倉儲物流管理軟件功能需求及使用手冊一、前言（一）編寫目的本手冊旨在明確倉儲物流管理軟件（以下簡稱“系統(tǒng)”）的功能需求邊界與實際操作規(guī)范，為企業(yè)物流管理人員、IT實施人員及終端用戶提供指導，確保系統(tǒng)滿足倉儲物流業(yè)務的核心需求（如入庫、庫存、出庫、配送的全流程管理），并實現(xiàn)“高效、準確、可追溯”的管理目標。（二）適用范圍本手冊適用于：1.企業(yè)物流管理部門（用于系統(tǒng)選型、需求確認）；2.系統(tǒng)實施人員（用于功能配置與測試）；3.終端用戶（如倉庫管理員、揀貨員、配送員）（用于日常操作）。（三）參考文檔1.《倉儲管理規(guī)范》（GB/T____）；2.企業(yè)現(xiàn)有倉儲物流業(yè)務流程說明書；3.常見WMS（倉庫管理系統(tǒng)）/TMS（運輸管理系統(tǒng)）功能標準。二、倉儲物流管理軟件功能需求分析系統(tǒng)功能需覆蓋“入庫-庫存-出庫-配送-分析”全流程，核心模塊及需求如下：（一）入庫管理模塊需求背景：解決供應商到貨無計劃、驗收不規(guī)范、上架混亂等問題，實現(xiàn)入庫流程的“可預約、可核查、可追溯”。1.到貨預約功能需求描述：支持供應商通過系統(tǒng)提交到貨預約，包含供應商信息（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）、貨物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、效期）、到貨信息（時間、運輸方式、車輛牌號）等；倉庫管理員可審核預約（通過/駁回），并反饋結果給供應商。業(yè)務邏輯：供應商提交預約→倉庫審核→供應商收到通知→按預約時間到貨→倉庫接收。關聯(lián)模塊：驗收管理、上架管理。2.驗收管理功能需求描述：支持倉庫管理員對到貨貨物進行驗收，包括：數(shù)量核查（與ASN/預約單對比）；質量檢查（外觀、包裝、合格證等）；條碼/RFID掃描（錄入批次、效期等信息）；異常處理（數(shù)量不符、質量不合格時，生成異常報告，支持退貨/讓步接收）。業(yè)務邏輯：到貨→掃描預約單→核對貨物信息→質量檢查→生成驗收報告→異常處理。關鍵要求：支持與ERP系統(tǒng)對接，自動獲取采購訂單信息，避免重復錄入。3.上架管理功能需求描述：支持系統(tǒng)自動推薦上架庫位（基于庫位策略，如“先進先出”“按商品類別分區(qū)”），或手動選擇庫位；上架完成后，系統(tǒng)更新庫存信息（庫位、數(shù)量、批次）。業(yè)務邏輯：驗收通過→系統(tǒng)推薦庫位→揀貨員掃描庫位條碼→掃描貨物條碼→確認上架→庫存更新。關鍵要求：支持多倉庫、多貨主管理，庫位編碼需符合企業(yè)現(xiàn)有規(guī)范（如“庫區(qū)-貨架-層-位”）。（二）庫存管理模塊需求背景：解決庫存信息不實時、盤點效率低、積壓/斷貨預警缺失等問題，實現(xiàn)庫存的“動態(tài)監(jiān)控、精準管理”。1.庫存查詢功能需求描述：支持實時查詢庫存信息，可按以下維度篩選：倉庫（多倉庫切換）；商品（名稱、規(guī)格、條碼）；批次/效期（如“臨近效期30天內的商品”）；庫位（具體存放位置）。輸出內容：庫存數(shù)量（可用庫存、占用庫存、凍結庫存）、庫位、批次、效期、last入庫時間。2.盤點管理功能需求描述：支持兩種盤點方式：定期盤點（如月度、季度）：生成盤點任務，分配給倉庫管理員，掃描庫位/商品條碼錄入實際數(shù)量，系統(tǒng)自動對比賬面數(shù)量，生成盤點差異報告；動態(tài)盤點（如針對某批異常商品）：手動創(chuàng)建盤點任務，指定商品/庫位，快速完成盤點。業(yè)務邏輯：創(chuàng)建盤點任務→分配人員→現(xiàn)場盤點→錄入數(shù)據→系統(tǒng)對比→生成差異報告→調整庫存。關鍵要求：支持“盲盤”（不顯示賬面數(shù)量），確保盤點準確性。3.調撥管理功能需求描述：支持倉庫間或倉庫內的商品調撥（如從A倉庫調撥至B倉庫，或從“待檢區(qū)”調撥至“合格區(qū)”）；調撥時需填寫調撥原因（如庫存平衡、客戶需求），生成調撥單，系統(tǒng)自動更新雙方庫存。業(yè)務邏輯：創(chuàng)建調撥單（源倉庫、目標倉庫、商品、數(shù)量）→審核→執(zhí)行調撥→掃描商品/庫位→確認完成→庫存更新。