機關單位文檔檔案管理辦法第一章總則第一條目的依據(jù)為規(guī)范機關單位文檔檔案管理，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《黨政機關公文處理工作條例》《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等法律法規(guī)及標準，結合本單位實際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于[單位名稱]及所屬機構的文檔檔案管理工作，涵蓋紙質文檔、電子文檔（含電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫、電子公文等）的形成、歸檔、保管、利用、銷毀等全流程。第三條基本原則1.統(tǒng)一領導，分級負責：單位辦公室（綜合部門）統(tǒng)籌文檔檔案管理工作，各業(yè)務部門負責本部門文檔的形成與預歸檔，檔案管理機構（如有）負責集中保管與利用。2.全程管理，確保完整：從文檔形成到銷毀實行全流程管控，確保檔案真實記錄單位工作活動，完整反映業(yè)務流程。3.安全保密，防范風險：嚴格遵守保密法律法規(guī)，采取技術與管理措施，防止檔案泄露、損毀或丟失。4.便捷利用，服務決策：建立高效的檢索與利用機制，為單位日常工作、決策參考及公眾查詢提供支持。第二章管理職責第四條辦公室（綜合部門）職責1.制定文檔檔案管理規(guī)章制度，監(jiān)督、指導各部門執(zhí)行。2.組織檔案管理培訓，提高工作人員的檔案意識與業(yè)務能力。3.審核歸檔范圍、銷毀清冊等重要事項，協(xié)調解決檔案管理中的問題。4.牽頭開展檔案監(jiān)督檢查與考核工作。第五條業(yè)務部門職責1.負責本部門文檔的形成、整理與預歸檔，確保文檔內容真實、格式規(guī)范。2.指定專人（兼職檔案員）負責本部門文檔管理，對接檔案管理機構。3.配合檔案管理機構完成檔案接收、鑒定與利用工作。第六條檔案管理機構職責（如有）1.接收、保管各部門移交的檔案，建立檔案臺賬與數(shù)據(jù)庫。2.對檔案進行分類、編號、編目，編制檢索工具（如目錄、索引）。3.提供檔案利用服務，辦理查閱、復制、借閱等手續(xù)。4.定期對檔案進行鑒定，提出銷毀或延長保管期限的建議。第七條信息技術部門職責1.負責電子文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護與升級，保障系統(tǒng)安全運行。2.協(xié)助檔案管理機構實現(xiàn)電子檔案的存儲、備份與檢索。3.提供電子檔案格式轉換、數(shù)據(jù)恢復等技術支持，確保電子檔案長期可讀。第三章文檔形成與歸檔第八條文檔形成規(guī)范（一）格式要求1.公文應符合《黨政機關公文處理工作條例》的格式規(guī)定，包括標題、發(fā)文字號、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章等要素。2.電子文檔應使用PDF、DOCX、XLSX等通用格式，避免使用過時或專用格式（如WPS2003、舊版PPT）；電子公文需帶有電子簽名或電子印章（符合《電子簽名法》要求）。3.業(yè)務材料（如調研報告、統(tǒng)計報表）應采用單位統(tǒng)一模板，標注標題、編制部門、編制日期、責任人等信息。（二）編號規(guī)則1.文檔編號實行“年度+部門代碼+文號”規(guī)則，如“2023-辦公室-001”（2023年辦公室第1號公文）。2.部門代碼由辦公室統(tǒng)一編制（如“辦公室”為“BG”，“業(yè)務一部”為“YW1”），文號按年度遞增。（三）審核流程1.文檔形成需經(jīng)“擬稿-審核-簽發(fā)”三級審核：擬稿人：負責起草文檔，確保內容準確、數(shù)據(jù)真實。審核人（部門負責人）：審核文檔內容的合理性、格式的規(guī)范性。