GB∕T44927-2024《知識(shí)管理體系要求》之17：“7支持-7.5成文信息”專業(yè)深度解讀和應(yīng)用指導(dǎo)材料（雷澤佳編制-2025A0）GB∕T44927-2024《知識(shí)管理體系要求》之17：“7支持-7.5成文信息”專業(yè)深度解讀和應(yīng)用指導(dǎo)材料（雷澤佳編制-2025A0）GB∕T44927-2024《知識(shí)管理體系要求》 GB∕T44927-2024《知識(shí)管理體系要求》7支持7.5成文信息7.5.1總則組織的知識(shí)管理體系應(yīng)包括：a)本文件所要求的成文信息；b)組織所確定的、為確保知識(shí)管理體系有效性所需的成文信息。注1：“7.5成文信息”對(duì)特定知識(shí)管理體系文件提出了要求，并不涉及成文信息的一般要求。注2：知識(shí)管理體系的成文信息范圍可能因組織而異，原因如下：——組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；——過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜性；——人員能力。7.5.2創(chuàng)建與更新在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模篴)標(biāo)識(shí)和說(shuō)明，如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)；b)形式，如語(yǔ)言、軟件版本、圖形；載體，如紙質(zhì)、電子版；c)評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。7.5.3成文信息的控制應(yīng)對(duì)知識(shí)管理體系以及本文件所要求的成文信息進(jìn)行控制，以確保：a)在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；b)予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。為控制成文信息，組織應(yīng)酌情管理以下活動(dòng)：——分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；——存儲(chǔ)和保存，包括保持可讀性；——保留和處置。對(duì)于組織所確定的策劃和運(yùn)行知識(shí)管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制。注3：訪問(wèn)可能意味著僅允許查看成文信息的決定，或查看和更改成文信息的許可和權(quán)限?！?支持-7.5成文信息”術(shù)語(yǔ)、定義與涵義解讀“7支持-7.5成文信息”核心術(shù)語(yǔ)解讀表術(shù)語(yǔ)定義涵義解讀成文信息組織需要控制和保持的信息及其載體。

注1：成文信息能以任何格式和載體存在，并可能來(lái)自任何來(lái)源。

注2：成文信息可能涉及管理體系、為組織運(yùn)行產(chǎn)生的信息（文件）、結(jié)果實(shí)現(xiàn)的證據(jù)（記錄）。1)核心定位：“成文信息”是知識(shí)管理體系運(yùn)行的核心載體，并非單純的“信息集合”，而是需通過(guò)“控制”（如權(quán)限管理、版本控制）和“保持”（如存儲(chǔ)維護(hù)、可讀性保障）實(shí)現(xiàn)其對(duì)體系有效性的支撐作用，直接關(guān)聯(lián)7.5.1“確保知識(shí)管理體系有效性所需”的核心要求；

2)范圍邊界：其涵蓋兩類關(guān)鍵信息：一是本標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制要求的成文信息（如知識(shí)方針、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告），二是組織自主確定的補(bǔ)充信息（如崗位知識(shí)手冊(cè)、跨部門知識(shí)協(xié)同記錄），需結(jié)合注2中“文件”（指導(dǎo)性信息）與“記錄”（證據(jù)性信息）的雙重屬性管理；

3)管理目標(biāo)：強(qiáng)調(diào)“可控性”與“可用性”的平衡，既需通過(guò)控制防止泄密、不當(dāng)使用，又需確保在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)可獲取，是連接知識(shí)管理“過(guò)程”與“結(jié)果”的關(guān)鍵紐帶。知識(shí)管理體系與知識(shí)相關(guān)的管理體系的組成部分。

注：體系要素包括組織的知識(shí)管理文化。1)體系屬性：KMS是成文信息的“管理環(huán)境”，成文信息的創(chuàng)建、更新、控制均需圍繞KMS的方針、目標(biāo)和過(guò)程（4.4.2知識(shí)活動(dòng)）展開(kāi)，例如知識(shí)存儲(chǔ)活動(dòng)需通過(guò)成文信息（如知識(shí)庫(kù)索引、存儲(chǔ)規(guī)范）落地；

2)要素關(guān)聯(lián)：其核心要素“知識(shí)管理文化”直接影響成文信息的管理效果——若組織文化鼓勵(lì)知識(shí)共享，成文信息的分發(fā)、訪問(wèn)效率會(huì)顯著提升；反之，若文化保守，需通過(guò)更嚴(yán)格的控制規(guī)則（如訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)）平衡共享與保護(hù)；

3)有效性支撐：成文信息是KMS“可追溯、可驗(yàn)證”的基礎(chǔ)，例如通過(guò)保留知識(shí)應(yīng)用記錄（成文信息），可驗(yàn)證KMS目標(biāo)（如“季度知識(shí)復(fù)用率提升10%”）的實(shí)現(xiàn)程度。標(biāo)識(shí)和說(shuō)明對(duì)成文信息賦予的唯一性識(shí)別信息與補(bǔ)充說(shuō)明，具體包括標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)等，確保信息可追溯、可理解。1)功能定位：是“7.5.2創(chuàng)建與更新”的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，核心作用是解決成文信息的“識(shí)別混淆”問(wèn)題——在多部門、多業(yè)務(wù)線的大中型組織中，相同主題的成文信息（如“產(chǎn)品研發(fā)知識(shí)手冊(cè)”）可能存在多個(gè)版本，通過(guò)“標(biāo)題+索引編號(hào)+修訂日期”的組合標(biāo)識(shí)，可快速定位最新有效版本；

2)具體要求：“說(shuō)明”需匹配信息用途，例如技術(shù)類成文信息（如工藝知識(shí)文檔）需補(bǔ)充“軟件版本”（若為電子版）、“圖形引用來(lái)源”（若含技術(shù)圖紙），確保使用者理解信息的適用場(chǎng)景與邊界；

3)與控制的銜接：標(biāo)識(shí)和說(shuō)明是后續(xù)“訪問(wèn)、檢索”（7.5.3）的前提，例如索引編號(hào)可關(guān)聯(lián)知識(shí)庫(kù)檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)成文信息的快速定位，提升管理效率。評(píng)審和批準(zhǔn)由授權(quán)人員對(duì)成文信息的內(nèi)容適宜性（是否匹配業(yè)務(wù)需求）、充分性（是否覆蓋關(guān)鍵要點(diǎn)）進(jìn)行審查，并確認(rèn)其可發(fā)布使用的活動(dòng)。1)質(zhì)量把關(guān)作用：此環(huán)節(jié)是防止“無(wú)效/錯(cuò)誤知識(shí)傳播”的關(guān)鍵——例如新編制的“客戶服務(wù)知識(shí)指南”需經(jīng)客服主管評(píng)審（確認(rèn)內(nèi)容匹配客戶需求）、質(zhì)量部門批準(zhǔn)（確認(rèn)符合合規(guī)要求）后，方可分發(fā)至一線員工使用；

2)授權(quán)要求：評(píng)審者需具備對(duì)應(yīng)領(lǐng)域的知識(shí)能力（如技術(shù)文檔需技術(shù)專家評(píng)審），批準(zhǔn)者需具備相應(yīng)管理權(quán)限（如部門級(jí)文檔需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，公司級(jí)文檔需高管批準(zhǔn)），確保評(píng)審結(jié)果的權(quán)威性；

3)與更新的關(guān)聯(lián)：成文信息更新后（如因業(yè)務(wù)流程變更修訂知識(shí)手冊(cè)），需重新履行評(píng)審和批準(zhǔn)流程，避免“舊內(nèi)容未淘汰、新內(nèi)容未驗(yàn)證”導(dǎo)致的知識(shí)沖突。載體承載成文信息的物理或數(shù)字形式，包括紙質(zhì)（如打印文檔）、電子版（如Word文檔、PDF、數(shù)據(jù)庫(kù)）等；其關(guān)聯(lián)“形式”（如語(yǔ)言、軟件版本、圖形）需與載體適配。1)選擇邏輯：載體選擇需結(jié)合“信息類型”與“使用場(chǎng)景”——例如高頻查閱的操作類知識(shí)（如設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)）宜采用電子版（支持在線檢索、實(shí)時(shí)更新），而需長(zhǎng)期歸檔的法律文件（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同）宜采用紙質(zhì)+電子版雙載體（防止數(shù)字丟失）；

2)管理要求：需確保載體的“可讀性”（7.5.3），例如電子版需兼容主流軟件版本（如PDF需支持AdobeReader11.0及以上），紙質(zhì)載體需存儲(chǔ)在干燥、避光環(huán)境（防止霉變、褪色）；

3)與保護(hù)的銜接：不同載體的保護(hù)措施不同——電子版需加密（防止未授權(quán)訪問(wèn)），紙質(zhì)載體需鎖存（防止遺失），需在成文信息控制程序中明確區(qū)分?？刂茖?duì)知識(shí)管理體系及本標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息實(shí)施的全生命周期管理活動(dòng)，目的是確保信息“可獲得并適用”“妥善保護(hù)”，具體包括分發(fā)、訪問(wèn)、檢索、使用、存儲(chǔ)、保存、保留、處置等。1)核心范疇：“控制”是貫穿成文信息生命周期的主線——從“創(chuàng)建后分發(fā)”（確保授權(quán)人員獲?。?，到“使用中訪問(wèn)控制”（防止越權(quán)操作），再到“過(guò)期后處置”（如銷毀或歸檔），均需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)；

2)雙重目標(biāo)：一是“可用性”（7.5.3a），例如通過(guò)建立知識(shí)庫(kù)檢索系統(tǒng)，確保員工在需要時(shí)快速獲取成文信息；二是“安全性”（7.5.3b），例如通過(guò)權(quán)限分級(jí)（僅查看/可編輯/可刪除），防止核心知識(shí)（如專利技術(shù)文檔）泄密；

3)外部信息延伸：對(duì)外部成文信息（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶要求）的控制，需額外增加“合規(guī)性驗(yàn)證”環(huán)節(jié)（如確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)為最新有效版本），避免因外部信息失效導(dǎo)致知識(shí)管理體系不合規(guī)。外部成文信息組織策劃和運(yùn)行知識(shí)管理體系所必需、且來(lái)源于組織外部的成文信息，包括法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶需求文檔、合作伙伴提供的知識(shí)資源等。1)必要性定位：外部成文信息是組織知識(shí)體系的“補(bǔ)充來(lái)源”，直接影響知識(shí)管理的合規(guī)性與實(shí)用性——例如制藥企業(yè)需將《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》（外部成文信息）轉(zhuǎn)化為內(nèi)部知識(shí)手冊(cè)，確保生產(chǎn)環(huán)節(jié)知識(shí)合規(guī)；

2)控制重點(diǎn)：需先“識(shí)別”（明確哪些外部信息對(duì)體系必需），再“控制”（如登記臺(tái)賬、定期更新）——例如建立“外部成文信息清單”，標(biāo)注信息名稱、來(lái)源、有效期、管理責(zé)任人，避免使用過(guò)期信息（如作廢的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；

3)與內(nèi)部信息的協(xié)同：需與內(nèi)部成文信息關(guān)聯(lián)管理，例如將外部法規(guī)要求融入內(nèi)部“知識(shí)合規(guī)審查流程”，確保內(nèi)部知識(shí)（如產(chǎn)品研發(fā)文檔）符合外部要求。訪問(wèn)對(duì)成文信息的操作權(quán)限，包括“僅允許查看”（如普通員工查看知識(shí)手冊(cè)）、“查看和更改”（如知識(shí)管理員修訂知識(shí)庫(kù)內(nèi)容）等不同層級(jí)，需基于信息敏感性與人員職責(zé)設(shè)定。1)權(quán)限分級(jí)邏輯：“訪問(wèn)”權(quán)限需與“知識(shí)價(jià)值”“崗位職責(zé)”匹配——核心知識(shí)（如核心技術(shù)參數(shù)）僅授予核心崗位（如研發(fā)工程師）“查看權(quán)限”，普通知識(shí)（如員工入職指南）授予全體員工“查看權(quán)限”，知識(shí)管理專員授予“更改權(quán)限”；

2)實(shí)現(xiàn)方式：需通過(guò)技術(shù)手段（如知識(shí)庫(kù)權(quán)限系統(tǒng)）與管理流程（如權(quán)限申請(qǐng)-審批-變更流程）結(jié)合實(shí)現(xiàn)，例如員工申請(qǐng)“客戶信息知識(shí)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限”，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由IT部門配置系統(tǒng)權(quán)限；