4.庫存預警功能需求描述：支持按商品/倉庫設置庫存閾值（上限/下限），當庫存達到閾值時觸發(fā)預警：上限預警（積壓）：如某商品庫存超過100件時，通知采購人員停止進貨；下限預警（斷貨）：如某商品庫存低于10件時，通知倉庫管理員補貨。通知方式：系統(tǒng)消息、郵件、短信（可配置）。5.批次/效期管理功能需求描述：支持對有批次、效期要求的商品（如食品、藥品）進行管理，包括：批次追蹤（從入庫到出庫的全流程追溯）；效期提醒（臨近效期前7天/15天通知）；先進先出（FIFO）策略（出庫時優(yōu)先選擇最早入庫的批次）。（三）出庫管理模塊需求背景：解決訂單處理慢、揀貨錯誤率高、出庫復核遺漏等問題，實現(xiàn)出庫流程的“快速、準確、可核查”。1.訂單接收與審核功能需求描述：支持從ERP、電商平臺（如淘寶、京東）或手動錄入獲取出庫訂單；訂單需包含客戶信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）、商品信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次）、配送要求（時效、運輸方式）；倉庫管理員需審核訂單（如庫存是否充足、客戶信息是否完整），審核通過后生成揀貨任務。業(yè)務邏輯：接收訂單→審核（通過/駁回）→生成揀貨任務。2.揀貨管理功能需求描述：支持兩種揀貨策略：摘果法（針對單個訂單）：系統(tǒng)生成揀貨路徑（按庫位順序），揀貨員按路徑掃描庫位/商品，錄入數(shù)量；播種法（針對多個訂單）：系統(tǒng)匯總相同商品的需求，生成揀貨任務，揀貨員先揀取所有商品，再分配至各個訂單。關鍵要求：支持手持終端（PDA）操作，實時同步揀貨進度。3.復核打包功能需求描述：揀貨完成后，復核員需核對揀貨商品與訂單信息（數(shù)量、規(guī)格、批次），確認無誤后進行打包；支持打印快遞單、出庫單（包含訂單號、商品信息、客戶信息）。業(yè)務邏輯：揀貨完成→提交復核→核對信息→打包→打印單據。4.出庫確認功能需求描述：打包完成后，倉庫管理員掃描出庫單條碼，確認商品出庫；系統(tǒng)自動更新庫存（減少可用庫存），并將出庫信息同步至ERP/電商平臺。（四）物流配送模塊需求背景：解決配送路線不合理、貨物跟蹤困難、簽收回執(zhí)缺失等問題，實現(xiàn)配送流程的“高效、透明、可追溯”。1.配送計劃功能需求描述：支持根據出庫訂單生成配送計劃，包含配送路線（按區(qū)域、時效劃分）、車輛分配（車型、載重）、司機信息（姓名、聯(lián)系方式）；支持手動調整配送計劃（如臨時加單、改路線）。2.路線優(yōu)化功能需求描述：支持系統(tǒng)自動優(yōu)化配送路線（基于距離、時間、路況），減少配送時間與成本；支持查看實時路況（如擁堵路段），調整路線。3.貨物跟蹤功能需求描述：支持通過快遞單號/訂單號查詢貨物實時位置（與GPS/物流平臺對接）；支持向客戶發(fā)送跟蹤信息（如“您的貨物已發(fā)出，預計明天到達”）。4.簽收回執(zhí)功能需求描述：支持司機通過手持終端上傳簽收回執(zhí)（客戶簽名、照片）；系統(tǒng)自動保存回執(zhí)信息，可隨時查詢；支持異常處理（如客戶拒收，生成異常報告）。（五）報表與分析模塊需求背景：解決數(shù)據統(tǒng)計困難、決策缺乏依據等問題，實現(xiàn)“數(shù)據驅動管理”。1.庫存報表需求描述：提供庫存現(xiàn)狀報表（按倉庫、商品、批次）、庫存變動報表（入庫/出庫/調撥的數(shù)量與金額）、庫存預警報表（積壓/斷貨商品清單）。2.出入庫報表需求描述：提供入庫報表（按供應商、時間、商品）、出庫報表（按客戶、時間、商品）、出入庫差異報表（驗收/揀貨的異常數(shù)量）。3.績效報表需求描述：提供倉庫人員績效報表（揀貨效率、復核準確率）、供應商績效報表（到貨準時率、驗收合格率）、配送績效報表（配送準時率、簽收回執(zhí)率）。4.自定義報表需求描述：支持用戶自定義報表（選擇維度、指標、時間范圍），導出為Excel、PDF格式。（六）系統(tǒng)管理模塊需求背景：解決系統(tǒng)權限混亂、基礎數(shù)據不一致、接口集成困難等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)的“安全、穩(wěn)定、可擴展”。1.