企業(yè)外事管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外事活動(dòng)管理，加強(qiáng)對(duì)外交流與合作，保障公司外事工作的順利開(kāi)展，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門與境外機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人進(jìn)行的各類外事活動(dòng)，包括但不限于商務(wù)洽談、技術(shù)交流、項(xiàng)目合作、人員出訪、接待來(lái)訪等。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家主權(quán)、安全和利益。2.服務(wù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞公司中心工作開(kāi)展外事活動(dòng)，注重實(shí)效。3.嚴(yán)格執(zhí)行外事審批程序，規(guī)范外事行為，確保外事活動(dòng)有序進(jìn)行。4.堅(jiān)持平等互利、友好合作，尊重對(duì)方文化習(xí)俗和法律法規(guī)。二、外事審批管理（一）審批機(jī)構(gòu)公司設(shè)立外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司外事工作，審議重大外事事項(xiàng)。外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在[具體部門]，負(fù)責(zé)日常外事工作的組織和管理。各部門負(fù)責(zé)本部門外事活動(dòng)的初審工作，提出初審意見(jiàn)后報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。（二）審批權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)出訪，由董事長(zhǎng)審批。2.公司中層管理人員出訪，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長(zhǎng)審批。3.一般員工出訪，由所在部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室備案。4.接待境外來(lái)訪團(tuán)組，根據(jù)來(lái)訪人員級(jí)別和活動(dòng)內(nèi)容，按照相應(yīng)審批權(quán)限進(jìn)行審批。（三）審批程序1.外事活動(dòng)主辦部門填寫(xiě)《公司外事活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)背景、目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并提供相關(guān)背景資料。2.按照審批權(quán)限，依次提交所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室審核，最終報(bào)董事長(zhǎng)審批。3.經(jīng)審批同意的外事活動(dòng)，主辦部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的內(nèi)容組織實(shí)施，并及時(shí)將活動(dòng)進(jìn)展情況和結(jié)果報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。（四）審批內(nèi)容1.外事活動(dòng)是否符合國(guó)家法律法規(guī)和外事政策，是否有利于公司發(fā)展。2.出訪人員的身份、資格、業(yè)務(wù)能力是否適合出訪任務(wù)要求。3.外事活動(dòng)的日程安排是否合理，經(jīng)費(fèi)預(yù)算是否合規(guī)。4.對(duì)外交往中涉及的協(xié)議、合同等文件是否符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。三、外事活動(dòng)組織與實(shí)施（一）出訪活動(dòng)1.出訪前準(zhǔn)備主辦部門負(fù)責(zé)組織出訪人員進(jìn)行外事政策、禮儀規(guī)范、保密知識(shí)等方面的培訓(xùn)。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，辦理出國(guó)（境）手續(xù)，包括護(hù)照、簽證、簽注等。制定詳細(xì)的出訪日程計(jì)劃，明確各項(xiàng)活動(dòng)安排，并提前與境外相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人溝通協(xié)調(diào)。根據(jù)出訪任務(wù)，準(zhǔn)備必要的資料和文件，如公司簡(jiǎn)介、項(xiàng)目資料、合作協(xié)議草案等。2.出訪期間出訪人員應(yīng)嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，尊重當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和法律法規(guī)，維護(hù)國(guó)家和公司形象。按照出訪日程計(jì)劃，認(rèn)真開(kāi)展各項(xiàng)外事活動(dòng)，積極拓展業(yè)務(wù)合作，及時(shí)解決遇到的問(wèn)題。出訪人員應(yīng)保持與公司的密切聯(lián)系，定期匯報(bào)出訪情況，遇重大事項(xiàng)及時(shí)請(qǐng)示。3.出訪后出訪人員應(yīng)及時(shí)提交出訪報(bào)告，總結(jié)出訪成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。主辦部門負(fù)責(zé)整理出訪相關(guān)資料，歸檔保存，作為公司外事工作的重要參考。（二）接待來(lái)訪活動(dòng)1.接待前準(zhǔn)備外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的信息，及時(shí)通知相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備工作。主辦部門制定詳細(xì)的接待方案，明確接待規(guī)格、日程安排、陪同人員等，報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室審核。準(zhǔn)備好接待場(chǎng)所、食宿安排、交通工具等，確保接待工作順利進(jìn)行。安排專人負(fù)責(zé)與來(lái)訪團(tuán)組溝通聯(lián)系，及時(shí)了解其需求和行程變化。2.接待期間按照接待方案，熱情周到地安排來(lái)訪團(tuán)組的各項(xiàng)活動(dòng)，確保其在公司期間工作和生活順利。加強(qiáng)與來(lái)訪團(tuán)組的交流與溝通，積極宣傳公司的業(yè)務(wù)和優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)雙方合作。嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，注意保守公司機(jī)密，妥善處理接待過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.接待后主辦部門負(fù)責(zé)對(duì)來(lái)訪團(tuán)組進(jìn)行回訪，了解其對(duì)公司接待工作的意見(jiàn)和建議，及時(shí)改進(jìn)工作。整理接待工作相關(guān)資料，歸檔保存，為今后的外事接待工作提供參考。四、外事經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.外事活動(dòng)主辦部門應(yīng)根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容和實(shí)際需要，編制詳細(xì)的外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算，包括國(guó)際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、翻譯費(fèi)、資料費(fèi)等。2.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)。（二）經(jīng)費(fèi)審批外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門按照審批后的預(yù)算安排經(jīng)費(fèi)支出。（三）經(jīng)費(fèi)使用1.出訪人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算使用經(jīng)費(fèi)，不得擅自擴(kuò)大開(kāi)支范圍和提高開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。2.外事活動(dòng)中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及時(shí)報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)外事經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)外事經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)。五、外事保密管理（一）保密制度1.公司建立健全外事保密制度，明確外事活動(dòng)中的保密要求和責(zé)任。2.外事活動(dòng)參與人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)出訪人員和接待來(lái)訪人員的保密教育，提高其保密意識(shí)。2.涉及國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密的文件、資料、信息等，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和傳遞。3.在對(duì)外交往中，不得隨意透露國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密，如需提供相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。六、外事檔案管理（一）檔案范圍外事檔案包括外事活動(dòng)中形成的各類文件、資料、協(xié)議、合同、報(bào)告、照片、錄像等。（二）檔案整理外事活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)及時(shí)整理外事檔案，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。（三）檔案保管外事檔案應(yīng)妥善保管，存放于公司指定的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱因工作需要查閱外事檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借外事檔案。七、外事違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自開(kāi)展外事活動(dòng)。2.違反外事審批程序，擅自變更外事活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等。3.違反外事紀(jì)律，損害國(guó)家和公司形象。4.違反外事保密規(guī)定，泄露國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密。5.違反外事經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，擅自擴(kuò)大開(kāi)支范圍、提高開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)或虛報(bào)冒領(lǐng)經(jīng)費(fèi)。（二）處理措施1.對(duì)于違反外事管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職等處分。2.因違反外