PAGEPAGE14領(lǐng)導(dǎo)干部公文寫作——公文寫作及其規(guī)范的幾個相關(guān)問題2025·10前言文章分類一是文學(xué)文體，二是實用文體，三是邊緣文體。公文屬于實用文體。據(jù)有關(guān)人才專家研究，認為現(xiàn)代人應(yīng)具備七種能力：1、獲取情報能力；2、組織管理能力；3、科學(xué)分析與研究能力；4、創(chuàng)造發(fā)明能力；5、演說能力；6、寫作表達能力；7、公關(guān)社交能力。以文輔政一、什么是公文（一）公文發(fā)展的基本軌跡1、上古時期（萌芽期）《尚書》（孔子）收錄了黃帝之后堯舜禹到夏商周的最高行政公文?！渡袝ば颉罚装矅骸败弦臒﹣y，剪裁浮詞，舉其宏綱，撮其機要，是以垂世立教——典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命之文百篇——所以恢弘至道，示人主以軌跡也?！钡洹糜谟涊d上古典章制度，如《堯典》；謨——用于記載帝王首領(lǐng)談話和他們的治國之策，如《皋陶謨》；訓(xùn)——用于教誨開導(dǎo)，給后人以警世，如《伊訓(xùn)》；誥——用于告誡鼓舞民眾，如《康誥》；誓——是軍人將士的誓詞，相當于今日的動員令和誓師詞，如《湯誓》；命——是帝王賜命臣子的詔書，如《顧命》。相當于我們今天的規(guī)章制度、布告、命令、紀要等公文，都用之于治政管理。2、秦漢時期（成型期）《后漢書·卷五十七·劉陶傳》記載，東漢靈帝中平元年（公元184年），侍御史劉陶上表朝廷，提議招安張角，以防黃巾起義：“但更相告語，莫肯公文。”意為各州官員為保官職，只是互相轉(zhuǎn)告，不肯寫公文報告張角勢力的日益強大。三國時公文已成通稱。3、魏晉時期（自覺期）不僅有實踐，而且有了理論研究。魏文帝曹丕的《典論·論文》將文體歸納為4類8體，并概括了各自的寫作特點：“夫文本同而末異，蓋奏議宜雅，書論宜理，銘誄尚實，詩賦欲麗?！蔽鲿x陸機的《文賦》論述了“詩賦”、“碑誄”、“銘箴”、“頌論”、“奏說”等5體10類文章，劉勰的理論巨著《文心雕龍》中論述了30多種文體，其中的大部分文種都是公文。4、唐宋時期（成熟期）這是我國歷史上強盛的封建王朝，共經(jīng)歷了24個皇帝，統(tǒng)治290年。推崇文治，公文種類發(fā)展，出現(xiàn)了很多公文名作。八大家的散文中，不少名作都是公文。有代表性的如韓愈的《上宰相書》、柳宗元的《答韋中立論師道書》、蘇軾的《上神宗皇帝書》、歐陽修的《致謝仕表》等。5、元明清時期（穩(wěn)定期）這是公文走向封建社會的高峰時期，公文被稱為“公牘”、“文件”，種類繁多，專著相繼推出。如林則徐力奏《錢票無甚關(guān)礙宜重禁吃煙以杜弊源片》，力陳鴉片之弊，即請嚴辦。同治元年（1862年），內(nèi)憂外患，朝廷“下詔求言”，一個多月過去，王公宰相、督撫大吏、往來諸臣“無有言”，貴州遵義黎庶昌決心上書，冒死進言，其《上穆宗毅皇帝書》達六千言，陳述了興利除弊的大計方計，引起朝廷重視。接著又奉諭對所陳事件“條分縷悉，詳細具呈”，有《上穆宗毅皇帝第二書》。此被稱為兩個萬言書。同治皇帝降旨，提拔唯一應(yīng)詔陳言的黎庶昌。6、辛亥革命至今（更新與繁榮期）辛亥革命后，公文發(fā)生了革命性的變革，從公文到形式都面目一新。1912年，南京臨時政府制訂了《公文程式》，以后政府的公文就主要有令、布告、狀、咨、公函、呈批等。中國共產(chǎn)黨十分重視公文變革，明確主張使用白話文，研究公文的寫作，積極實踐。西柏坡一不發(fā)槍，二不發(fā)炮，就靠發(fā)電報，打垮了蔣介石。電報就是當時重要的中央機關(guān)公文。新中國成立后，建立了新的公文系統(tǒng)，不斷進行公文的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。改革開放以來，更是逐漸走上了科學(xué)發(fā)展軌道?！?981年，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》。1987年2月18日，正式發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，又于1993年11月21日修訂發(fā)布。