企業(yè)歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整性原則：應(yīng)確保檔案內(nèi)容的全面、完整，涵蓋公司各項業(yè)務(wù)活動的各個方面。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)真實、準確，如實反映公司的工作情況和歷史面貌。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負責公司檔案管理的日常工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至公司檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作的具體落實。（三）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定檔案管理工作計劃并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.對檔案進行鑒定，及時清理過期、無用檔案，做好檔案的銷毀工作。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地提供檔案數(shù)據(jù)。6.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱、借閱的登記和管理工作。7.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司的財務(wù)檔案、審計檔案、統(tǒng)計檔案等。6.公司獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行有效的備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.編號：對每一類檔案編制統(tǒng)一的編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、滅火器等，保證檔案庫房的正常使用。（三）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，并填寫檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、及時，不得虛報、瞞報。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，形成電子檔案。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，