學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)賬操作流程手冊(cè)一、前言為規(guī)范學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)賬行為，提高報(bào)賬效率，保障資金安全，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》《學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為學(xué)校教職工、學(xué)生社團(tuán)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員提供清晰、可操作的報(bào)賬指引，明確報(bào)賬流程、要求及注意事項(xiàng)，確保報(bào)賬工作合法、規(guī)范、有序開展。二、適用范圍本手冊(cè)適用于學(xué)校全體教職工、學(xué)生社團(tuán)負(fù)責(zé)人、臨時(shí)聘用人員及其他需向?qū)W校財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)報(bào)銷費(fèi)用的人員（以下統(tǒng)稱“報(bào)賬人”）。三、術(shù)語定義1.原始憑證：指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，包括增值稅發(fā)票、行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)、車票、住宿清單、會(huì)議通知等。2.報(bào)賬申請(qǐng)表：學(xué)校統(tǒng)一印制（或電子系統(tǒng)生成）的，用于填寫報(bào)賬信息的表格，是財(cái)務(wù)審核及資金支付的依據(jù)。3.審批人：指具有報(bào)賬審批權(quán)限的人員，包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等（具體權(quán)限見“五、通用報(bào)賬流程”）。4.公務(wù)卡：指學(xué)校為教職工辦理的，用于公務(wù)支出結(jié)算的信用卡（符合財(cái)政部《公務(wù)卡管理辦法》規(guī)定）。四、報(bào)賬前置條件（一）可報(bào)銷范圍1.日常辦公費(fèi)：辦公用品、印刷費(fèi)、水電費(fèi)、通訊費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等與學(xué)校日常運(yùn)行相關(guān)的費(fèi)用。2.差旅費(fèi)：教職工因公務(wù)出差產(chǎn)生的交通費(fèi)（火車、汽車、飛機(jī)等）、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼、市內(nèi)交通費(fèi)等。3.會(huì)議費(fèi)：學(xué)校舉辦或參加會(huì)議產(chǎn)生的場地費(fèi)、資料費(fèi)、餐費(fèi)、住宿費(fèi)等。4.科研經(jīng)費(fèi)：科研項(xiàng)目開展過程中產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)材料、設(shè)備費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等（需附科研項(xiàng)目批準(zhǔn)文件）。5.學(xué)生活動(dòng)費(fèi)：學(xué)生社團(tuán)或班級(jí)開展活動(dòng)產(chǎn)生的場地費(fèi)、器材費(fèi)、獎(jiǎng)品費(fèi)、宣傳費(fèi)等（需附活動(dòng)方案及審批表）。6.其他：經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的，與學(xué)校業(yè)務(wù)相關(guān)的合理費(fèi)用（如培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)等）。（二）不可報(bào)銷范圍1.個(gè)人消費(fèi)：化妝品、保健品、服裝、家庭水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等與學(xué)校業(yè)務(wù)無關(guān)的個(gè)人支出。2.違規(guī)費(fèi)用：虛開發(fā)票、套取資金、行賄受賄等違反法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)定的費(fèi)用。3.超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用：超過學(xué)校規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、招待費(fèi)等（如超標(biāo)準(zhǔn)住宿、超標(biāo)準(zhǔn)用餐）。4.與學(xué)校業(yè)務(wù)無關(guān)的費(fèi)用：如個(gè)人旅游費(fèi)、親友來訪招待費(fèi)等。（三）材料準(zhǔn)備要求1.原始憑證需真實(shí)、合法、完整：發(fā)票：需填寫學(xué)校全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、稅號(hào)、日期、金額（大小寫一致）、業(yè)務(wù)內(nèi)容（如“辦公用品”“差旅費(fèi)”），并加蓋發(fā)票專用章。收據(jù)：需為行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)（加蓋財(cái)政監(jiān)制章），且內(nèi)容與學(xué)校業(yè)務(wù)相關(guān)。車票/機(jī)票：需注明乘車人、日期、出發(fā)地、目的地（與出差審批單一致）。住宿清單：住宿費(fèi)發(fā)票需附酒店提供的住宿清單（注明入住日期、房間號(hào)、費(fèi)用明細(xì)）。2.輔助材料：差旅費(fèi)：需附出差審批單（注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人員）。會(huì)議費(fèi)：需附會(huì)議通知（注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員）、會(huì)議議程、參會(huì)人員名單?？蒲薪?jīng)費(fèi)：需附科研項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、實(shí)驗(yàn)材料清單、設(shè)備采購合同（若有）。