業(yè)務(wù)合同審查與歸檔管理模板一、適用范圍與工作場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）的業(yè)務(wù)合同全生命周期管理，覆蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等常見(jiàn)類型。具體工作場(chǎng)景包括：企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門對(duì)合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化審查；跨部門協(xié)作（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)）的合同評(píng)審流程；合同簽署后的歸檔分類、信息登記與后續(xù)追溯管理；合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與借閱查詢需求。二、合同審查與歸檔全流程操作指南（一）合同接收與初步登記操作目標(biāo)：規(guī)范合同接收流程，建立基礎(chǔ)臺(tái)賬，保證合同信息可追溯。操作步驟：合同接收：業(yè)務(wù)部門通過(guò)紙質(zhì)/電子形式提交合同文本至法務(wù)部門（或指定合同管理崗），同步提交《合同審批單》（需注明合同名稱、對(duì)方主體、業(yè)務(wù)背景、核心需求等）。信息登記：合同管理崗核對(duì)合同信息完整性，填寫(xiě)《合同審查登記表》（見(jiàn)表3.1），登記內(nèi)容包括：合同名稱、合同編號(hào)（按“年份-部門-序號(hào)”規(guī)則編制，如“2024-采購(gòu)-001”）、對(duì)方主體名稱、簽訂日期、合同金額、業(yè)務(wù)類型、接收人、接收日期等。初步分類：根據(jù)業(yè)務(wù)類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)等）、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）對(duì)合同進(jìn)行初步分類，標(biāo)注審查優(yōu)先級(jí)（如緊急合同加急處理）。（二）業(yè)務(wù)部門前置審查操作目標(biāo)：從業(yè)務(wù)可行性角度審查合同條款，保證合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致。審查要點(diǎn)：標(biāo)的條款：合同標(biāo)的（貨物/服務(wù)/項(xiàng)目）的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否與業(yè)務(wù)需求一致；商務(wù)條款：價(jià)格（含稅費(fèi)約定）、支付方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款比例）、交付期限（貨物交付/服務(wù)完成時(shí)間）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（驗(yàn)收流程、異議處理期限）是否符合商業(yè)談判結(jié)果；違約責(zé)任：對(duì)方違約情形（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）的違約責(zé)任是否明確，己方違約責(zé)任是否合理；其他業(yè)務(wù)需求：如售后服務(wù)、培訓(xùn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等特殊約定是否完整。輸出成果：業(yè)務(wù)部門在《合同審查登記表》“業(yè)務(wù)部門審查意見(jiàn)”欄填寫(xiě)審查結(jié)論（通過(guò)/需修改），并注明修改建議，負(fù)責(zé)人簽字（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）后提交法務(wù)部門。（三）法務(wù)部門深度審查操作目標(biāo)：從法律合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)控制角度審查合同，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。審查要點(diǎn)：主體資格：對(duì)方主體是否為合法存續(xù)的企業(yè)（核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，確認(rèn)經(jīng)營(yíng)范圍、是否超范圍經(jīng)營(yíng)）；授權(quán)代理人是否持有有效《授權(quán)委托書(shū)》（需載明代理權(quán)限、代理期限），避免無(wú)權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)；合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”或違反強(qiáng)制性規(guī)定的情況；條款完整性：合同是否包含必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示：爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁，管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)約定是否明確）、保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任）、不可抗力（定義、通知義務(wù)、免責(zé)范圍）、合同解除條件等條款是否存在風(fēng)險(xiǎn)；文字表述：條款是否清晰無(wú)歧義，避免模糊表述（如“盡快”“合理時(shí)間內(nèi)”等）。輸出成果：法務(wù)部門在《合同審查登記表》“法務(wù)部門審查意見(jiàn)”欄填寫(xiě)詳細(xì)審查意見(jiàn)，包括合法性結(jié)論、風(fēng)險(xiǎn)提示及修改建議，審查人簽字（法務(wù)審查人）。若存在重大風(fēng)險(xiǎn)，需同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)。（四）修改與確認(rèn)操作目標(biāo)：匯總審查意見(jiàn)，推動(dòng)合同文本完善，達(dá)成最終版本。操作步驟：意見(jiàn)反饋：若法務(wù)或業(yè)務(wù)部門提出修改意見(jiàn)，合同管理崗將《合同審查登記表》反饋至業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方溝通修改；文本修訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)對(duì)方反饋修訂合同文本，修訂后需再次提交法務(wù)部門復(fù)核（重大修改需重新履行審查流程）；最終確認(rèn)：審查通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門在《合同審查登記表》“最終審查結(jié)論”欄簽字確認(rèn)（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)審查人），合同文本定稿。（五）簽署與用印操作目標(biāo)：規(guī)范合同簽署流程，保證用印合法合規(guī)。