2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號（以下簡稱《辦法》），規(guī)定行政機關(guān)公文有12類13種：命令（令）、議案、決定、指示、——中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（以下簡稱《條例》），規(guī)定黨的機關(guān)公文有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要；——1989年3月1日，國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布《國家機關(guān)公文格式》，規(guī)定了代碼、題注、無正文說明、頁碼和收文處理等項目。根據(jù)國務(wù)院辦公廳的建議，于1999年進行修訂并更名為《國家行政機關(guān)公文格式》，2000年11月，由國務(wù)院辦公廳秘書局編發(fā)。（二）公文的定義《辭源》：“處理公務(wù)的文書?！薄掇o?！房s印本：“公事的文件。”《現(xiàn)代漢語詞典》：“機關(guān)相互往來聯(lián)系事務(wù)的文件?！薄陡刹繉懽髦v義》（孫乃源）：“是黨政機關(guān)處理政務(wù)、企業(yè)事業(yè)部門處理行政事務(wù)所使用的正式文件。”《文書學(xué)及實用公文》（張清明）：“是指政黨和國家各級機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位及個人在現(xiàn)行工作活動中，為進行管理、聯(lián)系事項、記載活動所形成使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的文字材料。前者稱作公務(wù)文書，即公文；后者則稱私人文書。”《條例》（中共中央辦公廳）：“是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)，處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具?！薄掇k法》（國務(wù)院辦公廳）：“是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行活動的重要工具?！惫氖屈h政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等社會合法組織及個人在辦理公務(wù)形成并使用的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。其定義有廣義和狹義之分。廣義的公文泛指在一切公務(wù)活動中形成和使用的各類應(yīng)用文書。狹義的公文特指《條例》和《辦法》中規(guī)定使用的相關(guān)文書，也稱為法定公文或黨政公文、通用公文等。公文的作用：傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施領(lǐng)導(dǎo)和管理，辦理公務(wù)，規(guī)范行為，記載和傳遞公務(wù)信息，宣傳教育和作憑證依據(jù)。公文的類別：法定公文和非法定公文兩類。法定公文的寫作必須以《條例》和《辦法》為依據(jù)，要求嚴格。非法定公文種類繁多，如計劃、總結(jié)、簡報、辦法、制度、公約、調(diào)查（調(diào)研）報告、會議記錄、大事記、述職報告、啟事、講話稿（包括各種致辭——開幕詞、閉幕詞等）、信函（包括賀電、賀信、聯(lián)系公務(wù)的書信），其寫作也應(yīng)以《條例》和《辦法》為參照，雖不受《條例》和《辦法》強制規(guī)定，但也有一定的使用慣例，有一定的功能和規(guī)范。二、公文的性質(zhì)及寫作特點（一）公文的性質(zhì)——公務(wù)性。公文必須反映和傳達社會組織的公務(wù)信息。是公文的本質(zhì)屬性?！涡?。傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法規(guī)與規(guī)章，實施領(lǐng)導(dǎo)與管理，體現(xiàn)和反映國家機關(guān)與黨組織的政治意向、指揮意志和行動意圖，維護黨和政府的權(quán)威及所代表的人民群眾的根本利益，具有鮮明的政治性?！ǘㄐ浴Ｒ皇怯蟹ǘǖ淖髡撸ê戏ńM織及其負責人），二是有法定的權(quán)威和效力，三是公文的形成和發(fā)布必須符合法定的職權(quán)范圍和規(guī)定程序?！?guī)范性。必須按照公文規(guī)范制發(fā)，以維護其嚴肅性。——時效性。要求及時，只在一定時間內(nèi)有用。（二）公文的寫作特點1、突出的受命性。也是被動性。公文完全是受命而作，起草者必須遵照社會組織的要求，表達全體成員的意愿。大多先要接受領(lǐng)導(dǎo)的具體指令，“遵命”寫作。