學(xué)生活動(dòng)費(fèi)：需附活動(dòng)方案、活動(dòng)審批表（部門負(fù)責(zé)人簽字）。五、通用報(bào)賬流程（一）步驟1：準(zhǔn)備原始憑證報(bào)賬人收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證，檢查其真實(shí)性、合法性、完整性（如發(fā)票是否符合要求、附件是否齊全）。若原始憑證存在錯(cuò)誤（如抬頭寫錯(cuò)、金額有誤），需及時(shí)聯(lián)系對(duì)方單位更正或重新開具。（二）步驟2：填寫報(bào)賬申請(qǐng)表1.紙質(zhì)申請(qǐng)表：使用學(xué)校統(tǒng)一印制的《報(bào)賬申請(qǐng)表》，填寫以下內(nèi)容：表頭：學(xué)校名稱、報(bào)賬日期。基本信息：部門、報(bào)賬人姓名、聯(lián)系電話、項(xiàng)目名稱（如“2023年辦公費(fèi)”“科研項(xiàng)目X”）。費(fèi)用明細(xì)：填寫費(fèi)用類型（如“辦公用品”“差旅費(fèi)”）、金額（大小寫一致）、業(yè)務(wù)內(nèi)容（簡要說明，如“購買打印機(jī)墨盒”“2023年10月出差北京”）。附件張數(shù)：填寫原始憑證的數(shù)量（如發(fā)票1張、住宿清單1張，共2張）。簽字：報(bào)賬人簽字確認(rèn)。2.電子系統(tǒng)：若學(xué)校啟用電子報(bào)賬系統(tǒng)，登錄系統(tǒng)后選擇“報(bào)賬申請(qǐng)”，按照提示填寫上述信息并上傳原始憑證掃描件（清晰、完整）。（三）步驟3：部門審批將填寫完整的報(bào)賬申請(qǐng)表及原始憑證交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人需審核以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)的真實(shí)性（是否為部門職責(zé)范圍內(nèi)的公務(wù)活動(dòng)）；費(fèi)用的合理性（是否符合學(xué)校規(guī)定及項(xiàng)目預(yù)算）；材料的完整性（原始憑證及輔助材料是否齊全）。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)（電子系統(tǒng)中點(diǎn)擊“審批通過”）。（四）步驟4：財(cái)務(wù)審核1.提交材料：將部門審批后的材料交財(cái)務(wù)部門（紙質(zhì)材料交財(cái)務(wù)處窗口，電子系統(tǒng)提交后等待審核）。2.財(cái)務(wù)審核內(nèi)容：原始憑證的合法性（是否符合發(fā)票管理規(guī)定、是否為有效憑證）；填寫的規(guī)范性（申請(qǐng)表內(nèi)容是否完整、金額是否一致、項(xiàng)目名稱是否準(zhǔn)確）；審批手續(xù)的完整性（部門負(fù)責(zé)人是否簽字、是否符合審批權(quán)限）；費(fèi)用的合規(guī)性（是否屬于可報(bào)銷范圍、是否超標(biāo)準(zhǔn)）。3.審核結(jié)果：通過：財(cái)務(wù)人員在申請(qǐng)表上簽字（電子系統(tǒng)中點(diǎn)擊“審核通過”），進(jìn)入資金支付環(huán)節(jié)。不通過：財(cái)務(wù)人員注明原因（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”“缺少會(huì)議通知”），返回報(bào)賬人修改后重新提交。（五）步驟5：資金支付財(cái)務(wù)審核通過后，按照以下方式支付資金：1.現(xiàn)金：適用于小額費(fèi)用（如1000元以下的辦公用品），需報(bào)賬人簽字領(lǐng)取。2.轉(zhuǎn)賬：適用于大額費(fèi)用（如1000元以上的設(shè)備采購），財(cái)務(wù)部門將資金轉(zhuǎn)入報(bào)賬人提供的銀行賬戶（需與報(bào)賬人姓名一致）。3.公務(wù)卡：適用于符合公務(wù)卡使用范圍的費(fèi)用（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)），財(cái)務(wù)部門將資金轉(zhuǎn)入公務(wù)卡賬戶（需與報(bào)賬人公務(wù)卡信息一致）。（六）步驟6：憑證歸檔財(cái)務(wù)部門將審核通過的原始憑證、報(bào)賬申請(qǐng)表及輔助材料整理歸檔，保存期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行（一般為30年）。報(bào)賬人可通過電子系統(tǒng)查詢報(bào)賬進(jìn)度及歸檔情況。六、特殊類型報(bào)賬說明（一）差旅費(fèi)報(bào)銷1.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：按照學(xué)校《差旅費(fèi)管理辦法》執(zhí)行（如處級(jí)干部住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為每天X元，科級(jí)及以下干部為每天Y元；伙食補(bǔ)貼為每天Z元，市內(nèi)交通費(fèi)為每天W元）。2.注意事項(xiàng)：出差審批單需提前填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后生效。住宿費(fèi)發(fā)票需附住宿清單，且金額不超過學(xué)校規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。市內(nèi)交通費(fèi)可憑發(fā)票報(bào)銷（如地鐵票、出租車票），或按照學(xué)校規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放補(bǔ)貼（無需發(fā)票）。（二）會(huì)議費(fèi)報(bào)銷1.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：按照學(xué)?！稌?huì)議費(fèi)管理辦法》執(zhí)行（如每人每天會(huì)議費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為X元，包括場地費(fèi)、資料費(fèi)、餐費(fèi)等）。2.注意事項(xiàng)：會(huì)議通知需注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，且經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)。