用戶與權限管理需求描述：支持創(chuàng)建用戶（如倉庫管理員、揀貨員、配送員），分配角色（如“入庫管理”“庫存管理”“報表查看”），設置權限（如“只能查看本倉庫數(shù)據”“不能修改庫存”）。2.基礎數(shù)據設置需求描述：支持維護基礎數(shù)據，包括：倉庫信息（名稱、地址、庫區(qū)劃分）；商品信息（名稱、規(guī)格、條碼、批次/效期要求）；供應商/客戶信息（名稱、聯(lián)系方式、地址）；庫位信息（編碼、類型、容量）。3.接口集成需求描述：支持與以下系統(tǒng)對接：ERP系統(tǒng)（同步采購訂單、銷售訂單、庫存信息）；TMS系統(tǒng)（同步配送計劃、貨物跟蹤信息）；電商平臺（同步訂單、快遞單號）；條碼/RFID系統(tǒng)（掃描設備對接）。4.日志管理需求描述：支持記錄系統(tǒng)操作日志（如用戶登錄、庫存調整、訂單審核），可按用戶、時間、操作類型查詢；日志需保留至少6個月。三、倉儲物流管理軟件使用手冊（一）系統(tǒng)登錄與退出1.登錄操作操作角色：所有用戶步驟：2.輸入用戶名（如“warehouse01”）和密碼（如“____”）；3.點擊“登錄”按鈕，進入系統(tǒng)首頁。2.退出操作步驟：1.點擊系統(tǒng)右上角的“退出”按鈕；2.確認退出，返回登錄頁面。（二）入庫操作流程流程概述：到貨預約→驗收→上架1.到貨預約（供應商操作）步驟：1.供應商登錄系統(tǒng)（通過供應商portal）；2.點擊左側菜單欄“入庫管理”→“到貨預約”；3.填寫預約信息（供應商名稱、聯(lián)系人、到貨時間、貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、運輸方式）；4.上傳ASN文件（可選）；5.點擊“提交”按鈕，等待倉庫審核。2.驗收（倉庫管理員操作）步驟：1.登錄系統(tǒng)，點擊左側菜單欄“入庫管理”→“驗收管理”；2.選擇“待驗收”狀態(tài)的預約單，點擊“查看”；3.掃描貨物條碼，核對數(shù)量與ASN信息；4.進行質量檢查（外觀、包裝、合格證）；5.若驗收通過，點擊“確認驗收”；若不通過，填寫異常原因（如“數(shù)量短缺2件”），點擊“駁回”。3.上架（揀貨員操作）步驟：1.登錄系統(tǒng)，點擊左側菜單欄“入庫管理”→“上架管理”；2.選擇“待上架”狀態(tài)的驗收單，點擊“處理”；3.系統(tǒng)自動推薦上架庫位（如“庫區(qū)A-貨架1-層2-位3”）；4.用PDA掃描庫位條碼，再掃描貨物條碼；5.確認上架數(shù)量，點擊“完成”，系統(tǒng)更新庫存。（三）庫存管理操作1.庫存查詢操作角色：倉庫管理員、采購人員步驟：1.點擊左側菜單欄“庫存管理”→“庫存查詢”；2.選擇查詢條件（倉庫、商品、批次、效期）；3.點擊“查詢”按鈕，顯示庫存列表；4.可導出Excel格式（點擊“導出”按鈕）。2.盤點（倉庫管理員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“庫存管理”→“盤點管理”；2.點擊“創(chuàng)建盤點任務”，選擇盤點類型（定期/動態(tài)）、倉庫、商品；3.分配給盤點人員（如“張三”）；4.盤點人員登錄系統(tǒng)，點擊“我的任務”→“盤點任務”；5.用PDA掃描庫位/商品條碼，錄入實際數(shù)量；6.盤點完成后，點擊“提交”，系統(tǒng)生成盤點差異報告；7.倉庫經理審核差異報告，點擊“確認調整”，系統(tǒng)更新庫存。3.庫存預警設置（倉庫管理員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“庫存管理”→“庫存預警設置”；2.選擇倉庫、商品；3.輸入庫存上限（如“100件”）和下限（如“10件”）；4.選擇通知方式（系統(tǒng)消息、郵件）；5.輸入通知人員（如“采購部李四”）；6.點擊“保存”按鈕。（四）出庫操作流程流程概述：訂單審核→揀貨→復核→出庫1.訂單審核（倉庫管理員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“出庫管理”→“訂單管理”；2.選擇“待審核”狀態(tài)的訂單，點擊“查看”；3.核對訂單信息（客戶名稱、商品數(shù)量、庫存是否充足）；4.若審核通過，點擊“確認審核”，生成揀貨任務；若不通過，填寫駁回原因（如“庫存不足”），點擊“駁回”。