房屋租賃合同管理制度模板第一章總則1.1目的為規(guī)范公司房屋租賃業(yè)務(wù)管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司及承租方的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《商品房屋租賃管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司自有或受托管理的房屋（含住宅、商業(yè)用房、辦公用房等）的租賃活動(dòng)，包括合同訂立、履行、變更、終止及檔案管理等全流程。1.3基本原則1.3.1合法性原則：合同內(nèi)容及流程須符合法律法規(guī)及政策要求；1.3.2風(fēng)險(xiǎn)控制原則：強(qiáng)化承租方資質(zhì)審查、合同審核及履行監(jiān)督，防范信用、法律及財(cái)產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)；1.3.3權(quán)責(zé)明晰原則：明確各部門(mén)職責(zé)，避免推諉扯皮；1.3.4痕跡管理原則：所有環(huán)節(jié)須留存書(shū)面或電子記錄，確?？勺匪荨５诙侣氊?zé)分工2.1行政部（或指定業(yè)務(wù)部門(mén)）負(fù)責(zé)租賃項(xiàng)目的需求發(fā)起、可行性分析及前期調(diào)研；負(fù)責(zé)承租方資質(zhì)審查、房屋現(xiàn)狀核查及租賃談判；負(fù)責(zé)合同文本的起草、履行過(guò)程中的溝通協(xié)調(diào)（如租金催收、房屋維修）；負(fù)責(zé)合同終止后的房屋交接及檔案整理。2.2法務(wù)部負(fù)責(zé)合同文本的合法性、合規(guī)性審核，出具審核意見(jiàn)；負(fù)責(zé)處理合同履行中的法律糾紛，提供法律支持；參與重大租賃項(xiàng)目的談判，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。2.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)租金及相關(guān)費(fèi)用的核算、收取及發(fā)票開(kāi)具；負(fù)責(zé)押金的管理（如收取、退還）；參與租金支付條款的審核，確保符合公司財(cái)務(wù)制度。2.4審計(jì)部（或監(jiān)督部門(mén)）定期對(duì)租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況；對(duì)違規(guī)操作或履職不到位的部門(mén)/人員提出整改意見(jiàn)或責(zé)任追究建議。第三章合同訂立前管理3.1租賃項(xiàng)目審批3.1.1需求發(fā)起：需租賃房屋的部門(mén)向行政部提交《租賃需求申請(qǐng)表》，說(shuō)明租賃用途、面積、期限、預(yù)算等內(nèi)容。3.1.2可行性分析：行政部結(jié)合公司戰(zhàn)略、房屋現(xiàn)狀及市場(chǎng)情況，編制《租賃項(xiàng)目可行性報(bào)告》，內(nèi)容包括：房屋基本情況（位置、面積、權(quán)屬）；市場(chǎng)租金水平調(diào)研；承租方需求匹配度分析；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（如空置風(fēng)險(xiǎn)、租金回收風(fēng)險(xiǎn)）。3.1.3審批流程：可行性報(bào)告經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大項(xiàng)目（如租賃期限超過(guò)5年或年租金超過(guò)公司規(guī)定額度）須提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。3.2承租方資質(zhì)審查3.2.1基本資質(zhì)要求：企業(yè)承租方：須提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、近期財(cái)務(wù)報(bào)表（近1年）、信用報(bào)告（通過(guò)權(quán)威機(jī)構(gòu)查詢(xún)，如天眼查、企查查）；個(gè)人承租方：須提供身份證復(fù)印件、職業(yè)證明（如工作證）、收入證明（如銀行流水）；特殊行業(yè)承租方（如餐飲、娛樂(lè)）：須提供相關(guān)經(jīng)營(yíng)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、娛樂(lè)經(jīng)營(yíng)許可證）。