3)與保護(hù)的平衡：訪問(wèn)控制是“妥善保護(hù)”（7.5.3b）的關(guān)鍵手段，既要防止“過(guò)度限制”導(dǎo)致知識(shí)無(wú)法復(fù)用（影響體系有效性），又要防止“過(guò)度開(kāi)放”導(dǎo)致知識(shí)泄密（影響組織利益），需定期評(píng)審權(quán)限合理性（如季度權(quán)限審計(jì)）?！?支持-7.5成文信息”核心術(shù)語(yǔ)與相關(guān)術(shù)語(yǔ)的關(guān)聯(lián)與區(qū)別說(shuō)明表術(shù)語(yǔ)其他關(guān)聯(lián)術(shù)語(yǔ)關(guān)系說(shuō)明區(qū)別說(shuō)明成文信息文件/記錄1.從屬關(guān)系：成文信息是“文件”與“記錄”的上位概念，涵蓋兩者；

2.功能關(guān)聯(lián)：文件是“為組織運(yùn)行產(chǎn)生的指導(dǎo)性信息”（如知識(shí)管理程序），記錄是“結(jié)果實(shí)現(xiàn)的證據(jù)性信息”（如知識(shí)應(yīng)用效果記錄），兩者共同構(gòu)成成文信息的核心內(nèi)容，均需遵循7.5的控制要求。1)范疇差異：成文信息包括所有需控制的信息（含文件、記錄及其他形式，如音頻教程），文件僅指指導(dǎo)性信息，記錄僅指證據(jù)性信息；

2)管理重點(diǎn)差異：文件側(cè)重“適宜性”（是否符合業(yè)務(wù)需求），記錄側(cè)重“真實(shí)性”（是否客觀反映結(jié)果），而成文信息需同時(shí)關(guān)注兩者的控制要求。成文信息知識(shí)資產(chǎn)1.包含關(guān)系：成文信息是知識(shí)資產(chǎn)的“顯性化載體”，知識(shí)資產(chǎn)包括顯性知識(shí)（多以成文信息形式存在）與隱性知識(shí)（如員工經(jīng)驗(yàn)，部分通過(guò)成文信息轉(zhuǎn)化）；

2.價(jià)值關(guān)聯(lián)：成文信息的有效管理可提升知識(shí)資產(chǎn)的“可復(fù)用性”（如通過(guò)知識(shí)庫(kù)存儲(chǔ)成文信息，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資產(chǎn)共享），進(jìn)而增強(qiáng)知識(shí)資產(chǎn)對(duì)組織績(jī)效的貢獻(xiàn)。1)屬性差異：知識(shí)資產(chǎn)強(qiáng)調(diào)“價(jià)值屬性”（能為組織創(chuàng)造價(jià)值），成文信息強(qiáng)調(diào)“管理屬性”（需控制和保持）；

2)形態(tài)差異：知識(shí)資產(chǎn)可是隱性的（如技能），成文信息必須是顯性的（有明確載體）。標(biāo)識(shí)和說(shuō)明分類/編碼1.基礎(chǔ)與延伸關(guān)系：標(biāo)識(shí)和說(shuō)明是分類、編碼的“基礎(chǔ)前提”——只有先明確成文信息的標(biāo)題、作者等標(biāo)識(shí)，才能進(jìn)行邏輯分類（如按“研發(fā)知識(shí)/生產(chǎn)知識(shí)”分類）和數(shù)字化編碼（如賦予唯一編碼）；

2.協(xié)同關(guān)系：三者共同支撐成文信息的“可檢索性”，例如通過(guò)“標(biāo)識(shí)（標(biāo)題：設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)）+分類（生產(chǎn)知識(shí)）+編碼（PRD-2024-001）”，可快速定位信息。1)功能差異：標(biāo)識(shí)和說(shuō)明是“個(gè)體識(shí)別”（針對(duì)單份成文信息），分類是“邏輯歸類”（針對(duì)多份信息的群體管理），編碼是“數(shù)字化標(biāo)識(shí)”（便于系統(tǒng)檢索）；

2)實(shí)施順序差異：需先完成標(biāo)識(shí)和說(shuō)明，再進(jìn)行分類和編碼，三者不可顛倒。評(píng)審和批準(zhǔn)知識(shí)審核/知識(shí)評(píng)估1.層級(jí)關(guān)聯(lián)：三者均屬于知識(shí)質(zhì)量控制活動(dòng)，評(píng)審和批準(zhǔn)是“事前控制”（成文信息發(fā)布前），知識(shí)審核是“事中控制”（體系運(yùn)行中），知識(shí)評(píng)估是“事后控制”（結(jié)果評(píng)價(jià)后）；

2.目標(biāo)協(xié)同：均服務(wù)于“提升知識(shí)質(zhì)量”，例如評(píng)審和批準(zhǔn)確保成文信息發(fā)布前無(wú)錯(cuò)誤，知識(shí)審核確保運(yùn)行中信息無(wú)偏差，知識(shí)評(píng)估驗(yàn)證信息應(yīng)用效果。1)實(shí)施時(shí)機(jī)差異：評(píng)審和批準(zhǔn)在成文信息創(chuàng)建/更新后、發(fā)布前實(shí)施；知識(shí)審核按策劃間隔（如年度）實(shí)施；知識(shí)評(píng)估在知識(shí)應(yīng)用后（如季度）實(shí)施；

2)范圍差異：評(píng)審和批準(zhǔn)僅針對(duì)成文信息內(nèi)容；知識(shí)審核覆蓋知識(shí)管理體系全流程；知識(shí)評(píng)估涵蓋知識(shí)價(jià)值、適用性等多維度?？刂浦R(shí)治理/信息安全管理1.包含關(guān)系：控制是知識(shí)治理與信息安全管理的“具體落地手段”——知識(shí)治理（高層戰(zhàn)略，如領(lǐng)導(dǎo)承諾、文化建設(shè)）需通過(guò)成文信息控制實(shí)現(xiàn)；信息安全管理（如防泄密）是成文信息控制的“安全維度”；

2.協(xié)同關(guān)系：三者共同構(gòu)成知識(shí)管理的“保障體系”，例如知識(shí)治理確定“知識(shí)共享戰(zhàn)略”，信息安全管理確定“泄密防控規(guī)則”，控制確定“成文信息全流程管理細(xì)節(jié)”。1)層級(jí)差異：知識(shí)治理是“戰(zhàn)略層”（決定方向），信息安全管理是“安全層”（聚焦風(fēng)險(xiǎn)），控制是“操作層”（落地執(zhí)行）；

2)范圍差異：知識(shí)治理覆蓋知識(shí)管理全領(lǐng)域（含文化、人員），信息安全管理僅覆蓋信息安全，控制僅覆蓋成文信息生命周期。訪問(wèn)權(quán)限/授權(quán)1.因果關(guān)系：權(quán)限是訪問(wèn)的“前提條件”，授權(quán)是“賦予權(quán)限的行為”，訪問(wèn)是“權(quán)限的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果”——例如通過(guò)授權(quán)（部門負(fù)責(zé)人審批）賦予員工權(quán)限（查看客戶知識(shí)），員工才能實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)（查閱客戶知識(shí)文檔）；

2.控制關(guān)聯(lián)：三者均需納入成文信息控制程序，確保訪問(wèn)行為合規(guī)。1)屬性差異：權(quán)限是“靜態(tài)規(guī)則”（如“查看權(quán)限”“編輯權(quán)限”），授權(quán)是“動(dòng)態(tài)行為”（如審批權(quán)限申請(qǐng)），訪問(wèn)是“動(dòng)態(tài)結(jié)果”（如實(shí)際查閱文檔）；

2)主體差異：權(quán)限由制度定義，授權(quán)由管理者執(zhí)行，訪問(wèn)由員工執(zhí)行。外部成文信息外部知識(shí)/外部數(shù)據(jù)1.轉(zhuǎn)化關(guān)系：外部數(shù)據(jù)是“未加工的外部信息”（如行業(yè)報(bào)告原始數(shù)據(jù)），外部知識(shí)是“加工后的外部認(rèn)知”（如行業(yè)趨勢(shì)分析），外部成文信息是“兩者的結(jié)構(gòu)化載體”（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文檔、外部知識(shí)手冊(cè)）；

2.管理關(guān)聯(lián)：三者均需經(jīng)“識(shí)別-驗(yàn)證-控制”流程，納入知識(shí)管理體系，其中外部成文信息是管理的核心對(duì)象。1)加工程度差異：外部數(shù)據(jù)未加工，外部知識(shí)已加工，外部成文信息是結(jié)構(gòu)化的加工成果；

2)控制要求差異：外部數(shù)據(jù)需驗(yàn)證準(zhǔn)確性，外部知識(shí)需驗(yàn)證適用性，外部成文信息需同時(shí)驗(yàn)證準(zhǔn)確性、適用性及合規(guī)性（如是否符合法律法規(guī)）?！?支持-7.5成文信息”目的解析“7支持-7.5成文信息”目的說(shuō)明表內(nèi)容維度“7支持-7.5成文信息”目的說(shuō)明總述（核心意圖與定位）本條款旨在構(gòu)建組織知識(shí)管理體系中成文信息的系統(tǒng)性制度框架，明確成文信息的管理邊界與核心要求，確保知識(shí)信息在生成、更新、控制等各環(huán)節(jié)既符合本標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制規(guī)定，又適配組織自主需求，最終為知識(shí)管理體系的有效運(yùn)行、知識(shí)活動(dòng)（如知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、流動(dòng)、應(yīng)用）的落地提供基礎(chǔ)性制度支撐。其定位是連接知識(shí)管理“過(guò)程”與“結(jié)果”的關(guān)鍵紐帶，是組織實(shí)現(xiàn)知識(shí)治理制度化的核心保障。本條款核心價(jià)值和預(yù)期結(jié)果-實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息的標(biāo)準(zhǔn)化表達(dá)與結(jié)構(gòu)化管理，確保不同部門、崗位的知識(shí)信息具有統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)、形式與管理規(guī)則，降低知識(shí)理解與復(fù)用成本；

-提升知識(shí)信息的精準(zhǔn)可用性，確保在業(yè)務(wù)決策、流程執(zhí)行等需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，授權(quán)人員可及時(shí)獲取并適用所需成文信息；

-強(qiáng)化知識(shí)資產(chǎn)的全生命周期安全可控，防止核心知識(shí)（如專利技術(shù)文檔、客戶隱私信息、核心工藝參數(shù)）的泄密、不當(dāng)使用或缺失；

-支撐知識(shí)管理體系的持續(xù)運(yùn)行與迭代優(yōu)化，為知識(shí)活動(dòng)效果評(píng)估、內(nèi)部審核（9.2）、管理評(píng)審（9.3）提供可驗(yàn)證的成文證據(jù)，保障體系有效性的可持續(xù)性；

-保障外部成文信息的合規(guī)性與有效性，確保組織策劃和運(yùn)行知識(shí)管理體系所必需的外部信息（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶要求）得到識(shí)別與控制，避免因外部信息失效導(dǎo)致體系不合規(guī)。本條款深度解讀與內(nèi)涵解析-制度設(shè)計(jì)層面：明確成文信息的“雙重范疇”管理要求——既覆蓋本標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制要求的成文信息（如知識(shí)方針、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、知識(shí)目標(biāo)文件），也包含組織基于自身規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜度自主確定的補(bǔ)充成文信息（如崗位知識(shí)手冊(cè)、跨部門知識(shí)協(xié)同記錄、知識(shí)應(yīng)用效果臺(tái)賬），體現(xiàn)“通用性與靈活性結(jié)合”的編制思路；

-運(yùn)行適配層面：強(qiáng)調(diào)成文信息管理需“因地制宜”，允許組織根據(jù)活動(dòng)類型（如研發(fā)、生產(chǎn)、營(yíng)銷）、過(guò)程相互作用的復(fù)雜性（如單一流程/跨部門流程）、人員能力水平（如基層員工/知識(shí)管理員）調(diào)整管理詳略程度，避免“一刀切”的制度冗余；

-全生命周期控制層面：構(gòu)建從“創(chuàng)建更新”到“保留處置”的閉環(huán)管理邏輯——?jiǎng)?chuàng)建時(shí)需明確標(biāo)識(shí)（標(biāo)題、日期、索引編號(hào)等）與形式（語(yǔ)言、載體），更新時(shí)需履行評(píng)審批準(zhǔn)流程，控制時(shí)需覆蓋分發(fā)、訪問(wèn)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，確保知識(shí)信息在全生命周期內(nèi)“可追溯、可保護(hù)、可復(fù)用”；

-風(fēng)險(xiǎn)防控層面：通過(guò)“分級(jí)權(quán)限管理”實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)精準(zhǔn)防控——區(qū)分“僅查看”“查看+更改”等不同訪問(wèn)權(quán)限，匹配知識(shí)價(jià)值（核心知識(shí)/普通知識(shí)）與崗位職責(zé)，既防止過(guò)度限制導(dǎo)致知識(shí)復(fù)用效率低下，又避免過(guò)度開(kāi)放引發(fā)泄密風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)要求對(duì)外部成文信息建立“識(shí)別-驗(yàn)證-更新”機(jī)制（如定期核查行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有效性），防控外部信息失效風(fēng)險(xiǎn)；

