公司采購(gòu)流程管理制度及執(zhí)行細(xì)則引言采購(gòu)管理是公司運(yùn)營(yíng)的核心環(huán)節(jié)之一，直接影響成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。為規(guī)范采購(gòu)行為，優(yōu)化資源配置，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。本制度旨在建立“權(quán)責(zé)分明、流程規(guī)范、監(jiān)督有效的采購(gòu)管理體系”，確保采購(gòu)活動(dòng)公開(kāi)、公平、公正，實(shí)現(xiàn)“質(zhì)量合格、價(jià)格合理、交付及時(shí)”的目標(biāo)。第一章總則1.1目的規(guī)范采購(gòu)流程，明確各部門職責(zé)；控制采購(gòu)成本，提高資金使用效率；保證采購(gòu)物資/服務(wù)的質(zhì)量，滿足公司運(yùn)營(yíng)需求；防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，杜絕違規(guī)操作；建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商隊(duì)伍，優(yōu)化供應(yīng)鏈生態(tài)。1.2適用范圍本制度適用于公司及所屬子公司所有貨物、工程、服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)（含日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)、項(xiàng)目采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等）。1.3基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，杜絕違法違規(guī)行為；性價(jià)比最優(yōu)原則：在保證質(zhì)量、交付的前提下，選擇成本最低的采購(gòu)方案；權(quán)責(zé)分明原則：明確需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等職責(zé)，避免推諉扯皮；公開(kāi)透明原則：重要采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)公開(kāi)信息，接受內(nèi)部監(jiān)督；風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)采購(gòu)全流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控，降低舞弊、質(zhì)量、交付風(fēng)險(xiǎn)。第二章職責(zé)分工2.1需求部門負(fù)責(zé)提報(bào)采購(gòu)需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（含需求名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途說(shuō)明、交付時(shí)間、質(zhì)量要求等內(nèi)容）；參與供應(yīng)商評(píng)估、采購(gòu)評(píng)審及驗(yàn)收工作；對(duì)需求的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)。2.2采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇采購(gòu)方式，組織采購(gòu)實(shí)施；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評(píng)估、退出管理；負(fù)責(zé)簽訂采購(gòu)合同，跟蹤交付進(jìn)度；協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的爭(zhēng)議（如質(zhì)量問(wèn)題、交付延遲等）；對(duì)采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)成本的合理性負(fù)責(zé)。2.3財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算的合理性；負(fù)責(zé)核對(duì)采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等資料，辦理付款手續(xù)；負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的核算與分析；對(duì)付款的合規(guī)性、資金安全負(fù)責(zé)。2.4審計(jì)部門負(fù)責(zé)定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)（如流程合規(guī)性、成本合理性、供應(yīng)商管理有效性）；負(fù)責(zé)調(diào)查采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為（如舞弊、串通投標(biāo)等）；提出審計(jì)整改意見(jiàn)，監(jiān)督整改落實(shí)。2.5管理層分管領(lǐng)導(dǎo)：審批采購(gòu)計(jì)劃、重大采購(gòu)合同；總經(jīng)理：審批超預(yù)算采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等特殊事項(xiàng)；總經(jīng)理辦公會(huì)：審議采購(gòu)管理制度修訂、重大供應(yīng)商準(zhǔn)入等事項(xiàng)。第三章供應(yīng)商管理3.1供應(yīng)商準(zhǔn)入準(zhǔn)入條件：1.具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等，若為特殊行業(yè)需提供相關(guān)資質(zhì)證書，如生產(chǎn)許可證、資質(zhì)等級(jí)證書）；2.信譽(yù)良好（無(wú)重大違法違規(guī)記錄、無(wú)嚴(yán)重失信行為）；3.具備滿足采購(gòu)需求的生產(chǎn)/服務(wù)能力（如生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)團(tuán)隊(duì)、交付能力）；4.報(bào)價(jià)合理，符合公司成本控制要求。準(zhǔn)入流程：1.供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及相關(guān)資質(zhì)資料；2.采購(gòu)部門審核資質(zhì)資料，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察（考察內(nèi)容包括生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備狀況、質(zhì)量控制體系等）；3.