù)算合理性→財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核預(yù)算匹配情況→總經(jīng)理（或分管領(lǐng)導(dǎo)）審批最終方案。審批通過后，方可進入供應(yīng)商篩選環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商信息收集與初步篩選信息收集：通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：公開渠道：集中采購平臺、行業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站、供應(yīng)商自薦（需提交資質(zhì)證明）；合作渠道：現(xiàn)有合格供應(yīng)商庫、同行推薦（需背調(diào)合作情況）；資質(zhì)要求：供應(yīng)商須提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)采購品類確定）、近1年類似合作業(yè)績證明（合同復(fù)印件）、法人身份證明（加蓋公章）等材料。初步篩選：行政部根據(jù)采購需求（如物資質(zhì)量、服務(wù)響應(yīng)速度、價格區(qū)間），對供應(yīng)商資質(zhì)進行初審，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商（如無合法資質(zhì)、業(yè)績造假），形成《候選供應(yīng)商名單》（建議每類物資保留3-5家候選）。（四）供應(yīng)商考察與評價打分實地考察（可選）：對金額較大（如單筆采購超5萬元）或?qū)I(yè)性較強的采購項目（如IT設(shè)備、消防設(shè)施），組織考察小組（由行政部、需求部門、財務(wù)部人員組成，至少2人）對供應(yīng)商進行實地考察，重點核查生產(chǎn)/經(jīng)營場地、庫存情況、技術(shù)實力、質(zhì)量管控體系等，并填寫《供應(yīng)商實地考察記錄表》。評價打分：成立供應(yīng)商評價小組（成員不少于3人，可包括行政部負(fù)責(zé)人、需求部門代表、第三方專家），根據(jù)《供應(yīng)商評價表》（見模板三）對候選供應(yīng)商進行量化打分，評分維度包括：資質(zhì)能力（權(quán)重20%）：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、注冊資本等；產(chǎn)品質(zhì)量（權(quán)重30%）：樣品檢測報告、過往質(zhì)量合格率、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)符合性等；價格水平（權(quán)重25%）：報價合理性、批量采購折扣、性價比對比（至少3家供應(yīng)商報價）；交付能力（權(quán)重15%）：交貨周期、物流配送方案、緊急訂單響應(yīng)速度等；服務(wù)水平（權(quán)重10%）：售后支持（質(zhì)保期、維修響應(yīng)）、合作配合度、投訴處理效率等。計算加權(quán)平均分，按得分高低排序，確定推薦合作供應(yīng)商。（五）確定合作供應(yīng)商與合同簽訂結(jié)果公示：將評價得分及擬合作供應(yīng)商名單在公司內(nèi)部公示（如OA系統(tǒng)、公告欄），公示期不少于3個工作日，接受各部門監(jiān)督。合同簽訂：公示無異議后，由行政部與合作供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確采購物資/服務(wù)明細(xì)、價格、交付時間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）*審核簽字后生效。（六）采購執(zhí)行與供應(yīng)商績效跟蹤訂單下達(dá)：行政部根據(jù)合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，同步抄送財務(wù)部及需求部門，明確交付節(jié)點及驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收與入庫：物資送達(dá)后，由需求部門、行政部共同驗收（數(shù)量清點、質(zhì)量檢測、規(guī)格核對），填寫《物資驗收單》，需求部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，行政部登記入庫（建立《物資臺賬》）。付款申請：行政部根據(jù)驗收單、發(fā)票及合同條款，填寫《付款申請單》，按財務(wù)審批流程支付款項?？冃гu價：合作周期結(jié)束后（如季度/年度），評價小組根據(jù)供應(yīng)商履約情況（準(zhǔn)時交貨率、產(chǎn)品合格率、售后滿意度等），更新《供應(yīng)商評價表》，將評價結(jié)果分為“優(yōu)秀（90分以上）”“合格（70-89分）”“不合格（70分以下）”三個等級，作為后續(xù)合作（續(xù)約、淘汰、提降級）的核心依據(jù)。三、核心模板表格設(shè)計（一）行政采購計劃表計劃編號采購部門物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算金額（元）資金來源期望到貨日期備注CG-2024-001市場部會議投影儀EpsonCB-X05臺23,5007,000辦公經(jīng)費2024-03-15需含吊架安裝CG-2024-002人事部辦公椅人體工學(xué)款，黑色把58004,000辦公經(jīng)費2024-03-20腰部可調(diào)節(jié)CG-2024-003行政部A4打印紙70g，白色箱2025500辦公經(jīng)費2024-03-10常規(guī)采購編制人：助理審核人：主管審批人：*總經(jīng)理日期：2024年3月1日（二）供應(yīng)商評價表供應(yīng)商名稱：科技有限公司評價周期：2024年Q1評價日期：2024年3月25日評價維度——————資質(zhì)能力（20%）產(chǎn)品質(zhì)量（30%）價格水平（25%）交付能力（15%）服務(wù)水平（10%）加權(quán)總分評價等級評價小組簽字：經(jīng)理（行政部）、主管（市場部）、*專員（財務(wù)部）四、使用過程中的關(guān)鍵要點提示需求準(zhǔn)確性：采購需求需由需求部門明確具體規(guī)格、數(shù)量，避免因描述模糊導(dǎo)致采購物資不符合使用要求（如“辦公電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等配置參數(shù)）。供應(yīng)商資質(zhì)審核：嚴(yán)格核查供應(yīng)商資質(zhì)文件原件，保證營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍涵蓋采購品類，避免因資質(zhì)問題導(dǎo)致采購無效或法律風(fēng)險。評價標(biāo)準(zhǔn)客觀性：評分指標(biāo)需量化、可量化（如“交貨周期”明確具體天數(shù)，“質(zhì)量合格率”以百分比計算），避免主觀臆斷，評價過程需留存書面記錄（如考察報告、打分表），保證可追溯。數(shù)據(jù)留存：采購計劃、供應(yīng)商資料、評價結(jié)果、合同文件等需分類歸檔保存（電子版+紙質(zhì)版），保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計或供應(yīng)商復(fù)評。合規(guī)性要求：單筆采購金額