員工離職流程操作指南一、前言員工離職是企業(yè)人力資源管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及勞動合同終止、工作交接、薪資結(jié)算等核心事項(xiàng)，直接影響企業(yè)的合規(guī)性、風(fēng)險防控及雇主品牌形象。規(guī)范的離職流程不僅能避免勞動糾紛，還能保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、維護(hù)員工權(quán)益。本指南覆蓋主動離職（員工提出解除）與被動離職（企業(yè)提出解除）全場景，適用于各類企業(yè)HR從業(yè)者及管理者，旨在提供可落地、可執(zhí)行的操作規(guī)范。二、離職前準(zhǔn)備：合規(guī)性與預(yù)判性鋪墊（一）政策與文檔梳理1.核心文件核查：提取員工勞動合同，確認(rèn)離職通知期（試用期提前3天、正式員工提前30天，《勞動合同法》第三十七條）、競業(yè)限制條款（范圍、期限≤2年、補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)）、保密協(xié)議（涉密內(nèi)容與責(zé)任）；查閱員工手冊、績效考核制度，明確離職紀(jì)律（如交接要求、物品歸還）及薪資規(guī)則（如未休年假、獎金發(fā)放條件）。2.風(fēng)險點(diǎn)預(yù)判：被動離職場景：核查辭退理由的合法性（如“嚴(yán)重違反規(guī)章制度”需提供考勤記錄、違紀(jì)通知等證據(jù)）；核心員工離職：評估其對團(tuán)隊(duì)的影響（如項(xiàng)目進(jìn)度、客戶資源），制定替代方案（如內(nèi)部調(diào)崗、招聘補(bǔ)充）。（二）溝通機(jī)制建立1.部門協(xié)同：HR與部門負(fù)責(zé)人溝通，了解員工離職對團(tuán)隊(duì)的影響（如項(xiàng)目延誤、客戶對接），共同制定工作交接方案；2.員工溝通：HR主動與員工談心，了解離職原因（如薪資、職業(yè)發(fā)展、管理問題），嘗試挽留核心員工（如調(diào)整薪資、崗位）；若無法挽留，應(yīng)表達(dá)感謝，引導(dǎo)員工配合后續(xù)流程。三、離職申請與審批：流程標(biāo)準(zhǔn)化（一）申請?zhí)峤?.主動離職：員工提交書面離職申請（模板：包含姓名、崗位、入職日期、離職日期、離職原因、簽名）；離職日期需符合法定/合同約定的通知期（無約定按法定標(biāo)準(zhǔn)）；特殊情況（如家庭緊急情況）可協(xié)商縮短通知期，保留協(xié)商記錄（郵件/短信）。2.被動離職：企業(yè)向員工發(fā)出書面解除通知（模板：包含員工姓名、崗位、解除原因、解除日期、法律依據(jù)、企業(yè)簽章）；解除原因需符合法律規(guī)定（如“嚴(yán)重違反規(guī)章制度”需提供員工簽字確認(rèn)的違紀(jì)事實(shí)）；需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/代通知金的，明確金額及支付時間。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)離職原因、工作交接方案的可行性，簽署意見；2.HR審核：核查離職申請的合規(guī)性（如通知期是否符合規(guī)定、解除原因是否合法），核對薪資、社保繳納情況；3.高層審批：核心員工（高管、關(guān)鍵技術(shù)人員）需提交企業(yè)高層（如總經(jīng)理）審批，確認(rèn)離職決策。（三）異議處理1.員工對離職有異議：企業(yè)應(yīng)及時解釋離職原因及法律依據(jù)（如展示違紀(jì)證據(jù)、勞動合同條款）；若員工仍有異議，引導(dǎo)通過勞動爭議調(diào)解委員會調(diào)解，或向仲裁委員會申請仲裁；保留溝通記錄（郵件、會議紀(jì)要），避免后續(xù)糾紛。四、工作交接：責(zé)任明確與風(fēng)險防控（一）交接內(nèi)容1.崗位職責(zé)與工作進(jìn)度：梳理員工當(dāng)前崗位職責(zé)清單（如負(fù)責(zé)的項(xiàng)目、客戶、流程）；提交未完成工作的進(jìn)度表（項(xiàng)目階段、剩余任務(wù)、deadlines）及后續(xù)處理方案（交接給哪位同事、需要哪些資源）。2.固定資產(chǎn)與物品：列出需歸還的固定資產(chǎn)（辦公電腦、手機(jī)、打印機(jī)等），注明編號、狀態(tài)；歸還其他物品（鑰匙、門禁卡、工牌、涉密資料、客戶禮品）。3.資料與文檔：電子文檔：整理項(xiàng)目方案、客戶資料等，存儲到企業(yè)指定共享盤，注明名稱、版本；紙質(zhì)文檔：交接合同、發(fā)票等重要資料，列出清單并簽字確認(rèn)；系統(tǒng)賬號：提交郵箱、OA等賬號及密碼，注明權(quán)限。