需求部門、質(zhì)量部門參與評(píng)估，形成《供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估報(bào)告》；4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入公司《合格供應(yīng)商名錄》。3.2供應(yīng)商評(píng)估評(píng)估周期：每年至少進(jìn)行一次全面評(píng)估，特殊情況（如質(zhì)量問(wèn)題頻發(fā)、交付延遲）可隨時(shí)評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)：1.質(zhì)量指標(biāo)（質(zhì)量合格率、退貨率、投訴率）；2.價(jià)格指標(biāo)（報(bào)價(jià)競(jìng)爭(zhēng)力、價(jià)格穩(wěn)定性）；3.交付指標(biāo)（交付準(zhǔn)時(shí)率、響應(yīng)速度）；4.服務(wù)指標(biāo)（售后服務(wù)及時(shí)性、問(wèn)題解決能力）；5.合規(guī)指標(biāo)（資質(zhì)有效性、合同履約率）。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先獲得采購(gòu)訂單，可給予付款優(yōu)惠（如縮短付款周期）；合格供應(yīng)商：維持合作，要求改進(jìn)薄弱環(huán)節(jié)；不合格供應(yīng)商：納入《不合格供應(yīng)商名錄》，暫?；蚪K止合作。3.3供應(yīng)商退出退出情形：1.資質(zhì)過(guò)期且無(wú)法續(xù)期；2.嚴(yán)重違反合同約定（如逾期交付超過(guò)約定時(shí)間、提供假冒偽劣產(chǎn)品）；3.評(píng)估結(jié)果連續(xù)兩次不合格；4.存在舞弊行為（如串通采購(gòu)人員抬高價(jià)格、行賄）；5.公司業(yè)務(wù)調(diào)整不再需要其產(chǎn)品/服務(wù)。退出流程：1.采購(gòu)部門提出退出申請(qǐng)，附《供應(yīng)商退出理由說(shuō)明》；2.審計(jì)部門核實(shí)情況，形成《供應(yīng)商退出審計(jì)報(bào)告》；3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，從《合格供應(yīng)商名錄》中刪除；4.通知供應(yīng)商退出，結(jié)清剩余款項(xiàng)（若有）。第四章采購(gòu)流程4.1需求提報(bào)與審批需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部門；采購(gòu)部門核對(duì)需求的合理性（如是否與公司戰(zhàn)略一致、是否有替代方案），若有疑問(wèn)，與需求部門溝通調(diào)整；采購(gòu)部門將審核后的需求提交財(cái)務(wù)部門，審核預(yù)算額度（若超預(yù)算，需需求部門說(shuō)明原因并提交總經(jīng)理審批）；審批通過(guò)后，采購(gòu)部門進(jìn)入采購(gòu)計(jì)劃編制環(huán)節(jié)。4.2采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門根據(jù)審批后的需求，編制《采購(gòu)計(jì)劃》，內(nèi)容包括：1.采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量；2.預(yù)算金額、資金來(lái)源；3.采購(gòu)方式、預(yù)計(jì)完成時(shí)間；4.負(fù)責(zé)部門及責(zé)任人。《采購(gòu)計(jì)劃》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.3采購(gòu)方式選擇采購(gòu)方式分為公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)，具體選擇標(biāo)準(zhǔn)如下：采購(gòu)方式適用情形公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)金額較大（超過(guò)公司規(guī)定的招標(biāo)閾值）、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)金額較大，但潛在供應(yīng)商較少（如特定行業(yè)、專有技術(shù)）競(jìng)爭(zhēng)性談判緊急采購(gòu)、技術(shù)復(fù)雜或規(guī)格不明確、無(wú)法采用招標(biāo)方式的項(xiàng)目單一來(lái)源采購(gòu)只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、原有項(xiàng)目后續(xù)升級(jí)）詢價(jià)采購(gòu)金額較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、供應(yīng)商較多的項(xiàng)目（如辦公用品、低值易耗品）特殊采購(gòu)方式（如單一來(lái)源采購(gòu)）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)。4.4采購(gòu)實(shí)施公開(kāi)招標(biāo)：1.采購(gòu)部門編制招標(biāo)文件（含招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)）；2.在指定媒介（如行業(yè)網(wǎng)站、公司官網(wǎng)）發(fā)布招標(biāo)公告，發(fā)布時(shí)間不少于法定要求；3.接收投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件，密封保存；4.組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)（由采購(gòu)部門、需求部門、技術(shù)部門、審計(jì)部門組成，人數(shù)為奇數(shù)）進(jìn)行評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)包括價(jià)格、質(zhì)量、交付、服務(wù)等；5.評(píng)標(biāo)委員會(huì)出具《評(píng)標(biāo)報(bào)告》，推薦中標(biāo)候選人；6.采購(gòu)部門公示中標(biāo)結(jié)果，公示期內(nèi)無(wú)異議的，確定中標(biāo)供應(yīng)商。邀請(qǐng)招標(biāo)：1.采購(gòu)部門從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇3家以上符合條件的供應(yīng)商，發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書；2.后續(xù)流程同公開(kāi)招標(biāo)。競(jìng)爭(zhēng)性談判：1.采購(gòu)部門邀請(qǐng)3家以上供應(yīng)商參與談判；2.