人力資源管理基礎(chǔ)工作指南與模板庫一、新員工入職管理全流程指南（一）工作場景說明適用于企業(yè)新員工入職辦理全流程，涵蓋從入職前準(zhǔn)備到試用期跟蹤各環(huán)節(jié)，保證入職流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，幫助新員工快速融入企業(yè)，同時(shí)規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn)。常見場景包括：社會招聘應(yīng)屆生/往屆生入職、內(nèi)部調(diào)動(dòng)員工入職、實(shí)習(xí)生入職等。（二）操作步驟詳解入職前準(zhǔn)備崗位確認(rèn)：HR根據(jù)用人部門需求，確認(rèn)新員工入職崗位、職級、入職時(shí)間，同步更新組織架構(gòu)信息。物料準(zhǔn)備：準(zhǔn)備工位（辦公桌椅、電腦、工牌、門禁卡）、辦公用品（筆記本、筆、文件夾）、入職資料袋（包含員工手冊、勞動(dòng)合同、崗位職責(zé)說明書等）。系統(tǒng)開通：提前為新員工開通企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)/釘釘）、考勤系統(tǒng)等賬號，并設(shè)置初始密碼。對接安排：通知用人部門負(fù)責(zé)人、導(dǎo)師及行政部門，明確新員工入職對接人，協(xié)調(diào)工位、設(shè)備調(diào)試等事宜。入職資料收集與審核必備資料清單：身份證原件及復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書原件及復(fù)印件、離職證明（如有）、近期體檢報(bào)告（半年內(nèi)有效）、一寸免冠照片2張、銀行卡復(fù)印件（用于薪資發(fā)放）。資料審核：HR核對原件與復(fù)印件一致性，確認(rèn)離職證明時(shí)間（避免未解除勞動(dòng)關(guān)系風(fēng)險(xiǎn)）、體檢項(xiàng)目是否符合崗位要求（如食品行業(yè)需健康證）。資料歸檔：審核無誤后，將復(fù)印件按“一人一檔”標(biāo)準(zhǔn)分類暫存，原件返還員工。勞動(dòng)合同簽訂與入職引導(dǎo)合同簽訂：向員工說明勞動(dòng)合同條款（合同期限、工作內(nèi)容、薪資結(jié)構(gòu)、社保公積金、保密協(xié)議等），確認(rèn)無誤后雙方簽字蓋章，一式兩份，員工留存一份，HR部門存檔一份。入職引導(dǎo)：公司層面：介紹企業(yè)文化、發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、規(guī)章制度（考勤、請假、報(bào)銷流程等）；部門層面：帶領(lǐng)員工認(rèn)識團(tuán)隊(duì)成員、講解崗位職責(zé)、工作目標(biāo)、匯報(bào)流程；實(shí)操層面：指導(dǎo)使用辦公系統(tǒng)（考勤打卡、審批流程）、熟悉工位環(huán)境（茶水間、衛(wèi)生間、安全通道等）。試用期跟蹤與轉(zhuǎn)正評估試用期溝通：入職1周內(nèi)HR進(jìn)行首次溝通，知曉員工適應(yīng)情況；入職1個(gè)月時(shí)與用人部門同步員工工作進(jìn)展，解決存在問題。轉(zhuǎn)正申請：試用期結(jié)束前7天，員工提交《轉(zhuǎn)正申請表》，用人部門負(fù)責(zé)人填寫《試用期考核表》（含工作態(tài)度、業(yè)績能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等維度），HR匯總審核。轉(zhuǎn)正流程：考核通過后，辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)（更新員工信息、調(diào)整薪資等級）；考核不通過，根據(jù)情況延長試用期（不超過法定上限）或終止勞動(dòng)關(guān)系。（三）實(shí)用參考模板模板1：新員工入職登記表基本信息填寫內(nèi)容姓名*性別出生日期身份證號學(xué)歷□本科□碩士□?？破渌鸰___聯(lián)系電話緊急聯(lián)系人與員工關(guān)系緊急聯(lián)系人電話入職信息入職日期所屬部門崗位匯報(bào)上級合同期限□1年□3年□其他____薪資結(jié)構(gòu)基本工資_+績效工資_社保公積金繳納地□戶籍地□合同履行地模板2：試用期考核表考核維度考核指標(biāo)評分（1-5分）備注工作態(tài)度出勤率、責(zé)任心、主動(dòng)性業(yè)績能力崗位職責(zé)完成度、目標(biāo)達(dá)成率團(tuán)隊(duì)協(xié)作溝通配合度、集體榮譽(yù)感學(xué)習(xí)能力新技能掌握、問題解決效率綜合評價(jià)□優(yōu)秀□合格□不合格考核人簽字：___________（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示合規(guī)性：勞動(dòng)合同必須在入職1個(gè)月內(nèi)簽訂，社保公積金需在參保當(dāng)月繳納（避免未依法繳納風(fēng)險(xiǎn)）。信息準(zhǔn)確性：員工聯(lián)系方式、銀行卡號等關(guān)鍵信息變更時(shí)，需及時(shí)更新檔案，保證薪資發(fā)放、社保繳納無誤。人文關(guān)懷：入職首日可安排歡迎儀式（如部門小禮物、歡迎郵件），幫助新員工緩解陌生感，提升歸屬感。二、員工離職管理規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）工作場景說明適用于員工主動(dòng)離職、被動(dòng)離職（協(xié)商解除、違紀(jì)辭退等）全流程，規(guī)范離職手續(xù)辦理，保證工作交接順暢，規(guī)避勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。