3.2.2信用核查：行政部須核查承租方是否存在失信記錄（如被執(zhí)行人、經(jīng)營(yíng)異常），若有嚴(yán)重失信情形，不得與其簽訂合同。3.2.3資質(zhì)留存：所有資質(zhì)材料須留存復(fù)印件，加蓋“與原件一致”章，并由承租方簽字/蓋章確認(rèn)。3.3房屋現(xiàn)狀核查3.3.1核查內(nèi)容：房屋權(quán)屬：確認(rèn)房屋所有權(quán)證或不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證齊全，無(wú)抵押、查封等權(quán)利限制；物理狀況：檢查房屋主體結(jié)構(gòu)、墻面、地面、水電設(shè)施、消防設(shè)備等是否完好；附屬設(shè)施：登記房屋內(nèi)的家具、家電、裝修等物品（如空調(diào)、沙發(fā)、燈具），注明數(shù)量及狀態(tài)。3.3.2核查記錄：行政部須填寫(xiě)《房屋現(xiàn)狀確認(rèn)書(shū)》，由雙方簽字/蓋章確認(rèn)，作為合同附件。第四章合同訂立管理4.1合同形式所有房屋租賃合同須采用書(shū)面形式，禁止口頭約定。4.2合同必備條款合同應(yīng)包含以下內(nèi)容（可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充）：4.2.1當(dāng)事人信息：出租方（公司）及承租方的名稱(chēng)/姓名、住所、聯(lián)系方式；4.2.2房屋情況：房屋坐落、面積、權(quán)屬證明編號(hào)、用途（如住宅、商業(yè)）；4.2.3租賃期限：明確起始日期及終止日期（租賃期限不得超過(guò)20年，超過(guò)部分無(wú)效）；4.2.4租金及支付方式：租金標(biāo)準(zhǔn)（如每月/每年租金金額）；支付周期（如按月、按季度）及支付日期；支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票）；逾期支付的違約責(zé)任（如按未支付租金的萬(wàn)分之五每日計(jì)算違約金）。4.2.5押金：明確押金金額（一般不超過(guò)2個(gè)月租金）、收取方式及退還條件（如租賃期滿(mǎn)無(wú)違約情形，15日內(nèi)退還）；4.2.6房屋使用要求：承租方不得擅自改變房屋用途、結(jié)構(gòu)，不得從事違法活動(dòng)；4.2.7維修責(zé)任：出租方責(zé)任：房屋主體結(jié)構(gòu)、消防設(shè)施等重大維修；承租方責(zé)任：室內(nèi)附屬設(shè)施（如家電、水管）的日常維修及損壞賠償；4.2.8違約責(zé)任：雙方違約的情形及承擔(dān)方式（如承租方擅自轉(zhuǎn)租，出租方有權(quán)解除合同并要求支付違約金）；4.2.9爭(zhēng)議解決方式：約定仲裁或訴訟（如“本合同爭(zhēng)議由合同簽訂地有管轄權(quán)的法院管轄”）；4.2.10其他條款：如轉(zhuǎn)租約定（須經(jīng)出租方書(shū)面同意）、租賃期間房屋所有權(quán)轉(zhuǎn)移的處理（買(mǎi)賣(mài)不破租賃）、通知方式（如書(shū)面函件、電子郵件）。4.3合同審核與簽署4.3.1起草：行政部根據(jù)談判結(jié)果及本制度要求，起草合同文本。4.3.2審核：法務(wù)部審核：重點(diǎn)審查合同合法性（如條款是否違反法律法規(guī)）、完整性（如必備條款是否缺失）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否合理），出具《合同審核意見(jiàn)表》；財(cái)務(wù)部審核：重點(diǎn)審查租金支付條款（如支付周期、發(fā)票要求）是否符合財(cái)務(wù)制度；行政部根據(jù)審核意見(jiàn)修改合同，直至通過(guò)。4.3.3簽署：合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽署（授權(quán)代表須持有《授權(quán)委托書(shū)》）；承租方由法定代表人（企業(yè)）或本人（個(gè)人）簽署，加蓋公章或簽字；合同簽署后，行政部須加蓋公司合同專(zhuān)用章。第五章合同履行管理5.1租金管理5.1.1收?。贺?cái)務(wù)部應(yīng)在租金支付日期前3日提醒承租方，承租方逾期支付的，行政部應(yīng)發(fā)出《租金催收函》，逾期超過(guò)15日的，可按合同約定收取違約金；逾期超過(guò)30日的，出租方有權(quán)解除合同。5.1.2發(fā)票：財(cái)務(wù)部應(yīng)在收到租金后5日內(nèi)開(kāi)具增值稅發(fā)票（或普通發(fā)票），并送達(dá)承租方。5.1.3臺(tái)賬：行政部應(yīng)建立《租賃臺(tái)賬》，記錄承租方名稱(chēng)、房屋地址、租金標(biāo)準(zhǔn)、支付情況、押金金額等信息，每月更新。