采購

管理規(guī)范

目錄

一、目的

規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整

體的日常管理規(guī)定要求。

二、適用范圍

本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)

品）等采購的控制。

三、定義

1、供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他組織,

2、合格供應商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應商。

3、購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單

據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。

4、供應商選擇考察表：是確立為公司供應商前對供應商進行評估的表格，一般

由采購主管對供應商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務經(jīng)理與運作中

心總監(jiān)時行審批。

5、供應商考核表：是每財年度對供應商交貨準時率、品質(zhì)和售前售后服務等進

行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應商繼續(xù)合作。

6、終止供應商的報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質(zhì)情況或考核不合等

提出與其終止合作的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責部門向采購中心提出，由采購

主管填寫逐級上報審批。

7、抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術(shù)部門或其

他相關(guān)權(quán)責部門編寫交采購中心匯總成冊。

8、貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出

驗收報告和處理意見。

四、采購管理制度

?潔自律，嚴守工作紀律。不接受供應商禮金、禮品和宴請；

?嚴格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；

?能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；

?嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質(zhì)量；

?加強采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，以有效地控制和降低

采購成本并保證采購質(zhì)量；

?科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查；

?處理好與供應商的關(guān)系，幫助供應商解決一定的問題；

?認真分析采購工作，改進流程、規(guī)范和采購標準，提出有助改進公司和供應

商服務水平的建議；

?做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；

在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；

?所有采購,必須事前獲得批準.未經(jīng)計劃并報審核和批準，，除急購外不得采

購，急購需在申請單上注時“急購”，并由總經(jīng)理補批；

?凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項

目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；

?采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買，

不得隨意變更供應商;

五、供應商選擇標準

?具有良好的市信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識；

?注冊資金達到50萬以上的一般納稅人；

?健全的商務管理流程和制度；

?良好的財務狀況，至少可以給予七天以上帳期：

?具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；

?相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；

?積極的合作態(tài)度；

六、供應商選擇、評價和終止辦法

供應商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務水平和重大產(chǎn)品問題的處

理等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應的及時性都與供應商

本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴格地篩選、考核供應商，對不合格供應商制

訂相關(guān)終止辦法。

對供應商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見《供應商考

核辦法及考核表》。

1、供應商檔案管理要求

對于供應商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含《供應

商選擇考察表》、《供應商名錄》、《供應商資料卡》《供應商考核表》、《詢價記錄》、

《采購記錄》、《到貨檢驗報告》和《終止供應商的報告》，以及其它和往來單據(jù)等

資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進行統(tǒng)一備份存檔管理。

供應商選擇流程

選擇供應商的程序流程圖

3、供應商選擇考察表

供應商選擇考察表

考察人：年月日

待選供應商基本資料

名稱法人代

表：

地郵編：

址：

電聯(lián)系傳真:經(jīng)營性

話：人：質(zhì)：

主營產(chǎn)

品：

詳細評價指標

序

評價辦法結(jié)果備注

號

1注冊資金數(shù)額是多少

經(jīng)

濟2是不是一般納稅人

實

力3上年度銷售額是多少

給其他商家賬期一般是

4

多久

5一共有多少員工

言場序評價辦法結(jié)果備注

號

1被媒體曝光次數(shù)

2業(yè)內(nèi)口碑

3有哪些假貨/水貨

4售后服務水平怎么樣

序

評價辦法結(jié)果備注

號

與主營產(chǎn)品廠家的關(guān)系

優(yōu)1

勢（代理/經(jīng)銷/總代…）

資

源給不同渠道的價格結(jié)構(gòu)

2

及毛利

3相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全

4最短送貨時間是多久

序

評價辦法結(jié)果備注

號

業(yè)務人員有沒有怠慢顧

1

管客現(xiàn)象

理

水對售前咨詢有沒有耐心

平2

講解

有沒有完善的貨物進出

3

流程

4員工是不是大小事情都

要請示

批示意見

商務經(jīng)理意簽名：

見

運作中心總簽名：

監(jiān)意見

□推薦為C類認可供應商口推薦為D類認可供應商口不能推薦為

考察結(jié)果

供應商

4、合格供應商名錄

合格供應商名錄

表格更新日期：年月日

序號編企業(yè)名等地提供的產(chǎn)聯(lián)系人電話備

號稱級址品及折扣注

5、供應商資料卡

供應商資料卡

供應商編號：建卡日期:

產(chǎn)品類別：建卡人：

聯(lián)系人/職

公司名稱

務

公司地址

電話傳真

倉庫地址

電話傳真

帳號

開戶行

口代理商代理級別：

公司類別

口生產(chǎn)商

創(chuàng)立時間注冊資本法人代表

公司性質(zhì)公司規(guī)模

管理層技術(shù)人員普通員工合計

人員

構(gòu)成

人數(shù)