-知識(shí)治理賦能層面：推動(dòng)組織知識(shí)管理從“零散化實(shí)踐”向“制度化治理”升級(jí)——通過(guò)成文信息的規(guī)范化管理，將知識(shí)資產(chǎn)的管理要求融入組織日常運(yùn)營(yíng)（如業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)），提升組織對(duì)知識(shí)的“可控性、可衡量性、可改進(jìn)性”，最終強(qiáng)化組織整體知識(shí)治理能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力?！?支持-7.5成文信息”與GB∕T44927其他相關(guān)條款邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系分析“7支持-7.5成文信息”與GB∕T44927其他相關(guān)條款邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系說(shuō)明表7.5主題事項(xiàng)關(guān)聯(lián)其他條款邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系分析關(guān)聯(lián)性質(zhì)說(shuō)明7.5.1總則：成文信息的范圍界定（含本文件要求的成文信息及組織確保體系有效性所需的成文信息）4.3確定知識(shí)管理體系范圍4.3明確要求將知識(shí)管理體系范圍作為成文信息提供，7.5.1則進(jìn)一步界定該“范圍成文信息”屬于“本文件所要求的成文信息”范疇，確保體系范圍信息被納入成文信息統(tǒng)一管理，避免范圍信息缺失或未受控輸入/輸出關(guān)系；體系范圍是7.5.1成文信息的核心基礎(chǔ)內(nèi)容，7.5.1為范圍信息的管理提供依據(jù)7.5.1總則：成文信息的范圍界定5.2方針5.2要求最高管理者制定的知識(shí)方針需以成文信息形式存在，并在組織內(nèi)溝通；7.5.1明確該“知識(shí)方針成文信息”屬于“本文件所要求的成文信息”，為方針的管理劃定范圍，確保方針不脫離成文信息控制框架來(lái)源與管理范圍關(guān)系；知識(shí)方針是7.5.1成文信息的重要組成部分，7.5.1為方針的管理提供范圍支撐7.5.1總則：成文信息的范圍界定6.2知識(shí)管理目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)的策劃6.2要求組織保留有關(guān)知識(shí)目標(biāo)的成文信息；7.5.1將該“知識(shí)目標(biāo)成文信息”歸為“確保知識(shí)管理體系有效性所需的成文信息”，明確其需納入成文信息管理，保證目標(biāo)信息可追溯、可控制內(nèi)容與范圍關(guān)系；知識(shí)目標(biāo)信息是7.5.1成文信息的關(guān)鍵構(gòu)成，7.5.1為目標(biāo)信息的管理明確邊界7.5.2創(chuàng)建與更新：成文信息創(chuàng)建/更新的規(guī)范（標(biāo)識(shí)、形式、評(píng)審批準(zhǔn)）5.2方針組織制定或更新知識(shí)方針時(shí)，需遵循7.5.2要求：明確方針的標(biāo)識(shí)（如標(biāo)題“知識(shí)管理方針”、發(fā)布日期、制定人）、確定形式（如電子版+紙質(zhì)版）、經(jīng)過(guò)評(píng)審批準(zhǔn)（最高管理者審批），確保方針成文信息的適宜性（符合組織戰(zhàn)略）與充分性（內(nèi)容完整）創(chuàng)建依據(jù)關(guān)系；7.5.2為知識(shí)方針成文信息的創(chuàng)建/更新提供操作規(guī)范，確保方針信息合規(guī)有效7.5.2創(chuàng)建與更新：成文信息創(chuàng)建/更新的規(guī)范6.2知識(shí)管理目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)的策劃組織創(chuàng)建或更新知識(shí)目標(biāo)時(shí)，需按7.5.2要求執(zhí)行：標(biāo)識(shí)目標(biāo)的版本日期、確定載體（如納入《知識(shí)管理目標(biāo)計(jì)劃書》）、經(jīng)過(guò)相關(guān)職能部門評(píng)審批準(zhǔn)（如技術(shù)部、人事部聯(lián)合審核），保證目標(biāo)成文信息的準(zhǔn)確性（與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致）與有效性（可測(cè)量、可監(jiān)視）更新依據(jù)關(guān)系；7.5.2為知識(shí)目標(biāo)成文信息的創(chuàng)建/更新提供流程要求，確保目標(biāo)信息可靠可用7.5.2創(chuàng)建與更新：成文信息創(chuàng)建/更新的規(guī)范8.1運(yùn)行策劃和控制8.1要求組織建立運(yùn)行過(guò)程的規(guī)范（成文信息）；該規(guī)范的創(chuàng)建需符合7.5.2要求：標(biāo)識(shí)規(guī)范編號(hào)（如“KM-OP-001”）、確定形式（如流程圖表+文字說(shuō)明）、經(jīng)過(guò)評(píng)審批準(zhǔn)（技術(shù)部門審核+管理層審批），確保過(guò)程規(guī)范的可執(zhí)行性與完整性創(chuàng)建支持關(guān)系；7.5.2為運(yùn)行過(guò)程規(guī)范的成文信息創(chuàng)建提供技術(shù)要求，確保規(guī)范符合體系要求7.5.3成文信息的控制：確保成文信息可獲得、可保護(hù)，及分發(fā)/存儲(chǔ)/處置等管理7.2人員7.2要求組織保留證實(shí)員工能力的成文信息（如培訓(xùn)記錄、資質(zhì)證書復(fù)印件）；7.5.3通過(guò)控制該類信息的“訪問(wèn)權(quán)限（僅授權(quán)管理人員查閱）、存儲(chǔ)方式（電子存檔+異地備份）、保留年限（員工在職期間+離職后2年）”，確保能力記錄不丟失、不泄密、可追溯記錄管理框架關(guān)系；7.5.3為人員能力成文信息提供全生命周期控制機(jī)制，支撐7.2人員能力管理要求7.5.3成文信息的控制：確保成文信息可獲得、可保護(hù)，及分發(fā)/存儲(chǔ)/處置等管理7.4溝通7.4要求組織確定與知識(shí)管理體系相關(guān)的內(nèi)部/外部溝通內(nèi)容（如溝通計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要）；7.5.3對(duì)該類溝通成文信息進(jìn)行控制：分發(fā)至相關(guān)方（如向部門負(fù)責(zé)人發(fā)送溝通計(jì)劃）、建立檢索索引（便于快速查找）、保護(hù)敏感內(nèi)容（如外部溝通紀(jì)要加密存儲(chǔ)），確保溝通信息有效傳遞且安全溝通信息管理關(guān)系；7.5.3為溝通類成文信息提供保障措施，支撐7.4有效溝通要求7.5.3成文信息的控制：確保成文信息可獲得、可保護(hù)，及分發(fā)/存儲(chǔ)/處置等管理9.1監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)9.1要求組織保留績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果的成文信息（如數(shù)據(jù)分析報(bào)告、績(jī)效報(bào)表）；7.5.3確保該類信息“在評(píng)審時(shí)可隨時(shí)獲取、存儲(chǔ)過(guò)程中防止篡改、按規(guī)定保留（至少3個(gè)評(píng)審周期）”，為績(jī)效評(píng)價(jià)提供可追溯的證據(jù)支撐證據(jù)保障關(guān)系；7.5.3為績(jī)效評(píng)價(jià)成文信息提供控制支持，確保9.1績(jī)效評(píng)價(jià)活動(dòng)可驗(yàn)證、可追溯7.5.3成文信息的控制：確保成文信息可獲得、可保護(hù)，及分發(fā)/存儲(chǔ)/處置等管理9.2內(nèi)部審核9.2要求組織保留內(nèi)部審核的成文信息（如審核計(jì)劃、不符合報(bào)告、審核報(bào)告）；7.5.3對(duì)該類信息進(jìn)行管理：分類存儲(chǔ)（按審核周期歸檔）、處置流程（審核完成后歸檔，到期按《文件控制程序》銷毀）、訪問(wèn)權(quán)限（審核員及最高管理者查閱），確保審核記錄完整合規(guī)審核記錄管理關(guān)系；7.5.3為內(nèi)部審核成文信息提供控制依據(jù)，支撐9.2審核活動(dòng)的有效性驗(yàn)證7.5.3成文信息的控制：確保成文信息可獲得、可保護(hù)，及分發(fā)/存儲(chǔ)/處置等管理9.3管理評(píng)審9.3要求組織保留管理評(píng)審結(jié)果的成文信息（如評(píng)審報(bào)告、改進(jìn)決議）；7.5.3控制該類信息“訪問(wèn)權(quán)限（僅限最高管理者及體系負(fù)責(zé)人）、存儲(chǔ)方式（長(zhǎng)期加密存儲(chǔ)）、保護(hù)措施（防止未經(jīng)授權(quán)修改）”，確保評(píng)審輸出可指導(dǎo)體系改進(jìn)且可追溯評(píng)審記錄保障關(guān)系；7.5.3為管理評(píng)審成文信息提供控制框架，支撐9.3評(píng)審活動(dòng)的后續(xù)改進(jìn)落地7.5.3成文信息的控制：確保成文信息可獲得、可保護(hù)，及分發(fā)/存儲(chǔ)/處置等管理10.1不符合和糾正措施10.1要求組織保留不符合及糾正措施的成文信息（如不符合通知書、糾正措施報(bào)告、驗(yàn)證記錄）；7.5.3對(duì)該類信息進(jìn)行控制：建立檢索臺(tái)賬（按不符合編號(hào)查詢）、保留年限（至糾正措施驗(yàn)證通過(guò)后3年）、保護(hù)措施（防止不當(dāng)泄露），確保不符合處理過(guò)程可追溯、可驗(yàn)證糾正措施記錄管理關(guān)系；7.5.3為不符合類成文信息提供控制要求，支撐10.1糾正措施的有效性驗(yàn)證“7支持-7.5成文信息”核心涵義解析（理解要點(diǎn)解讀）；“7支持-7.5成文信息”核心涵義解析表?xiàng)l款內(nèi)容總體概述7.5子條款原文子條款核心涵義解析（理解要點(diǎn)詳細(xì)解讀）總則：確立成文信息的雙重管理范疇與適配性原則，明確知識(shí)管理體系成文信息的核心邊界與強(qiáng)制+自主補(bǔ)充的范圍框架，為后續(xù)創(chuàng)建、更新與控制活動(dòng)提供頂層依據(jù)7.5.1總則

組織的知識(shí)管理體系應(yīng)包括：

a)本文件所要求的成文信息；

b)組織所確定的、為確保知識(shí)管理體系有效性所需的成文信息。

注1：“7.5成文信息”對(duì)特定知識(shí)管理體系文件提出了要求，并不涉及成文信息的一般要求。

注2：知識(shí)管理體系的成文信息范圍可能因組織而異，原因如下：

——組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；

——過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜性；

——人員能力?！?.5.1總則”是成文信息管理的基礎(chǔ)性條款，旨在界定知識(shí)管理體系中成文信息的管理邊界與核心框架，體現(xiàn)“通用性強(qiáng)制要求+組織個(gè)性化補(bǔ)充”的雙層設(shè)計(jì)思路。

1)a項(xiàng)：標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性成文信息要求：明確組織必須將本標(biāo)準(zhǔn)（GB/T44927-2024）中明確規(guī)定的成文信息納入管理，此類信息是體系合規(guī)性的基礎(chǔ)，具有不可替代性。示例包括知識(shí)方針（5.2條款要求）、知識(shí)管理目標(biāo)文件（6.2條款要求）、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告（6.1條款相關(guān)）等，確保所有組織在知識(shí)管理體系核心文件上的一致性；

2)b項(xiàng)：組織自主性成文信息補(bǔ)充：賦予組織根據(jù)自身實(shí)際需求自主確定成文信息的權(quán)利，核心目的是確保知識(shí)管理體系的“有效性適配”。此類信息需圍繞體系運(yùn)行需求補(bǔ)充，示例包括崗位知識(shí)手冊(cè)、跨部門知識(shí)協(xié)同記錄、知識(shí)應(yīng)用效果臺(tái)賬、知識(shí)庫(kù)索引規(guī)范等，體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同組織場(chǎng)景的靈活性適配；

3)注1：適用范圍限定：明確“7.5成文信息”的管理對(duì)象僅為“知識(shí)管理體系特定成文信息”，不涵蓋組織其他通用成文信息（如行政管理制度、財(cái)務(wù)流程文件），避免將知識(shí)管理體系成文信息與組織常規(guī)文件管理混淆，確保管理焦點(diǎn)集中；

4)注2：范圍差異性的核心原因。解釋成文信息范圍因組織而異的本質(zhì)邏輯：

-組織規(guī)模與業(yè)務(wù)類型：如大型跨國(guó)企業(yè)需更復(fù)雜的跨區(qū)域知識(shí)協(xié)同成文信息，小型企業(yè)可簡(jiǎn)化；

