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標準操作說明書

編寫日期：2021年09年30日

版本編號：V2.0

文檔控制/DocumentControl

版本歷史記錄

修訂號作者日期簡要說明

V1.0劉彩霞2021.07.25產(chǎn)品操作演示/內(nèi)容說明

V2.0劉彩霞2021.09.29產(chǎn)品新功能補充（檔案后續(xù)管理、檔

案利用）

目錄

文檔控制/DocumentControl.............................................................................2

1.產(chǎn)品背景及全流程管理..............................................4

1.1產(chǎn)品背景.......................................................4

L2全流程管理.....................................................4

2.產(chǎn)品展示界面及描述................................................6

2.1登錄賬號......................................................6

2.2系統(tǒng)首頁......................................................7

2.3前臺..........................................................7

2.3.1電子會計檔案............................................8

2.3.2電子源文件..............................................17

2.3.3檔案徵里...............................................22

2.3.4檔案后續(xù)辭...........................................33

2.3.5檔案利用...............................................36

2.3.6審批事項...............................................39

2.4中臺.........................................................42

2.4.1歸檔方案徵里...........................................42

2.4.2系統(tǒng)監(jiān)控...............................................52

2.5后臺.........................................................54

2.5.1個性化設置.............................................54

2.5.2權限設置...............................................76

1.產(chǎn)品背景及全流程管理

1.1產(chǎn)品背景

電子會計憑證從紙質(zhì)走向電子化的歷程，說明電子化的趨勢已經(jīng)

不可逆轉(zhuǎn)，電子會計檔案是電子會計憑證歸檔的最后一公里。隨著

2020年6號文的頒布，我國各企事業(yè)單位會計電子化工作不斷推進,

大量的電子會計檔案應運而生；

檔案局多次發(fā)文的推進，標志著電子會計憑證的整個流程發(fā)展進

入了快車道，2020年對于檔案法的第一次修訂，進一步加速了檔案

管理的進程。對檔案管理工作提出了規(guī)范化管理的明確要求，對企業(yè)

管理來說是機遇也是挑戰(zhàn)。

1.2全流程管理

電子會計檔案管理方案，覆蓋檔案全生命周期，包括檔案采集、

歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計分析、移交、銷毀等環(huán)節(jié)。

電子檔案全生命周期管理

采集歸檔保管杳閱統(tǒng)計分析移交銷毀

檔案元數(shù)據(jù)涵蓋發(fā)票、審批單據(jù)、合同、銀行回單、記賬憑證、

會計報告等，全面滿足國家規(guī)定與企業(yè)管理需求。

檔案采集：自動智能采集，加速無紙化

電子發(fā)票無需打印報銷，憑證無需打印，根據(jù)憑證號有序排序歸檔或無需根

據(jù)憑證號進行排序后歸檔。

與各大業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)打通，直接將企業(yè)內(nèi)外部檔案數(shù)據(jù)采集到電子檔案系

統(tǒng)中,并且建立關聯(lián),并對會計資料分類存儲、智能關聯(lián)。

檔案歸檔：自動歸檔，多維度標簽追溯

電子檔案系統(tǒng)可保證電子憑證在完整、合規(guī)的前提下進行自動歸檔；可根據(jù)

憑證的內(nèi)容：類型、摘要、金額、部門、公司等條件來配置所需檢查完整性的憑

證，并滿足公司后續(xù)不同的杳閱需求。

檔案保管：電子存檔，節(jié)省企業(yè)存放空間

電子檔案系統(tǒng)可在規(guī)定保管期限內(nèi)，自動將目子原始憑證及記賬憑證、會計

報告等電子檔案保存在云服務器指定存放路徑中，也可批量下載存放至企業(yè)的物

理服務器中,無需檔案室、檔案柜等存放空間，相比紙質(zhì)存檔，大量節(jié)省保管成

本。

檔案查閱：一鍵查詢借閱，對應憑證不迷路

使用電子會計憑證、發(fā)票、回單、業(yè)務單據(jù)全部電子化存儲，利用系統(tǒng)索引

建立關聯(lián)，保存完整的業(yè)務邏輯關系，提供多維度的檢索條件，快速杳到憑證,

并可以在憑證展示頁面直接查看報銷單、發(fā)票、銀行回單等原始資料。節(jié)省了查

找時間和人力，提高了內(nèi)外部審計等相關工作體臉。

檔案統(tǒng)計：收集的檔案分類并統(tǒng)計數(shù)據(jù)