起草者也有一定的主動性和創(chuàng)造性，主要表現(xiàn)在公文內(nèi)容的選擇和提煉上。2、顯著的目的性。公文寫作的目的必須是具體的、明確的、實用的。國家對每一種公文都規(guī)定了具體的目的和作用，必須遵守。3、讀者的規(guī)定性。公文寫作用“主送機關(guān)”、“抄送機關(guān)”、“抄報機關(guān)”以及發(fā)文范圍等規(guī)定自己的讀者，需要根據(jù)不同的讀者對象，選擇不同的文種、語言和內(nèi)容。4、作者的集體性。公文的寫作是集體性的，往往由某個人執(zhí)筆起草初稿，然后討論修改，最終由規(guī)定的人員或領(lǐng)導(dǎo)來審核定稿。有的公文則由起草小組寫作，反映的也是集體的意見。公文作者，是法定社會組織及其領(lǐng)導(dǎo)人。而由領(lǐng)導(dǎo)人署名的公文，其實也是以社會組織中最高職位來表示的，代表著社會組織整體。更何況領(lǐng)導(dǎo)人往往不是公文的起草人，起草好的初稿同樣經(jīng)過不同環(huán)節(jié)的審定。5、寫作的規(guī)范性。公文寫作嚴格地講求規(guī)范。其內(nèi)容在本質(zhì)上是社會化、理性化的，受到法規(guī)政策的制約。公文的形式也是規(guī)定的，尤其是法定公文，如格式的固定、語言的體式等，以提高社會組織管理的效率。三、公文寫作的語境1、語境的含義語境，是語言存在的環(huán)境。語言脫離一定的語境，意義就飄忽不定，難以捉摸。語言分兩大類：——內(nèi)部語言。即思想活動的符號，用思維的方式進行，特點是無聲無形。必不可少，是外部語言的基礎(chǔ)?！獠空Z言。有口語和書面語兩種，分別用說話和寫作的方式進行。前者的特點是有聲無形，后者的特點是無聲有形。是內(nèi)部語言的外化：“是思想的物質(zhì)外殼”?？鬃樱骸皶r然后言，人不厭其言?！保ㄙ澷p公叔文子《論語》）韓非的《說難》專門研究分析被說服者心理的杰作。指出，說服別人的難處不在于是不是知道該說什么，也不在于是不是有口才，更不在于是不是敢說，而在于是否了解并能適應(yīng)別說者的心理。說明了把握語境的重要。語境總是在不斷變化的，沒有一成不變的語境，這也是了解語境的困難之處。語境成為一種系統(tǒng)的理論，產(chǎn)生于現(xiàn)代西方。1923年，倫敦語言學(xué)派代表人物馬林諾夫斯基最先提出“語境”（Context）的術(shù)語，并把語境分為兩類：文化語境和情景語境，前者指言語行為發(fā)生的社會文化背景，后者指言語行為發(fā)生的具體情景。我國也對語境展開了研究，陳望道在《修辭學(xué)發(fā)凡》中提出修辭必定適合“題旨”和“情景”。20世紀80年代以來，我國的語境研究出現(xiàn)高潮。王德春最先提出“語境學(xué)”概念，已出版的專著有王占馥的《語境學(xué)導(dǎo)論》、《語境與語言運用》，馮廣藝主編的《漢語語境學(xué)概論》，以及他撰寫的《語境適應(yīng)論》等。2、公文寫作的語境因素eq\o\ac(○,1)內(nèi)環(huán)境因素主要指公文作者的情況，包括決策機構(gòu)以及內(nèi)部的狀況（組織及集體的意志），具體擬文者以及擬文者的綜合素養(yǎng)等。eq\o\ac(○,2)外環(huán)境因素主要指政策、形勢、領(lǐng)導(dǎo)意圖、時間、行文范式、受文對象的主觀認識及實際情況等。3、公文寫作把握語境的成功范例例一鄧小平給毛澤東的復(fù)職信成功地把握語境因素：eq\o\ac(○,1)洞察時局：了解政局變化，正確判斷形勢，抓住了重要的時機。（涉及政策、形勢、時間等外環(huán)境因素）eq\o\ac(○,2)豁達樂觀：以黨和人民的事業(yè)為重，信念堅定，胸懷寬廣，不計個人恩怨得失。（涉及作者的思想道德修養(yǎng)、意志品質(zhì)等個人素質(zhì)的內(nèi)環(huán)境因素）eq\o\ac(○,3)知己知彼：對自己有客觀的判斷和認識，充分了解毛澤東的思想、性格以及需要。也（涉及作者的處境情況、愿望及分析能力，受文對象的實際情況及接受心理等內(nèi)、外環(huán)境因素）eq\o\ac(○,4)機智沉穩(wěn)：有策略，堅持，不放棄。（涉及作者的思想性格、意志力等內(nèi)環(huán)境因素）eq\o\ac(○,5)行文得體。選擇的是書信形式，言辭懇切，適合自己的處境和身份，便于談話，拉近感情距離。（涉及作者的業(yè)務(wù)知識水平、寫作能力等）例二黔南師院組建升本的論證報告成功組建黔南師院，撰寫論證報告是關(guān)鍵的一步。把握語境因素，結(jié)合實際，有的放矢，是寫好這個論證報告的一個重要原因。