財(cái)務(wù)資料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)資料的歸檔管理，確保財(cái)務(wù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財(cái)務(wù)資料的查閱、使用和保管，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的財(cái)務(wù)資料歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.完整性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)涵蓋公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.規(guī)范性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司內(nèi)部規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求進(jìn)行編制和整理。4.安全性原則：財(cái)務(wù)資料應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、財(cái)務(wù)資料的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.審計(jì)報(bào)告類：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。5.稅務(wù)資料類：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票等。6.其他財(cái)務(wù)資料類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)制度、合同協(xié)議等。（二）編號(hào)財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：1.會(huì)計(jì)憑證類：按照年度、月份、憑證序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：20XX年X月第X號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿類：按照賬簿名稱、年度、頁(yè)碼進(jìn)行編號(hào)，例如：總賬20XX年第X頁(yè)。3.財(cái)務(wù)報(bào)表類：按照?qǐng)?bào)表名稱、年度、月份進(jìn)行編號(hào)，例如：資產(chǎn)負(fù)債表20XX年X月。4.審計(jì)報(bào)告類：按照?qǐng)?bào)告類型、年度進(jìn)行編號(hào)，例如：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告20XX年。5.稅務(wù)資料類：按照納稅年度、稅種、資料類型進(jìn)行編號(hào)，例如：20XX年增值稅納稅申報(bào)表。6.其他財(cái)務(wù)資料類：按照資料類型、年度進(jìn)行編號(hào)，例如：財(cái)務(wù)預(yù)算20XX年。三、財(cái)務(wù)資料的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及相關(guān)部門產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，確保財(cái)務(wù)資料的及時(shí)、完整。2.財(cái)務(wù)資料的收集應(yīng)明確責(zé)任人和時(shí)間要求，確保收集工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)于外部單位提供的財(cái)務(wù)資料，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)簽收，并進(jìn)行登記。（二）整理1.財(cái)務(wù)資料收集后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保資料的整齊、有序。2.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行整理，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)按照賬簿的頁(yè)碼順序進(jìn)行整理，確保賬簿的連續(xù)性和完整性。4.對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表，應(yīng)按照?qǐng)?bào)表的種類和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保報(bào)表的準(zhǔn)確性和可讀性。5.對(duì)于審計(jì)報(bào)告和稅務(wù)資料，應(yīng)按照?qǐng)?bào)告和資料的類型和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保資料的完整性和合規(guī)性。6.對(duì)于其他財(cái)務(wù)資料，應(yīng)按照資料的類型和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保資料的有序性和可查性。四、財(cái)務(wù)資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在月度終了后15日內(nèi)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)在月度、季度、年度終了后10日內(nèi)歸檔。4.審計(jì)報(bào)告應(yīng)在審計(jì)工作結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。5.稅務(wù)資料應(yīng)在納稅申報(bào)期結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。6.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)在資料形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。2.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)使用統(tǒng)一的憑證封面和封底，并在封面上注明年度、月份、憑證起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。3.對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)使用統(tǒng)一的賬簿封面，并在封面上注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。4.對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表，應(yīng)使用統(tǒng)一的報(bào)表封面，并在封面上注明報(bào)表名稱、年度、月份、單位名稱等信息。5.對(duì)于審計(jì)報(bào)告和稅務(wù)資料，應(yīng)使用統(tǒng)一的報(bào)告封面，并在封面上注明報(bào)告類型、年度、單位名稱等信息。6.對(duì)于其他財(cái)務(wù)資料，應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的裝訂方式，并在封面上注明資料名稱、年度、單位名稱等信息。（三）歸檔流程1.財(cái)務(wù)資料整理完畢后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審核通過(guò)后的財(cái)務(wù)資料，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔，并填寫《財(cái)務(wù)資料歸檔登記表》。3.《財(cái)務(wù)資料歸檔登記表》應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、年度、月份、歸檔日期、歸檔人等信息。4.財(cái)務(wù)資料歸檔后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行存放，確保資料的安全和完整。五、財(cái)務(wù)資料的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)表的保管期限為10年。4.審計(jì)報(bào)告的保管期限為10年。5.稅務(wù)資料的保管期限為10年。6.其他財(cái)務(wù)資料的保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于5年。（二）保管要求1.財(cái)務(wù)資料應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，確保資料的安全和完整。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全。3.財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查閱和管理。4.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止資料丟失。5.財(cái)務(wù)資料的保管人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。6.財(cái)務(wù)資料的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自出借、銷毀、涂改財(cái)務(wù)資料。（三）保管期限屆滿后的處理1.財(cái)務(wù)資料保管期限屆滿后，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請(qǐng)，并填寫《財(cái)務(wù)資料銷毀申請(qǐng)表》。2.《財(cái)務(wù)資料銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、年度、月份、保管期限、銷毀原因等信息。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并填寫《財(cái)務(wù)資料銷毀登記表》。5.《財(cái)務(wù)資料銷毀登記表》應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、年度、月份、銷毀日期、銷毀人等信息。6.財(cái)務(wù)資料銷毀時(shí)，應(yīng)有財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和審計(jì)部門人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、財(cái)務(wù)資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)資料的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱財(cái)務(wù)資料，不得擅自將資料帶出檔案室或檔案柜。5.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)財(cái)務(wù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。6.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)資料歸還財(cái)務(wù)部門，并在查閱記錄上注明歸還時(shí)間。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)資料的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并在借閱記錄上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還財(cái)務(wù)資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)財(cái)務(wù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。6.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)資料歸還財(cái)務(wù)部門，并在借閱記錄上注明歸還時(shí)間。七、財(cái)務(wù)資料的保密（一）保密范圍1.公司財(cái)務(wù)資料涉及公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、資金流向等敏感信息，均屬于保密范圍。2.財(cái)務(wù)資料的保密范圍包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)制度、合同協(xié)議等。（二）保密措施1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)資料的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.財(cái)務(wù)資料的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露財(cái)務(wù)資料的內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)資料的查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)