比例

經(jīng)營范圍

一

序考核品評考核表

號準時交貨率服務總分備注

年度質(zhì)等編號

6、供應商考核辦法及考核表

供應商的考核采取財年度考核辦法，由采購中心征集各方意見匯總成考核評

語，再由相關(guān)權(quán)責部門給出評審意見，最終由運作總監(jiān)決定是否終止供應資格。

供應商考核表

NO：PUR-KS-流水號

供應商名稱

主要考核

考核日期

人

產(chǎn)品名稱

考核評語評分等級

準時

交貨率

考

品質(zhì)

核

內(nèi)

容

服務

其它

綜合

評價

意見是否取消其資格

各

權(quán)

責

部

門

審

批

意

見

7、終止供應商的報告

終止供應商的報告

年月日

供應商名

供應商編號：

稱：

建立聯(lián)系時

間：

目前聯(lián)系

最初聯(lián)系人：

人：

來往主要業(yè)

務：

終止原因：

目前來往財、物、帳等情況：

終止該供應商可能造成的影響：

終止供應商的步驟：

終止供應商申請人商務經(jīng)理簽

簽字：字：

運作總監(jiān)批示：

七、采購流程

1、采購原則

?采購經(jīng)辦人員接獲〃請購單〃后應依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購

記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經(jīng)分析

后議價。

?采購申請人在采購過程提出撤消采購中請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消

程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。

?采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于〃請購單〃詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂〃訂購廠

商〃〃交貨期限〃與〃報價有效期限〃經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核

2、常規(guī)采購

否A圣、否

應嗎/

采購

3、小額應急采購

實施采購＞應付款

1、抽貨檢驗標準

來料名稱抽樣數(shù)驗收準則接收數(shù)量

I

1）運行測試正常，配置

TT*-r￡l^

ir

計算機主機100%補答字----------?補答字不合格拒收

2）機箱無破損、變形

3）全新設(shè)備

1）運行測試正常，配置正

CPU100%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

D運行測試正常，配置正

內(nèi)存100%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

主板100%1）運行測試正常，配置正不合格拒收

確

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

硬盤100%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

板卡（顯示卡、網(wǎng)

100%確不合格拒收

卡、聲卡等）

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

軟盤驅(qū)動器100%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

光盤驅(qū)動器100%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

D運行測試正常，配置正

鍵盤50%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

鼠標50%確不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

顯示器100%不合格拒收

確

2）外觀無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

UPS100%確不合格拒收

2）機箱無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

網(wǎng)絡(luò)交換機100%確不合格拒收

2）機箱無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

路由器100%確不合格拒收

2）機箱無破損、變形

1）運行測試正常，配置正

集線器100%確不合格拒收

2）機箱無破損、變形

1）機箱無破損、變形

2）原廠包裝和無開箱痕

網(wǎng)線30%不合格拒收

跡

3）全新產(chǎn)品

1）機箱無破損、變形

接插件（面板、模2）原廠包裝和無開箱痕

30%不合格拒收

塊等）跡

3）全新產(chǎn)品

2、貨物檢驗報告

NO：

供應商：檢驗日期：年月日

產(chǎn)品名型號規(guī)來貨數(shù)

稱格里

來貨日抽樣數(shù)

期量

驗證記錄

序號驗證項目標準要求實測結(jié)果結(jié)論

驗證結(jié)論：

檢驗人：復核：

不合格批處理意見：口可用口挑選口換貨口退貨審批：

九、采購中心職責與績效考核

1、采購中心工作職責

i.建立供應廠商與價格記錄；

ii.采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查;

iii.詢價、比價、議價、訂購工作;

iv.送貨進度控制與逾送督促；

v.來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；

vi.付款整理、審查；

Vii.提交采購工作報告。

2、采購主管績效考核標準

采購主管的績效標準

工作職責績效指標績效標準

1.一個月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設(shè)備或材料的

次數(shù)不超過1次；

2.一年內(nèi)閃采購的設(shè)備型號錯誤造成的退貨次數(shù)不超過2次：

完成項目所使申請部門得到所需

3.項目采購的成本控制在預先設(shè)定的范圍內(nèi)。

需的采購工作的設(shè)備和材料

優(yōu)秀績效的表現(xiàn):

盡可能地推遲付款時間：控制進貨速度，使庫存

最小；向多方供貨商詢價，得到性價比最佳的供

貨“

上級主管人員對以下方面表示滿意：

改進采購的工作流