對已收集到檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，在各個菜單頁面上會進行一個

數(shù)據(jù)總數(shù)量統(tǒng)計。

檔案移交：檔案移交記錄

各級機關、企業(yè)單位應將整理好的檔案定期移交給當?shù)鼐C合檔案館保管，十

年一進館，對進館時間方式進行管理記錄。

檔案銷毀：明確權責，優(yōu)化管理職能

系統(tǒng)可根據(jù)前期設置的各類檔案保管期限，對即將到期檔案進行自動提醒。

檔案管理員可提交銷毀鑒定申請，通過審批流明確相關責任人，審批通過后可進

行檔案銷毀，并自動生成銷毀臺賬。

2.產(chǎn)品展示界面及描述

產(chǎn)品界面截圖展示及功能字段詳細描述

2.1登錄賬號

乙方人員會把邀請鏈接創(chuàng)建好，由甲方對接人統(tǒng)一發(fā)放鏈接給內(nèi)部使用人員

進行賬號注冊，注冊后使用下方鏈接登錄即可

登錄地址：發(fā)送邀請鏈接，如需登錄請聯(lián)系：（劉彩

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Hoseas?電子會計由■平臺

2.2系統(tǒng)首頁

合思電子會計檔案系統(tǒng)為更好的管理檔案，將檔案系統(tǒng)分為前臺、中臺、后

臺。同時在首頁做數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析。

1）〃前臺〃展示所有歸檔的憑證、賬簿、報告、發(fā)票等資料，同時提供檔案利

用、借閱、實物上架、審批流程等管理;

2）"中臺"對檔案系統(tǒng)對接業(yè)務系統(tǒng)功能管理，并對系統(tǒng)操作進行記錄；

3）"后臺"對整個檔案系統(tǒng)的功能權限授權及自定義進行管理。

2.3前臺

主功能如下：

1）首頁

2）電子會計檔案

3）電子源文件

4）檔案管理

5）檔案后續(xù)管理

6）檔案利用

7）審批事項

2.3.1電子會計檔案

23.1.1會計憑證

概述：

抓取多業(yè)務系統(tǒng)中的單據(jù)憑證信息，在檔案系統(tǒng)進行歸檔保管利用，并形成

憑證與單據(jù)的強關聯(lián)關系，同時支持查閱、導出等功能，以會計憑證主要字段進

行多維度展示，同時支持關鍵字段直詢條件。

路徑：

前臺——電子會計檔案——會計憑證

主界面：

使用場景與目的：

查找需要的憑證數(shù)據(jù)時，在檢索框內(nèi)輸入業(yè)務組織、會計期間、憑證科目編

碼等關鍵信息進行精準檢索，如填寫錯誤可點擊重置鍵，重新進行填寫。檢索后

將會展示憑證關鍵信息，如有多行科目或摘要時，展開憑證前的小加號。即可

展示憑證分錄，提供詳細信息。點擊查看即可追溯到與憑證相關聯(lián)的所有數(shù)據(jù),

如：單據(jù)、發(fā)票、附件、回單等影像，如下圖：

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展示封面頁支持放大縮小、打印、下載、旋轉(zhuǎn)等功能，如下圖：

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功能按鈕說明：

按鈕按鈕說明

重置檢索框內(nèi)已填寫內(nèi)容，可點擊重置按鈕,一鍵清除

檢索對檢索框內(nèi)填寫的信息一鍵檢索

導出1）導出選中：導出所勾選的數(shù)據(jù)；2）導出全部：導出所檢索

到的全部數(shù)據(jù)

下載下載需要導出的數(shù)據(jù)

6小+號展開憑證分錄，查看分錄詳情

查看聯(lián)查憑證相關聯(lián)的單據(jù)、發(fā)票、附件、銀行回單

檢索字段說明:

字段字段說明

業(yè)務組織檢索企業(yè)已預置的業(yè)務組織

會計期間檢索該憑證的會計期間

憑證號檢索憑證號

摘要檢索記賬時的摘要信息

科目名稱檢索憑證科目名稱

輔助核算檢索憑證輔助核算信息

憑證字檢索憑證字

制單人檢索制單人

23.1.2會計賬簿

概述：

系統(tǒng)預置總賬、明細賬賬簿，且根據(jù)市場大方向需求，建設了靈活導入財

務需要歸檔的會計賬簿，并支持用戶根據(jù)權限操作導入導出功能，以會計賬簿主

要字段進行多維度展示，同時支持關鍵字段查詢條件。

路徑:

前臺——電子會計檔案——會計賬簿

主界面：

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使用場景與目的：

查看會計賬簿時，可通過檢索條件查找到此賬簿，如有需要可進行導入導出

功能管理賬簿，并支持在線杳看預覽，上傳的文件支持Ecxle/word/pdf等格式,

上傳后還原表格原貌進行展示，如下圖：

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功能按鈕說明:

按鈕按鈕說明

重置檢索框內(nèi)，如已填寫內(nèi)容，可點擊重置按鈕,一鍵清除

檢索對檢索框內(nèi)填寫的信息一鍵檢索

導入導入需要保管的賬簿

導出1）導出選中：導出所勾選的數(shù)據(jù)；2）導出全部：導出

所檢索到的全部數(shù)據(jù)

