項目甲方聯(lián)系單填寫規(guī)范示例一、引言在項目管理中，甲方聯(lián)系單是甲方與乙方（或其他參建方）之間傳遞正式指令、變更要求、確認(rèn)事項的核心文件，是項目溝通的“書面憑證”。其填寫的規(guī)范性直接影響信息傳遞的準(zhǔn)確性、責(zé)任界定的清晰度及后續(xù)糾紛的規(guī)避能力。本文結(jié)合項目管理實踐，從基本概念、填寫細(xì)則、示例演示、常見問題等方面，構(gòu)建一套專業(yè)、可操作的甲方聯(lián)系單填寫規(guī)范。二、甲方聯(lián)系單的基本概念與用途（一）定義甲方聯(lián)系單（以下簡稱“聯(lián)系單”）是甲方針對項目實施過程中的設(shè)計變更、進(jìn)度調(diào)整、質(zhì)量要求、款項支付、現(xiàn)場協(xié)調(diào)等事項，向乙方發(fā)出的正式書面文件，具有法律約束力。（二）核心用途1.指令傳達(dá)：明確乙方需執(zhí)行的具體任務(wù)（如“暫停1#樓地基施工”）；2.變更確認(rèn)：對設(shè)計、施工方案的變更進(jìn)行書面認(rèn)可（如“同意將屋面防水卷材改為三元乙丙橡膠”）；3.責(zé)任界定：明確雙方權(quán)利義務(wù)（如“乙方需在收到聯(lián)系單3日內(nèi)提交整改方案”）；4.證據(jù)留存：作為項目驗收、結(jié)算及糾紛處理的重要依據(jù)。（三）適用場景設(shè)計圖紙變更；施工工藝調(diào)整；進(jìn)度計劃修改；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提升；材料品牌更換；現(xiàn)場問題協(xié)調(diào)（如“解決基坑排水不暢問題”）；款項支付通知（如“確認(rèn)支付第2期進(jìn)度款”）。三、甲方聯(lián)系單填寫規(guī)范細(xì)則聯(lián)系單的填寫需遵循“精準(zhǔn)、明確、邏輯、可追溯”原則，核心結(jié)構(gòu)包括表頭信息、主體內(nèi)容、附件說明、簽署流轉(zhuǎn)、歸檔要求五部分。（一）表頭信息：精準(zhǔn)定位文件屬性表頭是聯(lián)系單的“身份標(biāo)識”，需準(zhǔn)確填寫以下內(nèi)容：字段名稱填寫要求示例聯(lián)系單編號唯一標(biāo)識，遵循“項目簡稱-文件類型-年份-序號”規(guī)則，避免重復(fù)。XX項目-聯(lián)系單-____（XX項目：項目簡稱；2023：年份；015：年度序號）項目名稱與施工合同一致，不得使用簡稱。XX市XX區(qū)XX住宅項目（一期）發(fā)出單位甲方全稱（如“XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司”），需與合同甲方一致。XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司接收單位乙方或相關(guān)方全稱（如“XX建筑工程有限公司”“XX設(shè)計研究院”）。XX建筑工程有限公司聯(lián)系單類型明確文件性質(zhì)（如“設(shè)計變更”“進(jìn)度指令”“質(zhì)量要求”），便于分類歸檔。設(shè)計變更聯(lián)系單發(fā)出日期填寫聯(lián)系單簽發(fā)日期，格式統(tǒng)一（如“2023年10月20日”或“____”）。2023年10月20日注意：編號需連續(xù)且唯一，避免“重號”或“跳號”；項目名稱與接收單位需寫全稱，不得使用“XX公司”等簡稱。（二）主體內(nèi)容：邏輯清晰、表述明確主體內(nèi)容是聯(lián)系單的核心，需圍繞“為什么發(fā)？發(fā)什么？怎么執(zhí)行？”展開，結(jié)構(gòu)建議如下：1.事項概述（開頭）用1-2句話概括聯(lián)系單的核心目的，避免冗余。示例：“關(guān)于XX項目1#樓屋面防水設(shè)計變更的通知”“針對2#樓墻體裂縫問題的整改要求”。2.