保函使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保函業(yè)務的管理，規(guī)范保函的申請、開具、使用、收回及注銷等流程，有效防范風險，保障公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營活動中涉及的各類保函業(yè)務，包括但不限于投標保函、履約保函、預付款保函、質(zhì)量保函等。（三）基本原則1.合法性原則保函業(yè)務的開展必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求，確保保函的有效性和合法性。2.風險可控原則在保函業(yè)務操作過程中，應充分評估風險，采取有效的風險防范措施，確保公司的利益不受損失。3.規(guī)范操作原則嚴格按照規(guī)定的流程和程序辦理保函業(yè)務，確保各項操作規(guī)范、嚴謹，避免出現(xiàn)失誤和漏洞。4.責任明確原則明確各部門在保函業(yè)務中的職責和權限，做到責任到人，確保業(yè)務流程的順暢執(zhí)行。二、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責保函業(yè)務的市場拓展和客戶溝通，了解客戶需求，向客戶介紹公司保函業(yè)務的相關規(guī)定和流程。2.對客戶提交的保函申請資料進行初審，確保申請資料的真實性、完整性和合規(guī)性。3.負責與客戶簽訂保函業(yè)務合同，明確雙方的權利和義務。4.跟蹤保函業(yè)務的執(zhí)行情況，及時反饋業(yè)務進展信息，協(xié)調(diào)解決業(yè)務過程中出現(xiàn)的問題。（二）風險管理部門1.對保函業(yè)務進行風險評估，制定風險防范措施，審核保函業(yè)務合同條款，確保合同條款符合公司風險管理要求。2.監(jiān)控保函業(yè)務的風險狀況，定期對保函業(yè)務進行風險排查，及時發(fā)現(xiàn)和預警潛在風險。3.參與保函業(yè)務糾紛的處理，提供風險應對建議和法律支持。（三）財務部門1.負責保函保證金的收取、管理和退還工作，確保保證金的安全和準確核算。2.按照公司財務制度和相關規(guī)定，對保函業(yè)務的費用進行核算和管理，確保費用收支合規(guī)。3.定期與業(yè)務部門核對保函業(yè)務的財務數(shù)據(jù)，確保財務信息的準確性和一致性。（四）法務部門1.審核保函業(yè)務相關的法律文件，確保保函條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風險。2.為保函業(yè)務提供法律咨詢和支持，參與保函業(yè)務糾紛的法律訴訟和仲裁活動。（五）行政部門1.負責保函業(yè)務印章的保管和使用，嚴格按照規(guī)定的流程和權限使用印章，確保印章使用的安全和規(guī)范。2.協(xié)助業(yè)務部門辦理保函的開具、送達、收回及注銷等手續(xù)，做好相關文件的歸檔和保管工作。三、保函申請與審批（一）申請條件1.申請人必須是公司認可的客戶，具有良好的信譽和經(jīng)營狀況。2.申請人應向公司提交書面保函申請，明確保函的種類、金額、受益方、有效期等具體內(nèi)容。3.申請人需提供與保函業(yè)務相關的基礎交易合同或其他證明文件，以證明保函業(yè)務的真實性和合法性。（二）申請資料1.保函申請書，應加蓋申請人公章，并由法定代表人或授權代表簽字。2.基礎交易合同副本，如涉及多個合同的，應提供主要合同副本。3.申請人營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明書及授權委托書。4.其他可能需要的證明文件，如項目立項批復、項目資金來源證明等。（三）初審業(yè)務部門收到申請人提交的保函申請資料后，應進行初審。初審內(nèi)容包括：1.申請資料是否齊全、完整，是否符合公司要求。2.基礎交易合同是否真實、有效，合同條款是否明確、合理。3.申請人的信譽狀況和經(jīng)營能力是否良好，是否具備履行合同的能力。經(jīng)初審合格的，業(yè)務部門應在保函申請書上簽署初審意見，并將申請資料提交風險管理部門進行風險評估。（四）風險評估風險管理部門收到業(yè)務部門提交的保函申請資料后，應進行風險評估。風險評估內(nèi)容包括：1.保函業(yè)務的風險程度，如保函金額大小、有效期長短、受益方信用狀況等。2.申請人的還款能力和還款意愿，是否存在逾期還款或違約風險。3.基礎交易合同的履行情況，是否存在潛在的糾紛或風險。根據(jù)風險評估結果，風險管理部門應提出風險防范建議，并在保函申請書上簽署風險評估意見。對于風險較高的保函業(yè)務，應報公司管理層審批。（五）審批1.對于風險評估意見為低風險或中風險的保函業(yè)務，由業(yè)務部門負責人審批。2.對于風險評估意見為高風險的保函業(yè)務，由公司管理層審批。