貴州采購流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范貴州地區(qū)公司/組織的采購流程，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于貴州地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，對所有潛在供應(yīng)商提供平等機(jī)會，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃等，提前對所需物資和服務(wù)進(jìn)行需求預(yù)測。需求預(yù)測應(yīng)綜合考慮歷史數(shù)據(jù)、市場變化、業(yè)務(wù)拓展等因素，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性。（二）采購計(jì)劃編制1.各部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購管理部門匯總平衡。采購管理部門應(yīng)根據(jù)公司整體資源狀況、資金預(yù)算等，對各部門采購計(jì)劃進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司統(tǒng)一的采購計(jì)劃。（三）采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃經(jīng)采購管理部門匯總平衡后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要變更采購計(jì)劃，應(yīng)按照原審批程序進(jìn)行申請和審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。3.對于重要采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商過程中，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行綜合評審，按照評審結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.采購管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。2.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵(lì)，如增加訂單份額、延長付款期限等。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計(jì)劃，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、申請理由等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請表后，對采購申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、預(yù)算金額等方面。2.對于金額較小的采購申請，由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.根據(jù)采購審批結(jié)果，采購管理部門選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源采購等。2.采用招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理辦法的規(guī)定，組織招標(biāo)活動。招標(biāo)過程應(yīng)公開、公平、公正，確保所有潛在投標(biāo)人都有平等參與的機(jī)會。3.采用競爭性談判、詢價(jià)等方式采購的，應(yīng)向不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判文件或詢價(jià)通知書，組織供應(yīng)商進(jìn)行談判或報(bào)價(jià)，并按照談判結(jié)果或報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。4.采用單一來源采購方式的，應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的情形，并按照公司單一來源采購管理辦法的規(guī)定，履行相應(yīng)的審批程序。（四）合同簽訂1.采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購管理部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合同審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、合理性等方面。審核通過后的采購合同，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（五）采購驗(yàn)收1.采購物資或服務(wù)到貨后，采購管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面是否符合采購合同的要求。2.驗(yàn)收合格的采購物資或服務(wù)，由驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)或支付款項(xiàng)；驗(yàn)收不合格的采購物資或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購管理部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響及風(fēng)險(xiǎn)程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)等級分為高、中、低三個(gè)等級。對于高風(fēng)險(xiǎn)采購項(xiàng)目，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和防范措施；對于中風(fēng)險(xiǎn)采購項(xiàng)目，應(yīng)加強(qiáng)管理和控制；對于低風(fēng)險(xiǎn)采購項(xiàng)目，可進(jìn)行常規(guī)管理。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同等級的采購風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.在采購過程中，應(yīng)加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購管理部門應(yīng)建立采購績效評估指標(biāo)體系，評估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。2.采購成本指標(biāo)可包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用率等；采購質(zhì)量指標(biāo)可包括物資合格率、退貨率等；采購效率指標(biāo)可包括采購周期、合同執(zhí)行率等；供應(yīng)商管理指標(biāo)可包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。（二）評估方法1.采購績效評估可采用定期評估和不定期評估相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期評估一般每季度或每年度進(jìn)行一次，不定期評估根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)開展。2.評估方法可采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法，如對比分析、統(tǒng)計(jì)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場考察等。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購管理部門和相關(guān)人員進(jìn)行考核和獎懲。對于績效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵(lì)；對于績效不佳的部門和人員，應(yīng)進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其限期改進(jìn)。2.將采購績效評估結(jié)果作為改進(jìn)采購管理工作、優(yōu)化采購流程、調(diào)整供應(yīng)商策略等的重要依據(jù)，不斷提高采購管理水平和采購效益。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出整改意見和建議。采購管理部門應(yīng)按照審計(jì)部門的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，規(guī)范采購行為。（二）外部監(jiān)督1.采購活動應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如財(cái)政部門、