eq\o\ac(○,1)抓住時機：適逢國家實施西部大開發(fā)戰(zhàn)略，教育部正在進行教育資源戰(zhàn)略性重組，全國可升本100家，當時據(jù)說已升本70多家，正是好時機。這是論證報告的政策依據(jù)和實踐樣板。eq\o\ac(○,2)有的放矢：黔南原三校辦學(xué)層次低，生源逐漸枯竭；基礎(chǔ)設(shè)施重復(fù)建設(shè)，師資、圖書等分散，造成資源浪費；中小學(xué)師資嚴重缺員，靠師大等院校培養(yǎng)遠遠不能滿足基礎(chǔ)教育的發(fā)展需要；在州有限的財力、物力條件下，要提高黔南的教育水平，三校合并，整合資源形成合力是最好的選擇。是論證報告中組建師院的必要性，理由充分。eq\o\ac(○,3)學(xué)習借鑒：缺乏申報經(jīng)驗，省內(nèi)尚無先例，由州組織到省外同類院校參觀學(xué)習，借鑒經(jīng)驗。了解了申報工作的各個環(huán)節(jié)，使論證報告的寫作更有針對性。eq\o\ac(○,4)上下同欲：省委省政府支持，州委州政府領(lǐng)導(dǎo)掛帥，原三校黨政精誠合作，全州十二縣市財力支持。積極創(chuàng)造申報條件，把論證報告中的可行性寫足。eq\o\ac(○,5)有備而戰(zhàn)：做好迎評準備，為論證報告提供支撐，是論證報告的后期和后臺工作。學(xué)院高度重視，充分準備，熱情迎接教育部專家考察評估，印證論證報告。不打無準備之仗，才能勝券在握。四、公文寫作的規(guī)范××縣糧食局關(guān)于調(diào)配專業(yè)技術(shù)人才的請示報告省人事局、糧食局：根據(jù)當前形勢發(fā)展的需要，我局急需專業(yè)技術(shù)人才，才能進一步加強企業(yè)管理，提高經(jīng)濟效益，以適應(yīng)我局工作。目前，我局僅有大學(xué)生10名，大部分是財會和其它專業(yè)畢業(yè)，缺少其它各種人才，望今年有這方面的大學(xué)畢業(yè)生，請予適當考慮，擇優(yōu)分配。此報告當否，請批示。××縣糧食局200問題：1、文種不對。2、主送機關(guān)不對。3、事由不清。4、文不對題。5、政策不熟。6、有明顯語病。7、格式不對。（一）掌握公文寫作的內(nèi)容規(guī)范1、熟悉行文規(guī)則，根據(jù)文種用途，選用適當文種以法定公文的行文規(guī)則為例：eq\o\ac(○,1)了解行文關(guān)系（機關(guān)單位之間的組織關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)）上下級關(guān)系：領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，是直接垂直的關(guān)系。（報告和請示都是常用的上行文）隸屬關(guān)系：不論大小級別，都在同一系列內(nèi)。（上級常用普發(fā)性下行公文，特殊情況下下級可越級使用上行文但必須抄送上一級機關(guān)）平級關(guān)系：是在同一系列中的同等級別的機關(guān)或者部門、單位之間的關(guān)系。（代表性文種是平行文函。有的通知也可以使用）非隸屬關(guān)系：不是同一垂直系列不發(fā)生直接職能往來的機關(guān)及其部門、單位之間的關(guān)系。（不論級別，都可通過知照性行文如函進行協(xié)調(diào)，或聯(lián)合行文共同辦理）eq\o\ac(○,2)明確行文方向（以發(fā)文機關(guān)為立足點向不同機關(guān)運行的去向）上行文：公文向上級機關(guān)單位運行。（議案、報告、請示，通知、通報等也可在一定情況下上行）下行文：公文向下級機關(guān)單位運行。（很多公文文體均可下行）平行文：公文向同級或不相隸屬的機關(guān)單位運行。（函、通知）泛行文：可同時上行、下行或平行，并向社會公布。（公告、通告）eq\o\ac(○,3)確定行文方式（行文的方法和形式）（1）從行文對象分——逐級行文：向直接的上級或下級行文?！郊壭形模涸竭^自己的直接上級或下級行文。——多級行文：向直接上級并呈非直接上級或者下級并轉(zhuǎn)非直接下級的一次性行文?！瞻l(fā)行文：向所屬各機關(guān)及其部門、單位一次性行文，主送機關(guān)使用泛稱?！ㄐ行形模合螂`屬機關(guān)和非隸屬機關(guān)以及社會群體一次性泛向行文。（2）從發(fā)文機關(guān)分——單獨行文。

