電競公司合同糾紛管理規(guī)章

一、總則（一）目的與適用范圍本規(guī)章旨在規(guī)范本電競公司在運營過程中涉及的合同糾紛管理工作，確保公司在面對合同糾紛時能夠依法、高效、妥善地處理，維護公司的合法權(quán)益，降低法律風(fēng)險，保障公司的正常經(jīng)營秩序。本規(guī)章適用于本電競公司及其下屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的各類合同糾紛的處理，包括但不限于與供應(yīng)商、合作伙伴、客戶、員工等簽訂的合同引發(fā)的糾紛。（二）遵循原則1.合法性原則：合同糾紛的處理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，以法律為依據(jù)，確保公司的處理行為合法合規(guī)。2.利益最大化原則：在處理合同糾紛時，應(yīng)充分考慮公司的經(jīng)濟效益和社會效益，力求通過合理的方式解決糾紛，實現(xiàn)公司利益的最大化。3.及時處理原則：對于合同糾紛，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)、及時介入、及時處理，避免糾紛的擴大化和復(fù)雜化，減少對公司經(jīng)營的不利影響。4.協(xié)商優(yōu)先原則：在處理合同糾紛過程中，應(yīng)首先嘗試通過友好協(xié)商的方式解決問題，盡量維護與對方的合作關(guān)系，促進公司的長期發(fā)展。若協(xié)商無果，則應(yīng)根據(jù)實際情況采取其他合法有效的解決途徑。（三）企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越、共贏”的企業(yè)文化，在合同糾紛管理中，倡導(dǎo)以開放、包容的態(tài)度與對方溝通協(xié)商，尋求共贏的解決方案。同時，結(jié)合公司“為電競愛好者提供極致體驗，推動電競行業(yè)健康發(fā)展”的經(jīng)營理念，在處理糾紛時注重維護公司品牌形象，保障客戶及合作伙伴的合法權(quán)益，以實現(xiàn)公司的長期穩(wěn)定發(fā)展。二、合同糾紛的預(yù)防機制（一）合同簽訂前的審查1.主體資格審查：在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同相對方的主體資格進行嚴(yán)格審查，包括但不限于對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)文件的真實性和有效性。確保合同相對方具備簽訂和履行合同的能力和資格。2.資信調(diào)查：對于重要合同的相對方，公司應(yīng)委托專業(yè)的資信調(diào)查機構(gòu)或通過其他合法途徑進行資信調(diào)查，了解其財務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、商業(yè)信譽等情況，評估其履約能力和信用風(fēng)險。3.合同條款審查：合同文本起草完成后，應(yīng)提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門應(yīng)重點審查合同條款的合法性、完整性、明確性和可操作性，避免合同中出現(xiàn)模糊不清、歧義或不利于公司的條款。對于涉及公司重大利益的條款，應(yīng)進行充分的論證和風(fēng)險評估。（二）合同履行過程中的監(jiān)控1.建立合同執(zhí)行臺賬：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，對合同的履行情況進行詳細(xì)記錄，包括合同簽訂日期、履行期限、履行進度、付款情況等信息。定期對合同執(zhí)行臺賬進行更新和核對，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期溝通與反饋：在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同相對方保持密切溝通，及時了解對方的履行情況和需求，對于出現(xiàn)的問題或異常情況應(yīng)及時反饋給公司相關(guān)部門。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報合同履行情況，以便管理層及時掌握公司的經(jīng)營動態(tài)。3.風(fēng)險預(yù)警：法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行臺賬和業(yè)務(wù)部門的反饋信息，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行實時監(jiān)控和預(yù)警。對于發(fā)現(xiàn)的潛在風(fēng)險，應(yīng)及時制定應(yīng)對措施，防止風(fēng)險的發(fā)生或擴大。（三）員工培訓(xùn)與教育1.法律知識培訓(xùn)：公司定期組織員工參加法律知識培訓(xùn)，重點培訓(xùn)與合同相關(guān)的法律法規(guī)，如《民法典》合同編等，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括合同的簽訂、履行、變更、解除等方面的法律規(guī)定，以及如何識別和防范合同風(fēng)險。