企業(yè)文檔資料分類及存檔管理標(biāo)準(zhǔn)一、管理標(biāo)準(zhǔn)適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類企業(yè)（含集團總部、子公司、分支機構(gòu)）內(nèi)部各類文檔資料的分類、歸檔、保管、借閱及銷毀管理，涵蓋紙質(zhì)文檔、電子文檔（含本地存儲及云端文檔）兩種載體。無論是日常運營中形成的制度文件、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)合同，還是項目資料、財務(wù)憑證、人力資源檔案等，均需參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。通過規(guī)范管理，實現(xiàn)文檔資料的系統(tǒng)性、可追溯性及安全性，為企業(yè)運營決策、風(fēng)險防控及歷史查閱提供支撐。二、文檔分類與編碼規(guī)則（一）文檔分類維度企業(yè)文檔資料按“一級分類+二級分類+三級分類”三級結(jié)構(gòu)劃分，保證分類邏輯清晰、覆蓋全面。具體維度一級分類二級分類三級分類（示例）說明綜合管理制度文件行政管理制度、財務(wù)管理制度、人力資源管理制度企業(yè)層面發(fā)布的各類管理規(guī)范、流程標(biāo)準(zhǔn)等會議資料董事會會議、總經(jīng)理辦公會、部門例會各類會議的議程、紀(jì)要、決議材料檔案類企業(yè)沿革檔案、榮譽檔案、資質(zhì)證照檔案企業(yè)發(fā)展歷程中的重要文件、獲獎證書、營業(yè)執(zhí)照、許可證等業(yè)務(wù)運營項目管理立項文件、項目計劃、驗收報告、結(jié)項總結(jié)從項目啟動到收尾全過程的文檔資料客戶管理客戶合同、客戶溝通記錄、售后服務(wù)檔案與客戶簽訂的合同、往來郵件/函件、投訴處理記錄等供應(yīng)商管理供應(yīng)商合作協(xié)議、評估報告、付款憑證供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估、合作過程中的文檔財務(wù)審計財務(wù)報告月度報表、年度審計報告、稅務(wù)申報表企業(yè)財務(wù)狀況的正式報告、審計底稿、稅務(wù)申報材料憑證票據(jù)發(fā)票、銀行回單、費用報銷單經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時的原始憑證及報銷憑證人力資源員工檔案入職材料、勞動合同、離職申請、培訓(xùn)記錄員工從入職到離職的全周期檔案材料薪酬福利薪酬核算表、社保繳納記錄、福利發(fā)放清單員工薪酬、社保、福利相關(guān)的核算及發(fā)放記錄（二）文檔編碼規(guī)則為便于文檔檢索與管理，采用“字母+數(shù)字”組合編碼，編碼結(jié)構(gòu)為：一級分類代碼（2位）-二級分類代碼（2位）-年份（4位）-流水號（3位）。編碼位置規(guī)則說明示例一級分類代碼綜合管理（GL）、業(yè)務(wù)運營（YW）、財務(wù)審計（CW）、人力資源（RL）GL（綜合管理）二級分類代碼制度文件（ZD）、會議資料（HY）、項目管理（XM）、客戶管理（KH）等ZD（制度文件）年份文檔形成年份（4位數(shù)字）2023流水號當(dāng)年該二級分類下文檔的順序號（001-999），按歸檔時間順序遞增001完整編碼一級分類代碼+二級分類代碼+年份+流水號GL-ZD-2023-001三、文檔全生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與審核創(chuàng)建主體：各部門員工根據(jù)工作需要創(chuàng)建文檔，部門負(fù)責(zé)人*對文檔內(nèi)容的真實性、完整性負(fù)責(zé)。模板使用：創(chuàng)建文檔時需使用公司統(tǒng)一模板（如《會議紀(jì)要模板》《合同模板》），模板由行政部*統(tǒng)一制定并更新。