設(shè)備保修合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備保修合同的管理，規(guī)范保修合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司設(shè)備的正常運(yùn)行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有設(shè)備保修合同的管理，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：設(shè)備保修合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的合法性和有效性。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.效益優(yōu)先原則：在保障設(shè)備正常運(yùn)行的前提下，合理控制保修成本，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工（一）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)設(shè)備保修需求的提出和審核，制定設(shè)備保修計(jì)劃。2.參與設(shè)備保修合同的談判、起草和簽訂工作。3.跟蹤設(shè)備保修合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)設(shè)備保修費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)和分析，定期向財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備保修合同進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.參與設(shè)備保修合同的談判和簽訂工作，提供法律意見和建議。3.處理設(shè)備保修合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)設(shè)備保修費(fèi)用的預(yù)算編制和控制。2.審核設(shè)備保修費(fèi)用的支付申請(qǐng)，確保費(fèi)用支付的合理性和合規(guī)性。3.對(duì)設(shè)備保修費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理，定期向公司管理層提供財(cái)務(wù)報(bào)表。（四）使用部門1.負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障并通知設(shè)備管理部門。2.配合設(shè)備管理部門做好設(shè)備保修合同的簽訂、履行等工作。3.提供設(shè)備保修相關(guān)的技術(shù)資料和信息，協(xié)助解決合同履行過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。三、合同簽訂（一）保修需求確認(rèn)1.設(shè)備使用部門在發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，應(yīng)及時(shí)填寫《設(shè)備故障報(bào)告表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍等信息，并提交給設(shè)備管理部門。2.設(shè)備管理部門接到《設(shè)備故障報(bào)告表》后，應(yīng)立即組織技術(shù)人員對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行診斷和評(píng)估，確定是否需要進(jìn)行保修。如需保修，應(yīng)制定設(shè)備保修計(jì)劃，并填寫《設(shè)備保修申請(qǐng)表》，提交給法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核。（二）供應(yīng)商選擇1.設(shè)備管理部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備保修計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行保修服務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力，能夠提供優(yōu)質(zhì)、高效的保修服務(wù)。2.設(shè)備管理部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商簽訂設(shè)備保修合同。（三）合同起草與審核1.設(shè)備管理部門應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商談判的結(jié)果，起草設(shè)備保修合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保修范圍、保修期限、保修費(fèi)用、支付方式、違約責(zé)任等條款。2.法務(wù)部門應(yīng)在收到設(shè)備保修合同草案后，對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)合同存在問題，應(yīng)及時(shí)與設(shè)備管理部門溝通，提出修改意見。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到設(shè)備保修合同草案后，對(duì)合同的費(fèi)用條款進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支付的合理性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用條款存在問題，應(yīng)及時(shí)與設(shè)備管理部門溝通，提出修改意見。（四）合同簽訂1.設(shè)備保修合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，由設(shè)備管理部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。2.設(shè)備管理部門應(yīng)在合同簽訂后，將合同履行情況納入部門績效考核體系，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保合同得到有效履行。四、合同履行（一）保修服務(wù)提供1.供應(yīng)商應(yīng)按照設(shè)備保修合同的約定，及時(shí)提供保修服務(wù)。在保修期間，供應(yīng)商應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。2.設(shè)備使用部門應(yīng)配合供應(yīng)商做好設(shè)備保修服務(wù)工作，提供必要的協(xié)助和支持。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并提供相關(guān)的技術(shù)資料和信息。（二）維修記錄與報(bào)告1.供應(yīng)商應(yīng)在每次維修后，填寫《設(shè)備維修記錄單》，詳細(xì)記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等信息，并提交給設(shè)備管理部門。2.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對(duì)《設(shè)備維修記錄單》進(jìn)行整理和分析，總結(jié)設(shè)備故障的原因和規(guī)律，為設(shè)備的維護(hù)和管理提供參考依據(jù)。3.如設(shè)備出現(xiàn)重大故障或多次維修仍未解決的問題，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)向設(shè)備管理部門提交《設(shè)備維修報(bào)告》，詳細(xì)說明故障原因、維修過程、維修結(jié)果等情況，并提出改進(jìn)建議。（三）費(fèi)用支付1.設(shè)備管理部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備保修合同的約定，定期對(duì)供應(yīng)商的保修服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。如驗(yàn)收合格，應(yīng)填寫《設(shè)備保修費(fèi)用支付申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到《設(shè)備保修費(fèi)用支付申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)費(fèi)用進(jìn)行審核。審核通過后，按照合同約定的支付方式和時(shí)間，向供應(yīng)商支付保修費(fèi)用。3.如供應(yīng)商提供的保修服務(wù)不符合合同約定，設(shè)備管理部門有權(quán)拒絕支付相應(yīng)的保修費(fèi)用，并要求供應(yīng)商限期整改。如供應(yīng)商逾期未整改或整改后仍不符合要求，設(shè)備管理部門有權(quán)解除合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。五、合同變更與終止（一）合同變更1.在設(shè)備保修合同履行過程中，如因不可抗力、設(shè)備升級(jí)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利和義務(wù)等條款，并經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后生效。（二）合同終止1.設(shè)備保修合同期滿或雙方協(xié)商一致，可以提前終止合同。合同終止前，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到妥善處理。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤崆敖K止，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，并賠償公司因此遭受的損失。如因公司原因?qū)е潞贤崆敖K止，公司應(yīng)按照合同約定支付供應(yīng)商已完成工作的費(fèi)用，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。六、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.在設(shè)備保修合同履行過程中，如雙方發(fā)生糾紛，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。雙方應(yīng)本著誠實(shí)守信、公平公正的原則，積極溝通，尋求解決方案。2.協(xié)商過程中，雙方應(yīng)保持冷靜，避免情緒化的表達(dá)和行為。如有必要，可以邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解，協(xié)助雙方解決糾紛。（二）仲裁或訴訟1.如雙方協(xié)商不成，可以根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，雙方應(yīng)積極配合，提供相關(guān)的證據(jù)和資料，維護(hù)自己的合法權(quán)益。2.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，及時(shí)向公司管理層匯報(bào)糾紛處理情況，并根據(jù)公司管理層的決策，采取相應(yīng)的措施。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.設(shè)備管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集和整理設(shè)備保修合同及相關(guān)資料，包括合同文本、合同變更協(xié)議、維修記錄單、維修報(bào)告、費(fèi)用支付憑證等。2.檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.設(shè)備管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存放于公司指定的檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的安全和保密。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱設(shè)備保修合同檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表的內(nèi)容提供檔案資料，并做好查閱或借閱記錄。查閱或借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印