注：點擊導出后關閉該彈窗，在點擊下載即可

下載下載需要導出的數(shù)據(jù)

查看查看所導入的表格

檢索字段說明:

字段字段說明

業(yè)務組織檢索企業(yè)已預置的業(yè)務組織

會計期間檢索該賬簿的會計期間

總賬（左上角下拉箭頭）點擊“總賬〃或"B月細賬〃展示所有總賬賬簿

財務會計報告

概述：

靈活導入財務需要歸檔的財務報告，并支持用戶根據(jù)權限導入導出功能，以

財務報告主要字段進行多維度展示，同時支持關鍵字段查詢條件。

路徑：

前臺——電子會計檔案——財務會計報告

主界面：

使用場景與目的:

查看會計報告時，可通過檢索條件查找到此報告，如有需要可進行導入導出

功能管理報告，并支持在線查看預覽，上傳的文件支持Ecxle/word/pdf等格式,

上傳后還原表格原貌進行展示，如下圖：

國W1

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示例電子檔案管理辦法（79號令）電子會計徙證報侑外好歸檔《6號文》申隼人民共和國甘案法（47號令）

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功能按鈕說明:

按鈕按鈕說明

檢索框內(nèi)已填寫內(nèi)容，可點擊重置按鈕，一鍵清除

檢索對檢索框內(nèi)填寫的信息一鍵檢索

導入導入需要保管的報告

導出I）導出選中：導出所勾選的數(shù)據(jù)；2）導出全部：導出所檢

索到的全部數(shù)據(jù)

注：點擊導出后關閉該彈窗，在點擊下載即可

下載下載需要導出的數(shù)據(jù)

查看查看所導入的表格

檢索字段說明:

字段字段說明

會計期間檢索企業(yè)已預置的業(yè)務組織

業(yè)務組織檢索該報告的會計期間

報表類型檢索需要查看的報表類型

月報表點擊查看所有月報表

季報表點擊查看所有季報表

年報表點擊查看所后年報表

231.4其他會計資料

概述：管理其他會計類資料，如：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報

表等財務需要管理的會計資料，并支持導出、下載功能。

路徑:

前臺——電子會計檔案——其他會計資料

主界面：

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使用場景與目的：

如有需要可進行導入、導出、下載功能管理其他會計資料，并支持在線查看

預覽，上傳的文件支持Ecxle/word/pdf等格式,上傳后還原表格原貌進行展示，

如下圖：

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功能按鈕說明:

按鈕按鈕說明

導入導人需要保管會計資料

導出1）導出選中：導出所勾選的數(shù)據(jù)；2）導出全部：導出所檢

索到的全部數(shù)據(jù)

注：點擊導出后關閉該彈窗，在點擊卜載即可

下載下載需要導出的數(shù)據(jù)

查看查看所導入的表格

檢索字段說明:

暫無。

2.3.2電子源文件

進項發(fā)票

概述：

對所有電子增值稅發(fā)票進行管理，井支持通過"關聯(lián)單據(jù)編號"和"關聯(lián)憑

證號〃進行深度追溯。

路徑：

前臺——電子源文件一進項發(fā)票

界面：

使用場景及目的：

當需要查看發(fā)票或想通過發(fā)票追溯到單據(jù)憑證時，在檢索框內(nèi)填寫關鍵

字進行快速查詢，即可展示該發(fā)票的關鍵內(nèi)容，可在線預覽發(fā)票影像及非結

構化數(shù)據(jù)，同時可通過點擊關聯(lián)單據(jù)號和關聯(lián)憑證號，追溯到單據(jù)及憑證相

關聯(lián)的單據(jù)、發(fā)票、附件等。

nosersi?子加，

功能按鈕說明:

按鈕按鈕說明

M檢索框內(nèi)，如已填寫內(nèi)容，可點擊重置按鈕，一鍵清除

檢索對檢索框內(nèi)填寫的信息一鍵檢索

導出1）導出選中：導出所勾選的數(shù)據(jù)；2）導出全部：導出所檢

索到的全部數(shù)據(jù)

下載下載需要導出的數(shù)據(jù)

關聯(lián)單據(jù)編號點擊編號即可通過發(fā)票聯(lián)查到單據(jù)（位置:展示列表往后拉）

關聯(lián)憑證號點擊憑證號即可通過發(fā)票聯(lián)查到憑證以及相關聯(lián)的單據(jù)、發(fā)

票、附件、銀行回單（位置：展小列表往后拉）

查看查看發(fā)票影像及發(fā)票詳情

檢索字段說明:

字段字段說明

發(fā)票類型檢索發(fā)票的類型，如檢索：〃火車票〃即展示所有火車票

發(fā)票代碼填寫發(fā)票的唯一代碼后即可精準檢索到該發(fā)票

發(fā)票號碼填寫發(fā)票的唯一號碼后即可精準檢索到該發(fā)票

銷方名稱