采購申請與審批流程標準化模板（物資采購流程優(yōu)化版）前言物資采購是企業(yè)運營的核心環(huán)節(jié)，規(guī)范化的采購流程可有效降低成本、控制風險、提升效率。本模板基于企業(yè)采購管理實踐，結(jié)合流程優(yōu)化理念，整合需求提報、審批執(zhí)行、供應商管理、驗收結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在為各類企業(yè)提供一套標準化、可落地的采購操作指引，助力采購管理透明化、高效化。一、適用范圍與典型應用場景（一）適用范圍本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)制造、商貿(mào)服務、事業(yè)單位等）的日常物資采購管理，涵蓋生產(chǎn)原料、辦公用品、固定資產(chǎn)、耗材等各類物資的采購申請與審批流程。（二）典型應用場景常規(guī)采購需求：如生產(chǎn)部門每月計劃的原材料補貨、行政部門日常辦公用品采購等；緊急采購需求：如設備突發(fā)故障需緊急更換配件、臨時項目啟動需快速采購物料等；批量集中采購：如年度框架協(xié)議下的季度性批量物資采購、新品研發(fā)試產(chǎn)階段的物料采購等；新供應商引入：如首次合作供應商的資質(zhì)審核與小批量試采購流程。二、采購流程標準化操作步驟（一）需求發(fā)起與申請責任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務需求（如生產(chǎn)計劃、辦公消耗、項目立項等），填寫《采購申請審批表》，明確以下信息：物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如需）、單位、數(shù)量；預估單價、總價（需參考歷史采購價或市場價）；需求日期（緊急采購需標注“緊急”及原因）；用途說明（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品需用”“辦公室日常辦公”等）。需求部門負責人（如*經(jīng)理）對申請內(nèi)容的真實性、必要性進行審核，簽字確認后提交至采購部。輸出文檔：《采購申請審批表》（詳見模板一）（二）需求復核與預算確認責任主體：采購部、財務部操作內(nèi)容：采購部復核：采購專員收到《采購申請審批表》后，1個工作日內(nèi)完成復核：核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否清晰，需求日期是否合理；評估采購必要性（如是否有替代物資、庫存是否充足）；初步判斷采購方式（如日常采購、招標采購、單一來源采購等）。財務部預算審核：采購部將復核通過的申請表轉(zhuǎn)財務部，財務專員2個工作日內(nèi)完成預算核對：核對申請總金額是否在部門年度/季度預算額度內(nèi)；若超預算，需需求部門提交《預算調(diào)整申請表》，按預算審批流程補充審批。復核或?qū)徍瞬煌ㄟ^的，采購部需反饋需求部門修改后重新提交。輸出文檔：《采購申請審批表》（財務部審核意見欄）（三）分級審批執(zhí)行責任主體：按權(quán)限劃分的審批人（采購經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理等）操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額與物資類型，實行分級審批（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整權(quán)限標準，參考如下）：審批層級采購金額范圍審批人部門級審批≤5000元采購經(jīng)理公司級審批5001-50000元分管副總（如*副總）重大審批＞50000元或固定資產(chǎn)總經(jīng)理（如*總）審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批，重點關(guān)注：需求是否符合業(yè)務規(guī)劃；預算是否合規(guī)；采購方式是否合理（如大額采購是否需招標）。輸出文檔：《采購申請審批表》（各審批簽字欄）（四）供應商選擇與管理責任主體：采購部操作內(nèi)容：供應商來源：優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇（名錄定期更新，包含合作歷史、資質(zhì)等級、價格水平等信息）；新供應商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、3C認證等），填寫《供應商準入申請表》，經(jīng)采購部、質(zhì)檢部聯(lián)合評審后方可入庫。詢價比價：單筆采購≥10000元，需至少向3家合格供應商詢價，填寫《供應商篩選評估表》（詳見模板二），對比價格、交期、服務、質(zhì)量等因素；緊急采購或單一來源采購（如專利物資），需說明原因并附《特殊采購審批單》。確定供應商：采購部根據(jù)評估結(jié)果確定供應商，與供應商確認交貨期、付款方式、質(zhì)量標準等細節(jié)，形成《采購合同》（重大采購需法務部審核）。輸出文檔：《供應商篩選評估表》《采購合同》《特殊采購審批單》（如需）（五）采購訂單與下達責任主體：采購部操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)審批通過的《采購申請審批表》和確定的供應商信息，在ERP系統(tǒng)中《采購訂單》（或書面訂單），明確：訂單編號、供應商信息、物資明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）；交貨日期、交貨地點、運輸方式；質(zhì)量驗收標準、付款條件、違約責任等。