具體要求（核心）明確乙方需執(zhí)行的具體任務(wù)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊表述。需遵循“量化、可驗證”原則，禁用“大概”“盡量”“盡快”等詞匯。反例：“請盡快完成防水施工”（模糊，無時間要求）；正例：“請于2023年10月30日前完成1#樓屋面三元乙丙橡膠防水卷材（厚度4mm）的鋪設(shè)，施工工藝需符合《屋面工程技術(shù)規(guī)范》（GB____）第4.3條要求”（明確時間、材料、標(biāo)準(zhǔn)）。3.依據(jù)說明（支撐）引用合同條款、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、會議紀(jì)要、設(shè)計文件等依據(jù)，增強(qiáng)聯(lián)系單的權(quán)威性。示例：“根據(jù)《XX項目施工合同》（編號：XX-____）第5.3條‘設(shè)計變更需經(jīng)甲方書面確認(rèn)’的約定”“依據(jù)2023年10月15日項目例會紀(jì)要（編號：XX-____）第3條要求”。4.時間要求（節(jié)點）明確乙方執(zhí)行或反饋的截止日期，避免“無限期拖延”。示例：“請乙方于2023年10月25日前提交設(shè)計變更后的施工方案，逾期未提交視為認(rèn)可甲方要求”。（三）附件說明：完整關(guān)聯(lián)支撐材料附件是聯(lián)系單的“證據(jù)補(bǔ)充”，需列出附件名稱、數(shù)量、版本，便于乙方查閱和執(zhí)行。示例：附件1：1#樓屋面防水設(shè)計變更圖紙（版本：V1.0），共3張；附件2：2023年10月15日項目例會紀(jì)要（編號：XX-____），共1份。注意：附件需與聯(lián)系單內(nèi)容一一對應(yīng)，如設(shè)計變更聯(lián)系單需附變更圖紙，整改要求需附問題照片或檢測報告。（四）簽署及流轉(zhuǎn)：責(zé)任明確、流程閉環(huán)聯(lián)系單需經(jīng)甲方審批、乙方簽收，確保責(zé)任到人。1.甲方簽署簽發(fā)人：需為甲方項目負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表（需在合同中明確授權(quán)范圍）；簽署要求：手寫簽字（不得代簽），并注明日期；審核流程：需經(jīng)甲方內(nèi)部審核（如“擬稿人→部門經(jīng)理→項目負(fù)責(zé)人”），避免個人隨意發(fā)單。2.乙方接收接收人：需為乙方項目負(fù)責(zé)人或指定聯(lián)系人（需在合同中明確）；簽收要求：手寫簽字并注明“收到”，或加蓋乙方項目章；反饋要求：若對聯(lián)系單內(nèi)容有異議，需在收到后24小時內(nèi)以書面形式提出，逾期視為認(rèn)可。（五）歸檔要求：規(guī)范留存、便于追溯1.歸檔責(zé)任：甲方需留存原件及乙方簽收記錄，乙方需留存復(fù)印件；2.歸檔方式：按“項目名稱-聯(lián)系單類型-年份”分類存放（如“XX項目-設(shè)計變更-2023”），并標(biāo)注編號、日期；3.電子歸檔：掃描成PDF格式（保留原始簽字痕跡），存入項目管理系統(tǒng)，便于快速查詢。四、甲方聯(lián)系單填寫示例以下以“設(shè)計變更聯(lián)系單”為例，提供完整填寫示例：（一）示例模板XX項目甲方聯(lián)系單聯(lián)系單編號：XX-____項目名稱：XX市XX區(qū)XX住宅項目（一期）發(fā)出單位：XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司接收單位：XX建筑工程有限公司聯(lián)系單類型：設(shè)計變更發(fā)出日期：2023年10月20日事項概述：關(guān)于1#樓屋面防水設(shè)計變更的通知具體要求：1.將原設(shè)計的“SBS防水卷材（3mm厚）”改為“三元乙丙橡膠防水卷材（4mm厚）”；2.