審核流程：普通文檔（如部門通知、周報）：由部門負(fù)責(zé)人*審核后即可歸檔；重要文檔（如制度文件、合同）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后歸檔；涉密文檔（如戰(zhàn)略規(guī)劃、未公開財務(wù)數(shù)據(jù)）：需經(jīng)總經(jīng)理*審批后歸檔。（二）文檔分類與編碼分類確認(rèn)：文檔創(chuàng)建完成后，由部門文檔管理員*根據(jù)《企業(yè)文檔分類表》（見下文）確定文檔的一級、二級、三級分類。編碼：由部門文檔管理員*按照文檔編碼規(guī)則唯一編碼，標(biāo)注于文檔首頁右上角（紙質(zhì)文檔）或電子文檔屬性中（電子文檔）。編碼登記：將編碼、文檔名稱、分類信息登記至《文檔編碼登記表》（見下文模板），保證編碼不重復(fù)、可追溯。（三）文檔歸檔歸檔時間：紙質(zhì)文檔：每月最后一個工作日由部門文檔管理員匯總本月文檔，提交至行政檔案室；電子文檔：文檔審批通過后24小時內(nèi)至公司指定云端文檔管理系統(tǒng)（如釘釘知識庫、企業(yè)網(wǎng)盤），由部門文檔管理員*同步更新《電子文檔歸檔登記表》。歸檔要求：紙質(zhì)文檔：使用公司統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（A4紙尺寸），按編碼順序排列，檔案盒外貼《檔案盒標(biāo)簽》（含編碼、名稱、數(shù)量、歸檔日期）；電子文檔：命名格式為“編碼+文檔名稱”，存儲在指定文件夾（按一級分類-二級分類-年份建立文件夾層級），設(shè)置訪問權(quán)限（如僅部門成員可見、僅管理員可編輯）。歸檔交接：部門文檔管理員與行政檔案室辦理交接手續(xù)，填寫《文檔歸檔交接表》（雙方簽字確認(rèn)），保證文檔無遺漏、無損壞。（四）文檔借閱與傳遞借閱申請：員工因工作需要借閱文檔時，需填寫《文檔借閱申請表》（見下文模板），說明借閱事由、借閱期限、歸還時間。審批權(quán)限：普通文檔：部門負(fù)責(zé)人*審批；重要文檔：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；涉密文檔：總經(jīng)理*審批。借閱流程：紙質(zhì)文檔：審批通過后，到行政檔案室辦理借閱手續(xù)，由檔案管理員核對文檔信息，借閱期限不超過3個工作日；電子文檔：審批通過后，由系統(tǒng)管理員*開通臨時訪問權(quán)限，借閱期限不超過5個工作日，到期自動關(guān)閉權(quán)限。歸還要求：借閱文檔需在到期日歸還，如需續(xù)借需提前1天重新申請；歸還時檔案管理員*需檢查文檔完整性，如有損壞或丟失，按公司相關(guān)規(guī)定處理。（五）文檔保管與維護(hù)保管責(zé)任：行政檔案室負(fù)責(zé)紙質(zhì)文檔的集中保管，各部門文檔管理員負(fù)責(zé)本部門電子文檔的日常維護(hù)。保管環(huán)境：紙質(zhì)文檔存放需符合“防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫”要求，檔案室配備溫濕度計（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%）；電子文檔需定期備份（每日增量備份，每周全量備份），備份數(shù)據(jù)存儲在異地服務(wù)器。定期檢查：每季度由行政部牽頭，組織各部門文檔管理員對文檔進(jìn)行清點檢查，保證文檔無丟失、無損壞，電子文檔可正常訪問。（六）文檔銷毀銷毀條件：文檔達(dá)到保管期限（如財務(wù)憑證保管期限為10年、普通制度文件保管期限為5年），且無繼續(xù)保存價值時，可申請銷毀。銷毀流程：部門提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀審批表》（見下文模板），注明銷毀文檔的編碼、名稱、數(shù)量、保管期限；由行政部、審計部聯(lián)合審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；審批通過后，由行政檔案室、審計部共同監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底（紙質(zhì)文檔采用碎紙機銷毀，電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)覆寫）；銷毀完成后，填寫《文檔銷毀記錄表》（含監(jiān)銷人簽字、銷毀日期），存檔備查。