-過(guò)程復(fù)雜性：如研發(fā)類組織的技術(shù)知識(shí)文檔需更細(xì)致的控制成文信息，單一流程組織可精簡(jiǎn)；

-人員能力：如人員能力較高的組織可減少基礎(chǔ)操作類成文信息，新手密集型組織需增加培訓(xùn)類成文信息；

最終導(dǎo)致成文信息的“詳略程度、載體形式、控制強(qiáng)度”存在差異，體現(xiàn)“基于組織實(shí)際的精準(zhǔn)管理”理念。創(chuàng)建與更新：規(guī)范成文信息全生命周期初始與迭代階段的質(zhì)量把控要點(diǎn)，通過(guò)明確標(biāo)識(shí)、適配形式及嚴(yán)謹(jǐn)評(píng)審，確保信息的可追溯性、適配性與質(zhì)量合規(guī)性7.5.2創(chuàng)建與更新

在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模?/p>

a)標(biāo)識(shí)和說(shuō)明，如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)；

b)形式，如語(yǔ)言、軟件版本、圖形；載體，如紙質(zhì)、電子版；

c)評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性?！?.5.2創(chuàng)建與更新”聚焦成文信息生命周期的“生成-迭代”關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)三大維度控制確保信息從源頭到更新的質(zhì)量與可用性，避免無(wú)效或錯(cuò)誤信息進(jìn)入體系。

1)a項(xiàng)：標(biāo)識(shí)和說(shuō)明——解決“識(shí)別混淆與追溯”問(wèn)題：核心是通過(guò)唯一標(biāo)識(shí)與補(bǔ)充說(shuō)明，確保成文信息可精準(zhǔn)定位、可追溯。

-標(biāo)識(shí)要素：標(biāo)題需清晰反映信息主題（如“XX產(chǎn)品研發(fā)知識(shí)手冊(cè)V2.0”），日期需明確發(fā)布/修訂時(shí)間（如“2024-05-10”），作者需標(biāo)注責(zé)任主體（如“研發(fā)部-張三”），索引編號(hào)需關(guān)聯(lián)組織知識(shí)庫(kù)編碼規(guī)則（如“KM-RD-2024-001”），在多版本、多部門協(xié)作場(chǎng)景（如大中型組織跨業(yè)務(wù)線知識(shí)共享）中，可快速區(qū)分最新有效版本，避免誤用舊版信息；

-說(shuō)明要求：需匹配信息用途，如技術(shù)類成文信息（工藝知識(shí)文檔）需補(bǔ)充“軟件版本（如AutoCAD2023）”“圖形引用來(lái)源（如‘附圖1-產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖’）”，確保使用者理解信息的適用場(chǎng)景與邊界（如“本工藝文檔僅適用于XX型號(hào)產(chǎn)品”）。

2)b項(xiàng)：形式與載體——確?！斑m配性與可訪問(wèn)”。需結(jié)合信息類型與使用場(chǎng)景，選擇適宜的形式與載體，平衡“易用性”與“長(zhǎng)期可用性”；

-形式選擇：語(yǔ)言需使用組織內(nèi)部通用語(yǔ)言（如跨國(guó)組織需中英雙語(yǔ)），軟件版本需兼容主流工具（如PDF需支持AdobeReader11.0及以上），圖形需清晰直觀（如流程圖需標(biāo)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）；

-載體選擇：高頻查閱的操作類知識(shí)（如設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)）宜采用電子版（支持在線檢索、實(shí)時(shí)更新），長(zhǎng)期歸檔的法律文件（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同）宜采用“紙質(zhì)+電子版雙載體”（防止數(shù)字丟失或紙質(zhì)霉變），載體需與信息的“使用頻率”“保存周期”適配。

3)c項(xiàng)：評(píng)審和批準(zhǔn)——質(zhì)量把關(guān)的核心環(huán)節(jié)。通過(guò)授權(quán)評(píng)審與批準(zhǔn)，確保成文信息的“適宜性（匹配業(yè)務(wù)需求）”與“充分性（覆蓋關(guān)鍵要點(diǎn)）”，防止無(wú)效信息傳播。

-評(píng)審要求：評(píng)審者需具備對(duì)應(yīng)領(lǐng)域能力（如技術(shù)文檔需技術(shù)專家評(píng)審，客戶服務(wù)文檔需客服主管評(píng)審），重點(diǎn)驗(yàn)證內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際（如“客戶服務(wù)知識(shí)指南”需評(píng)審是否覆蓋常見(jiàn)客戶問(wèn)題）；

-批準(zhǔn)要求：批準(zhǔn)者需具備相應(yīng)管理權(quán)限（如部門級(jí)文檔需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，公司級(jí)文檔需高管批準(zhǔn)），確保評(píng)審結(jié)果的權(quán)威性；

-更新關(guān)聯(lián)：成文信息更新后（如因業(yè)務(wù)流程變更修訂知識(shí)手冊(cè)），需重新履行評(píng)審和批準(zhǔn)流程，避免“舊內(nèi)容未淘汰、新內(nèi)容未驗(yàn)證”導(dǎo)致的知識(shí)沖突（如“舊版流程步驟與新版業(yè)務(wù)不匹配”）。控制：構(gòu)建成文信息全生命周期安全與可用性平衡的管理機(jī)制，覆蓋獲取、保護(hù)、存儲(chǔ)、外部信息管理等環(huán)節(jié)，確保信息可控且風(fēng)險(xiǎn)可控7.5.3成文信息的控制

應(yīng)對(duì)知識(shí)管理體系以及本文件所要求的成文信息進(jìn)行控制，以確保：

a)在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；

b)予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。

為控制成文信息，組織應(yīng)酌情管理以下活動(dòng)：

——分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；

——存儲(chǔ)和保存，包括保持可讀性；

——保留和處置。

對(duì)于組織所確定的策劃和運(yùn)行知識(shí)管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制。

注3：訪問(wèn)可能意味著僅允許查看成文信息的決定，或查看和更改成文信息的許可和權(quán)限?！?.5.3成文信息的控制”是成文信息管理的核心執(zhí)行條款，聚焦“全生命周期可控性”，平衡“可用性”與“安全性”，同時(shí)覆蓋外部信息管理，避免風(fēng)險(xiǎn)漏洞。

1)a項(xiàng)：可用性保障——確?！斑m時(shí)適地獲取”。核心是讓授權(quán)人員在需要時(shí)能及時(shí)獲取“適用的成文信息”，支撐知識(shí)流轉(zhuǎn)與業(yè)務(wù)決策。

-時(shí)間適配：如生產(chǎn)車間員工在設(shè)備故障時(shí)，能即時(shí)獲取“設(shè)備應(yīng)急維修手冊(cè)”；

-內(nèi)容適配：如市場(chǎng)人員獲取的“競(jìng)品分析報(bào)告”需為最新版本（而非過(guò)期數(shù)據(jù)）；

-場(chǎng)景適配：如遠(yuǎn)程辦公員工可通過(guò)云端知識(shí)庫(kù)訪問(wèn)所需成文信息，確保業(yè)務(wù)連續(xù)性。

2)b項(xiàng)：安全性保護(hù)——防控“泄密、濫用與丟失”。需根據(jù)信息敏感性分級(jí)采取保護(hù)措施，避免知識(shí)資產(chǎn)損失。

-泄密防控：核心知識(shí)（如專利技術(shù)參數(shù)、客戶隱私信息）需加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限；

-濫用防控：明確成文信息的使用范圍（如“內(nèi)部知識(shí)手冊(cè)不得外傳”）；

-丟失防控：重要成文信息需備份（如電子版異地備份、紙質(zhì)文檔專柜存放），防止因設(shè)備故障、人為失誤導(dǎo)致信息缺失。

3)核心控制活動(dòng)——全生命周期閉環(huán)管理。組織需根據(jù)信息類型與規(guī)模，規(guī)范以下活動(dòng)：

-分發(fā)：精準(zhǔn)推送至授權(quán)人員（如“新員工入職知識(shí)包”僅分發(fā)至新員工），避免無(wú)關(guān)人員獲?。?/p>

-訪問(wèn)：基于“知識(shí)價(jià)值+崗位職責(zé)”分級(jí)授權(quán)（如核心技術(shù)文檔僅研發(fā)工程師可查看，普通員工僅可查看基礎(chǔ)操作手冊(cè)），結(jié)合技術(shù)手段（如知識(shí)庫(kù)權(quán)限系統(tǒng)）與管理流程（如權(quán)限申請(qǐng)-審批流程）實(shí)現(xiàn)；

-檢索：建立索引系統(tǒng)（如關(guān)鍵詞檢索、分類導(dǎo)航），提升信息查找效率；

-存儲(chǔ)：確保載體可讀性（如電子版兼容主流軟件、紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)于干燥避光環(huán)境），定期檢查存儲(chǔ)狀態(tài)（如每季度檢查電子備份完整性）；

-保留：明確保留期限（如知識(shí)應(yīng)用記錄保留3年、過(guò)期行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保留1年），到期后按流程處置（如銷毀、歸檔）。

4)外部成文信息控制——避免“外部信息失效風(fēng)險(xiǎn)”。外部成文信息是體系的重要補(bǔ)充（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶要求），需額外管控：

-識(shí)別：明確哪些外部信息對(duì)體系必需（如制藥企業(yè)需識(shí)別《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》）；

-驗(yàn)證：定期核查外部信息有效性（如確認(rèn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是否為最新版，避免使用作廢標(biāo)準(zhǔn)）；

-管理：建立“外部成文信息臺(tái)賬”，標(biāo)注信息名稱、來(lái)源、有效期、管理責(zé)任人，確保可追溯。

5)注3：訪問(wèn)權(quán)限的分層界定。明確“訪問(wèn)”不僅是“查看”，還包括“更改”等權(quán)限，需結(jié)合信息敏感性與人員職責(zé)設(shè)定：

-僅查看權(quán)限：適用于普通知識(shí)（如員工入職指南）；

-查看+更改權(quán)限：適用于知識(shí)管理員（如修訂知識(shí)庫(kù)內(nèi)容）；

-權(quán)限評(píng)審：需定期（如每季度）審計(jì)權(quán)限合理性，避免“權(quán)限過(guò)剩”（如離職員工未回收權(quán)限）或“權(quán)限不足”（如業(yè)務(wù)骨干無(wú)法獲取所需核心知識(shí)），平衡共享與保護(hù)。實(shí)施“7支持-7.5成文信息”應(yīng)開(kāi)展的核心活動(dòng)要求；實(shí)施“7支持-7.5成文信息”應(yīng)開(kāi)展的核心活動(dòng)要求說(shuō)明表子條款主題事項(xiàng)所需開(kāi)展的核心活動(dòng)核心活動(dòng)具體實(shí)施要點(diǎn)及要求說(shuō)明開(kāi)展核心活動(dòng)時(shí)需特別注意事項(xiàng)a)標(biāo)準(zhǔn)所要求的成文信息1)標(biāo)準(zhǔn)文件識(shí)別與編制；

2)成文信息清單建立；

3)成文信息版本控制；

4)文件結(jié)構(gòu)與層級(jí)規(guī)劃。-明確中對(duì)成文信息的具體條款要求，逐一識(shí)別5.2知識(shí)方針、6.2知識(shí)目標(biāo)文件、4.3知識(shí)管理體系范圍文件、6.1風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等強(qiáng)制性成文信息，確保無(wú)遺漏；

-建立組織知識(shí)管理體系所需的成文信息清單，清單需標(biāo)注信息名稱、對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款、責(zé)任部門、版本號(hào)，納入《知識(shí)管理體系成文信息總清單》管理；

-對(duì)文件版本進(jìn)行有效管理，采用“主版本號(hào)。次版本號(hào)”（如V2.1）標(biāo)識(shí)，版本變更需記錄“變更原因、變更內(nèi)容、變更人、審批人”，確保使用最新版本；

-規(guī)劃文件結(jié)構(gòu)與層級(jí)（如“方針-程序-作業(yè)指導(dǎo)書-記錄”），研發(fā)型組織可增加“技術(shù)知識(shí)文檔層”，生產(chǎn)型組織可增加“工藝知識(shí)文檔層”，便于管理與檢索；

-確保文件發(fā)布前經(jīng)過(guò)授權(quán)審批，公司級(jí)文件（如知識(shí)方針）需最高管理者審批，部門級(jí)文件（如崗位知識(shí)程序）需部門負(fù)責(zé)人審批。-避免遺漏標(biāo)準(zhǔn)中明確要求的成文信息種類，需對(duì)照第4-10章逐一核查，如9.2內(nèi)部審核記錄、9.3管理評(píng)審報(bào)告均屬于標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；

-文件版本變更應(yīng)通過(guò)郵件、知識(shí)庫(kù)通知等方式及時(shí)通知相關(guān)人員，同步回收舊版本文件，防止誤用；

-文件層級(jí)與組織實(shí)際管理需求適配，小型組織可簡(jiǎn)化層級(jí)（如僅保留“方針-記錄”），大型組織需細(xì)化層級(jí)以覆蓋跨部門需求。b)組織所確定的為確保知識(shí)管理體系有效性所需的成文信息1)成文信息需求識(shí)別；

