文檔撰寫與審查流程模板一、模板適用說明本流程模板旨在規(guī)范各類正式文檔的標準化管理，適用于企業(yè)內(nèi)部制度文件、項目方案、產(chǎn)品說明書、對外合作文本、研究報告等需多人協(xié)作、質(zhì)量把控的文檔場景。通過明確各環(huán)節(jié)職責與操作標準，保證文檔內(nèi)容準確、邏輯清晰、符合規(guī)范，同時提升團隊協(xié)作效率與文檔質(zhì)量一致性。二、詳細操作流程（一）啟動準備階段目標：明確文檔需求，組建團隊，完成前期準備工作，為撰寫奠定基礎。步驟責任人操作說明輸出物1.需求確認項目發(fā)起人*1.與需求方溝通，明確文檔用途（如制度落地、項目報批、對外合作等）；2.確定文檔核心目標、受眾范圍及核心內(nèi)容框架；3.確認文檔交付時間、格式要求及特殊規(guī)范（如字體、字號、引用格式）?！段臋n需求確認單》2.團隊組建項目負責人*1.根據(jù)文檔類型與復雜度，確定撰寫人、主審人、協(xié)審人（如涉及法務、技術等專業(yè)內(nèi)容，需對應領域人員參與）；2.明確各成員職責分工（撰寫人負責內(nèi)容初稿，主審人負責整體質(zhì)量把控，協(xié)審人負責專業(yè)領域?qū)彶椋?。《文檔撰寫團隊分工表》3.資料收集撰寫人*1.收集與文檔主題相關的背景資料、數(shù)據(jù)、政策文件、過往案例等；2.對資料進行分類整理，保證信息來源可靠、數(shù)據(jù)準確?！秴⒖假Y料清單》（二）撰寫執(zhí)行階段目標：基于需求與資料，完成文檔初稿編寫，保證內(nèi)容完整、邏輯清晰。步驟責任人操作說明輸出物1.初稿編寫撰寫人*1.嚴格按照《文檔需求確認單》中的框架撰寫內(nèi)容，保證覆蓋核心要點；2.內(nèi)容表述需客觀、準確，避免模糊用語（如“大概”“可能”），數(shù)據(jù)需注明來源；3.圖表、公式等輔助內(nèi)容需清晰、規(guī)范，與文字說明邏輯一致?！段臋n初稿》2.內(nèi)部評審撰寫人*1.初稿完成后，先進行自我檢查，核對內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性；2.組織團隊內(nèi)部小范圍評審（可邀請項目負責人、協(xié)審人參與），收集初步修改意見。《內(nèi)部評審意見記錄》3.修改完善撰寫人*1.根據(jù)內(nèi)部評審意見，對初稿進行修改（如調(diào)整結構、補充內(nèi)容、優(yōu)化表述等）；2.修改完成后，再次自查確認問題已解決，形成《文檔修訂稿》?！段臋n修訂稿》（三）內(nèi)部審查階段目標：通過多維度專業(yè)審查，保證文檔內(nèi)容合規(guī)、專業(yè)、無重大疏漏。審查環(huán)節(jié)責任人審查重點輸出物1.形式審查主審人*1.文檔格式是否符合要求（如字體、字號、頁邊距、頁眉頁腳、目錄自動等）；2.圖表編號、標題是否規(guī)范，參考文獻格式是否統(tǒng)一；3.錯別字、標點符號、語法錯誤等基礎問題?！缎问綄彶橐庖姳怼?.內(nèi)容審查主審人*1.內(nèi)容是否符合文檔需求，核心觀點是否明確，邏輯是否連貫；2.數(shù)據(jù)、案例、政策引用是否準確，有無矛盾或過時信息；3.解決方案或建議是否具有可操作性。《內(nèi)容審查意見表》3.專業(yè)審查協(xié)審人*（按需）1.涉及法務、技術、財務等專業(yè)領域的內(nèi)容，由對應專業(yè)人員進行審查；2.重點審查合規(guī)性（如是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標準）、專業(yè)性（如術語使用是否準確、技術方案是否可行）。《專業(yè)審查意見表》4.意見整合主審人*1.收集各環(huán)節(jié)審查意見，梳理匯總重復問題，明確修改責任人與修改節(jié)點；2.與撰寫人溝通修改意見，確認修改可行性，形成《綜合審查意見反饋單》。《綜合審查意見反饋單》（四）終審確認階段目標：完成最終質(zhì)量把控，確認文檔定稿，保證符合發(fā)布標準。步驟責任人操作說明輸出物1.終審會議項目負責人、主審人、撰寫人*1.召開終審會議，由主審人匯報審查情況，撰寫人說明修改思路；2.針存爭議問題進行討論，達成一致意見；3.確認文檔是否達到發(fā)布標準，或需再次修改?！督K審會議紀要》2.定稿確認項目發(fā)起人*1.終審通過后，由項目發(fā)起人對文檔最終版本進行簽字確認；2.