操作步驟：簽署審批：業(yè)務(wù)部門填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)單》（需附最終版合同文本、《合同審查登記表》），按權(quán)限報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批（如金額10萬(wàn)元以上需總經(jīng)理審批）；用印管理：印章管理部門核對(duì)審批手續(xù)與合同文本一致性，核對(duì)無(wú)誤后加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁空白合同用?。?；原件核對(duì)：簽署完成后，合同管理崗收回合同原件（至少2份，雙方各執(zhí)1份），核對(duì)簽字/蓋章是否完整清晰。（六）歸檔與登記操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同集中存儲(chǔ)，便于后續(xù)查詢與管理。操作步驟：分類歸檔：紙質(zhì)歸檔：按“業(yè)務(wù)類型-年份”分類存放（如“2024年采購(gòu)合同”“2024年服務(wù)合同”），檔案盒標(biāo)注“合同編號(hào)+合同名稱”；電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁(yè)）、《合同審查登記表》等文件存儲(chǔ)至指定服務(wù)器/云端，命名規(guī)則為“合同編號(hào)-合同名稱-簽署日期”。信息登記：填寫(xiě)《合同歸檔信息表》（見(jiàn)表3.2），登記歸檔編號(hào)（與合同編號(hào)一致）、存放位置（檔案柜編號(hào)/電子路徑）、保管期限（根據(jù)《檔案管理規(guī)定》，一般合同保管期限為10年，重要合同可延長(zhǎng)至20年）、移交人（合同管理員）、接收人（檔案管理員）等信息。交接確認(rèn)：檔案管理員核對(duì)合同原件與電子文檔一致性，在《合同歸檔信息表》簽字確認(rèn)，完成歸檔。（七）后續(xù)管理操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行，保障權(quán)益，支持借閱與追溯。操作要點(diǎn)：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門定期跟蹤合同履行情況（如付款進(jìn)度、交付狀態(tài)），填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》，發(fā)覺(jué)異常（如對(duì)方違約）及時(shí)上報(bào)法務(wù)部門；借閱管理：因工作需要借閱合同，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員辦理借閱手續(xù)（借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，重要合同需當(dāng)天歸還）；到期提醒：合同臨近到期前1個(gè)月，由法務(wù)部門提醒業(yè)務(wù)部門處理續(xù)簽、終止或終止后的清算事宜。三、核心工具表格模板表3.1合同審查登記表合同基本信息內(nèi)容合同名稱合同編號(hào)業(yè)務(wù)類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他______________________對(duì)方主體名稱簽訂日期______年_月_日合同金額（元）大寫(xiě)：____________________小寫(xiě)：____________________業(yè)務(wù)部門接收人接收日期______年_月_日業(yè)務(wù)部門審查意見(jiàn)審查人：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人日期：____年_月_日意見(jiàn)摘要：______________________法務(wù)部門審查意見(jiàn)審查人：法務(wù)審查人日期：____年_月_日合法性結(jié)論：□通過(guò)□不通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)提示：______________________修改建議：______________________最終審查結(jié)論□通過(guò)□需修改（修改后再次審查）業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：_______法務(wù)審查人簽字：_______日期：____年_月_日簽署與用印信息簽署日期：____年_月_日用印日期：____年_月_日用印份數(shù)：____份表3.2合同歸檔信息表歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)業(yè)務(wù)類型歸檔日期存放位置（檔案柜編號(hào)/電子路徑）保管期限移交人接收人備注（是否原件/附件）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）主體資質(zhì)審查風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：對(duì)方無(wú)簽約主體資格（如超越經(jīng)營(yíng)范圍、已注銷）、授權(quán)代理人無(wú)代理權(quán)限，導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法追責(zé)?？刂拼胧汉灱s前核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明，授權(quán)代理需提供《授權(quán)委托書(shū)》（原件），必要時(shí)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)狀態(tài)。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：條款表述模糊（如“驗(yàn)收合格后付款”“盡快交付”）、關(guān)鍵要素缺失（如違約責(zé)任不明確），引發(fā)爭(zhēng)議?？刂拼胧悍▌?wù)部門重點(diǎn)審查條款明確性，將“盡快”等模糊表述修改為具體期限（如“收到貨物后5個(gè)工作日內(nèi)”）；明確違約責(zé)任的具體計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬(wàn)分之五支付違約金”）。（三）審查時(shí)限管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：審查流程過(guò)長(zhǎng)影響業(yè)務(wù)進(jìn)度，或緊急合同未加急處理。控制措施：制定審查時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)（一般合同不超過(guò)3個(gè)工作日，緊急合同1個(gè)工作日內(nèi)完成），超時(shí)未反饋視為默認(rèn)通過(guò)；合同管理崗跟蹤審查進(jìn)度，及時(shí)催辦。（四）歸檔及時(shí)性與完整性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同原件丟失、電子文檔未同步歸檔，導(dǎo)致后續(xù)無(wú)法舉證?？刂拼胧汉炇鸷?個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，紙質(zhì)合同與電子文檔一一對(duì)應(yīng)；檔案管理員定期核查歸檔完整性，未按時(shí)歸檔的納入部門績(jī)效考核。（五）保密與借閱管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同信息泄露（如商業(yè)秘密、價(jià)格條款），或