企業(yè)文檔歸檔與管理制度范本第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔的歸檔、保管、使用及銷毀流程，保證文檔的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。第二條基本原則集中統(tǒng)一管理：企業(yè)文檔由行政部（或指定檔案管理部門）統(tǒng)一歸檔保管，各部門不得擅自留存、銷毀或外泄。規(guī)范分類：按文檔類型、部門、時間等標(biāo)準(zhǔn)分類，保證檢索便捷。全程可控：文檔從產(chǎn)生到歸檔、使用、銷毀全流程留痕，責(zé)任到人。安全保密：根據(jù)文檔密級采取相應(yīng)的保密措施，涉密文檔嚴(yán)格管控。第二章適用范圍與管理場景第三條適用范圍本制度適用于企業(yè)所有部門及員工在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各類文檔，包括但不限于：行政類：會議紀(jì)要、通知、請示、批復(fù)、公司章程、管理制度等；人事類：勞動合同、員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核表等；財(cái)務(wù)類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、合同付款憑證等；業(yè)務(wù)類：客戶資料、銷售合同、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品說明書等；技術(shù)類：研發(fā)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件、軟件代碼、測試報(bào)告等；其他：企業(yè)資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、外部往來函件等具有保存價(jià)值的資料。第四條管理場景新文檔產(chǎn)生：各部門在完成文檔編制后，需按本制度規(guī)定及時歸檔；日常查閱：員工因工作需要查閱文檔時，需履行借閱手續(xù)；年度歸檔：每年年末各部門對年度文檔進(jìn)行系統(tǒng)整理，統(tǒng)一移交檔案室；到期處置：達(dá)到保管期限的文檔，經(jīng)鑒定后按規(guī)定進(jìn)行銷毀或延長保管；審計(jì)/檢查：內(nèi)外部審計(jì)、監(jiān)管部門檢查時，檔案室配合提供相關(guān)文檔。第三章文檔分類與歸檔范圍第五條文檔分類標(biāo)準(zhǔn)按層級分類：一級分類（部門）、二級分類（文檔類型）、三級分類（年份/項(xiàng)目）。示例：“行政部-管理制度-2024年”“銷售部-客戶合同-項(xiàng)目”。按密級分類：公開級（內(nèi)部可自由查閱）、內(nèi)部級（需部門負(fù)責(zé)人審批）、密級（需分管副總審批）、絕密級（僅限高管及指定人員）。第六條歸檔范圍及保管期限文檔類型具體內(nèi)容保管期限行政類公司章程、年度工作計(jì)劃/總結(jié)、管理制度長期會議紀(jì)要、通知、請示、批復(fù)10年人事類勞動合同、員工名冊、離職證明員工離職后10年培訓(xùn)記錄、績效考核表5年財(cái)務(wù)類會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表15年（永久保管）稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告10年業(yè)務(wù)類銷售合同、采購合同合同終止后5年客戶資料、項(xiàng)目方案項(xiàng)目結(jié)束后3年技術(shù)類研發(fā)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件專利保護(hù)期+5年軟件著作權(quán)證書、測試報(bào)告10年第四章文檔歸檔操作流程第七條歸檔責(zé)任分工文檔形成部門：負(fù)責(zé)本部門文檔的初步整理、分類、編寫頁碼及填寫《文檔歸檔移交清單》，保證文檔內(nèi)容完整、字跡清晰（電子文檔需為PDF或不可編輯格式）。行政部（檔案室）：負(fù)責(zé)接收歸檔文檔，審核文檔完整性，分類編號后錄入檔案管理系統(tǒng)，入庫保管。第八條歸檔步驟第一步：文檔收集與初步整理各部門指定專人（如兼職檔案員*）負(fù)責(zé)本部門文檔收集，每月25日前匯總當(dāng)月需歸檔文檔；對文檔進(jìn)行排序、檢查：剔除重復(fù)件、破損件，補(bǔ)充缺失頁碼（電子文檔需核對版本一致性）。第二步：分類與編號分類：按第五條標(biāo)準(zhǔn)確定一級、二級、三級分類；編號規(guī)則：紙質(zhì)文檔：“部門代碼-年份-文檔類型代碼-流水號”（示例：“XZ-2024-GZ-001”，XZ=行政部，GZ=管理制度）；電子文檔：“部門代碼-年份-文檔類型代碼-流水號-后綴名”（示例：“XZ-2024-GZ-001.pdf”）。第三步：編制頁碼與填寫目錄紙質(zhì)文檔：用鉛筆在右上角編寫頁碼（單頁編單號，雙頁編雙號）；編制《文檔歸檔目錄》，包含序號、文檔名稱、編號、頁數(shù)、形成日期、密級、備注等信息。第四步：移交與審核填寫《文檔歸檔移交清單》（一式兩份），部門負(fù)責(zé)人簽字后，與文檔一并移交檔案室；檔案管理員*核對文檔數(shù)量、完整性及編號準(zhǔn)確性，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份留存。