4.客戶與供應(yīng)商對接：交接客戶/供應(yīng)商清單（名稱、聯(lián)系人、合作內(nèi)容）；安排對接會（與接班人一起拜訪客戶，介紹工作交接情況）。（二）交接流程1.交接前準(zhǔn)備：交接人（離職員工）提前3-5天準(zhǔn)備工作交接清單（模板：包含交接內(nèi)容、交接人、接班人、監(jiān)交人、日期）；接班人熟悉交接內(nèi)容，準(zhǔn)備接收工具（電腦、文件夾）。2.交接實(shí)施：交接人逐項(xiàng)講解工作內(nèi)容、流程、注意事項(xiàng)（如客戶特殊需求、項(xiàng)目風(fēng)險點(diǎn)）；接班人核對內(nèi)容，提出疑問，交接人解答；監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人/HR）在場監(jiān)督，確保交接完整。3.交接確認(rèn)：三方（交接人、接班人、監(jiān)交人）簽署工作交接確認(rèn)單，HR歸檔保存；確認(rèn)單作為后續(xù)薪資結(jié)算、糾紛處理的證據(jù)。（三）監(jiān)交機(jī)制1.監(jiān)交人職責(zé)：監(jiān)督交接過程，協(xié)調(diào)問題，簽字確認(rèn)結(jié)果；2.監(jiān)交人要求：一般員工：部門負(fù)責(zé)人/HR；核心員工：部門負(fù)責(zé)人+HR；高管：企業(yè)高層+HR負(fù)責(zé)人。五、離職手續(xù)辦理：閉環(huán)管理與合規(guī)性（一）薪資與福利結(jié)算1.結(jié)算項(xiàng)目：工資：計(jì)算截至離職日期的應(yīng)發(fā)工資（日工資=月工資÷21.75）；獎金：根據(jù)績效考核制度，發(fā)放應(yīng)得獎金（如季度獎、年終獎）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金：被動離職且符合規(guī)定的，發(fā)放經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（工作年限×月工資，月工資=離職前12個月平均工資）；代通知金：未提前30天通知的，發(fā)放1個月工資；未休年假工資：未休年假按3倍工資發(fā)放（1倍已發(fā)，2倍補(bǔ)償）。2.結(jié)算時間：離職當(dāng)天結(jié)清（《工資支付暫行規(guī)定》）；若企業(yè)有固定發(fā)薪日，可在發(fā)薪日結(jié)清，但需提前告知員工。（二）社保公積金處理1.減員手續(xù)：離職當(dāng)月/次月辦理社保公積金減員（避免多繳）；保留減員記錄（如社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)回執(zhí)）。2.轉(zhuǎn)移手續(xù)：提醒員工辦理社保公積金轉(zhuǎn)移（新單位接收或靈活就業(yè)繳納）；協(xié)助開具《社會保險繳費(fèi)證明》《住房公積金繳存證明》。（三）離職證明開具1.法律要求：離職當(dāng)天或15日內(nèi)出具（《勞動合同法》第五十條）；內(nèi)容需符合《勞動合同法實(shí)施條例》第二十四條：包含員工姓名、身份證號、入職日期、離職日期、崗位、勞動合同期限、解除/終止日期、企業(yè)簽章。2.注意事項(xiàng)：內(nèi)容客觀真實(shí)，不得包含不利評價（如“因違紀(jì)被辭退”），否則需承擔(dān)賠償責(zé)任（《勞動合同法》第八十九條）；一式兩份，員工簽字確認(rèn)后，企業(yè)與員工各留存一份。（四）物品與資料歸還1.物品核對：核對員工歸還的固定資產(chǎn)/物品（如電腦是否完好、手機(jī)是否有損壞）；若有丟失/損壞，按員工手冊規(guī)定要求賠償（金額≤物品實(shí)際價值，且≤當(dāng)月工資20%，《工資支付暫行規(guī)定》第十六條）。2.資料確認(rèn)：核對電子/紙質(zhì)資料（如項(xiàng)目文檔、客戶資料）；確認(rèn)員工已刪除個人設(shè)備中的企業(yè)資料（避免信息泄露）。（五）系統(tǒng)權(quán)限注銷1.權(quán)限清單：梳理員工擁有的系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等）；2.注銷流程：離職當(dāng)天注銷所有權(quán)限（IT部門執(zhí)行）；保留注銷記錄（如IT部門確認(rèn)單）；若有遺漏，及時補(bǔ)注銷并排查原因。六、離職后管理：風(fēng)險防控與持續(xù)優(yōu)化（一）檔案與記錄保存1.保存內(nèi)容：勞動合同、離職申請表、工作交接確認(rèn)單、薪資結(jié)算單、離職證明、exitinterview記錄；2.