5.2房屋使用與維護(hù)5.2.1承租方義務(wù)：不得擅自改變房屋用途或結(jié)構(gòu)；不得損壞房屋及附屬設(shè)施（如有損壞，須照價(jià)賠償）；遵守物業(yè)管理規(guī)定，按時(shí)繳納物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)等費(fèi)用。5.2.2出租方義務(wù)：定期檢查房屋狀況（每季度至少1次），填寫(xiě)《房屋檢查記錄》；及時(shí)維修房屋主體結(jié)構(gòu)及消防設(shè)施（接到承租方通知后24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，7日內(nèi)修復(fù)）。5.2.3維修流程：承租方提出維修申請(qǐng)（書(shū)面或口頭），行政部記錄并核實(shí)；屬于出租方責(zé)任的，行政部聯(lián)系維修單位進(jìn)行維修，費(fèi)用由公司承擔(dān)；屬于承租方責(zé)任的，承租方自行維修或委托公司維修（費(fèi)用由承租方承擔(dān)）。5.3合同變更與解除5.3.1變更：合同內(nèi)容需變更的（如租金調(diào)整、租賃期限延長(zhǎng)），須經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力；變更流程參照合同訂立流程（審核、簽署）。5.3.2解除：協(xié)商解除：雙方協(xié)商一致，可解除合同；法定解除：如承租方逾期支付租金超過(guò)30日、擅自轉(zhuǎn)租、損壞房屋無(wú)法修復(fù)等，出租方有權(quán)解除合同，發(fā)出《解除合同通知書(shū)》；解除后處理：雙方應(yīng)在10日內(nèi)辦理房屋交接及費(fèi)用結(jié)算。第六章合同終止管理6.1終止情形6.1.1租賃期限屆滿(mǎn)，雙方未續(xù)簽合同；6.1.2合同解除（協(xié)商解除或法定解除）；6.1.3房屋因不可抗力（如地震、火災(zāi)）滅失；6.1.4其他法定終止情形。6.2終止流程6.2.1通知：租賃期限屆滿(mǎn)前30日，行政部應(yīng)通知承租方是否續(xù)簽；若不續(xù)簽，提醒承租方做好交接準(zhǔn)備。6.2.2交接：雙方共同檢查房屋及附屬設(shè)施，填寫(xiě)《房屋交接清單》，注明物品狀態(tài)；承租方須結(jié)清所有費(fèi)用（租金、物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)等）；出租方須在交接后15日內(nèi)退還押金（無(wú)違約情形）。6.2.3確認(rèn)：交接完成后，雙方簽署《合同終止確認(rèn)書(shū)》，明確權(quán)利義務(wù)終止。第七章合同檔案管理7.1歸檔范圍合同原件及補(bǔ)充協(xié)議；租賃需求申請(qǐng)表、可行性報(bào)告、審批文件；承租方資質(zhì)材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身份證復(fù)印件等）；房屋現(xiàn)狀確認(rèn)書(shū)、房屋檢查記錄、房屋交接清單；租金支付憑證、發(fā)票存根、催收函；合同審核意見(jiàn)表、授權(quán)委托書(shū)、解除合同通知書(shū)。7.2歸檔流程7.2.1收集：行政部在合同履行完畢后1個(gè)月內(nèi)，收集所有檔案材料；7.2.2整理：按合同編號(hào)分類(lèi)整理，編制《合同檔案目錄》；7.2.3歸檔：將檔案移交公司檔案室，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管（電子檔案須備份，存儲(chǔ)于安全服務(wù)器）。7.3保存期限紙質(zhì)檔案：自合同終止之日起保存不少于10年；電子檔案：永久保存。第八章監(jiān)督與責(zé)任8.1監(jiān)督檢查8.1.1審計(jì)部每半年對(duì)租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行一次全面審計(jì)，重點(diǎn)檢查：合同訂立流程是否合規(guī)；承租方資質(zhì)審查是否到位；租金收取是否及時(shí)；檔案管理是否規(guī)范。8.1.2審計(jì)結(jié)果應(yīng)形成《審計(jì)報(bào)告》，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改要求。8.2責(zé)任追究8.2.1對(duì)違反本制度的部門(mén)/人員，根據(jù)情節(jié)輕重追究責(zé)任：情節(jié)輕微：口頭警告，責(zé)令整改；情節(jié)較重：書(shū)面警