第五步：入庫保管紙質(zhì)文檔：按編號順序裝入檔案盒，標(biāo)注盒內(nèi)文檔目錄，存入專用檔案柜（防火、防潮、防蟲）；電子文檔：至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，定期（每季度）備份至異地服務(wù)器。第五章文檔保管與維護(hù)第九條保管環(huán)境要求紙質(zhì)檔案室：溫度14-24℃，濕度45-60%，配備滅火器、溫濕度計(jì)，定期通風(fēng)；電子檔案：服務(wù)器需加密，定期殺毒，重要文檔采用“本地+云端”雙備份。第十條定期檢查檔案管理員*每季度檢查一次檔案保管情況，查看有無蟲蛀、受潮、破損，發(fā)覺問題及時處理；每年年末組織一次檔案清點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，形成《檔案清點(diǎn)報(bào)告》。第十一條密級管理密級文檔需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)相應(yīng)審批權(quán)限人簽字（如密級文檔需部門負(fù)責(zé)人審批，絕密級需分管副總審批）；涉密文檔的復(fù)印、摘抄需經(jīng)檔案管理員*登記，復(fù)印件需標(biāo)注“復(fù)印件”字樣。第六章文檔借閱與使用第十二條借閱權(quán)限公開級文檔：員工可直接查閱電子檔案，借閱紙質(zhì)文檔需在《檔案借閱登記表》登記；內(nèi)部級及以上文檔：需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員方可借出；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管副總審批，重要文檔需簽訂《檔案保密協(xié)議》。第十三條借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》/《檔案借閱登記表》，注明借閱文檔名稱、用途、歸還時間；審批通過后，檔案管理員*核對文檔密級，辦理借出手續(xù)（紙質(zhì)文檔需簽字登記，電子文檔開通臨時訪問權(quán)限）；借閱期限：一般文檔不超過3天，特殊文檔（如審計(jì)資料）不超過7天，到期需續(xù)借的需重新申請。第十四條使用規(guī)范借閱文檔不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制、摘抄（密級文檔復(fù)制需審批）；電子文檔不得、轉(zhuǎn)發(fā)（經(jīng)批準(zhǔn)的除外），查閱需在企業(yè)指定設(shè)備上進(jìn)行；借閱文檔如損壞或丟失，需按《檔案損壞賠償辦法》賠償，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。第七章檔案銷毀管理第十五條銷毀條件文檔達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存必要的，由檔案管理員*編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、使用部門負(fù)責(zé)人組成）鑒定后，方可銷毀。第十六條銷毀流程編制《檔案銷毀清冊》，注明文檔名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；報(bào)分管副總審批，重大檔案（如永久保管期文檔）需報(bào)總經(jīng)理審批；由檔案管理員、監(jiān)銷人（行政部負(fù)責(zé)人）共同監(jiān)督銷毀，銷毀時雙人在場，銷毀后在《檔案銷毀清冊》簽字確認(rèn)；電子檔案銷毀需徹底刪除（包括備份存儲），保證無法恢復(fù)。第八章責(zé)任與監(jiān)督第十七條責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人：對本部門文檔歸檔的及時性、完整性負(fù)直接責(zé)任；檔案管理員*：負(fù)責(zé)文檔歸檔、保管、借閱、銷毀的日常管理，保證流程規(guī)范；全體員工：嚴(yán)格遵守本制度，嚴(yán)禁泄露文檔內(nèi)容、擅自銷毀或留存文檔。第十八條監(jiān)督與考核行政部每半年對本制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，結(jié)果納入部門績效考核；對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分；造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。第九章附則第十九條制度生效與修訂本制度自發(fā)布之日起施行，由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十條附件（模板表格）附件1：文檔歸檔移交清單歸檔部門歸檔日期移交人接收人序號文檔名稱編號頁數(shù)形成日期密級備注銷售部2024-03-28**1項(xiàng)目銷售合同XS-2024-HT-001102024-03-15內(nèi)部2客戶資料匯總表XS-2024-ZL-00552024-03-20公開附件2：檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期研發(fā)部*1382024-04-102024-04-15文檔名稱編號借閱用途審批意見產(chǎn)品技術(shù)圖紙JS-2024-TZ-003項(xiàng)目研發(fā)同意，*部門負(fù)責(zé)人簽字檔案管理員簽字歸還日期備注趙六**2024-04-12無附