2)成文信息分類管理；

3)成文信息生命周期管理；

4)成文信息適用性評(píng)估；-組織應(yīng)基于自身知識(shí)管理需要（如知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、流動(dòng)、應(yīng)用），識(shí)別除標(biāo)準(zhǔn)要求外的其他成文信息，具體包括崗位知識(shí)手冊(cè)、跨部門知識(shí)協(xié)同記錄、知識(shí)應(yīng)用效果臺(tái)賬、知識(shí)庫(kù)索引規(guī)范、知識(shí)保護(hù)操作細(xì)則等；

-對(duì)組織內(nèi)部的知識(shí)資產(chǎn)、操作規(guī)程、記錄表單等進(jìn)行分類管理，采用“業(yè)務(wù)領(lǐng)域（研發(fā)/生產(chǎn)/營(yíng)銷）+信息類型（手冊(cè)/記錄/臺(tái)賬）”分類法，如“研發(fā)-技術(shù)知識(shí)手冊(cè)”“生產(chǎn)-工藝記錄”；

-實(shí)施成文信息從創(chuàng)建、使用、更新到廢棄的全生命周期管理流程，創(chuàng)建需符合7.5.2要求，使用需符合訪問(wèn)權(quán)限，更新需重新評(píng)審批準(zhǔn)，廢棄需履行審批手續(xù)并記錄；

-定期（如每半年）評(píng)估成文信息的適用性與有效性，采用“用戶反饋+業(yè)務(wù)匹配度”評(píng)估法，如崗位知識(shí)手冊(cè)需收集崗位員工反饋，驗(yàn)證是否覆蓋實(shí)際工作需求。-需結(jié)合7.5.1注2的三個(gè)因素（組織規(guī)模、過(guò)程復(fù)雜性、人員能力）綜合判斷信息需求，如小型組織可簡(jiǎn)化跨部門知識(shí)協(xié)同記錄，僅保留關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄；大型組織需細(xì)化協(xié)同記錄，包含責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、成果交付物；

-成文信息不宜過(guò)多冗余，避免管理負(fù)擔(dān)，可通過(guò)“必要性評(píng)審”刪除重復(fù)或失效信息（如過(guò)期的知識(shí)應(yīng)用臺(tái)賬）；

-應(yīng)建立成文信息定期評(píng)審機(jī)制，評(píng)審周期可根據(jù)信息類型設(shè)定（如核心知識(shí)手冊(cè)每年評(píng)審，一般記錄每季度評(píng)審），評(píng)審結(jié)果需形成《成文信息適用性評(píng)審報(bào)告》；注1：不涉及成文信息的一般要求1)成文信息邊界界定；

2)成文信息與通用管理文件區(qū)分；-明確知識(shí)管理體系相關(guān)成文信息與組織其他管理體系文件之間的界限，界定“知識(shí)管理體系特定成文信息”范疇，僅覆蓋與知識(shí)活動(dòng)（獲取、存儲(chǔ)、流動(dòng)、應(yīng)用、保護(hù)、處置）相關(guān)的文件，不包括組織行政管理制度（如考勤制度）、財(cái)務(wù)流程文件（如報(bào)銷流程）等通用管理文件；

-區(qū)分知識(shí)管理體系成文信息與其他體系（如質(zhì)量、環(huán)境）文件的適用范圍，如質(zhì)量體系中的“生產(chǎn)過(guò)程記錄”與知識(shí)體系中的“生產(chǎn)工藝知識(shí)記錄”需明確分工，避免重復(fù)管理。-避免將非知識(shí)管理體系相關(guān)文件納入本條款管理范圍，如組織的《員工行為規(guī)范》屬于通用管理文件，無(wú)需按7.5條款控制；

-注意標(biāo)準(zhǔn)條款與組織其他管理體系的接口協(xié)調(diào)，若存在多體系整合（如質(zhì)量+知識(shí)），需在整合文件中清晰標(biāo)注知識(shí)管理體系特定成文信息的章節(jié)或模塊，如在《整合管理手冊(cè)》中單獨(dú)設(shè)立“知識(shí)管理成文信息”章節(jié)；注2：成文信息范圍差異性說(shuō)明1)差異化成文信息策略制定；

2)成文信息適應(yīng)性評(píng)估機(jī)制建立；-根據(jù)組織規(guī)模、活動(dòng)類型、過(guò)程復(fù)雜程度和人員能力制定差異化的成文信息策略，如研發(fā)型組織需增加技術(shù)知識(shí)文檔控制策略（含版本迭代、保密等級(jí)），生產(chǎn)型組織需強(qiáng)化工藝知識(shí)成文信息策略（含操作步驟、異常處理），服務(wù)型組織需完善客戶知識(shí)記錄策略（含需求分析、服務(wù)反饋）；

-建立成文信息內(nèi)容與形式的適應(yīng)性評(píng)估機(jī)制，評(píng)估維度包括“人員能力匹配度（如新手員工需基礎(chǔ)操作手冊(cè)，資深員工需進(jìn)階知識(shí)文檔）、業(yè)務(wù)場(chǎng)景適配性（如遠(yuǎn)程辦公需電子版，現(xiàn)場(chǎng)操作需紙質(zhì)版）”，評(píng)估結(jié)果作為調(diào)整成文信息的依據(jù)。-成文信息策略應(yīng)動(dòng)態(tài)調(diào)整，隨組織發(fā)展而優(yōu)化，調(diào)整觸發(fā)條件包括組織規(guī)模擴(kuò)大（如新增分支機(jī)構(gòu)）、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型（如從生產(chǎn)轉(zhuǎn)向研發(fā)）、人員結(jié)構(gòu)變化（如新手員工占比提升）；

-不宜簡(jiǎn)單復(fù)制其他組織的成文信息模板，需結(jié)合自身實(shí)際修改，如參考同行業(yè)標(biāo)桿組織的崗位知識(shí)手冊(cè)框架，但內(nèi)容需替換為組織內(nèi)部實(shí)際操作流程。7.5.2a)標(biāo)識(shí)和說(shuō)明1)文件命名與編號(hào)規(guī)則制定；

2)文件基本信息標(biāo)識(shí)；

3)文件版本標(biāo)識(shí)；-建立統(tǒng)一的文件命名與編號(hào)規(guī)則，確保唯一性和可追溯性，文件命名格式為“信息類型-主題-版本號(hào)”（如“手冊(cè)-研發(fā)技術(shù)-V2.0”），索引編號(hào)格式為“KM-業(yè)務(wù)領(lǐng)域-年份-流水號(hào)”（如“KM-RD-2024-001”）；

-文件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、日期（發(fā)布/修訂日期）、作者（編制人）、索引編號(hào)等基本信息，技術(shù)類成文信息（如工藝圖紙文檔）需額外補(bǔ)充“軟件版本（如AutoCAD2023）、圖形引用來(lái)源（如‘附圖1-產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖’）、適用范圍（如‘僅適用于XX型號(hào)產(chǎn)品’）”；

-每次更新或修訂應(yīng)有明確的版本標(biāo)識(shí)及變更記錄，版本標(biāo)識(shí)采用“主版本號(hào)。次版本號(hào)”，變更記錄需包含“變更章節(jié)、變更原因、審批人”，附于文件首頁(yè)或單獨(dú)形成《文件變更履歷表》。-文件命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔、易識(shí)別，避免使用生僻縮寫或過(guò)長(zhǎng)字符，如業(yè)務(wù)領(lǐng)域縮寫需在《成文信息標(biāo)識(shí)規(guī)范》中統(tǒng)一定義（RD=研發(fā)、PR=生產(chǎn)、MK=營(yíng)銷）；

-版本標(biāo)識(shí)需清晰可見(jiàn)，一般標(biāo)注于文件首頁(yè)右上角，避免混淆，舊版本文件需標(biāo)注“作廢”字樣并隔離存放，防止與現(xiàn)行版本混用；

-標(biāo)識(shí)要素需在《成文信息標(biāo)識(shí)規(guī)范》中統(tǒng)一規(guī)定，經(jīng)知識(shí)管理部門批準(zhǔn)后發(fā)布，規(guī)范內(nèi)容需培訓(xùn)至所有文件編制人員。7.5.2b)形式和載體選擇1)成文信息形式確定；

2)信息載體評(píng)估與選擇；

3)多媒體內(nèi)容管理；-根據(jù)使用者需求和組織條件，確定成文信息的形式（文字、圖表、音頻、視頻等），如設(shè)備運(yùn)維知識(shí)宜采用“文字+操作視頻”形式，復(fù)雜工藝知識(shí)宜采用“流程圖+文字說(shuō)明”形式，語(yǔ)言需使用組織內(nèi)部通用語(yǔ)言（如跨國(guó)組織需中英雙語(yǔ)）；

-評(píng)估并選擇合適的載體（紙質(zhì)、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、云平臺(tái)等），高頻查閱的操作類知識(shí)（如設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)）優(yōu)先采用電子版（支持在線檢索、實(shí)時(shí)更新），長(zhǎng)期歸檔的法律文件（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同）采用“紙質(zhì)+電子版雙載體”，防止數(shù)字丟失或紙質(zhì)霉變；

-對(duì)多媒體知識(shí)內(nèi)容（如操作視頻、音頻教程）進(jìn)行統(tǒng)一分類、存儲(chǔ)和管理，采用專用多媒體知識(shí)庫(kù)，標(biāo)注“內(nèi)容主題、時(shí)長(zhǎng)、適用崗位、更新日期”，支持按崗位或主題檢索。-電子文件應(yīng)確保格式兼容性和可讀性，如PDF文件需支持AdobeReader11.0及以上版本，視頻文件需支持主流播放器，避免因軟件版本問(wèn)題導(dǎo)致無(wú)法讀??；

-載體選擇應(yīng)考慮信息安全和訪問(wèn)便捷性，如核心知識(shí)（專利文檔）采用本地服務(wù)器存儲(chǔ)+加密，普通知識(shí)（員工入職指南）采用云平臺(tái)存儲(chǔ)+開(kāi)放訪問(wèn)；

-多媒體內(nèi)容需控制文件大小，如視頻文件壓縮至500MB以內(nèi)，便于在線加載和下載，避免占用過(guò)多存儲(chǔ)資源。7.5.2c)評(píng)審和批準(zhǔn)1)文件編制流程設(shè)計(jì)；

2)文件評(píng)審機(jī)制建立；

3)文件批準(zhǔn)權(quán)限設(shè)定；-建立文件編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)化流程，流程節(jié)點(diǎn)包括“編制（業(yè)務(wù)部門）→評(píng)審（專業(yè)人員）→批準(zhǔn)（授權(quán)人員）→發(fā)布（知識(shí)管理部門）”，每個(gè)節(jié)點(diǎn)需記錄責(zé)任人與完成時(shí)間；

-文件在發(fā)布前應(yīng)由具備資質(zhì)的人員進(jìn)行評(píng)審，確保準(zhǔn)確性和適用性，評(píng)審人員需具備對(duì)應(yīng)領(lǐng)域能力（如技術(shù)文檔由技術(shù)專家評(píng)審，客戶服務(wù)文檔由客服主管評(píng)審），評(píng)審重點(diǎn)驗(yàn)證“內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求匹配度（如‘客戶服務(wù)指南’是否覆蓋常見(jiàn)問(wèn)題）、與其他文件一致性（如是否與知識(shí)方針沖突）”；

-明確文件批準(zhǔn)權(quán)限，確保責(zé)任可追溯，公司級(jí)文件（如知識(shí)方針、體系范圍文件）由最高管理者批準(zhǔn)，部門級(jí)文件（如崗位知識(shí)手冊(cè)）由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，跨部門文件（如協(xié)同記錄規(guī)范）由牽頭部門負(fù)責(zé)人+相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽批準(zhǔn)。-評(píng)審應(yīng)有獨(dú)立性，避免利益沖突，如文件編制人不得擔(dān)任本文件的評(píng)審人，需由其他部門或崗位的專業(yè)人員評(píng)審；

-批準(zhǔn)人員應(yīng)具備相應(yīng)專業(yè)能力，若批準(zhǔn)人對(duì)文件內(nèi)容不熟悉，需先咨詢專業(yè)人員意見(jiàn)后再審批，避免盲目批準(zhǔn)；

-成文信息更新后（如因業(yè)務(wù)流程變更修訂知識(shí)手冊(cè)），需重新履行評(píng)審和批準(zhǔn)流程，舊版本需在知識(shí)庫(kù)中標(biāo)記“作廢”并隱藏，僅保留查詢權(quán)限，防止誤用。7.5.3a)可獲得并適用1)成文信息訪問(wèn)權(quán)限管理；