——聯(lián)合行文。（3）從對象主次分——主送?！汀y用文種的表現(xiàn)：一是混用文種。就是鄰近文種相互混用。如公報（適用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件）和公告（適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項）、公告與通告（適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項）、決議（適用于會議討論通過的重要決策事項）與決定（適用于對重要事項或者重大行動做出安排。獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤消下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項）、請示（適用于向上級機關(guān)請求指示、批準）與報告（適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問）、條例（適用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度）與規(guī)定（適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制訂帶有約束力的行為規(guī)范）等。二是自制文種。指的是超出《條例》、《辦法》規(guī)定的公文正式文種之外，生造部分非公文文種卻以正式公文行文的現(xiàn)象。如：《某某縣某某局關(guān)于深化深化內(nèi)部改革的思路》、《某某公司關(guān)于要求減免工商稅的請求》、《某某縣人民政府關(guān)于即將出臺部分改革政策的吹風》等，還有一些“匯報”、“構(gòu)想”、“思考”、“框架結(jié)構(gòu)”等自制文種在一些單位也被當作正式文件使用。三是誤用文種。指的是把非法定公文當作法定公文使用的情況。如把計劃類文種的“要點”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”，總結(jié)類文種的“小結(jié)”、“體會”、“總結(jié)”，規(guī)章制度類文種的“辦法”、“須知”、“實施細則”以及簡報類文種的“情況反映”、“快訊”、“動態(tài)”等，誤作正式公文使用。2、主旨正確、單一，抓住關(guān)鍵和重點，促進問題解決——主旨正確有三個含義：其一，符合黨的方針、政策和國家的法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定；其二，符合事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，反映事物的內(nèi)在聯(lián)系；其三，符合實際情況，實事求是，不任意拔高或貶低，更不憑空想象或虛構(gòu)?！髦紗我患粗髦家?、明確，一般應(yīng)一文一事，一事一旨。1951年，《中央關(guān)于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點》中指出：“除了綜合性的報告及指示以外，必須嚴格執(zhí)行一事一報制度，禁止在一個文電中包括不相關(guān)的幾件事?！敝髦紗我?，既便于寫作，又便于理解、接受，更便于問題得到及時解決?！プ￡P(guān)鍵和重點公文要寫什么，如何抓住關(guān)鍵和重點，不僅是文字能力的問題，更是認識能力和水平以及文風的問題。只有提高認識和水平，切實改進文風，才能找到關(guān)鍵和重點所在，把公文寫得切中實際，才能解決問題，達到應(yīng)有的效果。3、材料真實，經(jīng)得起檢驗，有利于事業(yè)發(fā)展正反兩方面的材料都要真實、準確?；静牧弦鎸?，具體的細節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準確無誤。（二）掌握公文寫作的形式規(guī)范1、了解公文規(guī)范格式的項目及排版要求公文規(guī)范格式指公文的整體格局和標印形式，包括公文的文面格式、用紙格式和印裝格式?！奈拿娓袷巾椖康那闆r：《條例》規(guī)定：“黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成。”共17項。其中，印制版記含印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)?！掇k法》規(guī)定：“公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成?！惫?5項。通常也要標注份號和發(fā)文機關(guān)署名。此外，還有國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布《國家機關(guān)公文格式》，規(guī)定了代碼、題注、無正文說明、頁碼和收文處理等項目。——公文排版字體要求目前我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為：

