2025企業(yè)合同管理規(guī)范合同管理制度模板文檔示例一、總則1.目的為加強(qiáng)企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本合同管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)合同等。3.管理原則（1）依法合規(guī)原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國家法律法規(guī)和本企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。（2）全面管理原則。對(duì)合同從立項(xiàng)、洽談、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行全面管理。（3）風(fēng)險(xiǎn)防范原則。強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、預(yù)警和控制機(jī)制，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（4）分工協(xié)作原則。明確各部門在合同管理中的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作與配合，形成合同管理合力。二、合同管理部門及職責(zé)1.合同管理部門企業(yè)設(shè)立合同管理部門（以下簡稱“合同管理部”），負(fù)責(zé)企業(yè)合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部應(yīng)配備專業(yè)的合同管理人員，具體負(fù)責(zé)合同的審核、監(jiān)督、歸檔等工作。2.合同管理部職責(zé)（1）制定和完善企業(yè)合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）參與重大合同的談判、起草和審核工作，提出法律意見和建議。（3）對(duì)企業(yè)各類合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔，建立合同管理臺(tái)賬。（4）監(jiān)督合同的履行情況，定期檢查合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（5）負(fù)責(zé)處理合同糾紛，組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等工作。（6）組織開展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高企業(yè)員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。3.其他部門職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、立項(xiàng)、洽談和合同文本的起草工作；收集和提供與合同簽訂、履行相關(guān)的資料和信息；跟蹤合同的履行情況，及時(shí)反饋合同履行中出現(xiàn)的問題。（2）財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金預(yù)算、支付方式、結(jié)算等進(jìn)行審核；按照合同約定辦理資金收付手續(xù)；對(duì)合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。（3）法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提供法律咨詢和法律支持；參與合同糾紛的處理，制定法律解決方案。（4）審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。三、合同簽訂管理1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門在開展合同項(xiàng)目前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和可行性分析，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同項(xiàng)目還需提交企業(yè)辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。2.合同對(duì)方主體資格審查在與合同對(duì)方簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和審查。審查內(nèi)容包括但不限于：（1）合同對(duì)方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照是否合法有效。（2）合同對(duì)方的經(jīng)營范圍是否與合同項(xiàng)目相符。（3）合同對(duì)方的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、信譽(yù)情況等是否良好。（4）合同對(duì)方的法定代表人或授權(quán)代表的身份證明、授權(quán)委托書等是否真實(shí)有效。業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求合同對(duì)方提供上述相關(guān)資料，并進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)。必要時(shí)，可通過工商行政管理部門、稅務(wù)部門、銀行等渠道進(jìn)行查詢和調(diào)查。經(jīng)審查合格的合同對(duì)方，方可與其進(jìn)行合同洽談和簽訂工作。3.合同文本起草合同文本一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同文本時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：（1）內(nèi)容合法合規(guī)。合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)和本企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定。（2）條款完整明確。合同應(yīng)具備當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款，且條款內(nèi)容應(yīng)具體、明確，避免產(chǎn)生歧義。（3）語言規(guī)范準(zhǔn)確。合同語言應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、簡潔，避免使用模糊、含混的詞匯和語句。（4）風(fēng)險(xiǎn)防范合理。合同條款應(yīng)充分考慮各種可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的防范措施，以保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。業(yè)務(wù)部門在起草合同文本時(shí)，可參考使用國家有關(guān)部門制定的合同示范文本或本企業(yè)的合同范本。如需要對(duì)合同示范文本或范本進(jìn)行修改，應(yīng)經(jīng)合同管理部和法務(wù)部門審核同意。4.合同審核合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部進(jìn)行審核。合同管理部應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括：（1）合同的合法性、合規(guī)性。審查合同條款是否符合國家法律法規(guī)和本企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，是否存在違法違規(guī)的內(nèi)容。（2）合同的可行性、效益性。審查合同項(xiàng)目是否具有可行性和經(jīng)濟(jì)效益，是否符合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)。（3）合同的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。審查合同條款是否充分考慮了各種可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并制定了相應(yīng)的防范措施。（4）合同的文字表述。審查合同語言是否規(guī)范、準(zhǔn)確、簡潔，條款內(nèi)容是否具體、明確，避免產(chǎn)生歧義。相關(guān)部門在審核合同過程中，應(yīng)提出明確的審核意見和建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過。重大合同還需提交企業(yè)辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。5.合同簽訂合同經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與合同對(duì)方簽訂合同。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。合同簽訂時(shí)，應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一的合同專用章。