電競公司合同歸檔管理辦法

一、總則本辦法旨在規(guī)范電競公司合同的歸檔管理工作，確保合同資料的完整性、準確性和安全性，有效保護公司的合法權(quán)益，為公司的運營和發(fā)展提供有力支持。本辦法適用于電競公司全體員工在合同簽訂、履行及后續(xù)管理過程中的相關(guān)活動，同時也涉及與公司有合同往來的客戶相關(guān)合同資料的管理。電競公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化，以“為客戶提供極致電競體驗，推動電競行業(yè)蓬勃發(fā)展”為經(jīng)營理念。在合同歸檔管理中，堅持扁平化管理原則，減少層級阻礙，提高信息傳遞和工作效率，力求以高效、規(guī)范的管理實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的雙贏。二、合同歸檔管理職責分工（一）行政部門1.作為合同歸檔管理的統(tǒng)籌部門，負責制定和完善合同歸檔管理制度，明確歸檔流程和標準。2.統(tǒng)一管理公司合同檔案庫，包括檔案庫的日常維護、設備管理等，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。3.對各部門提交的合同及相關(guān)資料進行審核，檢查其完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的及時反饋并督促整改。（二）業(yè)務部門1.在合同簽訂過程中，負責收集、整理與合同相關(guān)的各類資料，包括但不限于合同文本、談判記錄、對方資質(zhì)證明等。2.在合同履行期間，及時更新合同執(zhí)行情況的記錄，并將相關(guān)資料提交給行政部門歸檔。3.協(xié)助行政部門對涉及本部門的合同檔案進行查詢、借閱等操作。（三）法務部門1.從法律專業(yè)角度對合同文本及相關(guān)資料進行審核，確保合同的合法性和有效性。2.對合同履行過程中的法律風險進行評估，并提供相應的法律建議，將相關(guān)意見和建議整理歸檔。3.參與合同糾紛的處理，負責收集、整理與糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，并移交行政部門歸檔。三、合同歸檔范圍及分類（一）歸檔范圍1.公司對外簽訂的各類電競相關(guān)合同，包括但不限于賽事承辦合同、戰(zhàn)隊合作合同、直播平臺合作合同、廣告贊助合同、設備采購合同等。2.合同簽訂過程中的重要文件，如招標書、投標書、報價單、意向書、談判記錄、會議紀要等。3.合同履行過程中的相關(guān)資料，如發(fā)貨單、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、違約處理記錄等。4.涉及合同糾紛處理的文件，如律師函、起訴書、判決書、調(diào)解書等。（二）分類方式1.按照合同性質(zhì)進行分類，可分為賽事類、合作類、采購類、服務類等。2.按照簽訂時間進行分類，以年度為單位，將每年簽訂的合同分別歸檔。3.按照合作對象進行分類，將與不同客戶、供應商、合作伙伴等簽訂的合同分別整理。四、合同歸檔流程（一）合同簽訂階段1.業(yè)務部門在合同簽訂完成后，應在[具體工作日]內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料整理齊全，填寫《合同歸檔申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂時間、合作方等信息，提交給行政部門。2.行政部門收到申請后，對資料進行初步審核，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應及時通知業(yè)務部門補充或整改。3.法務部門對合同文本進行法律審核，出具審核意見，審核通過后將合同及意見一并交回行政部門。（二）合同履行階段1.業(yè)務部門在合同履行過程中，應及時記錄合同執(zhí)行情況，如項目進度、款項支付、貨物交付等信息，并定期將相關(guān)資料提交給行政部門歸檔。2.若合同發(fā)生變更或補充，業(yè)務部門應在變更協(xié)議簽訂后的[具體工作日]內(nèi)，將變更協(xié)議及相關(guān)說明材料提交給行政部門，行政部門按照原合同的歸檔路徑進行更新歸檔。（三）合同終止階段1.合同履行完畢或提前終止后，業(yè)務部門應提交《合同終止報告》，說明合同終止的原因、執(zhí)行情況總結(jié)等，連同相關(guān)證明材料一并交行政部門。2.行政部門對合同終止相關(guān)資料進行審核，確認無誤后將其與原合同檔案一并歸檔保存。五、合同檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.公司建立電子和紙質(zhì)雙套合同檔案庫。電子檔案以電子文檔形式存儲在公司專門的服務器上，進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，按照分類標準進行有序排列。2.電子檔案應進行加密處理，設置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。