2.揀貨（揀貨員操作）步驟：1.登錄系統(tǒng)，點擊左側菜單欄“出庫管理”→“揀貨管理”；2.選擇“待揀貨”狀態(tài)的任務，點擊“處理”；3.系統(tǒng)顯示揀貨路徑（如“庫區(qū)B-貨架2-層1-位5→庫區(qū)C-貨架3-層3-位2”）；4.用PDA掃描庫位條碼，再掃描商品條碼，錄入揀貨數(shù)量；5.揀貨完成后，點擊“提交”，進入復核環(huán)節(jié)。3.復核（復核員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“出庫管理”→“復核管理”；2.選擇“待復核”狀態(tài)的任務，點擊“查看”；3.核對揀貨商品與訂單信息（數(shù)量、規(guī)格、批次）；4.若復核通過，點擊“確認復核”，進入打包環(huán)節(jié)；若不通過，填寫異常原因（如“揀貨數(shù)量多1件”），點擊“駁回”。4.出庫確認（倉庫管理員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“出庫管理”→“出庫確認”；2.選擇“待出庫”狀態(tài)的任務，點擊“查看”；3.掃描出庫單條碼，確認商品出庫；4.點擊“完成”，系統(tǒng)更新庫存，并同步至ERP系統(tǒng)。（五）物流配送操作1.配送計劃創(chuàng)建（配送經理操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“物流配送”→“配送計劃”；2.點擊“創(chuàng)建計劃”，選擇日期、倉庫、配送區(qū)域；3.系統(tǒng)自動加載待配送訂單，分配車輛（如“廂式貨車1號”）和司機（如“王五”）；4.調整配送路線（可選），點擊“保存”按鈕。2.貨物跟蹤（客戶/配送員操作）客戶操作：1.登錄客戶portal，輸入訂單號；2.點擊“跟蹤”按鈕，查看貨物實時位置（如“已到達XX區(qū)，預計1小時后送達”）。配送員操作：1.用手持終端登錄系統(tǒng)，點擊“我的任務”→“配送任務”；2.查看實時路線，點擊“更新位置”，系統(tǒng)同步至客戶端。3.簽收回執(zhí)（配送員操作）步驟：1.配送完成后，讓客戶在手持終端上簽名；2.拍攝貨物照片（如“客戶簽收的包裹”）；3.點擊“提交回執(zhí)”，系統(tǒng)保存信息；4.客戶收到簽收回執(zhí)通知（如短信“您的貨物已簽收，回執(zhí)編號：XXXXX”）。（六）報表查詢與導出1.庫存報表步驟：1.點擊左側菜單欄“報表與分析”→“庫存報表”；2.選擇報表類型（庫存現(xiàn)狀/變動/預警）；3.選擇查詢條件（時間、倉庫、商品）；4.點擊“查詢”按鈕，顯示報表；5.點擊“導出”按鈕，選擇Excel格式，保存到本地。2.績效報表步驟：1.點擊左側菜單欄“報表與分析”→“績效報表”；2.選擇報表類型（倉庫人員/供應商/配送）；3.選擇查詢時間（如“本月”）；4.點擊“查詢”按鈕，顯示報表；5.可打印報表（點擊“打印”按鈕）。（七）系統(tǒng)設置1.用戶與權限管理（系統(tǒng)管理員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“系統(tǒng)管理”→“用戶管理”；2.點擊“創(chuàng)建用戶”，輸入用戶名（如“picker01”）、密碼、角色（如“揀貨員”）；3.分配權限（如“只能操作揀貨管理模塊”）；4.點擊“保存”按鈕。2.基礎數(shù)據維護（系統(tǒng)管理員操作）步驟：1.點擊左側菜單欄“系統(tǒng)管理”→“基礎數(shù)據”；2.選擇“商品信息”，點擊“添加”；3.輸入商品名稱、規(guī)格、條碼、批次/效期要求；4.點擊“保存”按鈕。四、常見問題及解決（一）登錄問題問題：無法登錄系統(tǒng)，提示“用戶名或密碼錯誤”。解決：1.檢查用戶名是否正確（如是否區(qū)分大小寫）；2.檢查密碼是否正確（如是否輸入了空格）；3.若忘記密碼，點擊“忘記密碼”，通過郵箱/手機重置。（二）驗收問題問題：掃描條碼時，系統(tǒng)提示“條碼不存在”。解決：1.檢查條碼是否清晰（如是否有污漬、磨損）；2.檢查商品信息是否已維護（如是否在基礎數(shù)據中添加了該商品的條碼）；3.若條碼錯誤，聯(lián)系供應商重新打印條碼。（三）揀貨問題問