公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標準A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。

保密等級、緊急程度：一般用3號或4號黑體

文頭：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅）

發(fā)文字號、簽發(fā)人：一般用3號或4號仿宋體

標題：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。

主送機關(guān)、正文、附件、作者、日期、主題詞：一般采用3號或4號仿宋體

注釋：一般用小于正文的4號或小4號仿宋體

抄送機關(guān)、印發(fā)說明：同正文或小一號

2、了解公文不同文種的結(jié)構(gòu)不同的公文文種，有不同的結(jié)構(gòu)，在寫作上就有不同的特點。只有了解其結(jié)構(gòu)的要素和特點，才能正確行文。3、了解公文寫作的表達方式——說明。重在客觀性。用于解說事物，使人獲得有關(guān)知識。公文中往往用來說明事項?！h論。重在思想性。表明觀點、見解和主張。公文的主旨就是議論，但它一般只就事論事，作出評價，表明態(tài)度，不展開論證，不旁征博引。——敘述。重在過程性。對事情的動態(tài)述說。公文的敘述一般應(yīng)有時間、地點、主體、事件、結(jié)果等要素，可用順敘、倒敘、插敘等?！鑼?。重在形象性。公文中用得極少，一般用于人物的肖像的介紹?！闱椤Ｖ卦谥饔^性，有直接抒情和間接抒情，公文中很少用甚至不用。公文也有感情色彩，一般通過詞語的褒貶色彩體現(xiàn)出來。4、了解公文寫作的語言要求——準確用詞要恰當、貼切。做到：恰當選擇詞類、講究詞語色彩、準確把握詞義、詞語搭配得當；句子完整。1889年，意大利與埃塞俄比亞簽訂簽訂了《烏查里條約》，因為一詞之差發(fā)生戰(zhàn)爭。事例典型，教訓(xùn)慘痛。巧用模糊語也是一種準確。如適時運用“近年來”、“大多數(shù)”、“多次”、“一些”、“有關(guān)部門”、“條件許可時”、“今后”等，不僅靈活、有彈性，而且謹慎、有余地，有助于準確表達。——平實語言樸實無華，通俗易懂。不堆砌辭藻，不追求華麗，不矯揉造作，不用生僻詞語。毛澤東、鄧小平等老一輩革命家歷來提倡寫文章、作報告要通俗易懂，使用“群眾喜聞樂見的的語言”。十七大報告的最后一句使人記憶深刻，“譜寫人民美好生活新篇章”，一個讓人民群眾既新鮮又熟悉的詞匯，它通俗親切，言簡意深，突出了黨的宗旨。我們黨從建黨之初就公開宣稱自己是來自人民、代表人民，為人民利益，為人民幸福而努力奮斗是黨的使命與責任。正因為如此，這才是真正高深的理論，英明的政策。這，大概也是十七報告的魅力所在，新意與深意所在?！啙嵓春唵蚊髁?，言簡意賅。一體現(xiàn)為詞語精煉，二體現(xiàn)為句式簡短。有很多典范?！洞呵锝?jīng)》：“隕石于宋五?！眱H僅五個字，記事生動、完整。漢高祖劉邦在奪政權(quán)后發(fā)布《入關(guān)告諭》，只用99字就全面、準確地說明了自己的政策，其中著名的約法三章“殺人者死，傷人及盜抵罪”更是僅10字，但已樹立起新政權(quán)威嚴公正、取信于民的形象，可謂擲地有聲，令人不敢不從。陳嘉庚向國民參政會“急電提案”：“敵未出國土前言和即漢奸?！币远鄶?shù)票通過，沉重地打擊了投降派。鄒韜奮高度評價說“是古今中外最偉大的提案?！迸淼聭寻l(fā)給毛澤東的電文（函電）：“饑無糧，寒無衣?！?950年《婚姻法》：“夫?qū)τ谄淦匏鶕狃B(yǎng)與前夫所生的子女或妻對于其夫所撫養(yǎng)與前妻所生的子女不得虐待或歧視?！?980年《婚姻法》修改為：“繼父母與繼子女之間不得虐待或歧視?！?0字改為16字，更簡潔，更清楚，更全面。使詞語精煉的方法：首先是大量使用縮略語，常見的構(gòu)成方式有：——縮合。如：中大，北大。——節(jié)略。如：復(fù)旦，清華。——簡代。如：“滬”，“筑”。——統(tǒng)括。如：“五講四美”，“兩個務(wù)必”，“八榮八恥”、“三帶”活動、“三熱愛一建設(shè)”等。