四、標(biāo)準(zhǔn)化管理工具模板（一）企業(yè)文檔分類表一級分類二級分類三級分類說明保管期限綜合管理制度文件行政管理制度企業(yè)行政管理相關(guān)規(guī)范（考勤、辦公設(shè)備等）長期財務(wù)管理制度財務(wù)報銷、資金管理等相關(guān)制度長期會議資料董事會會議董事會會議決議、議案材料長期部門例會各部門周例會、月度例會紀(jì)要3年業(yè)務(wù)運營項目管理立項文件項目建議書、可行性研究報告項目結(jié)束后10年驗收報告項目驗收報告、客戶確認(rèn)函項目結(jié)束后10年財務(wù)審計財務(wù)報告年度審計報告第三方審計機構(gòu)出具的年度審計報告長期憑證票據(jù)發(fā)票增值稅發(fā)票、費用發(fā)票10年（二）文檔編碼登記表序號文檔編碼文檔名稱一級分類二級分類三級分類創(chuàng)建人創(chuàng)建日期歸檔日期備注1GL-ZD-2023-001行政管理制度（2023版）綜合管理制度文件行政管理制度*2023-01-152023-01-20替代2020版2YW-XM-2023-002項目立項報告業(yè)務(wù)運營項目管理立項文件*2023-02-102023-02-15（三）文檔歸檔交接表歸檔部門歸檔人*歸檔日期文檔總數(shù)量紙質(zhì)文檔數(shù)量電子文檔數(shù)量接收人*接收日期備注市場部*2023-03-31251510趙六*2023-04-01無遺漏（四）文檔借閱申請表借閱人*所在部門借閱日期文檔編碼文檔名稱借閱事由借閱期限歸還日期審批人*審批日期周七*銷售部2023-04-10YW-KH-2023-005客戶合同（2023）客戶續(xù)約談判參考3個工作日2023-04-13錢八*2023-04-10（五）文檔銷毀審批表申請部門申請日期文檔編碼文檔名稱保管期限銷毀數(shù)量銷毀原因?qū)徍瞬块T審核人*審批人*備注財務(wù)部2023-04-15CW-PJ-201812月費用憑證10年50份已達(dá)保管期限審計部孫九*李十*無留存價值五、執(zhí)行關(guān)鍵注意事項（一）分類與編碼規(guī)范性嚴(yán)禁隨意調(diào)整文檔分類層級或編碼規(guī)則，如需變更需提交行政部審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后更新《企業(yè)文檔分類表》及《文檔編碼規(guī)則表》；新文檔歸檔前，部門文檔管理員*需再次核對分類及編碼準(zhǔn)確性，保證與歷史文檔邏輯一致；跨部門協(xié)作形成的文檔，由牽頭部門負(fù)責(zé)分類歸檔，協(xié)作部門配合提供文檔原件。（二）歸檔及時性與完整性嚴(yán)禁拖延歸檔，每月文檔需在次月5日前完成歸檔（遇節(jié)假日順延），行政檔案室*每月10日前發(fā)布《歸檔情況通報》；歸檔文檔需為最終審批版本，草稿、修改稿等非正式版本不得歸檔，確需保存的需標(biāo)注“草稿”字樣單獨存放；電子文檔需同時保存源文件及PDF格式版本（PDF為正式歸檔版本），保證格式兼容、內(nèi)容可讀。（三）借閱權(quán)限與安全保密涉密文檔僅限相關(guān)部門指定人員借閱，借閱時需由部門負(fù)責(zé)人*陪同，嚴(yán)禁帶出檔案室或復(fù)制傳播；電子文檔借閱權(quán)限需嚴(yán)格控制，系統(tǒng)管理員*每季度核查一次權(quán)限清單，及時清理離職人員權(quán)限；借閱文檔如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)審批人*同意，并在《文檔借閱申請表》中注明“允許復(fù)印”及用途。（四）定期審查與持續(xù)優(yōu)化每年12月由行政部*組織，各部門參與開展“文檔管理年度審查”，重點檢查分類合理性、編碼準(zhǔn)確性、保管期限合規(guī)性；對審查中發(fā)覺的問題（如分類遺漏、編