2)成文信息分發(fā)機(jī)制設(shè)計(jì)；

3)成文信息檢索系統(tǒng)建設(shè)；

4)成文信息使用培訓(xùn)；-建立成文信息的分發(fā)機(jī)制，采用“精準(zhǔn)推送+按需獲取”結(jié)合模式，如“新員工入職知識(shí)包”通過(guò)郵件精準(zhǔn)推送給新員工，“設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)”在知識(shí)庫(kù)中供授權(quán)人員按需獲取，確保相關(guān)人員在需要時(shí)能夠及時(shí)獲?。?/p>

-實(shí)施基于角色的訪問(wèn)控制（RBAC），根據(jù)“知識(shí)價(jià)值+崗位職責(zé)”分級(jí)授權(quán)，核心知識(shí)（如專利技術(shù)參數(shù)）僅授權(quán)核心崗位（研發(fā)工程師）查看權(quán)限，普通知識(shí)（如員工入職指南）授權(quán)全體員工查看權(quán)限，知識(shí)管理員授權(quán)更改權(quán)限，確保成文信息在適用范圍內(nèi)可用；

-建立高效的檢索系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞搜索、分類導(dǎo)航、高級(jí)篩選（如按發(fā)布日期、作者、業(yè)務(wù)領(lǐng)域）功能，檢索結(jié)果需按“相關(guān)性+更新時(shí)間”排序，并顯示文件摘要、版本號(hào)、適用范圍，幫助用戶快速定位所需信息；

-對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行成文信息使用培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括知識(shí)庫(kù)登錄、檢索操作、權(quán)限申請(qǐng)、信息反饋等，采用“線上課程+實(shí)操演練”形式，培訓(xùn)后進(jìn)行考核，確保員工掌握使用方法。-信息分發(fā)應(yīng)避免冗余或遺漏，定期（如每月）檢查分發(fā)記錄，確認(rèn)關(guān)鍵信息（如知識(shí)目標(biāo)更新）已推送至所有相關(guān)人員，未接收人員需重新推送并記錄原因；

-檢索系統(tǒng)應(yīng)定期（如每季度）優(yōu)化，根據(jù)用戶反饋調(diào)整檢索算法（如增加同義詞識(shí)別功能）、補(bǔ)充熱門檢索關(guān)鍵詞，提升檢索效率；

-培訓(xùn)應(yīng)結(jié)合實(shí)際操作，注重實(shí)效，可針對(duì)不同崗位設(shè)計(jì)專項(xiàng)培訓(xùn)（如研發(fā)崗位培訓(xùn)技術(shù)文檔檢索，生產(chǎn)崗位培訓(xùn)工藝記錄使用），培訓(xùn)效果納入員工能力評(píng)估。7.5.3b)妥善保護(hù)1)成文信息安全管理制度建立；

2)成文信息訪問(wèn)與修改權(quán)限控制；

3)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制設(shè)計(jì)；

4)成文信息防泄密措施；-制定成文信息的安全管理制度，明確信息保密等級(jí)（如“絕密-核心知識(shí)、機(jī)密-重要知識(shí)、普通-一般知識(shí)”），不同等級(jí)對(duì)應(yīng)不同保護(hù)措施（絕密級(jí)加密存儲(chǔ)+物理隔離，機(jī)密級(jí)加密存儲(chǔ)，普通級(jí)權(quán)限控制），明確保密責(zé)任人和違規(guī)處罰措施；

-實(shí)施訪問(wèn)與修改權(quán)限的分級(jí)控制，訪問(wèn)權(quán)限按“最小必要原則”分配，修改權(quán)限需履行“申請(qǐng)-審批-記錄”流程（如員工申請(qǐng)修改崗位知識(shí)手冊(cè)，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批），防止未經(jīng)授權(quán)的更改或泄露；

-建立定期備份機(jī)制，電子成文信息采用“本地備份+異地備份”模式，本地備份每日自動(dòng)執(zhí)行，異地備份每周執(zhí)行，備份介質(zhì)需加密存儲(chǔ)，確保信息在數(shù)據(jù)丟失（如服務(wù)器故障）時(shí)可快速恢復(fù)；

-對(duì)敏感信息（如專利、客戶隱私信息）實(shí)施加密、隔離等防護(hù)措施，核心知識(shí)文檔采用AES-256加密算法，客戶隱私信息存儲(chǔ)時(shí)脫敏處理（如隱藏身份證號(hào)中間6位），傳輸時(shí)采用SSL/TLS協(xié)議，防止傳輸過(guò)程中被竊取。-安全策略應(yīng)定期（如每半年）評(píng)審與更新，結(jié)合行業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)（如ISO/IEC27001）、法律法規(guī)（如《數(shù)據(jù)安全法》）調(diào)整保護(hù)措施，如新增“AI生成知識(shí)的版權(quán)保護(hù)”條款；

-權(quán)限設(shè)置應(yīng)基于最小權(quán)限原則，定期（如每季度）開(kāi)展權(quán)限審計(jì)，回收離職員工、調(diào)崗員工的冗余權(quán)限，檢查是否存在“權(quán)限過(guò)?！保ㄈ缙胀▎T工擁有核心知識(shí)修改權(quán)限）或“權(quán)限不足”（如業(yè)務(wù)骨干無(wú)法獲取所需知識(shí)）問(wèn)題；

-數(shù)據(jù)備份應(yīng)異地存儲(chǔ)，確?？煽啃?，異地備份地點(diǎn)需與本地距離≥100公里，避免因自然災(zāi)害（如地震、洪水）導(dǎo)致本地與異地備份同時(shí)損壞。7.5.3分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用1)成文信息分發(fā)路徑設(shè)計(jì)；

2)成文信息權(quán)限配置；

3)成文信息檢索工具開(kāi)發(fā)；

4)成文信息使用反饋機(jī)制建立；-制定清晰的成文信息分發(fā)路徑，采用“扁平化路徑”減少傳遞環(huán)節(jié)，如知識(shí)管理部門→業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→部門員工，避免層層傳遞導(dǎo)致延誤，路徑需在《成文信息分發(fā)管理規(guī)程》中明確，包含每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人與時(shí)間要求；

-基于角色和職責(zé)分配訪問(wèn)權(quán)限，權(quán)限配置需形成《成文信息權(quán)限分配表》，標(biāo)注“崗位名稱、可訪問(wèn)信息列表、權(quán)限類型（查看/修改/刪除）、生效日期”，權(quán)限變更需及時(shí)更新表格并通知相關(guān)人員；

-開(kāi)發(fā)或采用智能化檢索工具，支持多格式內(nèi)容檢索（如文字、PDF、圖片、視頻）、語(yǔ)義理解（如識(shí)別“設(shè)備維修”與“設(shè)備維護(hù)”為同類需求）、個(gè)性化推薦（根據(jù)用戶崗位推送常用信息），提升信息獲取效率；

-建立使用反饋機(jī)制，在知識(shí)庫(kù)中設(shè)置“反饋入口”，用戶可反饋“信息過(guò)時(shí)、內(nèi)容錯(cuò)誤、檢索困難”等問(wèn)題，反饋信息由知識(shí)管理員定期（如每周）匯總，形成《成文信息使用反饋報(bào)告》，并推動(dòng)相關(guān)部門整改。-分發(fā)路徑應(yīng)避免層層傳遞導(dǎo)致延誤，對(duì)緊急信息（如知識(shí)安全預(yù)警）可開(kāi)通“直達(dá)路徑”，由知識(shí)管理部門直接推送給所有相關(guān)人員，無(wú)需經(jīng)中間環(huán)節(jié)；

-權(quán)限配置應(yīng)動(dòng)態(tài)調(diào)整，適應(yīng)組織變化（如員工調(diào)崗、新增崗位），權(quán)限調(diào)整需在員工崗位變動(dòng)后3個(gè)工作日內(nèi)完成，避免權(quán)限真空或冗余；

-檢索工具應(yīng)支持多語(yǔ)言、多格式內(nèi)容，如跨國(guó)組織需支持中英雙語(yǔ)檢索，生產(chǎn)組織需支持CAD圖紙、工藝表格等格式的檢索，確保不同類型信息均可被有效檢索；7.5.3存儲(chǔ)和保存，包括保持可讀性1)成文信息存儲(chǔ)策略制定；

2)成文信息格式標(biāo)準(zhǔn)化；

3)成文信息可讀性保障；-制定電子和紙質(zhì)成文信息的存儲(chǔ)策略，電子存儲(chǔ)采用“專用服務(wù)器+云平臺(tái)”結(jié)合模式，核心信息存儲(chǔ)于本地專用服務(wù)器，普通信息存儲(chǔ)于云平臺(tái)；紙質(zhì)存儲(chǔ)采用“檔案柜+恒溫恒濕倉(cāng)庫(kù)”，檔案柜需加鎖，倉(cāng)庫(kù)需安裝溫濕度監(jiān)控設(shè)備；

-對(duì)電子文檔格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)定通用格式（如文檔用PDF、表格用Excel、圖片用JPG、視頻用MP4），老舊格式文件（如.doc、.wps）需定期（如每年）轉(zhuǎn)換為通用格式，轉(zhuǎn)換后需驗(yàn)證內(nèi)容完整性，確保長(zhǎng)期可讀性；

-定期檢查電子文檔的可讀性和完整性，電子文檔每季度檢查一次，采用“抽樣驗(yàn)證”方式（抽樣比例≥10%），檢查內(nèi)容包括“能否正常打開(kāi)、格式是否錯(cuò)亂、內(nèi)容是否完整”；紙質(zhì)文檔每半年檢查一次，檢查是否存在霉變、褪色、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，必要時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。-紙質(zhì)文件應(yīng)防潮、防火、防蟲(chóng)害，倉(cāng)庫(kù)需配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥，溫濕度控制在“溫度15-25℃、濕度45%-65%”，禁止存放易燃易爆物品；

-電子文件應(yīng)防止數(shù)據(jù)損壞或格式過(guò)時(shí)，定期（如每季度）對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)（硬盤、U盤）進(jìn)行健康檢查，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)更換；關(guān)注軟件版本更新，提前預(yù)判格式兼容性；

-存儲(chǔ)策略需符合法律法規(guī)要求，如《檔案法》對(duì)企業(yè)檔案保存的要求，確保存儲(chǔ)期限、存儲(chǔ)方式合規(guī)。7.5.3保留和處置1)成文信息保留周期制定；

2)成文信息處置流程設(shè)計(jì)；

3)成文信息銷毀控制；-明確各類成文信息的保留期限，并制定《成文信息保留周期表》，保留期限需結(jié)合法律法規(guī)（如員工培訓(xùn)記錄保留至離職后2年）、行業(yè)規(guī)范（如醫(yī)藥行業(yè)知識(shí)應(yīng)用記錄保留≥3年）、組織需求（如核心知識(shí)手冊(cè)永久保留）確定，周期表需經(jīng)法務(wù)部門審核；

-設(shè)計(jì)成文信息的處置流程，包括歸檔、轉(zhuǎn)存或銷毀，歸檔需按“分類+年份”整理，標(biāo)注“歸檔編號(hào)、歸檔日期、保管人”；轉(zhuǎn)存適用于超過(guò)保留期限但仍有參考價(jià)值的信息，轉(zhuǎn)存至“歷史知識(shí)庫(kù)”；銷毀適用于無(wú)參考價(jià)值的信息，流程需包含“申請(qǐng)-評(píng)審-審批-執(zhí)行”環(huán)節(jié)；

-對(duì)需銷毀的成文信息實(shí)施可控銷毀，電子信息采用“多次覆寫+格式化+物理銷毀”方式（如硬盤銷毀需使用專業(yè)銷毀設(shè)備），紙質(zhì)信息采用“碎紙+焚燒”方式，并保留銷毀記錄（銷毀時(shí)間、方式、執(zhí)行人、監(jiān)銷人）。-保留期限應(yīng)符合法律法規(guī)和組織業(yè)務(wù)需求，不得擅自縮短法定保留期限（如財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)記錄需按《會(huì)計(jì)法》保留10年），超過(guò)保留期限的信息需經(jīng)評(píng)審后決定是否延長(zhǎng)保留（如涉及未結(jié)案法律糾紛的記錄需延長(zhǎng)）；

-銷毀過(guò)程應(yīng)有監(jiān)督和記錄，防止誤毀或泄密，銷毀前需由知識(shí)管理員與業(yè)務(wù)部門共同確認(rèn)“待銷毀清單”，銷毀時(shí)需有監(jiān)銷人在場(chǎng)，銷毀記錄需存檔保留≥3年；

-處置流程需與組織檔案管理體系銜接，如歸檔信息需符合《檔案管理規(guī)范》，銷毀信息需同步更新檔案管理系統(tǒng)中的記錄。7.5.3外部成文信息的識(shí)別與控制1)外部成文信息識(shí)別機(jī)制建立；