2.合同管理培訓(xùn)：開展合同管理培訓(xùn)，向員工傳授合同管理的流程、方法和技巧，使員工熟悉合同從起草、審核、簽訂到履行全過程的管理要求。通過實際案例分析，讓員工了解合同糾紛產(chǎn)生的原因和后果，以及如何在日常工作中避免合同糾紛的發(fā)生。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念融入培訓(xùn)：在培訓(xùn)過程中，融入公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，強調(diào)員工在合同管理工作中應(yīng)秉持的價值觀和行為準(zhǔn)則。使員工明白，合同管理不僅是為了維護公司的利益，也是為了實現(xiàn)公司與合作伙伴的共同發(fā)展，為推動電競行業(yè)的健康發(fā)展貢獻力量。三、合同糾紛的發(fā)現(xiàn)與報告（一）糾紛發(fā)現(xiàn)途徑1.業(yè)務(wù)部門反饋：業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能引發(fā)糾紛的情況，應(yīng)及時向公司報告。業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)記錄糾紛的發(fā)生時間、地點、具體情況等信息，并將相關(guān)資料整理后提交給公司相關(guān)部門。2.客戶投訴：公司設(shè)立專門的客戶投訴渠道，如客服熱線、投訴郵箱等，及時受理客戶關(guān)于合同糾紛的投訴。客服人員在接到投訴后，應(yīng)詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容，并立即將投訴信息反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門。3.內(nèi)部審計與檢查：公司內(nèi)部審計部門定期對公司的合同管理情況進行審計和檢查，發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題或潛在糾紛時，應(yīng)及時向公司管理層報告，并提出相應(yīng)的改進建議。（二）糾紛報告流程1.初步報告：當(dāng)發(fā)現(xiàn)合同糾紛時，發(fā)現(xiàn)人應(yīng)在第一時間向本部門負(fù)責(zé)人進行口頭報告，并在24小時內(nèi)提交書面報告。書面報告應(yīng)包括糾紛的基本情況、涉及的合同信息、對方的違約行為或爭議焦點、可能對公司造成的影響等內(nèi)容。2.部門匯總報告：部門負(fù)責(zé)人收到報告后，應(yīng)立即組織本部門人員對糾紛情況進行分析和評估，并在48小時內(nèi)將部門匯總報告提交給法務(wù)部門和公司管理層。部門匯總報告應(yīng)在初步報告的基礎(chǔ)上，提出本部門對糾紛處理的初步意見和建議。3.法務(wù)部門介入：法務(wù)部門收到部門匯總報告后，應(yīng)立即對糾紛進行全面審查，核實相關(guān)證據(jù)材料，評估糾紛的法律風(fēng)險和可能的處理結(jié)果。法務(wù)部門應(yīng)在收到報告后的3個工作日內(nèi)，向公司管理層提交詳細(xì)的法律分析報告，提出專業(yè)的處理建議。（三）緊急情況處理對于可能對公司造成重大損失或嚴(yán)重影響公司正常經(jīng)營的緊急合同糾紛，發(fā)現(xiàn)人或部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立即啟動緊急處理程序，采取必要的應(yīng)急措施，如停止相關(guān)業(yè)務(wù)操作、凍結(jié)資金、保全證據(jù)等。同時，應(yīng)在第一時間向公司管理層報告，并及時通知法務(wù)部門介入處理。公司管理層應(yīng)迅速組織相關(guān)部門召開緊急會議，制定應(yīng)對方案，確保公司的利益得到最大程度的保護。四、合同糾紛的處理流程（一）協(xié)商解決1.協(xié)商小組組建：當(dāng)合同糾紛發(fā)生后，公司應(yīng)首先嘗試通過協(xié)商解決。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，由法務(wù)部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合，組建協(xié)商小組。協(xié)商小組應(yīng)明確各成員的職責(zé)和分工，制定協(xié)商策略和方案。2.協(xié)商溝通：協(xié)商小組應(yīng)主動與合同相對方進行溝通，了解對方的訴求和意見。在溝通中，應(yīng)秉持友好、坦誠的態(tài)度，以解決問題為出發(fā)點，積極尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商過程中，應(yīng)做好記錄，形成協(xié)商紀(jì)要，雙方代表簽字確認(rèn)。3.