企業(yè)合同管理制度及審批流程第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)合同管理，防范法律風險，維護企業(yè)合法權(quán)益，保障合同履行的有效性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“企業(yè)”）對外簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、借款合同、租賃合同、合作協(xié)議等）。1.3基本原則1.合法性原則：合同內(nèi)容及簽訂流程必須符合法律法規(guī)及政策規(guī)定，嚴禁違反法律強制性規(guī)定。2.風險可控原則：合同簽訂前必須進行充分的資信調(diào)查和風險評估，確保對方具備履行能力，條款設(shè)計兼顧權(quán)利保護與風險防范。3.平等自愿原則：合同雙方權(quán)利義務(wù)對等，不得利用優(yōu)勢地位訂立不公平條款。4.流程規(guī)范原則：合同的起草、審查、審批、簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)必須遵循本制度規(guī)定的流程。第二章合同管理機構(gòu)及職責2.1合同管理委員會組成：由總經(jīng)理、分管領(lǐng)導、法律事務(wù)部負責人、財務(wù)負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人組成。職責：審議企業(yè)重大合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、重大投資合同、金額達到一定標準的合同）；決策合同糾紛的重大處理方案；監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。2.2法律事務(wù)部（歸口管理部門）職責：制定、修訂合同管理制度及標準文本；審查合同的合法性、條款完整性及風險點；處理合同糾紛，參與協(xié)商、仲裁或訴訟；管理合同專用章及合同檔案；組織合同管理培訓。2.3業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行機構(gòu)）職責：發(fā)起合同需求，進行前期業(yè)務(wù)談判；負責合同對方的資信調(diào)查（包括主體資格、經(jīng)營狀況、信用記錄等）；起草合同草案，提交相關(guān)部門審查；跟蹤合同履行情況，及時解決履行中的問題；配合法律事務(wù)部處理合同糾紛。2.4財務(wù)部門職責：審查合同價款、支付方式、稅務(wù)條款的合理性；監(jiān)督合同款項的支付與收?。惶峁┖贤男兄械呢攧?wù)數(shù)據(jù)支持。第三章合同的起草與審查3.1合同起草1.起草主體：業(yè)務(wù)部門負責合同草案的起草，涉及財務(wù)、技術(shù)、法律等專業(yè)領(lǐng)域的，應(yīng)邀請相關(guān)部門參與。2.起草要求：符合法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度；條款明確、具體，避免歧義（如標的名稱、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、價款及支付方式、違約責任、爭議解決方式等必須清晰）；采用企業(yè)標準合同文本（如買賣合同、服務(wù)合同的標準模板），非標準文本需經(jīng)法律事務(wù)部審核；禁止訂立“陰陽合同”或損害企業(yè)利益的條款。3.2資信調(diào)查業(yè)務(wù)部門在起草合同前，必須對對方當事人進行資信調(diào)查，收集以下材料：法人或其他組織的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書（如有）；自然人的身份證復印件；近期財務(wù)報表（如資產(chǎn)負債表、利潤表）或信用報告；過往合作記錄（如有）；其他證明對方履行能力的材料（如履約保函、擔保函）。3.3合同審查合同草案起草完成后，需依次經(jīng)以下部門審查：1.業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審查：部門負責人審查合同的業(yè)務(wù)可行性、必要性及對方資信狀況，簽署《合同審查意見表》。2.法律事務(wù)部審查：重點審查以下內(nèi)容：對方主體資格的合法性（如是否具備相應(yīng)的經(jīng)營資質(zhì)、是否處于存續(xù)狀態(tài)）；合同條款的合法性（是否違反法律強制性規(guī)定，如無效條款、格式條款的提示義務(wù)）；風險點識別（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否有利于企業(yè)、擔保條款是否有效）；條款完整性（是否遺漏關(guān)鍵條款，如保密義務(wù)、不可抗力、解除條件）。法律事務(wù)部應(yīng)在2個工作日內(nèi)提出書面審查意見，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見修改合同。3.財務(wù)部門審查：重點審查以下內(nèi)容：價款及支付方式的合理性（如是否符合市場價格、支付期限是否符合企業(yè)資金計劃）；稅務(wù)條款的合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅率、納稅義務(wù)的承擔）；成本效益分析（如合同履行的成本與收益是否匹配）。財務(wù)部門應(yīng)在2個工作日內(nèi)提出書面審查意見。第四章合同的審批流程4.1審批權(quán)限劃分根據(jù)合同的性質(zhì)、金額及影響程度，審批權(quán)限分為以下層級：合同類型審批主體一般合同（金額較小、風險較低）業(yè)務(wù)部門負責人→法律事務(wù)部→財務(wù)部門→分管領(lǐng)導重大合同（金額較大、涉及重要權(quán)益）上述流程→總經(jīng)理→合同管理委員會特別重大合同（戰(zhàn)略合作、重大投資）上述流程→董事長→合同管理委員會審議注：“重大合同”“特別重大合同”的具體標準由總經(jīng)理辦公會制定并定期修訂。4.2審批流程1.發(fā)起審批：業(yè)務(wù)部門填寫《合同審批表》（附件1），附上以下材料：合同草案（修改稿）；對方資信材料；業(yè)務(wù)可行性報告；各部門審查意見。2.部門負責人審批：審查合同的業(yè)務(wù)邏輯及必要性，簽署意見（同意/修改/否決）。