保存期限：勞動合同：至少保存2年（《勞動合同法》第五十條）；其他資料：建議保存3年以上。3.保存方式：電子檔案：加密存儲到企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，限制訪問權(quán)限；紙質(zhì)檔案：存入檔案柜，標(biāo)注員工姓名、離職日期，專人管理。（二）離職反饋收集（ExitInterview）1.目的：了解離職原因（薪資、工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展等）；收集員工對企業(yè)的意見和建議；識別管理問題（如流程優(yōu)化、團(tuán)隊(duì)建設(shè)）。2.方式：面對面溝通（HR與員工一對一，營造輕松氛圍）；問卷調(diào)研（線上/紙質(zhì)，包含離職原因、滿意度、建議等問題）；電話隨訪（已離職員工，了解新工作情況及對原企業(yè)的意見）。3.注意事項(xiàng)：尊重隱私，避免敏感問題；對意見保密，避免員工擔(dān)心報(bào)復(fù)；及時整理反饋，向企業(yè)高層匯報(bào)，推動問題解決。（三）后續(xù)風(fēng)險排查1.競業(yè)限制履行情況：關(guān)注員工離職后是否到競爭對手企業(yè)工作（通過招聘網(wǎng)站、社交媒體）；若違反競業(yè)限制協(xié)議，要求員工承擔(dān)違約責(zé)任（支付違約金）或通過法律途徑解決；注意：企業(yè)未支付競業(yè)限制補(bǔ)償金的，協(xié)議可能無效（《勞動合同法》第二十三條）。2.未結(jié)清費(fèi)用排查：核對員工離職后的費(fèi)用（如借款、差旅費(fèi)報(bào)銷、客戶款項(xiàng)未收回）；若有未結(jié)清，及時與員工溝通（書面通知、電話），協(xié)商解決（如還款、從薪資中扣除）；保留溝通記錄，避免后續(xù)糾紛。七、常見問題與應(yīng)對（一）員工拒絕交接怎么辦？1.應(yīng)對措施：書面通知：發(fā)送《工作交接通知書》（包含交接內(nèi)容、期限、拒絕后果），通過EMS發(fā)送，保留快遞單號；溝通協(xié)商：HR與部門負(fù)責(zé)人共同溝通，說明交接的重要性；法律途徑：若仍拒絕，向仲裁委員會申請仲裁，要求賠償損失（《勞動合同法》第九十條）。（二）離職證明內(nèi)容有爭議怎么辦？1.應(yīng)對措施：協(xié)商修改：若員工對內(nèi)容有異議，協(xié)商修改，盡量達(dá)成一致；簡化內(nèi)容：若協(xié)商不成，出具簡化版離職證明（只寫核心信息，如入職/離職日期、崗位）；法律依據(jù)：向員工解釋離職證明的法律要求，避免起訴。（三）被動離職經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金計(jì)算問題？1.計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)：工作年限：每滿1年支付1個月工資；6個月以上不滿1年的，按1年計(jì)算；不滿6個月的，支付0.5個月工資；月工資：離職前12個月平均工資（包括計(jì)時工資、計(jì)件工資、獎金、津貼等）；上限：月工資高于本地區(qū)上年度職工月平均工資3倍的，按3倍計(jì)算，年限最高不超過12年（《勞動合同法》第四十七條）。2.示例：員工工作5年，離職前12個月平均工資8000元，經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金=5×8000=____元；員工工作10年，月工資____元（本地區(qū)上年度平均工資5000元，3倍為____元），經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金=12×____=____元。八、結(jié)語員工離職流程的規(guī)范執(zhí)行，需要標(biāo)準(zhǔn)化與靈活性結(jié)合：標(biāo)準(zhǔn)化確保合規(guī)性，靈活性應(yīng)對特殊情況。HR作為流程的執(zhí)行者，需具備專業(yè)知識（勞動法規(guī)、薪資計(jì)算）、溝通能力（與員工、部門負(fù)責(zé)人的溝通）、風(fēng)險意識（識別合規(guī)風(fēng)險），確保流程順利執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)定期優(yōu)化離職流程（如根據(jù)員工反饋調(diào)整交接內(nèi)容、簡化審批流程），降低離職率（如改善薪資待遇、提供職業(yè)發(fā)展機(jī)會、優(yōu)化管理方式），提升員工的滿意度與忠誠度。附錄（可選）：離職申請表模板；工作交接確認(rèn)單模板；解除勞動合同通知書模板；離職證明模板；ExitI