施工工藝需符合《屋面工程技術(shù)規(guī)范》（GB____）第4.3.2條要求（滿粘法施工，搭接寬度≥100mm）；3.需在2023年10月30日前完成防水卷材的采購及進(jìn)場驗收，11月5日前完成鋪設(shè)。依據(jù)說明：1.《XX項目施工合同》（編號：XX-____）第5.3條“設(shè)計變更需經(jīng)甲方書面確認(rèn)”；2.2023年10月15日項目例會紀(jì)要（編號：XX-____）第3條“同意調(diào)整屋面防水材料以提升防水性能”。附件說明：附件1：1#樓屋面防水設(shè)計變更圖紙（版本：V1.0），共3張；附件2：2023年10月15日項目例會紀(jì)要（編號：XX-____），共1份。甲方簽署：擬稿人：王五（工程主管）日期：____審核人：趙六（工程部經(jīng)理）日期：____簽發(fā)人：張三（項目負(fù)責(zé)人）日期：____（甲方公章）乙方接收：接收人：李四（項目負(fù)責(zé)人）日期：____備注：收到，無異議。（乙方項目章）（二）填寫說明1.編號“XX-____”：“XX”為項目簡稱，“2023”為年份，“015”為年度第15張聯(lián)系單；2.具體要求：明確了材料變更（SBS→三元乙丙）、厚度調(diào)整（3mm→4mm）、施工工藝（滿粘法）、時間節(jié)點（10月30日進(jìn)場，11月5日完成）；3.依據(jù)說明：引用了施工合同及例會紀(jì)要，增強(qiáng)了權(quán)威性；4.簽署流程：甲方經(jīng)“擬稿→審核→簽發(fā)”三級審批，乙方由項目負(fù)責(zé)人簽收并注明“無異議”，責(zé)任明確。五、常見問題及解決對策（一）問題1：填寫信息不完整表現(xiàn)：漏填編號、項目名稱、接收單位等表頭信息；解決：制定聯(lián)系單模板（如示例中的固定格式），要求填寫人嚴(yán)格按照模板填寫，避免遺漏。（二）問題2：內(nèi)容表述模糊歧義表現(xiàn)：使用“盡快”“大概”等模糊詞匯，或未明確技術(shù)參數(shù)；解決：要求填寫人遵循“5W1H”原則（Who：誰執(zhí)行？What：做什么？When：什么時候完成？Where：在哪里做？Why：為什么做？How：怎么做？），確保內(nèi)容具體可操作。（三）問題3：依據(jù)引用不充分表現(xiàn)：未引用合同、規(guī)范或會議紀(jì)要，導(dǎo)致聯(lián)系單缺乏權(quán)威性；解決：要求填寫人必須引用依據(jù)，并注明文件名稱及編號，如“根據(jù)《XX合同》第X條”。（四）問題4：簽署流程不規(guī)范表現(xiàn)：由未經(jīng)授權(quán)的人員簽發(fā)，或乙方未簽收；解決：甲方：明確簽發(fā)權(quán)限（如僅項目負(fù)責(zé)人可簽發(fā)），并在合同中約定；乙方：要求必須簽收，并注明接收日期，如乙方拒絕簽收，可通過EMS快遞（保留底單）或項目管理系統(tǒng)（留存電子記錄）送達(dá)。六、注意事項：保障聯(lián)系單有效性的關(guān)鍵1.準(zhǔn)確性：內(nèi)容需真實、數(shù)據(jù)需可靠，避免虛假信息（如“要求乙方使用不符合規(guī)范的材料”）；2.及時性：聯(lián)系單需在事項發(fā)生后24小時內(nèi)發(fā)出，避免延誤項目進(jìn)度（如“發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題后，應(yīng)立即發(fā)單要求整改”）；3.規(guī)范性：遵循公司制度及項目管理流程，不得隨意更改聯(lián)系單格式；4.可追溯性：保留原始簽字版及乙方簽收記錄，避免篡改或丟失（如掃描成PDF存入系統(tǒng)，或留存紙質(zhì)原件）。七、結(jié)語甲方聯(lián)系單是項目管理中的“溝通橋梁”與“法律憑證”，其填寫規(guī)范直接影響項目的順利推進(jìn)及雙方的權(quán)益保障。通過明確填寫細(xì)則、制定模板、加強(qiáng)培訓(xùn)，可