2)外部成文信息訪問(wèn)控制；

3)外部成文信息更新跟蹤；-建立識(shí)別機(jī)制，明確組織運(yùn)行所需外部成文信息（如法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶需求文檔、合作伙伴提供的知識(shí)資源），采用“部門申報(bào)+集中評(píng)審”方式識(shí)別，各部門申報(bào)本部門所需外部信息，知識(shí)管理部門組織評(píng)審（判斷是否與知識(shí)管理體系相關(guān)），最終形成《外部成文信息清單》；

-對(duì)外部成文信息進(jìn)行訪問(wèn)控制，按“信息敏感性+使用需求”分配權(quán)限，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（公開(kāi)）授權(quán)全體員工查看，客戶需求文檔（保密）僅授權(quán)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)查看，防止未經(jīng)授權(quán)的使用；

-建立外部信息更新跟蹤機(jī)制，對(duì)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等動(dòng)態(tài)更新的信息，設(shè)置“更新提醒”（如通過(guò)政府官網(wǎng)訂閱通知、委托第三方機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)），更新后需在5個(gè)工作日內(nèi)完成內(nèi)部傳達(dá)（如組織培訓(xùn)解讀新法規(guī)），并替換舊版本，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。-外部信息應(yīng)定期（如每季度）評(píng)估其對(duì)組織知識(shí)管理的相關(guān)性，對(duì)不再適用的信息（如作廢的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）及時(shí)從《外部成文信息清單》中刪除，并回收相關(guān)人員的訪問(wèn)權(quán)限；

-更新信息應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，通知范圍包括“信息使用部門、知識(shí)管理部門、法務(wù)部門”，確保使用部門知曉更新內(nèi)容，法務(wù)部門審核更新內(nèi)容的合規(guī)性；

-外部成文信息需標(biāo)注“來(lái)源、獲取時(shí)間、有效期”，來(lái)源需為權(quán)威渠道（如法律法規(guī)從政府官網(wǎng)獲取，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委官網(wǎng)獲?。苊馐褂梅菣?quán)威來(lái)源的信息（如網(wǎng)絡(luò)論壇下載的標(biāo)準(zhǔn)）?！?支持-7.5成文信息”實(shí)施工作流程“7支持-7.5成文信息”實(shí)施工作流程表一級(jí)流程二級(jí)流程三級(jí)流程流程輸入活動(dòng)步驟實(shí)施和控制要求要點(diǎn)描述流程責(zé)任人流程輸出成文信息策劃與識(shí)別成文信息需求識(shí)別1)分析知識(shí)管理體系運(yùn)行所需成文信息的核心范疇；

2)識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制要求的成文信息（如知識(shí)方針、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、知識(shí)目標(biāo)文件等）；

3)識(shí)別組織自主確定的、確保體系有效性的補(bǔ)充成文信息（如崗位知識(shí)手冊(cè)、跨部門知識(shí)協(xié)同記錄等）；

4)識(shí)別策劃和運(yùn)行體系必需的外部成文信息（如行業(yè)法規(guī)、客戶需求文檔、合作伙伴知識(shí)資源等）；

5)建立成文信息分類框架。1)知識(shí)管理體系范圍文件（4.3條款輸出）；

2)7.5條款原文及解讀；

3)組織業(yè)務(wù)流程與知識(shí)流分析報(bào)告；

4)外部法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同清單；

5)組織規(guī)模、過(guò)程復(fù)雜性及人員能力評(píng)估報(bào)告。1)嚴(yán)格依據(jù)7.5.1a項(xiàng)界定標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性成文信息，確保無(wú)遺漏（如5.2知識(shí)方針、6.2知識(shí)目標(biāo)文件、9.2內(nèi)部審核記錄等）；

2)按7.5.1b項(xiàng)要求，結(jié)合注2中“組織規(guī)模、過(guò)程復(fù)雜性、人員能力”三因素，自主補(bǔ)充成文信息，避免冗余或缺失；

3)對(duì)外部成文信息需額外驗(yàn)證來(lái)源權(quán)威性（如法規(guī)從政府官網(wǎng)獲取、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委官網(wǎng)獲取）；

4)建立《成文信息總清單》，標(biāo)注信息名稱、對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款、責(zé)任部門、版本號(hào)、信息類型（內(nèi)部/外部）；

5)按“業(yè)務(wù)領(lǐng)域（研發(fā)/生產(chǎn)/營(yíng)銷）+信息類型（手冊(cè)/記錄/臺(tái)賬）”對(duì)成文信息分類，提升檢索效率。知識(shí)管理負(fù)責(zé)人、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施組（含各業(yè)務(wù)部門代表）、法務(wù)專員（外部信息合規(guī)性審核）1)成文信息需求清單（含強(qiáng)制+自主補(bǔ)充項(xiàng)）；

2)成文信息分類目錄（含編碼規(guī)則）；

3)外部成文信息識(shí)別清單（含來(lái)源、有效期、管理責(zé)任人）；

4)成文信息總清單（版本V1.0）。成文信息創(chuàng)建與更新成文信息編寫與模板制定1)制定成文信息統(tǒng)一模板（含標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)、版本號(hào)、適用范圍等要素）；

2)明確不同類型成文信息的形式要求（如技術(shù)文檔需含圖形、軟件版本標(biāo)注）；

3)各業(yè)務(wù)部門按模板編寫成文信息初稿。1)成文信息需求清單；

2)組織《成文信息標(biāo)識(shí)規(guī)范》（含編碼規(guī)則）；

3)行業(yè)內(nèi)成文信息模板參考案例；

4)業(yè)務(wù)部門核心知識(shí)要點(diǎn)梳理文檔。1)模板需滿足7.5.2a項(xiàng)“標(biāo)識(shí)和說(shuō)明”要求，索引編號(hào)采用“KM-業(yè)務(wù)領(lǐng)域-年份-流水號(hào)”格式（如“KM-RD-2024-001”）；

2)形式選擇需適配使用場(chǎng)景：技術(shù)類成文信息（如工藝文檔）需明確軟件版本（如AutoCAD2023）、圖形引用來(lái)源；跨部門協(xié)同類信息需采用中英雙語(yǔ)（如跨國(guó)組織）；

3)編寫內(nèi)容需貼合業(yè)務(wù)實(shí)際，避免脫離實(shí)操（如崗位知識(shí)手冊(cè)需包含具體操作步驟、異常處理流程）；

4)初稿需經(jīng)業(yè)務(wù)部門內(nèi)部自查，確保內(nèi)容完整（無(wú)關(guān)鍵要點(diǎn)缺失）、邏輯清晰。知識(shí)管理專員（模板制定）、各業(yè)務(wù)部門文件編寫專員（初稿編寫）1)成文信息統(tǒng)一模板（含不同類型文檔子模板）；

2)成文信息初稿（按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類）；

3)《成文信息標(biāo)識(shí)規(guī)范》（發(fā)布版）。成文信息評(píng)審與批準(zhǔn)1)組建評(píng)審組（含業(yè)務(wù)專家、質(zhì)量專員、知識(shí)管理員）；

2)開(kāi)展成文信息評(píng)審（驗(yàn)證適宜性、充分性）；

3)編寫評(píng)審意見(jiàn)，反饋修改；

4)修訂后提交授權(quán)人員批準(zhǔn)；

5)記錄評(píng)審與批準(zhǔn)過(guò)程。1)成文信息初稿；

2)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（含業(yè)務(wù)需求匹配度、合規(guī)性、可讀性）；

3)評(píng)審意見(jiàn)表；

4)批準(zhǔn)權(quán)限清單（如公司級(jí)文件需最高管理者批準(zhǔn)、部門級(jí)文件需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）。1)評(píng)審需按7.5.2c項(xiàng)要求，重點(diǎn)驗(yàn)證：內(nèi)容是否匹配業(yè)務(wù)需求（如“客戶服務(wù)指南”是否覆蓋常見(jiàn)問(wèn)題）、是否與其他成文信息沖突（如是否符合知識(shí)方針）、是否覆蓋關(guān)鍵要點(diǎn)；

2)評(píng)審人員需具備對(duì)應(yīng)領(lǐng)域能力（如技術(shù)文檔由技術(shù)專家評(píng)審、合規(guī)類文檔由法務(wù)評(píng)審），編制人不得自評(píng)；

3)批準(zhǔn)需履行分級(jí)權(quán)限：公司級(jí)成文信息（如知識(shí)方針）由最高管理者批準(zhǔn)，跨部門成文信息（如協(xié)同記錄規(guī)范）由牽頭部門負(fù)責(zé)人+相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；

4)評(píng)審意見(jiàn)需形成《成文信息評(píng)審報(bào)告》，修改內(nèi)容需跟蹤驗(yàn)證，未通過(guò)評(píng)審的初稿需重新編寫；

5)保留評(píng)審記錄（含評(píng)審人員簽字、評(píng)審日期）和批準(zhǔn)記錄（含批準(zhǔn)人簽字、批準(zhǔn)日期）。評(píng)審組（業(yè)務(wù)專家、質(zhì)量專員、知識(shí)管理員）、授權(quán)批準(zhǔn)人（按權(quán)限分級(jí)）1)成文信息評(píng)審報(bào)告（含修改意見(jiàn)及驗(yàn)證結(jié)果）；

2)批準(zhǔn)記錄（紙質(zhì)/電子簽名）；

3)成文信息終稿（待發(fā)布版）。成文信息更新與版本控制1)識(shí)別成文信息更新觸發(fā)條件（如業(yè)務(wù)流程變更、法規(guī)更新、知識(shí)應(yīng)用反饋問(wèn)題等）；

2)發(fā)起更新申請(qǐng)，說(shuō)明更新原因及內(nèi)容；

3)按“編寫-評(píng)審-批準(zhǔn)”流程更新成文信息；

4)記錄版本變更履歷（含變更章節(jié)、變更人、變更日期、變更原因）。1)變更申請(qǐng)單（含更新原因、涉及章節(jié)）；

2)原成文信息版本；

3)業(yè)務(wù)流程變更通知、法規(guī)更新文件等觸發(fā)依據(jù)；

4)成文信息版本控制規(guī)則。1)更新觸發(fā)條件需明確：如外部法規(guī)更新后5個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)對(duì)應(yīng)成文信息更新，業(yè)務(wù)流程變更后10個(gè)工作日內(nèi)完成更新；

2)更新內(nèi)容需重新履行7.5.2a-c項(xiàng)要求（如重新標(biāo)識(shí)版本號(hào)、驗(yàn)證形式適配性、重新評(píng)審批準(zhǔn)）；

3)版本控制采用“主版本號(hào)。次版本號(hào)”標(biāo)識(shí)（如V2.1），主版本號(hào)對(duì)應(yīng)重大變更（如結(jié)構(gòu)調(diào)整），次版本號(hào)對(duì)應(yīng)局部修改（如內(nèi)容糾錯(cuò)）；

4)舊版本成文信息需在知識(shí)庫(kù)中標(biāo)記“作廢”并隱藏，僅保留查詢權(quán)限，防止誤用；

5)版本變更履歷需附于成文信息首頁(yè)或單獨(dú)形成《文件變更履歷表》，確保可追溯。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（更新申請(qǐng)發(fā)起）、知識(shí)管理員（版本管控）、評(píng)審組及批準(zhǔn)人（更新評(píng)審與批準(zhǔn)）1)成文信息更新申請(qǐng)單（含審批意見(jiàn)）；

2)成文信息更新版（新版本號(hào)）；

3)文件變更履歷表；

4)舊版本成文信息（標(biāo)記“作廢”）。成文信息控制管理成文信息分發(fā)與訪問(wèn)控制1)制定分發(fā)策略（含分發(fā)對(duì)象、分發(fā)方式、分發(fā)頻次）；

2)基于“知識(shí)價(jià)值+崗位職責(zé)”分級(jí)配置訪問(wèn)權(quán)限（如核心技術(shù)文檔僅研發(fā)工程師可查看、普通知識(shí)全員可查看）；

3)部署訪問(wèn)權(quán)限控制系統(tǒng)（如知識(shí)庫(kù)權(quán)限模塊、電子文檔加密系統(tǒng)）；

4)提供成文信息使用培訓(xùn)（含檢索方法、權(quán)限申請(qǐng)流程）；

5)定期（每季度）審計(jì)訪問(wèn)權(quán)限合理性。1)發(fā)布的成文信息（含電子/紙質(zhì)版）；

2)員工崗位清單及職責(zé)說(shuō)明；

3)訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（如“僅查看/查看+編輯/查看+編輯+刪除”）；

4)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)操作手冊(cè)；

5)上季度權(quán)限審計(jì)報(bào)告。1)按7.5.3a項(xiàng)要求，確保授權(quán)人員在需要時(shí)可獲取適用的成文信息：如生產(chǎn)車間員工可通過(guò)車間終端即時(shí)獲取“設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)”，遠(yuǎn)程員工可通過(guò)VPN訪問(wèn)云端知識(shí)庫(kù)；

2)分發(fā)需精準(zhǔn)：如“新員工入職知識(shí)包”僅分發(fā)至新員工，核心知識(shí)僅分發(fā)至授權(quán)崗位，避免無(wú)關(guān)人員獲??；