3.法律事務(wù)部審批：審查合同的合法性及風險點，簽署意見（同意/修改/否決）。4.財務(wù)部門審批：審查合同的財務(wù)合理性，簽署意見（同意/修改/否決）。5.分管領(lǐng)導審批：綜合各部門意見，審查合同的整體風險，簽署意見（同意/修改/否決）。6.總經(jīng)理/董事長審批：對于重大及特別重大合同，總經(jīng)理或董事長根據(jù)分管領(lǐng)導意見，簽署最終審批意見。7.合同管理委員會審議：對于特別重大合同，合同管理委員會召開會議審議，形成書面決議（同意/修改/否決）。4.3審批要求審批人應(yīng)在收到材料后的2個工作日內(nèi)完成審批，逾期未審批且未說明理由的，視為同意；審批人需簽署明確意見（如“同意簽訂”“需修改第3條違約責任”“否決，理由：對方資信不足”），不得僅簽姓名；合同修改后需重新提交審批，直至所有部門同意。第五章合同的簽訂與履行5.1合同簽訂1.簽署權(quán)限：合同需由法定代表人或其授權(quán)的代表簽署（授權(quán)代表需持有《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限）。2.蓋章管理：合同簽署后，需加蓋企業(yè)合同專用章（合同專用章由法律事務(wù)部保管，使用時需填寫《合同專用章使用申請表》，經(jīng)部門負責人批準）。3.文本管理：合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)留存兩份（法律事務(wù)部、業(yè)務(wù)部門各存一份）。5.2合同履行1.履行責任：業(yè)務(wù)部門是合同履行的第一責任主體，需指定專人負責跟蹤履行情況（如貨物交付、服務(wù)提供、款項支付等）。2.履行監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門需定期向分管領(lǐng)導匯報合同履行情況，遇重大問題（如對方違約、履行困難）需及時向法律事務(wù)部報告；財務(wù)部門需根據(jù)合同約定審核款項支付，未按合同履行的，不得支付款項；法律事務(wù)部需監(jiān)督合同履行，發(fā)現(xiàn)違約行為及時提出維權(quán)建議。3.變更與解除：合同需要變更或解除的，需由業(yè)務(wù)部門提出申請，說明變更/解除的原因及依據(jù)，按照原審批流程辦理；變更或解除合同需簽訂書面協(xié)議，未經(jīng)審批不得擅自變更或解除。第六章合同的歸檔與保管6.1歸檔范圍合同原件及附件；《合同審批表》及各部門審查意見；對方資信材料；履行記錄（如交貨單、驗收報告、付款憑證）；變更/解除協(xié)議；糾紛處理材料（如起訴狀、調(diào)解書、判決書）。6.2歸檔流程合同簽訂后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需將上述材料提交法律事務(wù)部歸檔；法律事務(wù)部需建立《合同臺賬》（附件2），登記合同編號、名稱、對方當事人、簽訂日期、履行期限、金額、審批人等信息；歸檔材料需裝訂成冊，標注合同編號，存入檔案柜（檔案柜由法律事務(wù)部專人保管）。6.3查閱與復制內(nèi)部員工如需查閱合同，需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及法律事務(wù)部負責人批準；外部單位如需查閱合同，需出具書面證明（如法院調(diào)查令），經(jīng)總經(jīng)理批準；合同復制需加蓋法律事務(wù)部公章，注明“復制件與原件一致”。第七章合同糾紛處理7.1糾紛報告業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，需在24小時內(nèi)填寫《合同糾紛報告表》（附件3），提交法律事務(wù)部，內(nèi)容包括：糾紛對方當事人；糾紛事由（如違約事實、爭議條款）；已履行情況；證據(jù)材料（如合同、付款憑證、溝通記錄）。7.2糾紛處理1.方案制定：法律事務(wù)部收到報告后，需在3個工作日內(nèi)分析糾紛原因，提出處理方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟），報分管領(lǐng)導審批。2.方案執(zhí)行：協(xié)商/調(diào)解：由業(yè)務(wù)部門牽頭，法律事務(wù)部參與，達成一致后簽訂《和解協(xié)議》；仲裁/訴訟：由法律事務(wù)部負責辦理，業(yè)務(wù)部門配合收集證據(jù)、提供信息；處理過程中，需及時向分管領(lǐng)導匯報進展。7.3總結(jié)改進糾紛處理完畢后，法律事務(wù)部需在10個工作日內(nèi)形成《合同糾紛總結(jié)報告》，內(nèi)容包括：糾紛基本情況；處理結(jié)果；經(jīng)驗教訓（如合同條款漏洞、履行監(jiān)督不到位）；改進建議（如修訂標準文本、加強資信調(diào)查）。報告需通報各部門，避免同類糾紛再次發(fā)生。第八章責任追究8.1責任情形未按規(guī)定進行資信調(diào)查，導致對方無履行能力的；未按審批流程簽訂合同，導致企業(yè)損失的；履行過程中未跟蹤監(jiān)督，導致違約的；泄露合同機密，導致企業(yè)利益受損的；偽造、變造合同材料的；拒絕配合糾紛處理，導致?lián)p失擴大的。8.2責任類型行政責任：警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同；經(jīng)濟責任：賠償企業(yè)損失（賠償金額根據(jù)損失大小確定）；刑事責任：涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)處理。8.3追究程序由人力資源部、法律事務(wù)部組成調(diào)查組，核實情況；提出處理意見，報總經(jīng)理辦公會審批；處理結(jié)果告知當事人，當事人有權(quán)提出異議（異議需在3個工作日內(nèi)提出，調(diào)查組需重新核實）；處理結(jié)果存入員工檔案。第九章附則9.1制度修訂本制度如需修訂，由法律事務(wù)部提出修訂意見，報總經(jīng)理辦公會審批后生效。9.2解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸法律事務(wù)部所有。9.3生效日期本制度自發(fā)布之日起施行。附件清單：1.《合同審批表》2.《合同臺賬》3.《合同專用章使用申請表》4.《合同糾紛報告表》XX企業(yè)有限公司2023年XX月XX日（注：附件可根據(jù)企業(yè)實際情況制定