簽發(fā)人（單位領導）：對文檔進行最終審批，簽署意見。第九條歸檔范圍（一）應歸檔文檔1.公文類：命令、決定、公告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、紀要等。2.會議類：會議議程、紀要、發(fā)言稿、簽到表、會議材料等。3.業(yè)務類：調研報告、工作總結、統(tǒng)計報表、工作計劃、考核材料、合同協(xié)議、項目檔案等。4.人事類：任免文件、考核記錄、獎懲材料、勞動合同、干部檔案等。5.電子類：電子郵件（含附件）、電子公文、電子表格、數(shù)據(jù)庫、多媒體文件（如照片、視頻）等。6.其他類：榮譽證書、大事記、年鑒、重要信訪材料等。（二）不歸檔文檔1.重復文件（如同一文檔的多個副本，保留一份即可）。2.草稿（除非有重要修改痕跡或領導批示，否則不歸檔）。3.無關參考資料（如普通報紙、廣告宣傳品）。4.臨時性文件（如通知開會的便條、臨時值班表）。5.已失效的文件（如過期的規(guī)章制度、作廢的合同）。第十條歸檔時間1.年度歸檔：每年形成的文檔，應在次年3月底前完成歸檔。2.專項歸檔：專項工作（如項目、活動）形成的文檔，應在工作結束后1個月內完成歸檔。3.電子歸檔：電子文檔應實時或定期（如每天、每周）歸檔，確保數(shù)據(jù)及時保存。第十一條歸檔要求（一）紙質文檔1.整理成“件”：以每份文檔為一件（如一份公文、一份合同），裝訂整齊（采用線裝或膠裝，避免使用訂書釘）。2.填寫歸檔目錄：包括文檔編號、名稱、形成日期、份數(shù)、責任人、備注等內容（見附錄三）。3.移交手續(xù)：由業(yè)務部門兼職檔案員與檔案管理機構辦理移交，簽署《檔案移交清單》。（二）電子文檔1.存儲要求：電子文檔應存儲在單位專用服務器或加密存儲設備中，不得存儲在個人電腦或外部設備（如U盤）。2.備份要求：電子檔案應備份至少2份，分別存放在不同地點（如單位機房、異地備份中心），防止因設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。3.元數(shù)據(jù)收集：電子檔案應標注元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改時間、文件格式、存儲路徑），確保其真實性與可追溯性。第四章檔案管理第十二條保管條件（一）紙質檔案1.檔案室要求：通風、干燥、防火、防盜、防鼠、防蟲，溫度保持在14-24℃，濕度保持在45-60%。2.檔案柜要求：使用鐵皮柜或密集架，檔案應分類存放，避免擠壓。3.防護措施：配備滅火器、除濕機、防鼠藥等設備，定期檢查（如每月一次）。（二）電子檔案1.系統(tǒng)安全：電子文檔管理系統(tǒng)應安裝防火墻、殺毒軟件，定期更新補丁，防止病毒或黑客攻擊。2.設備維護：定期檢測存儲設備（如硬盤、服務器）的性能，及時更換老化設備。3.格式轉換：對于過時格式的電子檔案（如舊版PPT），應轉換為通用格式（如PDF），確保長期可讀。第十三條分類與編號1.分類方法：采用年度-機構-問題分類法（如2023年-辦公室-公文、2023年-業(yè)務一部-統(tǒng)計報表），分類體系應統(tǒng)一、穩(wěn)定，不得隨意變更。2.編號規(guī)則：檔案編號由“年度+機構代碼+分類代碼+件號”組成（如2023-BG-GW-001，其中“BG”為辦公室代碼，“GW”為公文分類代碼，“001”為件號）。第十四條檢索工具1.紙質目錄：編制《檔案總目錄》《分類目錄》，存放在檔案室，方便查閱。2.電子目錄：建立檔案數(shù)據(jù)庫（如使用檔案管理系統(tǒng)），實現(xiàn)按文號、標題、日期、責任人、關鍵詞等多維度檢索。3.索引：對重要檔案（如合同、人事材料）編制索引，提高檢索效率。第十五條檔案移交1.部門撤銷或合并時，應將檔案移交至辦公室或新的部門，辦理移交手續(xù)。2.