協(xié)商結(jié)果處理：若雙方通過協(xié)商達成一致意見，應(yīng)簽訂書面的和解協(xié)議。和解協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、糾紛解決方案、履行期限等內(nèi)容。和解協(xié)議簽訂后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督對方履行協(xié)議約定的義務(wù)，確保糾紛得到徹底解決。（二）調(diào)解解決1.調(diào)解機構(gòu)選擇：如果協(xié)商無法達成一致，公司可以考慮通過調(diào)解的方式解決糾紛。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和特點，選擇合適的調(diào)解機構(gòu)，如行業(yè)協(xié)會調(diào)解中心、人民調(diào)解委員會、仲裁機構(gòu)的調(diào)解部門等。2.調(diào)解申請與參與：公司向選定的調(diào)解機構(gòu)提出調(diào)解申請，并提交相關(guān)的證據(jù)材料和糾紛情況說明。在調(diào)解過程中，協(xié)商小組代表公司積極參與調(diào)解，配合調(diào)解機構(gòu)的工作，如實陳述事實，提出合理的調(diào)解方案。3.調(diào)解協(xié)議履行：若調(diào)解成功，雙方達成調(diào)解協(xié)議，公司應(yīng)按照調(diào)解協(xié)議的約定履行自身義務(wù)，并監(jiān)督對方履行相應(yīng)義務(wù)。如對方不履行調(diào)解協(xié)議，公司可以根據(jù)法律規(guī)定，向有管轄權(quán)的人民法院申請司法確認(rèn)或強制執(zhí)行。（三）仲裁或訴訟解決1.決策與準(zhǔn)備：若協(xié)商和調(diào)解均無法解決糾紛，公司應(yīng)根據(jù)合同約定或法律規(guī)定，決定是否通過仲裁或訴訟的方式解決。在做出決策前，法務(wù)部門應(yīng)充分評估仲裁或訴訟的風(fēng)險、成本和可能的結(jié)果，向公司管理層提供詳細(xì)的分析報告和建議。決策確定后，法務(wù)部門應(yīng)組建仲裁或訴訟團隊，收集和整理相關(guān)證據(jù)材料，制定應(yīng)對策略。2.仲裁或訴訟程序參與：仲裁或訴訟團隊?wèi)?yīng)按照仲裁機構(gòu)或法院的要求，按時提交相關(guān)材料，參加庭審或仲裁開庭。在過程中，應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)能力，維護公司的合法權(quán)益，對對方的主張和證據(jù)進行有力的反駁和質(zhì)證。3.結(jié)果執(zhí)行與后續(xù)跟進：若公司在仲裁或訴訟中勝訴，應(yīng)及時申請執(zhí)行仲裁裁決或法院判決，確保公司的權(quán)益得到實現(xiàn)。同時，對糾紛處理過程進行總結(jié)和反思，分析糾紛產(chǎn)生的原因和處理過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，完善公司的合同管理和風(fēng)險防范機制。若公司敗訴，應(yīng)認(rèn)真分析敗訴原因，根據(jù)實際情況決定是否上訴或采取其他補救措施。同時，對相關(guān)責(zé)任人員進行責(zé)任追究，加強公司內(nèi)部管理。五、合同糾紛處理中的資源調(diào)配（一）人力資源調(diào)配1.專業(yè)人員支持：在合同糾紛處理過程中，根據(jù)糾紛的復(fù)雜程度和專業(yè)需求，調(diào)配公司內(nèi)部的法律專業(yè)人員、業(yè)務(wù)專家等參與處理。對于重大疑難糾紛，可聘請外部專業(yè)律師提供專業(yè)支持，確保糾紛處理的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。2.團隊協(xié)作與溝通：明確各參與人員在糾紛處理團隊中的職責(zé)和分工，加強團隊成員之間的協(xié)作與溝通。建立定期的工作會議制度，及時匯報工作進展，討論解決遇到的問題，確保糾紛處理工作的順利進行。（二）財務(wù)資源保障1.預(yù)算安排：公司設(shè)立專門的合同糾紛處理預(yù)算，用于支付與糾紛處理相關(guān)的費用，如律師費、訴訟費、仲裁費、鑒定費等。每年年初，根據(jù)公司的經(jīng)營情況和可能面臨的合同糾紛風(fēng)險，合理制定預(yù)算金額，并納入公司年度財務(wù)預(yù)算。2.費用控制與審核：在合同糾紛處理過程中，嚴(yán)格控制費用支出，確保各項費用的合理性和必要性。所有費用支出必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核和審批程序，財務(wù)部門應(yīng)加強對費用支出的監(jiān)督和管理，避免不必要的浪費。（三）物力與信息資源支持1.物力資源保障：為合同糾紛處理提供必要的物力資源支持，如辦公場地、辦公設(shè)備、交通工具等，確保處理工作的正常開展。對于涉及證據(jù)保全等需要特殊設(shè)備或場地的情況，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)資源予以保障。