財務(wù)檔案制度管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)檔案管理，保證財務(wù)檔案的安全、完整、有效，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門的財務(wù)檔案管理。（三）定義財務(wù)檔案是指公司在各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)本部門財務(wù)檔案的收集、整理和移交。2.真實性、完整性原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動情況，保證檔案資料的真實、完整。3.安全保密原則。加強(qiáng)財務(wù)檔案的安全保密措施，防止財務(wù)檔案的泄露、損毀和丟失。二、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，以及會計報表附注、財務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、評估報告等。（二）編號財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.會計憑證類：按照年度和月份順序編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等按照年度和賬簿名稱編號，如“20XX年總賬”、“20XX年明細(xì)賬XX科目”等；固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)編號進(jìn)行編號。3.財務(wù)報告類：按照年度和報告類型編號，如“20XX年年度財務(wù)報告”、“20XX年季度財務(wù)報告第X季度”等。4.其他類：按照類別和年度順序編號，如“20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表”、“20XX年財務(wù)預(yù)算第X年度”等。三、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬各部門形成的財務(wù)檔案，確保檔案資料的及時、完整。2.各部門應(yīng)按照財務(wù)部門的要求，及時將本部門的財務(wù)檔案移交至財務(wù)部門。移交時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息。（二）整理1.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)按照財務(wù)檔案的分類和編號要求，對收集到的財務(wù)檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括：核對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，去除不必要的附件等。2.會計憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.會計賬簿應(yīng)按照賬簿啟用表、目錄、賬頁的順序進(jìn)行整理，確保賬頁內(nèi)容完整、字跡清晰。4.財務(wù)報告應(yīng)按照封面、目錄、報告正文、附注等順序進(jìn)行整理，裝訂成冊。5.其他類財務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，分別裝訂或裝盒保存。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告等保管期限為5年；審計報告、評估報告等根據(jù)實際需要確定保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保財務(wù)檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。2.對重要的財務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，并分別存放于不同地點(diǎn)。3.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在財務(wù)檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由財務(wù)檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印或摘錄。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)財務(wù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還財務(wù)檔案室，并由財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行核對。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)與財務(wù)檔案管理人員簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或擅自銷毀檔案資料。借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案歸還財務(wù)檔案室，并由財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財務(wù)檔案保管期滿，符合以下條件之一的，可以銷毀：1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案損壞無法修復(fù)的。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的其他財務(wù)檔案。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進(jìn)行清理，編制《財務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.財務(wù)檔案銷毀時，應(yīng)由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息，確保銷毀檔案與《財務(wù)檔案銷毀清單》一致。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。（三）特殊情況處理1.對于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，在保管期滿后不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。2.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的財務(wù)檔案，不得銷毀，應(yīng)在項目竣工決算后按規(guī)定移交項目建設(shè)單位檔案管理部門保管。七、財務(wù)檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化管理。2.財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，確保財務(wù)檔案信息的安全、準(zhǔn)確、完整。（二）電子檔案管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照財務(wù)檔案的分類和編號要求，將紙質(zhì)財務(wù)檔案掃描成電子檔案，并上傳至財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案資料的真實性和完整性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止電子檔案的泄露和篡改。3.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁盤備份、光盤備份、云存儲備份等多種形式，并分別存放于不同地點(diǎn)。（三）信息化安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化安全管理，建立健全信息化安全管理制度，明確信息化安全責(zé)任。2.財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采取防火墻、入侵檢測、防病毒等安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)的安全