檔案管理機構變更時，應將檔案移交至新的檔案管理機構，確保檔案連續(xù)管理。第五章檔案利用與銷毀第十六條利用流程（一）內部利用1.申請：申請人填寫《檔案查閱申請表》（見附錄四），注明查閱理由、檔案名稱/編號。2.審批：經(jīng)部門負責人審核同意后，提交檔案管理機構。3.查閱：檔案管理機構核對申請人身份，提供檔案查閱或復制服務。（二）外部利用1.申請：外部單位（如其他機關、企業(yè)、個人）需持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》。2.審批：經(jīng)辦公室審核同意后，提交檔案管理機構。3.查閱：檔案管理機構對查閱內容進行審核（如涉及秘密的檔案需經(jīng)單位領導批準），提供查閱服務。第十七條利用方式與權限2.借閱要求：檔案一般不得外借，確需外借的，需經(jīng)辦公室批準，借閱期限不超過7天，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。第十八條銷毀流程1.鑒定：由辦公室組織業(yè)務部門、檔案管理機構對超過保管期限的檔案進行鑒定，確定是否銷毀（對仍有保存價值的檔案，延長保管期限）。2.編制清冊：對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（見附錄五），包括檔案名稱、編號、數(shù)量、形成日期、保管期限、銷毀原因等內容。3.審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)部門負責人審核、辦公室批準后，方可銷毀。4.銷毀：由2人以上監(jiān)銷（監(jiān)銷人需為單位工作人員），銷毀后在《檔案銷毀清冊》上簽字，注明銷毀日期。第十九條銷毀監(jiān)督1.銷毀前，監(jiān)銷人應再次核對擬銷毀的檔案，確保沒有誤銷。2.電子檔案銷毀時，應徹底刪除（如使用專業(yè)銷毀軟件），防止數(shù)據(jù)恢復。3.《檔案銷毀清冊》應保存5年以上，以備查考。第六章監(jiān)督與責任第二十條監(jiān)督檢查1.辦公室每半年對各部門的文檔管理情況進行檢查，重點檢查歸檔及時性、整理規(guī)范性、安全措施落實情況。2.檢查結果納入部門績效考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人給予表彰，對存在問題的部門責令整改。第二十一條責任追究1.對違反本辦法的行為，視情節(jié)輕重追究相關人員責任：拖延歸檔、整理不規(guī)范的，給予批評教育；丟失、損毀檔案的，給予紀律處分（如警告、記過）；泄露檔案秘密的，依法追究法律責任（如刑事責任）。2.因故意或重大過失造成檔案損失的，單位有權要求責任人賠償損失。第七章附則第二十二條解釋權本辦法由[單位名稱]辦公室負責解釋。第二十三條施行日期本辦法自2023年[X]月[X]日起施行。此前制定的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。附錄（可選）附錄一機關單位文檔歸檔范圍清單類別具體內容公文類命令、決定、公告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、紀要會議類會議議程、紀要、發(fā)言稿、簽到表、會議材料業(yè)務類調研報告、工作總結、統(tǒng)計報表、工作計劃、考核材料、合同協(xié)議、項目檔案人事類任免文件、考核記錄、獎懲材料、勞動合同、干部檔案電子類電子郵件、電子公文、電子表格、數(shù)據(jù)庫、多媒體文件其他類榮譽證書、大事記、年鑒、重要信訪材料附錄二機關單位檔案分類表年度機構分類示例2023辦公室公文2023-辦公室-公文-0012023業(yè)務一部統(tǒng)計報表2023-業(yè)務一部-統(tǒng)計報表-0012023人事部門任免文件2023-人事部門-任免文件-001附錄三檔案查閱申請表（模板）申請人姓名部門查