同時，為便于檢索和查詢，應建立完善的電子檔案索引系統(tǒng)。（二）保管期限1.一般合同檔案的保管期限為自合同終止之日起[X]年。對于涉及重要權(quán)益、法律糾紛或具有長期保存價值的合同檔案，保管期限可適當延長。2.在保管期限屆滿前，行政部門應進行清查和鑒定，對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案保管場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設備。2.定期對檔案保管場所進行檢查和清潔，及時發(fā)現(xiàn)并處理可能影響檔案保存的問題。六、合同檔案的查詢與借閱（一）查詢流程1.公司員工因工作需要查詢合同檔案的，應填寫《合同檔案查詢申請表》，注明查詢目的、合同名稱或編號等信息，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，申請表交行政部門，行政部門根據(jù)申請內(nèi)容提供相應的檔案查詢服務。查詢過程應在行政部門指定的場所進行，查詢?nèi)藛T不得擅自將檔案帶出該場所。（二）借閱流程1.若員工需要借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和行政部門負責人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.借閱歸還時，行政部門應對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。若發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應追究借閱人員的責任。七、合同歸檔管理的績效考核（一）考核指標1.合同歸檔的及時性：考核業(yè)務部門是否在規(guī)定時間內(nèi)將合同及相關(guān)資料提交給行政部門歸檔，以確保檔案的完整性和連續(xù)性。2.歸檔資料的準確性和完整性：檢查合同檔案中各項資料是否準確無誤、完整齊全，包括合同文本、附件、履行記錄等。3.檔案保管的規(guī)范性：評估行政部門對合同檔案的存儲、保管方式是否符合規(guī)定，檔案保管環(huán)境是否良好，有無檔案損壞、丟失等情況。4.檔案查詢和借閱的服務質(zhì)量：考核行政部門在提供檔案查詢和借閱服務時的效率和態(tài)度，是否能夠及時、準確地滿足員工的需求。（二）考核方式1.定期檢查：行政部門會同相關(guān)部門定期對合同歸檔管理工作進行檢查，對各部門的工作情況進行評估打分。2.不定期抽查：公司管理層或監(jiān)督部門可進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并記錄在考核檔案中。3.員工反饋：收集員工對合同歸檔管理工作的意見和建議，作為考核的參考依據(jù)。（三）獎懲措施1.對于在合同歸檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.對于未達到考核要求的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、績效扣分、崗位調(diào)整等。八、合同歸檔管理中的安全與保密（一）安全管理1.加強對合同檔案庫的安全防護，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入檔案保管區(qū)域。2.對電子檔案進行數(shù)據(jù)備份時，應采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并異地存放，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.制定應急預案，應對可能出現(xiàn)的火災、水災、網(wǎng)絡攻擊等突發(fā)事件，確保合同檔案的安全。（二）保密管理1.公司全體員工應嚴格遵守保密制度，對合同檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。2.在合同檔案的查詢、借閱過程中，嚴格控制訪問權(quán)限，對接觸檔案的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議。3.對于違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責任，情節(jié)嚴重的將移送司法機關(guān)處理。九、合同歸檔管理中的人文關(guān)懷（一）培訓與指導1.行政部門定期組織合同歸檔管理培訓，向員工講解歸檔流程、標準和要求，提高員工的檔案管理意識和技能。2.對于新入職員工或?qū)贤瑲w檔工作不熟悉的員工，行政部門應提供一對一的指導和幫助，使其盡快掌握相關(guān)工作方法。（二）反饋與改進1.鼓勵員工對合同歸檔管理制度和工作流程提出意見和建議，行政部門應認真對待員工的反饋，及時進行分析和評估。2.根據(jù)員工的反饋和實際工作情況，對合同歸檔管理制度進行適時調(diào)整和完善，提高管理效率和員工滿意度。（三）減輕負擔在確保合同歸檔管理工作質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流