合同專用章由合同管理部專人保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序使用。合同簽訂后，合同管理部應(yīng)及時(shí)將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門，并按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔。四、合同履行管理1.合同履行責(zé)任合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門是合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行工作。責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的條款和要求，全面履行合同義務(wù)，確保合同順利履行。2.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查和分析。跟蹤內(nèi)容包括但不限于：（1）合同對(duì)方是否按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式履行義務(wù)。（2）企業(yè)自身是否按照合同約定履行義務(wù)，是否存在違約行為。（3）合同履行過程中是否出現(xiàn)不可抗力、情勢變更等影響合同履行的因素。業(yè)務(wù)部門在跟蹤合同履行情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方存在違約行為，應(yīng)及時(shí)向合同對(duì)方發(fā)出書面通知，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同履行情況及時(shí)反饋給合同管理部和其他相關(guān)部門。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的內(nèi)容、時(shí)間、方式等條款，并按照合同簽訂的審核程序進(jìn)行審核和簽訂。如因不可抗力、情勢變更等原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并按照法律規(guī)定和合同約定的程序通知合同對(duì)方，協(xié)商解決合同的變更或解除問題。4.合同款項(xiàng)支付與結(jié)算財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的支付方式和時(shí)間辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)。在支付合同款項(xiàng)前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)的付款憑證和資料，確保付款符合合同約定和企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方進(jìn)行結(jié)算，并按照合同約定的時(shí)間和方式提交結(jié)算報(bào)告和相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)結(jié)算報(bào)告和相關(guān)資料進(jìn)行審核和確認(rèn)，辦理結(jié)算手續(xù)。五、合同檔案管理1.合同檔案的范圍合同檔案包括合同文本、合同附件、合同審批文件、合同履行過程中的相關(guān)資料（如往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等）以及與合同有關(guān)的其他資料。2.合同檔案的整理與歸檔合同管理部應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類編號(hào)，建立合同檔案目錄和索引。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保檔案的完整性和安全性。3.合同檔案的保管與借閱合同檔案應(yīng)由合同管理部專人保管，保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的檔案管理制度執(zhí)行。未經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、出借合同檔案。因工作需要查閱、復(fù)制、出借合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱（復(fù)制、出借）申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估合同管理部應(yīng)定期組織對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、可行性、效益性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面。通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的異常情況進(jìn)行及時(shí)預(yù)警。業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)可能影響合同履行的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)及時(shí)向合同管理部報(bào)告。合同管理部應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)情況及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，并組織相關(guān)部門采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)針對(duì)不同類型的合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括但不限于：（1）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。對(duì)于存在重大風(fēng)險(xiǎn)的合同項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)終止合同簽訂或履行。（2）風(fēng)險(xiǎn)減輕。通過修改合同條款、增加擔(dān)保措施等方式，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。（3）風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。通過購買保險(xiǎn)、簽訂分包合同等方式，將合同風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。（4）風(fēng)險(xiǎn)接受。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較小、可以承受的合同風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受的方式進(jìn)行處理。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則在處理合同糾紛時(shí)，應(yīng)遵循依法合規(guī)、公平公正、及時(shí)高效的原則，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。2.糾紛處理程序（1）協(xié)商解決。合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商達(dá)成一致的，應(yīng)簽訂書面的和解協(xié)議。（2）調(diào)解解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方自愿的原則，申請(qǐng)有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解達(dá)成一致的，應(yīng)簽訂書面的調(diào)解協(xié)議。（3）仲裁或訴訟解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，且合同中約定了仲裁條款的，應(yīng)按照仲裁條款的約定向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁；如合同中未約定仲裁條款或仲裁條款無效的，可向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。3.糾紛處理責(zé)任合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集和整理與糾紛有關(guān)的證據(jù)和資料，積極參與糾紛的處理工作。合同管理部應(yīng)組織法務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)糾紛進(jìn)行分析和研究，制定糾紛處理方案。在糾紛處理過程中，各部門應(yīng)密切配合，形成合力，共同維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部應(yīng)定期對(duì)企業(yè)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度