財務(wù)檔案安全管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案的安全管理，確保財務(wù)檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理。（三）定義本辦法所稱財務(wù)檔案，是指公司在財務(wù)活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等具有保存價值的各種載體形式的文件資料。（四）管理原則1.安全第一原則：確保財務(wù)檔案的安全是管理工作的首要目標(biāo)，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。3.有效利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮財務(wù)檔案的作用，為公司的決策、經(jīng)營管理等提供支持和服務(wù)。二、職責(zé)分工（一）財務(wù)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的財務(wù)檔案移交至公司檔案管理部門。3.負(fù)責(zé)建立財務(wù)檔案目錄索引，方便檔案的查閱和利用。4.協(xié)助檔案管理部門做好財務(wù)檔案的保管、銷毀等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司財務(wù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.接收財務(wù)部移交的財務(wù)檔案，進行統(tǒng)一保管。3.建立財務(wù)檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施，確保檔案的安全存放。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理財務(wù)檔案的查閱、借閱等手續(xù)。5.定期對財務(wù)檔案進行檢查、清點，確保檔案的完好無損。6.根據(jù)公司規(guī)定，組織實施財務(wù)檔案的銷毀工作。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部和檔案管理部門做好財務(wù)檔案的相關(guān)工作，及時將涉及財務(wù)活動的文件資料移交至財務(wù)部，不得擅自留存或銷毀。三、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等，記賬憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填制。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財務(wù)報告：月度、季度、年度財務(wù)報表及附注等。4.其他財務(wù)資料：財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、稅務(wù)資料、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等。（二）收集要求1.財務(wù)部應(yīng)定期對財務(wù)活動中形成的各類文件資料進行收集，確保無遺漏。2.收集的財務(wù)檔案應(yīng)真實、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子形式的財務(wù)檔案，應(yīng)及時進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）整理方法1.會計憑證應(yīng)按照編號順序排列，原始憑證應(yīng)粘貼整齊，附在記賬憑證后面。2.會計賬簿應(yīng)按照科目順序整理，每本賬簿應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明賬簿名稱、年度、月份等信息。3.財務(wù)報告應(yīng)按照時間順序裝訂成冊，封面應(yīng)注明報告名稱、年度、月份等信息。4.其他財務(wù)資料應(yīng)分類整理，分別裝訂成冊，并編制目錄。四、財務(wù)檔案的歸檔（一）歸檔時間財務(wù)部應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)，將整理好的上年度財務(wù)檔案移交至檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.財務(wù)部與檔案管理部門應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，填寫《財務(wù)檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.《財務(wù)檔案移交清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。（三）歸檔要求1.歸檔的財務(wù)檔案應(yīng)符合整理要求，編號清晰，目錄準(zhǔn)確。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的財務(wù)檔案進行核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限財務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年、[X]年、[X]年五類。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)建立財務(wù)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、查閱、借閱、銷毀等情況。2.對財務(wù)檔案應(yīng)進行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。3.定期對財務(wù)檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子財務(wù)檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱財務(wù)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱檔案上進行非工作需要的操作。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、財務(wù)檔案的保密（一）保密制度1.公司應(yīng)建立財務(wù)檔案保密制度，明確保密責(zé)任和措施。2.參與財務(wù)檔案管理工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露財務(wù)檔案的內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)對財務(wù)檔案庫房采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等。2.查閱和借閱財務(wù)檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內(nèi)容保密。3.對涉及公司商業(yè)秘密的財務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。八、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和審批。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，方可銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對擬銷毀的財務(wù)檔案進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理對于保管期滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和其他未了事項的財務(wù)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的財務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對財務(wù)檔案安全管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.財務(wù)檔案的安全保管設(shè)