明確談判內(nèi)容（如價(jià)格、質(zhì)量、交付時(shí)間），逐家談判；3.談判結(jié)束后，要求供應(yīng)商提交最終報(bào)價(jià)；4.采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)：1.采購(gòu)部門與唯一供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格、條款；2.提交《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明》（含唯一供應(yīng)商的理由、價(jià)格合理性分析），經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后執(zhí)行。詢價(jià)：1.采購(gòu)部門向3家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函（含采購(gòu)需求、報(bào)價(jià)要求）；2.接收供應(yīng)商報(bào)價(jià)，比較價(jià)格、質(zhì)量、交付等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.5合同簽訂采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，合同內(nèi)容包括：1.雙方當(dāng)事人信息；2.采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；3.價(jià)格、付款方式（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金）、交付時(shí)間；4.違約責(zé)任（如逾期交付的違約金、質(zhì)量問(wèn)題的賠償）；5.爭(zhēng)議解決方式（如仲裁、訴訟）。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核（審核條款的合法性、公平性）、財(cái)務(wù)部門審核（審核價(jià)格、付款方式的合理性）；合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購(gòu)部門留存原件，復(fù)印件送需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門備案。4.6驗(yàn)收與入庫(kù)驗(yàn)收主體：需求部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門共同參與（若為工程采購(gòu)，需邀請(qǐng)監(jiān)理單位參與）。驗(yàn)收流程：1.供應(yīng)商交付貨物/完成服務(wù)后，提交《交付通知書》；2.驗(yàn)收小組核對(duì)《采購(gòu)合同》《交付通知書》《裝箱單》等資料，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如外觀、性能、合格證）；3.驗(yàn)收合格的，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，辦理入庫(kù)手續(xù)（倉(cāng)庫(kù)部門填寫《入庫(kù)單》）；4.驗(yàn)收不合格的，填寫《驗(yàn)收不合格通知書》，說(shuō)明不合格原因（如數(shù)量短缺、質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)），要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整改或退貨；5.整改后重新驗(yàn)收，仍不合格的，終止合同并要求供應(yīng)商賠償損失。4.7付款流程供應(yīng)商提交發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）及《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《入庫(kù)單》；采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息（如抬頭、金額、項(xiàng)目名稱）與合同一致，填寫《付款申請(qǐng)表》；財(cái)務(wù)部門審核《付款申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》等資料，確認(rèn)無(wú)誤后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付）支付款項(xiàng)；付款后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證歸檔，采購(gòu)部門更新供應(yīng)商付款記錄。第五章監(jiān)督與審計(jì)5.1內(nèi)部監(jiān)督采購(gòu)部門每月對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行自我檢查，重點(diǎn)檢查：1.需求提報(bào)是否符合規(guī)定；2.采購(gòu)方式選擇是否合理；3.合同簽訂是否合規(guī)；4.驗(yàn)收與付款是否符合流程。財(cái)務(wù)部門每季度對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算與實(shí)際支出，查找差異原因（如價(jià)格上漲、數(shù)量增加）；需求部門對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量、交付、服務(wù)進(jìn)行反饋，填寫《供應(yīng)商服務(wù)評(píng)價(jià)表》，提交采購(gòu)部門。5.2外部審計(jì)審計(jì)部門每年至少進(jìn)行一次采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括：1.采購(gòu)流程的合規(guī)性（如是否符合本制度及法律法規(guī)要求）；2.采購(gòu)成本的合理性（如價(jià)格是否高于市場(chǎng)平均水平）；3.供應(yīng)商管理的有效性（如準(zhǔn)入、評(píng)估、退出流程是否執(zhí)行到位）；4.是否存在舞弊行為（如采購(gòu)人員與供應(yīng)商串通、收受回扣）。審計(jì)部門出具《采購(gòu)審計(jì)報(bào)告》，提出整改意見(jiàn)，監(jiān)督采購(gòu)部門、需求部門等落實(shí)整改。5.3責(zé)任追究對(duì)違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處罰：1.情節(jié)較輕（如需求提報(bào)不規(guī)范、采購(gòu)計(jì)劃編制錯(cuò)誤）：口頭警告、通報(bào)批評(píng)；2.情節(jié)較重（如未按規(guī)定選擇采購(gòu)方式、驗(yàn)收不合格仍辦理入庫(kù)）：扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、降薪；