確認后文檔版本號更新為“正式版”（如V1.0），鎖定內(nèi)容，禁止隨意修改?！段臋n定稿確認單》（五）發(fā)布歸檔階段目標：規(guī)范文檔發(fā)布流程，完成存檔管理，保證文檔可追溯、可查閱。步驟責任人操作說明輸出物1.發(fā)布審批項目負責人*1.根據(jù)《文檔定稿確認單》，填寫《文檔發(fā)布申請表》，明確發(fā)布范圍（如內(nèi)部全員、特定部門、外部合作方等）；2.按組織權限流程完成審批（如需）?！段臋n發(fā)布申請表》2.分發(fā)執(zhí)行行政/指定人員1.審批通過后，按發(fā)布范圍進行文檔分發(fā)（如內(nèi)部OA系統(tǒng)、郵件發(fā)送、紙質(zhì)版蓋章送達等）；2.記錄分發(fā)情況（如分發(fā)時間、接收人、接收方式）?！段臋n分發(fā)記錄表》3.歸檔管理檔案管理員*1.將文檔定稿稿、審批記錄、審查意見、會議紀要等資料整理歸檔；2.歸檔時需標注文檔編號、名稱、版本、發(fā)布日期、歸檔人等信息，存入指定檔案系統(tǒng)或檔案柜；3.定期對歸檔文檔進行備份，保證數(shù)據(jù)安全?！段臋n歸檔清單》三、配套工具表格（一）文檔基本信息表文檔編號文檔名稱文檔類型（制度/方案/說明等）版本號發(fā)布日期生效日期項目負責人撰寫人主審人示例：QD-2024-001項目實施方案項目方案V1.02024-03-012024-03-15張*李*王*（二）撰寫任務分配表任務名稱負責人協(xié)作人起止時間交付標準完成狀態(tài)（未開始/進行中/已完成）需求調(diào)研張*李*2024-02-20-2024-02-25完成《文檔需求確認單》已完成初稿編寫李*-2024-02-26-2024-03-05提交《文檔初稿》已完成技術部分審查王*趙*2024-03-06-2024-03-08完成《專業(yè)審查意見表》已完成（三）審查意見反饋表審查環(huán)節(jié)審查人審查意見修改建議確認狀態(tài)（待修改/已修改/不采納）形式審查王*第3頁圖表編號未按“圖1-1”格式規(guī)范重新編號為“圖1-1”“圖1-2”，并在中引用時保持一致已修改內(nèi)容審查張*4.2章節(jié)數(shù)據(jù)未注明來源，影響可信度補充數(shù)據(jù)來源（如“數(shù)據(jù)來源：部門2024年2月統(tǒng)計報告”）已修改專業(yè)審查趙*技術方案中“參數(shù)”設定與行業(yè)標準不符參照《行業(yè)標準（2023版）》調(diào)整為參數(shù)，并補充標準依據(jù)已修改（四）修改記錄表版本號修改人修改內(nèi)容簡述修改原因確認人修改日期V0.1李*完成初稿框架搭建首次提交張*2024-02-28V0.2李*調(diào)整第3章節(jié)邏輯順序，補充市場分析數(shù)據(jù)根據(jù)內(nèi)部評審意見優(yōu)化張*2024-03-02V1.0李*修正圖表編號、補充數(shù)據(jù)來源、調(diào)整技術參數(shù)根據(jù)綜合審查意見修改張*2024-03-10四、執(zhí)行關鍵提示（一）溝通機制需暢通各環(huán)節(jié)責任人需保持實時溝通，撰寫人需主動向主審人反饋撰寫進度，審查人需及時、明確提出修改意見（避免“表述不清”“需要優(yōu)化”等模糊反饋），保證問題高效解決。（二）版本控制要嚴格文檔撰寫過程中需明確版本號規(guī)則（如V0.1初稿、V0.2修訂稿、V1.0正式版），每次修改后更新版本號，避免版本混亂；終稿鎖定后，如需再次修改，需啟動“修訂-審查-終審”流程，保證修改可追溯。（三）時間節(jié)點要明確在《撰寫任務分配表》中明確各環(huán)節(jié)起止時間，預留合理審查周期（如復雜文檔建議審查時間≥3個工作日），避免因時間倉促導致審查不充分。（四）保密要求要遵守涉及企業(yè)機密、客戶信息或敏感數(shù)據(jù)的文檔，需在需求確認階段明保證密級別，審查與分發(fā)過程中嚴格遵守保密規(guī)定（如加密傳輸、限定查閱權限等），避免信息泄露。（五）反饋意見要具體審查人需針對具體內(nèi)容提出意見（如“第5頁數(shù)據(jù)與報告矛盾，建議核對”而非“數(shù)據(jù)有問題”），撰寫人需逐條記錄修改情況，對“不采納”的意見需注明原因并經(jīng)主審人確認。（六）歸檔管理要規(guī)范歸檔資料需包含文檔全版本稿、各環(huán)節(jié)審批記錄、審