其次是使用富有概括力的成語、俗語，以概括事實和分析事物的性質(zhì)。如：“大鍋飯”、“鐵飯碗”、“文山會?！薄ⅰ耙坏肚小?、“拳頭產(chǎn)品”、等。再次是經(jīng)常使用具有概括性的抽象詞語，以增強語言的概括性。如“機動車輛”、“糧食”等，都是表示集體事物的詞語，概括性強。為使詞語精煉，公文還常常用文言詞等，顯得典雅莊重。使句式簡短的方法：一是多用成分公用句。如：“我們必須努力建立、健全和改革各種必要的制度?！比齻€動詞共用一個賓語，很常見。二是大量使用成分省略句。如：“對個人拒絕繳納罰款的，可以將扣留的物資變價抵繳，也可以通知其所在單位從個人工薪收入中扣繳。”省去了扣繳的對象：國家的干部、職工（有工薪）。但要注意簡潔不是茍簡。例如：黔南民院（黔南民族師范學(xué)院）、開刀廠（開封刀具廠）、人流（人才流動）等。（特殊情況、特殊效果的除外，如周恩來對“馬路”的解釋，就機智幽默，不卑不亢，自然得體）。如：學(xué)校無米吃（要家里送米），快拿稻草來（是說床板太冷），此地發(fā)豬瘟（說的是學(xué)校，提醒家里注意），不知父母如何（問候父母）。說的是從前有一個叫胡度的讀書人，茍簡，把四件事硬簡化為四句話來說，結(jié)果鬧了笑話?！f重第一、要用規(guī)范的書面語言，盡可能不用口語；第二、要用公文專用語。常用的公文專用語·開頭用語：根據(jù)、依據(jù)、依照、按照、遵照（表示依據(jù)）為、為了（表示目的）由于（表示原因）目前、當前、茲、查、奉（表示伴隨情況）·承啟用語：為此、為了、根據(jù)、依據(jù)、按照特作如下通知（決定、規(guī)定），通告（通知）如下，提出以下意見，擬采取以下措施，上述，綜上所述·結(jié)尾用語：為要、為盼、為荷特此通知（報告）；以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行；以上請示，請批復(fù)；此復(fù)·稱謂用語：我（局、院、公司）、本（局、院、公司）、你（局、院、公司）、貴（局、院、公司）、該（局、院、公司）·經(jīng)辦用語：經(jīng)、已經(jīng)、現(xiàn)將、責成、試行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、參照執(zhí)行、遵照執(zhí)行·引敘用語：悉、收悉、欣悉、驚悉、接、前接、近接、現(xiàn)接·表態(tài)用語：同意、不同意、照辦、可辦、不可、不行、應(yīng)、應(yīng)該、批準執(zhí)行、請遵照執(zhí)行、原則同意、原則批準·期請用語：請、希、望、盼、擬請、懇請、即請、報請·批轉(zhuǎn)用語：批示、審批、閱批、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)·征詢用語：當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、如無不當（妥）、如果可行5、公文主題詞的標引最早于1985年的中央文件上試行。中辦廳字[1989]27號文件規(guī)定：“所有正式文件，均應(yīng)標注主題詞?！蓖陣鴦?wù)院辦公廳秘書局發(fā)出《國務(wù)院主題詞表》。1993年8月中共中央辦公廳秘書局公開發(fā)行《公文主題詞表》一書。1998年2在公文上標注主題詞，體現(xiàn)了社會的進步和科技的發(fā)展，有利于實現(xiàn)辦公自動化，方便存儲和檢索，提高辦文效率和質(zhì)量，同時也有利于檔案的建設(shè)與管理。《國務(wù)院公文主題詞表》全表分主表和附表兩大部分。其中，主表有13類751個主題詞，附表有兩類298個主題詞。共計15類1049個主題詞。詞表分三個層次：第一層是對主題詞區(qū)域的分類。如“綜合經(jīng)濟”、“科、教、文、衛(wèi)、體”等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類。如“工交、能源、郵電”類中“工業(yè)”、“交通”、“能源”、“郵電”等。第三層是類屬詞。如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層與第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。怎樣標引主題詞呢？1、一份文件的標引，除類別詞外，最多不超過五個主題詞。2、標引順序為，先標類別詞，再標類屬詞。如：農(nóng)業(yè)水土保持通知3、一份文件如果有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，主題