公司公函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公函的管理，確保公函的準(zhǔn)確傳遞、有效執(zhí)行和妥善保存，提高公司的溝通效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公函往來。（三）定義1.公函：是公司在日常經(jīng)營管理活動(dòng)中，用于傳達(dá)事項(xiàng)、商洽工作、詢問答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等的正式書面文件。2.內(nèi)部公函：指公司內(nèi)部各部門之間往來的公函。3.外部公函：指公司與外部單位（如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門等）之間往來的公函。（四）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公函的起草、審核、審批、傳遞、辦理和歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時(shí)限進(jìn)行，確保信息傳遞及時(shí)、工作處理高效。3.安全保密原則：公函涉及公司的商業(yè)秘密、敏感信息等，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、公函的分類與格式（一）分類1.按性質(zhì)分類告知函：用于傳達(dá)公司內(nèi)部的通知、公告、事項(xiàng)說明等信息。商洽函：用于與外部單位或內(nèi)部部門商洽業(yè)務(wù)合作、工作協(xié)調(diào)等事宜。詢問函：用于向?qū)Ψ皆儐栍嘘P(guān)事項(xiàng)，尋求解答或意見。答復(fù)函：用于對(duì)對(duì)方的詢問、商洽等進(jìn)行回復(fù)。請(qǐng)求函：用于向?qū)Ψ秸?qǐng)求批準(zhǔn)、支持或協(xié)助辦理某事項(xiàng)。審批函：用于對(duì)下級(jí)部門或相關(guān)單位的請(qǐng)示進(jìn)行審批答復(fù)。2.按來源分類來函：指收到的外部單位或內(nèi)部其他部門發(fā)來的公函。去函：指公司發(fā)出的公函。（二）格式1.頁面設(shè)置紙張：一般采用A4紙。頁邊距：上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號(hào)標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體加粗。正文：一般用三號(hào)仿宋體。發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、附件說明、落款等：一般用三號(hào)仿宋體加粗。3.排版要求段落間距：一般采用1.5倍行距。對(duì)齊方式：標(biāo)題居中，正文兩端對(duì)齊。頁碼：一般位于頁面底部居中。4.公函結(jié)構(gòu)首部：包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)。正文：公函的核心內(nèi)容，應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密。尾部：包括附件說明、落款、抄送機(jī)關(guān)、日期等。三、公函的起草（一）起草職責(zé)1.主辦部門：負(fù)責(zé)公函的起草工作，根據(jù)公函的性質(zhì)和內(nèi)容確定起草人員。2.起草人員：應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力和業(yè)務(wù)知識(shí)，準(zhǔn)確把握公函的主旨和要求，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要素進(jìn)行起草。（二）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：公函內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠，避免模糊不清、歧義或虛假信息。2.表述清晰：語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了、條理清晰，避免冗長復(fù)雜、晦澀難懂的語句。3.格式規(guī)范：嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的格式進(jìn)行起草，確保公函的規(guī)范性。4.一事一函：公函應(yīng)一事一函，避免在同一公函中涉及多個(gè)不相關(guān)的事項(xiàng)。（三）起草流程1.明確主題：主辦部門根據(jù)工作需要確定公函的主題和目的。2.收集資料：起草人員收集與公函主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、政策法規(guī)等，為起草工作提供依據(jù)。3.擬定初稿：起草人員按照要求起草公函初稿，內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、正文、附件等。4.內(nèi)部審核：初稿完成后，起草人員所在部門應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，檢查內(nèi)容的準(zhǔn)確性、格式的規(guī)范性等，提出修改意見。四、公函的審核（一）審核職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人審核：對(duì)公函的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行初步審核，確保公函符合部門工作要求和公司規(guī)定。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：對(duì)公函涉及的業(yè)務(wù)事項(xiàng)、政策法規(guī)等進(jìn)行審核，提出審核意見，重點(diǎn)審核公函的必要性、合理性和可行性。3.法務(wù)部門審核：對(duì)公函涉及的法律問題進(jìn)行審核，確保公函符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。4.辦公室審核：對(duì)公函的格式、文字表述、排版等進(jìn)行審核，確保公函的規(guī)范性和一致性。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：公函內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性審核：公函中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、表述等是否準(zhǔn)確無誤。3.完整性審核：公函的內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)表達(dá)的事項(xiàng)。4.規(guī)范性審核：公函的格式、字體字號(hào)、排版等是否符合本辦法規(guī)定。5.必要性審核：公函是否確有必要發(fā)出，是否可以通過其他方式解決問題。6.可行性審核：公函提出的要求、措施等是否具有可操作性。（三）審核流程1.部門內(nèi)部審核：起草人員將公函初稿提交所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人提出審核意見后返回起草人員修改。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：修改后的公函提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見后返回起草人員。3.法務(wù)部門審核（如需）：對(duì)于涉及法律問題的公函，由起草人員提交法務(wù)部門審核，法務(wù)部門提出審核意見后返回起草人員。4.