2.信息資源整合：建立合同糾紛信息管理系統(tǒng)，整合與糾紛相關(guān)的各類信息，包括合同文本、往來函件、證據(jù)材料、處理過程記錄等。確保信息的及時、準(zhǔn)確、完整，為糾紛處理提供有力的信息支持。同時，加強對信息的保密管理，防止信息泄露給公司造成不利影響。六、合同糾紛處理的績效考核（一）考核指標(biāo)設(shè)定1.糾紛處理結(jié)果指標(biāo)：以合同糾紛的處理結(jié)果為核心考核指標(biāo)，包括糾紛是否得到妥善解決、公司的合法權(quán)益是否得到有效維護、是否為公司挽回經(jīng)濟損失等。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和復(fù)雜程度，設(shè)定不同的考核標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重。2.處理效率指標(biāo)：考核合同糾紛處理的效率，包括從糾紛發(fā)現(xiàn)到處理完成的時間、是否按照規(guī)定的流程和期限完成各項工作等。通過設(shè)定合理的時間節(jié)點和工作進度要求，確保糾紛能夠得到及時處理。3.客戶滿意度指標(biāo)：對于涉及客戶的合同糾紛，將客戶滿意度納入考核指標(biāo)體系。通過客戶反饋、問卷調(diào)查等方式，了解客戶對糾紛處理過程和結(jié)果的滿意度，評估公司在處理糾紛過程中對客戶權(quán)益的保護和服務(wù)質(zhì)量。（二）考核方式與周期1.考核方式：采用定性與定量相結(jié)合的考核方式。對于能夠量化的指標(biāo)，如經(jīng)濟損失挽回金額、處理時間等，進行定量考核；對于一些難以量化的指標(biāo)，如糾紛處理過程中的溝通協(xié)調(diào)能力、法律風(fēng)險防范意識等，采用定性評價的方式，由相關(guān)部門和人員進行綜合評價。2.考核周期：合同糾紛處理的績效考核按季度進行。每季度末，由人力資源部門組織相關(guān)部門對合同糾紛處理團隊和相關(guān)人員進行考核，根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。（三）獎懲措施1.獎勵措施：對于在合同糾紛處理中表現(xiàn)優(yōu)秀，為公司挽回重大經(jīng)濟損失、有效維護公司合法權(quán)益或提高公司品牌形象的團隊和個人，給予相應(yīng)的獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會、培訓(xùn)機會等，以激勵員工積極參與合同糾紛處理工作，提高工作質(zhì)量和效率。2.懲罰措施：對于在合同糾紛處理過程中存在失職、瀆職行為，導(dǎo)致公司利益受損或糾紛處理結(jié)果不佳的團隊和個人，進行相應(yīng)的懲罰。懲罰措施包括警告、罰款、降職、降薪、解除勞動合同等，以強化員工的責(zé)任意識，規(guī)范員工在合同糾紛處理中的行為。七、合同糾紛處理的后續(xù)工作（一）經(jīng)驗總結(jié)與案例分析1.定期總結(jié)會議：合同糾紛處理結(jié)束后，由法務(wù)部門組織召開經(jīng)驗總結(jié)會議，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和處理團隊成員參加。會議對糾紛處理過程進行全面回顧和總結(jié)，分析糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程中的優(yōu)點和不足之處，提出改進措施和建議。2.案例整理與分享：將典型的合同糾紛案例進行整理，形成案例庫。通過內(nèi)部培訓(xùn)、工作交流等方式，向公司員工分享案例經(jīng)驗，提高全體員工的合同管理和風(fēng)險防范意識。案例庫應(yīng)包括案例背景、糾紛焦點、處理過程、處理結(jié)果、經(jīng)驗教訓(xùn)等內(nèi)容，以便員工學(xué)習(xí)和參考。（二）制度完善與流程優(yōu)化1.制度審查與修訂：根據(jù)合同糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題和漏洞，對公司的合同管理制度進行審查和修訂。完善合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定，明確各部門和人員在合同管理中的職責(zé)和權(quán)限，堵塞制度漏洞，防范類似糾紛的再次發(fā)生。2.流程優(yōu)化：對合同糾紛處理流程進行優(yōu)化，簡化不必要的環(huán)節(jié)，提高處理效率。同時，加強各部門之間的協(xié)調(diào)與配合，形成高效的糾紛處理工作機制。通過流程優(yōu)化，使公司在面對合同糾紛時能夠更加迅速、有效地進行處理，降低糾紛對公司經(jīng)營的影響。（三）客戶關(guān)系維護與市場影響修復(fù)1.客戶溝通與反饋：對于因合同糾紛給客戶帶來不便或損失的情況，公司應(yīng)主動與客戶進行溝通，誠懇道歉，及時反饋糾紛處理結(jié)果，爭取客戶的理解和信任。同時，了解客戶的需求