審批時，應綜合考慮業(yè)務部門的初審意見、風險管理部門的風險評估意見以及公司的風險承受能力等因素。經(jīng)審批同意的保函業(yè)務，業(yè)務部門應及時通知申請人辦理相關手續(xù)。四、保函開具與送達（一）保證金管理1.根據(jù)保函業(yè)務的風險程度，公司可要求申請人繳納一定比例的保證金。保證金應存入公司指定的銀行賬戶，并進行專戶管理。2.財務部門應建立保證金臺賬，詳細記錄保證金的收取、退還情況，確保保證金的安全和準確核算。3.在保函有效期屆滿或保函業(yè)務終止后，如申請人未發(fā)生違約行為，財務部門應及時退還保證金本金及相應利息。（二）保函開具1.行政部門根據(jù)審批通過的保函申請書，按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容開具保函。保函應加蓋公司公章及法定代表人或授權代表印章，并注明保函的編號、金額、受益方、有效期等信息。2.在開具保函過程中，應嚴格核對保函內(nèi)容與審批意見是否一致，確保保函的準確性和完整性。（三）保函送達1.保函開具后，行政部門應及時將保函送達受益方。保函送達方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達或其他合法有效的方式。2.在保函送達過程中，應做好相關記錄，包括送達時間、送達方式、收件人等信息，確保保函能夠準確、及時地送達受益方。五、保函使用與監(jiān)控（一）保函使用規(guī)定1.申請人應按照保函約定的用途使用保函，不得擅自改變保函用途或挪作他用。2.在保函有效期內(nèi)，如發(fā)生基礎交易合同變更、終止等情況，申請人應及時通知公司，并按照公司要求辦理相關手續(xù)。（二）保函監(jiān)控1.業(yè)務部門應定期跟蹤保函業(yè)務的執(zhí)行情況，及時了解基礎交易合同的履行進度，確保申請人按照合同約定履行義務。2.風險管理部門應定期對保函業(yè)務進行風險監(jiān)控，分析保函業(yè)務的風險狀況，及時發(fā)現(xiàn)和預警潛在風險。如發(fā)現(xiàn)保函業(yè)務存在風險隱患，應及時采取措施進行處置，并向公司管理層報告。六、保函收回與注銷（一）保函收回1.在保函有效期屆滿或保函業(yè)務終止后，業(yè)務部門應及時通知申請人收回保函。申請人應在規(guī)定的時間內(nèi)將保函原件交回公司。2.行政部門在收到申請人交回的保函原件后，應進行核對和登記，并妥善保管。（二）保函注銷1.行政部門根據(jù)保函收回情況，對已收回的保函進行注銷處理。注銷后的保函應加蓋“注銷”章，并與相關申請資料一并歸檔保存。2.在保函注銷過程中，應嚴格按照規(guī)定的流程和程序進行操作，確保保函注銷的真實性和合法性。七、保函業(yè)務檔案管理（一）檔案內(nèi)容保函業(yè)務檔案應包括以下內(nèi)容：1.保函申請書及相關申請資料。2.基礎交易合同副本。3.保函業(yè)務合同。4.保函文本及送達記錄。5.保證金收取、退還記錄。6.保函業(yè)務執(zhí)行情況跟蹤記錄。7.保函業(yè)務糾紛處理記錄。8.其他與保函業(yè)務相關的文件和資料。（二）檔案保管1.行政部門負責保函業(yè)務檔案的保管工作，應建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。2.保函業(yè)務檔案應按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并妥善存放。檔案保管期限應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定的要求。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱保函業(yè)務檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自復印、拍照或帶出檔案原件。查閱人員應遵守檔案管理的相關規(guī)定，確保檔案的安全和保密。八、保函業(yè)務風險防范與處置（一）風險防范措施1.加強對申請人的資格審查和信用評估，確保申請人具備良好的信譽和經(jīng)營狀況。2.嚴格按照規(guī)定的流程和程序辦理保函業(yè)務，確保各項操作規(guī)范、嚴謹。3.合理確定保函金額和有效期，避免過度承擔風險。4.要求申請人繳納足額的保證金，并進行專戶管理，確保保證金的安全。5.加強對保函業(yè)務的風險監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和預警潛在風險。（二）風險處置1.如保函業(yè)務發(fā)生風險事件，業(yè)務部門應及時向公司管理層報告，并采取有效的措施進行處置。處置措施包括但不限于與申請人協(xié)商解決、通過法律途徑維護公司權益等。2.風險