采購經(jīng)理審核訂單無誤后，加蓋公司公章或合同章，通過郵件、系統(tǒng)或書面形式送達供應商，并同步告知需求部門與倉庫。輸出文檔：《采購訂單》（系統(tǒng)+書面蓋章版）（六）物資交付與驗收責任主體：供應商、需求部門、質(zhì)檢部、倉庫操作內(nèi)容：物資交付：供應商按訂單約定時間、地點交付物資，隨貨提供《送貨單》（注明訂單號、物資名稱、數(shù)量等）。聯(lián)合驗收：數(shù)量驗收：倉庫管理員核對實物數(shù)量與《送貨單》是否一致，填寫《物資驗收單》（詳見模板三）數(shù)量欄；質(zhì)量驗收：需求部門（或質(zhì)檢部）按技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準進行檢測，合格則在《物資驗收單》質(zhì)量欄簽字確認；不合格需當場拒收，并填寫《不合格品處理單》，要求供應商退換貨或整改。緊急驗收：緊急采購物資需在24小時內(nèi)完成驗收，保證不影響業(yè)務使用。輸出文檔：《物資驗收單》《不合格品處理單》（如需）（七）入庫登記與臺賬管理責任主體：倉庫操作內(nèi)容：倉庫管理員憑簽字完整的《物資驗收單》辦理入庫，更新《庫存臺賬》（詳見模板四），記錄：入庫單號、訂單號、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應商信息；存放位置（如A區(qū)-3號貨架）。每日下班前，將《物資驗收單》復印件提交至財務部與采購部，同步庫存數(shù)據(jù)。輸出文檔：《庫存臺賬》《物資驗收單》（入庫聯(lián)）（八）付款結(jié)算與財務對接責任主體：財務部、采購部操作內(nèi)容：單據(jù)收集：供應商根據(jù)合同約定開具發(fā)票，采購部收集以下單據(jù)：增值稅發(fā)票（需與訂單信息一致）；《采購訂單》《物資驗收單》《入庫單》。審核付款：財務部核對單據(jù)無誤后，按付款流程（如月度集中付款或賬期付款）安排轉(zhuǎn)賬，并在ERP系統(tǒng)中更新應付賬款。對賬管理：采購部每月與供應商對賬，保證雙方賬實一致，留存《對賬單》備查。輸出文檔：《付款申請單》《對賬單》三、模板表格模板一：采購申請審批表申請單號：申請部門：申請人：申請日期：年月日物資信息物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量需求日期：年月日用途說明：部門審核需求部門負責人意見：簽字：日期：年月日（是否同意采購，理由說明）采購部復核復核意見：簽字：日期：年月日（需求合理性、預算符合性）財務部審核審核意見：簽字：日期：年月日（預算額度、合規(guī)性）分級審批采購經(jīng)理（≤5000元）：簽字：日期：年月日分管副總（5001-50000元）：簽字：日期：年月日總經(jīng)理（＞50000元/固定資產(chǎn)）：簽字：日期：年月日模板二：供應商篩選評估表采購項目名稱：申請單號：供應商信息供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話（*）地址資質(zhì)文件（附復印件）營業(yè)執(zhí)照編號相關(guān)認證（如ISO9001）報價信息物資名稱規(guī)格型號報價（元）交貨期（天）評估維度價格得分（40%）（對比最低價，每高1%扣2分）質(zhì)量保障（30%）（歷史合格率、認證等級）交貨及時性（20%）（歷史交貨延遲次數(shù)）服務水平（10%）綜合得分（各項得分×權(quán)重之和）評估結(jié)論□推薦采用□備選□淘汰評估人：日期：年月日采購部經(jīng)理：日期：年月日模板三：物資驗收單驗收單號：訂單號：供應商名稱：驗收日期：年月日物資信息物資名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量質(zhì)量驗收驗收標準：驗收結(jié)果：□合格□不合格（不合格原因說明：）驗收人員簽字需求部門：質(zhì)檢部（如需）：倉庫：備注（如：部分合格、需退換貨等）模板四：庫存臺賬序號入庫單號訂單號物資名稱規(guī)格型號單位入庫數(shù)量入庫日期供應商存放位置領(lǐng)用記錄（領(lǐng)用部門/數(shù)量/日期）結(jié)余數(shù)量12四、流程執(zhí)行關(guān)鍵要點與風險提示（一）預算控制與審批時效嚴格執(zhí)行預算管理，超預算采購需提前提交《預算調(diào)整申請表》，避免無預算采購；各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，緊急采購可啟動“綠色通道”，但事后需補齊審批手續(xù)。（二）供應商合規(guī)管理定期對《合格供應商名錄》進行評審（至少每年1次），淘汰不合格供應商（如交貨延遲率＞10%、質(zhì)量合格率＜95%）；禁止與未經(jīng)資質(zhì)審核的供應商合作，避免采購到假冒偽劣產(chǎn)品。（三）驗收與資料留存物資驗收需“雙人復核”，需求部門與倉庫共同簽字確認，數(shù)量、質(zhì)量不符時當場記錄并反饋；所有采購單據(jù)（申請表、訂單、驗收單、發(fā)票等）需按月整理歸檔，保存期限不少于3年，便于審計追溯。（四）緊急采購流程緊急采購需由需求部門負責人填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因（如生產(chǎn)停機、客戶緊急需求等），經(jīng)分管副總審批后執(zhí)行；緊急采購后3個工作日內(nèi)，采購部需補全正常審批手續(xù)，并更新《合格供應商名錄》（如為新供應商）。（五）廉潔風險防控采購人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，禁止接受供應商回扣、禮品等；大額采購（