3)訪問(wèn)權(quán)限配置需履行“申請(qǐng)-審批-配置-記錄”流程：?jiǎn)T工申請(qǐng)權(quán)限需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，IT部門配置后記錄《權(quán)限分配表》；

4)培訓(xùn)需結(jié)合崗位需求：研發(fā)崗位培訓(xùn)技術(shù)文檔檢索，生產(chǎn)崗位培訓(xùn)工藝記錄使用，培訓(xùn)后進(jìn)行考核（通過(guò)率需≥90%）；

5)季度權(quán)限審計(jì)需回收離職/調(diào)崗員工冗余權(quán)限，檢查是否存在“權(quán)限過(guò)剩”（如普通員工擁有核心知識(shí)修改權(quán)限）或“權(quán)限不足”（如業(yè)務(wù)骨干無(wú)法獲取所需知識(shí)），形成《權(quán)限審計(jì)報(bào)告》。知識(shí)管理員（分發(fā)與權(quán)限配置）、IT部門（系統(tǒng)支持）、人力資源部門（新員工培訓(xùn)）1)成文信息分發(fā)記錄（含對(duì)象、方式、日期）；

2)成文信息訪問(wèn)權(quán)限分配表（含崗位、權(quán)限類型、生效日期）；

3)成文信息使用培訓(xùn)記錄（含參訓(xùn)人員、考核結(jié)果）；

4)季度權(quán)限審計(jì)報(bào)告（含整改措施）。成文信息存儲(chǔ)與保護(hù)1)確定存儲(chǔ)策略（電子/紙質(zhì)載體選擇、存儲(chǔ)位置）；

2)部署存儲(chǔ)系統(tǒng)（如本地服務(wù)器、云端知識(shí)庫(kù)、紙質(zhì)檔案柜）；

3)實(shí)施安全保護(hù)措施（加密、備份、物理防護(hù)）；

4)定期（電子每季度、紙質(zhì)每半年）檢查存儲(chǔ)狀態(tài)及可讀性；

5)記錄存儲(chǔ)與保護(hù)過(guò)程。1)成文信息載體選擇評(píng)估表（含使用頻率、保存周期）；

2)信息安全管理制度（含加密標(biāo)準(zhǔn)、備份規(guī)則）；

3)存儲(chǔ)設(shè)備/系統(tǒng)清單（含服務(wù)器、云端平臺(tái)、檔案柜）；

4)可讀性檢查工具（如PDF閱讀器、紙質(zhì)文檔檢查清單）。1)載體選擇需適配信息類型：高頻查閱的操作類知識(shí)（如設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)）宜采用電子版（支持在線檢索、實(shí)時(shí)更新），長(zhǎng)期歸檔的法律文件（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同）宜采用“紙質(zhì)+電子版雙載體”，防止數(shù)字丟失或紙質(zhì)霉變；

2)電子存儲(chǔ)需符合：核心信息存儲(chǔ)于本地專用服務(wù)器（加密），普通信息存儲(chǔ)于云端平臺(tái)（權(quán)限控制），采用“本地備份+異地備份”模式（本地每日自動(dòng)備份、異地每周執(zhí)行，異地距離≥100公里）；

3)物理保護(hù)需符合：紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)于恒溫恒濕倉(cāng)庫(kù)（溫度15-25℃、濕度45%-65%），配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥；電子文檔采用AES-256加密算法，傳輸時(shí)用SSL/TLS協(xié)議；

4)可讀性檢查需符合：電子文檔抽樣驗(yàn)證（比例≥10%），檢查是否能正常打開(kāi)、格式是否錯(cuò)亂；紙質(zhì)文檔檢查是否霉變、褪色、蟲(chóng)蛀，異常需及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；

5)建立《存儲(chǔ)臺(tái)賬》，記錄成文信息名稱、存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)介質(zhì)、責(zé)任人，定期更新。IT部門（電子存儲(chǔ)與備份）、檔案管理員（紙質(zhì)存儲(chǔ)與檢查）、信息安全專員（安全保護(hù)）1)成文信息存儲(chǔ)臺(tái)賬（含存儲(chǔ)位置、介質(zhì)、責(zé)任人）；

2)電子文檔備份日志（含備份時(shí)間、備份人、驗(yàn)證結(jié)果）；

3)存儲(chǔ)狀態(tài)檢查報(bào)告（電子/紙質(zhì)分別記錄）；

4)安全保護(hù)措施執(zhí)行記錄（如加密日志、物理防護(hù)檢查記錄）。成文信息保留與處置1)制定保留期限政策（結(jié)合法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、組織需求）；

2)建立《成文信息保留期限表》（標(biāo)注信息名稱、保留年限、處置方式）；

3)保留期滿前30天發(fā)起評(píng)估（是否需延長(zhǎng)保留）；

4)按評(píng)估結(jié)果執(zhí)行處置（歸檔/銷毀）；

5)記錄保留與處置過(guò)程。1)相關(guān)法律法規(guī)（如《檔案法》《會(huì)計(jì)法》）；

2)行業(yè)規(guī)范（如醫(yī)藥行業(yè)知識(shí)應(yīng)用記錄保留≥3年）；

3)成文信息保留期限表（初稿）；

4)保留期滿評(píng)估申請(qǐng)表；

5)銷毀審批表。1)保留期限需合規(guī)：如員工培訓(xùn)記錄保留至離職后2年，財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)記錄按《會(huì)計(jì)法》保留10年，核心知識(shí)手冊(cè)永久保留；

2)保留期滿評(píng)估需由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門聯(lián)合開(kāi)展：涉及未結(jié)案法律糾紛的記錄需延長(zhǎng)保留，無(wú)參考價(jià)值的記錄可啟動(dòng)銷毀；

3)處置需履行流程：歸檔需按“分類+年份”整理，標(biāo)注歸檔編號(hào)、日期、保管人；銷毀需履行“申請(qǐng)-評(píng)審-審批-執(zhí)行”，電子信息采用“多次覆寫+格式化+物理銷毀”（硬盤用專業(yè)設(shè)備），紙質(zhì)信息采用“碎紙+焚燒”，并保留銷毀記錄（時(shí)間、方式、執(zhí)行人、監(jiān)銷人）；

4)處置后需更新《成文信息總清單》，刪除銷毀信息條目，標(biāo)注歸檔信息存儲(chǔ)位置；

5)銷毀記錄需存檔保留≥3年，確?？勺匪?。檔案管理員（保留與處置執(zhí)行）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（評(píng)估發(fā)起）、法務(wù)專員（合規(guī)性審核）、監(jiān)銷人（銷毀監(jiān)督）1)成文信息保留期限表（發(fā)布版）；

2)保留期滿評(píng)估報(bào)告（含延長(zhǎng)/銷毀意見(jiàn)）；

3)成文信息歸檔記錄（含歸檔編號(hào)、存儲(chǔ)位置）；

4)成文信息銷毀記錄（含監(jiān)銷人簽字）；

5)更新后的《成文信息總清單》。外部成文信息專項(xiàng)管理1)建立外部成文信息臺(tái)賬（含名稱、來(lái)源、有效期、管理責(zé)任人、控制要求）；

2)定期（每季度）核查外部信息有效性（如法規(guī)是否更新、標(biāo)準(zhǔn)是否作廢）；

3)外部信息更新后及時(shí)傳達(dá)至相關(guān)部門（如組織培訓(xùn)解讀）；

4)失效外部信息及時(shí)回收并標(biāo)記“作廢”。1)外部成文信息識(shí)別清單；

2)外部信息來(lái)源監(jiān)測(cè)工具（如政府官網(wǎng)訂閱、第三方機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)）；

3)外部信息更新通知（如法規(guī)更新文件）；

4)外部信息傳達(dá)記錄模板。1)外部成文信息臺(tái)賬需明確：如《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》（來(lái)源：國(guó)家藥監(jiān)局官網(wǎng)、有效期：至下次更新、責(zé)任人：質(zhì)量部李XX、控制要求：加密存儲(chǔ)、僅質(zhì)量部+生產(chǎn)部可訪問(wèn)）；

2)有效性核查需：對(duì)法律法規(guī)通過(guò)政府官網(wǎng)驗(yàn)證，對(duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委官網(wǎng)驗(yàn)證，發(fā)現(xiàn)失效立即標(biāo)注“作廢”，并回收相關(guān)人員訪問(wèn)權(quán)限；

3)更新傳達(dá)需：外部信息更新后5個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)部門培訓(xùn)（如法規(guī)更新解讀會(huì)），培訓(xùn)后通過(guò)考試驗(yàn)證理解程度（通過(guò)率≥90%）；

4)失效信息處置需：從知識(shí)庫(kù)中刪除失效外部信息，保留歷史版本（標(biāo)注“作廢”），防止誤用，記錄處置過(guò)程。知識(shí)管理員（臺(tái)賬維護(hù)）、法務(wù)專員（法規(guī)有效性核查）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（信息傳達(dá)與培訓(xùn)）1)外部成文信息臺(tái)賬（動(dòng)態(tài)更新）；

2)外部信息有效性核查報(bào)告（每季度）；

3)外部信息更新培訓(xùn)記錄（含參訓(xùn)人員、考試結(jié)果）；

4)失效外部信息處置記錄?！?支持-7.5成文信息”實(shí)施的證實(shí)方式；“7支持-7.5成文信息”實(shí)施活動(dòng)的證實(shí)方式清單（審核檢查單）核心主題活動(dòng)事項(xiàng)實(shí)施的證實(shí)方式證實(shí)方式如何實(shí)施的要點(diǎn)詳細(xì)說(shuō)明所需證據(jù)材料名稱建立并維護(hù)知識(shí)管理體系所需的成文信息（含標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制要求與組織自主補(bǔ)充兩類）查閱文件評(píng)審、現(xiàn)場(chǎng)觀察、人員訪談、對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)條款核查-查閱組織《知識(shí)管理體系成文信息總清單》，對(duì)照GB/T44927-2024第4-10章逐項(xiàng)核查是否覆蓋標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制要求的成文信息（如知識(shí)方針、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、內(nèi)部審核記錄等）；

-檢查組織自主確定的成文信息（如崗位知識(shí)手冊(cè)、跨部門知識(shí)協(xié)同記錄）是否附帶“必要性評(píng)審記錄”，驗(yàn)證其與體系有效性的關(guān)聯(lián)性；

-現(xiàn)場(chǎng)觀察成文信息是否按“標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制類/組織自主類”分類存放，標(biāo)識(shí)是否清晰；

-訪談知識(shí)管理負(fù)責(zé)人，確認(rèn)是否根據(jù)組織規(guī)模、過(guò)程復(fù)雜性、人員能力（7.5.1注2）動(dòng)態(tài)調(diào)整成文信息范圍；

-核查成文信息清單的更新記錄，確認(rèn)新增/刪減信息是否履行審批流程。-《知識(shí)管理體系成文信息總清單》（標(biāo)注“標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制”“組織自主”分類）；

-標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制要求成文信息識(shí)別表（對(duì)應(yīng)GB/T44927-2024具體條款）；

-組織自主確定成文信息的必要性評(píng)審記錄（含評(píng)審人員、評(píng)審結(jié)論）；

-成文信息清單更新審批記錄；

-知識(shí)管理體系手冊(cè)（含成文信息管理章節(jié)）。成文信息的創(chuàng)建與更新（含標(biāo)識(shí)、形式/載體、評(píng)審批準(zhǔn)）查閱文件評(píng)審、現(xiàn)場(chǎng)觀察、人員訪談、信息系統(tǒng)審核、軟件版本兼容性驗(yàn)證-檢查創(chuàng)建/更新的成文信息是否包含唯一標(biāo)識(shí)（標(biāo)題+日期+作者+索引編號(hào)，如“KM-RD-2024-001”），驗(yàn)證索引編號(hào)是否符合組織《成文信息標(biāo)識(shí)規(guī)范》；

-核查形式與載體適配性：技術(shù)類文檔（如工藝圖紙）是否標(biāo)注軟件版本（如AutoCAD2023），高頻查閱文件（如設(shè)備運(yùn)維手冊(cè)）是否采用電子版，長(zhǎng)期歸檔文件（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同）是否采用“紙質(zhì)+電子版雙載體”；

-驗(yàn)證評(píng)審批準(zhǔn)流程：公司級(jí)文件（如知識(shí)方針）是否經(jīng)最高管理者審批，部門級(jí)文件是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，更新后文件是否重新履行評(píng)審批準(zhǔn)（如《文件變更履歷表》）；

-利用信息系統(tǒng)審核版本控制機(jī)制（如主版本號(hào)。次版本號(hào)標(biāo)識(shí)，V2.1），檢查舊版本是否標(biāo)記“作廢”并隔離；

-現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證軟件版本兼容性（如PDF文件是否支持AdobeReader11.0及以上），確?？勺x性。-成文信息創(chuàng)建/