辦公室審核：經(jīng)過上述審核后的公函提交辦公室進(jìn)行格式等方面的審核，辦公室審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、公函的審批（一）審批職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公函的性質(zhì)和重要程度，由公司相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批權(quán)限一般事項(xiàng)的公函，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項(xiàng)、涉及金額較大或影響范圍較廣的公函，由公司總經(jīng)理審批。涉及公司重大決策、戰(zhàn)略方向等的公函，由公司董事長審批。（二）審批內(nèi)容1.審核意見的落實(shí)情況：檢查審核過程中提出的意見是否已得到妥善處理。2.公函的必要性和可行性：再次評(píng)估公函是否確有必要發(fā)出，以及所提要求和措施的可行性。3.其他重要事項(xiàng)：根據(jù)公函的具體內(nèi)容，審批領(lǐng)導(dǎo)可關(guān)注其他相關(guān)重要事項(xiàng)。（三）審批流程1.提交審批：起草人員將經(jīng)過審核的公函提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：審批領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真閱讀公函內(nèi)容，簽署審批意見。同意發(fā)出的，簽署“同意”并注明日期；不同意發(fā)出的，注明理由并返回起草人員修改。六、公函的傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：對(duì)于需要蓋章、簽字等具有法律效力的公函，一般采用紙質(zhì)傳遞方式。通過專人送達(dá)、郵寄等方式將公函傳遞給對(duì)方。2.電子傳遞：對(duì)于一些時(shí)效性要求較高、內(nèi)容較為簡單的公函，可采用電子傳遞方式，如電子郵件、公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等。電子傳遞的公函應(yīng)進(jìn)行加密處理，并確保對(duì)方能夠準(zhǔn)確接收和查看。（二）傳遞流程1.紙質(zhì)公函傳遞登記：辦公室對(duì)公函進(jìn)行登記，記錄公函的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)往單位、份數(shù)、傳遞方式等信息。封裝：將公函裝入信封，封口處加蓋公司公章或密封章。傳遞：安排專人或通過郵政快遞等方式將公函傳遞給對(duì)方，并要求對(duì)方在回執(zhí)上簽字確認(rèn)。跟蹤：辦公室對(duì)紙質(zhì)公函的傳遞情況進(jìn)行跟蹤，確保公函按時(shí)送達(dá)對(duì)方。2.電子公函傳遞發(fā)送：起草人員按照規(guī)定的格式和要求，將公函通過電子郵件或公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送給對(duì)方，并在郵件主題或系統(tǒng)備注中注明公函的編號(hào)、標(biāo)題等信息。確認(rèn)：發(fā)送后，及時(shí)與對(duì)方溝通確認(rèn)是否收到公函，并要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn)信息。七、公函的辦理（一）辦理職責(zé)1.承辦部門：負(fù)責(zé)公函的具體辦理工作，根據(jù)公函內(nèi)容和要求，制定辦理方案并組織實(shí)施。2.承辦人員：具體負(fù)責(zé)公函辦理的各項(xiàng)工作，確保辦理工作按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（二）辦理要求1.及時(shí)辦理：承辦部門應(yīng)在收到公函后及時(shí)安排辦理，不得拖延。對(duì)于緊急公函，應(yīng)優(yōu)先處理。2.準(zhǔn)確辦理：承辦人員應(yīng)認(rèn)真理解公函內(nèi)容，按照要求準(zhǔn)確辦理，確保辦理結(jié)果符合公函要求。3.反饋結(jié)果：承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將公函的辦理結(jié)果反饋給來函方或相關(guān)部門，并將辦理情況記錄在案。（三）辦理流程1.接收公函：承辦部門收到公函后，進(jìn)行登記并編號(hào)，注明收到日期、來函單位、公函主題等信息。2.分析研究：承辦人員對(duì)公函內(nèi)容進(jìn)行分析研究，明確辦理要求和重點(diǎn)。3.制定方案：根據(jù)公函要求，承辦部門制定具體的辦理方案，明確辦理步驟、責(zé)任人員、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。4.組織實(shí)施：承辦人員按照辦理方案組織實(shí)施，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，確保辦理工作順利進(jìn)行。5.結(jié)果反饋：辦理完成后，承辦部門將辦理結(jié)果以書面形式反饋給來函方或相關(guān)部門，同時(shí)將辦理情況記錄在公函辦理臺(tái)賬中。八、公函的歸檔與保管（一）歸檔職責(zé)1.辦公室：負(fù)責(zé)對(duì)公函進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，確保公函檔案的完整性和規(guī)范性。2.歸檔人員：承辦部門在公函辦理完畢后，將公函原件及相關(guān)附件、辦理結(jié)果等資料整理后移交辦公室歸檔。（二）歸檔要求1.及時(shí)歸檔：公函辦理完畢后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將相關(guān)資料移交辦公室歸檔，不得積壓。2.分類整理：辦公室按照公函的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.規(guī)范裝訂：公函應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）保管期限1.短期保管：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)、保存價(jià)值相對(duì)較低的公函，保管期限為13年。2.中期保管：對(duì)于一般性的公函，保管期限為310年。3.長期保管：對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)、歷史資料、法律糾紛等具有重要保存價(jià)值的公函，保管期限為10年以上甚至永久保存。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用紙質(zhì)檔案盒、檔案柜等進(jìn)行保管，確保檔案存放安全、有序，便于查閱。2.電子檔案保管：對(duì)于電子公函，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行訪問和管理。九、公函的查閱與借閱（一）查閱職責(zé)1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公函檔案的，應(yīng)填寫《公函查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.外部查閱：外部單位因特殊原因需要查閱公司公函檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度：不得擅自涂改、抽取、撤換公函檔案，不得在公函上圈劃、批注等。2.查閱后及時(shí)歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將公函檔案歸還辦公室，由辦公室進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）借閱職責(zé)1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱公函檔案的，應(yīng)填寫《公函借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱：原則上不對(duì)外借閱公函檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理