餐費(fèi)發(fā)票需附參會(huì)人員名單，且金額不超過學(xué)校規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（三）科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷1.報(bào)銷范圍：需符合科研項(xiàng)目批準(zhǔn)文件中的預(yù)算（如實(shí)驗(yàn)材料、設(shè)備費(fèi)、差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等）。2.注意事項(xiàng)：實(shí)驗(yàn)材料發(fā)票需附材料清單（注明材料名稱、數(shù)量、單價(jià)）。勞務(wù)費(fèi)發(fā)放需附勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表（注明發(fā)放對(duì)象、金額、身份證號(hào)，且經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字）。設(shè)備采購需附設(shè)備采購合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（經(jīng)資產(chǎn)管理部門簽字）。（四）學(xué)生活動(dòng)費(fèi)報(bào)銷1.報(bào)銷范圍：需符合活動(dòng)方案中的預(yù)算（如活動(dòng)場地費(fèi)、器材費(fèi)、獎(jiǎng)品費(fèi)、宣傳費(fèi)等）。2.注意事項(xiàng)：活動(dòng)方案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字（如學(xué)生處、團(tuán)委）。獎(jiǎng)品費(fèi)發(fā)票需附獎(jiǎng)品清單（注明獎(jiǎng)品名稱、數(shù)量、單價(jià)）。宣傳費(fèi)發(fā)票需附宣傳內(nèi)容（如海報(bào)、橫幅設(shè)計(jì)稿）。七、注意事項(xiàng)（一）憑證要求1.原始憑證不得涂改、偽造、變?cè)欤ㄈ粲绣e(cuò)誤，需重新開具）。2.發(fā)票抬頭必須為學(xué)校全稱（不得填寫個(gè)人姓名或簡稱）。3.原始憑證需在業(yè)務(wù)發(fā)生后30日內(nèi)提交財(cái)務(wù)部門（特殊情況需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）。（二）填寫規(guī)范1.報(bào)賬申請(qǐng)表中的金額需大小寫一致（如“人民幣壹仟元整”“1000.00元”）。2.業(yè)務(wù)內(nèi)容需簡要、明確（如“購買2023年11月辦公用品”“2023年10月出差上?！保?，不得籠統(tǒng)填寫（如“費(fèi)用”“報(bào)銷”）。3.項(xiàng)目名稱需與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目一致（如“2023年辦公費(fèi)”“科研項(xiàng)目X”）。（三）審批權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人：審批本部門范圍內(nèi)的小額費(fèi)用（如5000元以下）。2.分管領(lǐng)導(dǎo)：審批本分管領(lǐng)域內(nèi)的大額費(fèi)用（如5000元以上____元以下）。3.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：審批超預(yù)算或特殊項(xiàng)目的費(fèi)用（如____元以上的費(fèi)用）。4.校長：審批重大項(xiàng)目或特殊情況的費(fèi)用（如____元以上的費(fèi)用）。（四）時(shí)間要求1.財(cái)務(wù)部門每周一至周五受理報(bào)賬（上午9:00-12:00，下午14:00-17:00），節(jié)假日順延。2.電子系統(tǒng)提交后，財(cái)務(wù)部門將在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核（特殊情況除外）。（五）紀(jì)律要求1.報(bào)賬人需對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，不得提供虛假憑證。2.審批人需對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)，不得審批不符合規(guī)定的費(fèi)用。3.財(cái)務(wù)人員需對(duì)審核的規(guī)范性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，不得違規(guī)審核。4.違反上述規(guī)定的，將按照學(xué)?！敦?cái)務(wù)違紀(jì)處理辦法》追究責(zé)任（如通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績效、黨紀(jì)處分等）。八、常見問題解答（FAQ）1.發(fā)票抬頭寫錯(cuò)了能不能報(bào)銷？答：不能。發(fā)票抬頭必須為學(xué)校全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致），若抬頭寫錯(cuò)，需聯(lián)系對(duì)方單位重新開具正確的發(fā)票。2.差旅費(fèi)的伙食補(bǔ)貼怎么算？答：按照學(xué)校《差旅費(fèi)管理辦法》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放（如每人每天X元），無需提供發(fā)票（若實(shí)際發(fā)生的餐費(fèi)超過標(biāo)準(zhǔn)，超過部分需自行承擔(dān)）。3.科研經(jīng)費(fèi)報(bào)賬需要哪些額外材料？答：需要提供科研項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、實(shí)驗(yàn)材料清單、設(shè)備采購合同（若有）、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表（若有）等。4.電子報(bào)賬系統(tǒng)怎么登錄？答：登錄學(xué)校官網(wǎng)→點(diǎn)擊“財(cái)務(wù)系統(tǒng)”→輸入用戶名（工號(hào)/學(xué)號(hào)）及密碼（初始密碼為身份證后6位，需修改后使用）→進(jìn)入系統(tǒng)。5.資金支付需要多長時(shí)間？答：財(cái)務(wù)審核通過