常見場景包括：員工因個(gè)人原因辭職、公司業(yè)務(wù)調(diào)整裁員、員工嚴(yán)重違紀(jì)辭退等。（二）操作步驟詳解離職申請與審批主動(dòng)離職：員工提前30天（試用期提前3天）提交《書面離職申請》，部門負(fù)責(zé)人審批后，HR接收離職申請。被動(dòng)離職：公司需提前30天書面通知（或支付代通知金），說明離職原因（如業(yè)務(wù)調(diào)整、不勝任工作），并協(xié)商解除勞動(dòng)關(guān)系或依法辭退（需保留違紀(jì)證據(jù)、績效評估記錄等）。工作交接與財(cái)產(chǎn)清還交接清單：HR與部門負(fù)責(zé)人協(xié)助員工制定《工作交接清單》，明確交接內(nèi)容（工作文件、客戶資料、資產(chǎn)設(shè)備、系統(tǒng)賬號等）、交接人、接收人及完成時(shí)限。財(cái)產(chǎn)清還：員工歸還公司財(cái)物（電腦、工牌、門禁卡、借款等），行政部門確認(rèn)無誤后，在《離職手續(xù)單》上簽字。薪資結(jié)算與社保停繳薪資核算：HR根據(jù)考勤記錄、未報(bào)銷款項(xiàng)、績效獎(jiǎng)金等，計(jì)算員工最終薪資（需在離職結(jié)清日發(fā)放，不得拖欠）。社保公積金：離職當(dāng)月社保公積金由原單位繳納，次月起停繳；需在離職后15日內(nèi)辦理社保減員手續(xù)，避免企業(yè)多繳風(fēng)險(xiǎn)。離職證明與檔案轉(zhuǎn)出離職證明：HR出具《離職證明》，注明離職原因（需客觀中立，避免“違紀(jì)”“不勝任”等表述）、在職時(shí)間、崗位等信息，一式兩份，員工留存一份。檔案轉(zhuǎn)出：員工離職后15日內(nèi)，可憑離職證明辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)（需通過EMS機(jī)要寄送或員工自帶密封檔案）。離職面談與風(fēng)險(xiǎn)復(fù)盤離職面談：HR與離職員工進(jìn)行面談，知曉離職真實(shí)原因（薪資、管理、發(fā)展空間等），記錄《離職面談?dòng)涗洝?，作為企業(yè)改進(jìn)依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)復(fù)盤：針對高頻離職原因（如管理問題、薪酬競爭力不足），提出改進(jìn)措施，降低離職率。（三）實(shí)用參考模板模板3：離職申請表申請人信息姓名*所屬部門崗位入職日期預(yù)計(jì)離職日期離職原因□個(gè)人發(fā)展□薪資待遇□其他____部門審批部門負(fù)責(zé)人意見□同意□不同意原因：______簽字：______日期：______HR審批HR意見□同意辦理離職手續(xù)□需補(bǔ)充說明：______簽字：______日期：______模板4：工作交接清單交接類別交接內(nèi)容數(shù)量/說明交接人簽字接收人簽字監(jiān)交人簽字文件資料項(xiàng)目文檔、合同、會議紀(jì)要資產(chǎn)設(shè)備電腦、手機(jī)、鑰匙系統(tǒng)賬號OA、郵箱、客戶管理系統(tǒng)賬號及密碼待辦事項(xiàng)未完成工作、后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃其他借款、備用金（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示證據(jù)留存：違紀(jì)辭退需保留員工違紀(jì)事實(shí)的證據(jù)（如聊天記錄、監(jiān)控視頻、書面檢討），保證辭退程序合法。薪資合規(guī)：不得克扣離職員工工資（除非公司損失賠償，需提供合法憑證），加班費(fèi)、年假未休工資需足額發(fā)放。信息保密：離職員工需簽署《保密協(xié)議》，明確離職后競業(yè)限制期限（不超過2年）及補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)（按月支付，不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY的30%）。三、員工績效考核管理流程與工具（一）工作場景說明適用于企業(yè)季度/年度績效考核管理，通過科學(xué)評估員工工作表現(xiàn)，為薪酬調(diào)整、晉升培訓(xùn)、崗位調(diào)整提供依據(jù)，同時(shí)提升團(tuán)隊(duì)績效。常見場景包括：季度績效評估、年度綜合考評、專項(xiàng)項(xiàng)目考核等。（二）操作步驟詳解考核目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)來源：根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)分解部門目標(biāo)，再結(jié)合崗位職責(zé)分解員工個(gè)人目標(biāo)（遵循SMART原則：具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性）。目標(biāo)確認(rèn)：員工與上級共同制定《績效目標(biāo)責(zé)任書》，明確考核周期、關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）、權(quán)重及評分標(biāo)準(zhǔn)，雙方簽字確認(rèn)。過程跟蹤與輔導(dǎo)定期溝通：上級每月/每季度與員工進(jìn)行績效溝通，知曉目標(biāo)進(jìn)展，提供資源支持和工作指導(dǎo)，記錄《績效溝通記錄》。調(diào)整機(jī)制：若公司戰(zhàn)略或外部環(huán)境發(fā)生重大變化，可對績效目標(biāo)進(jìn)行合理調(diào)整，需提交《績效目標(biāo)調(diào)整申請》，經(jīng)HR審批后生效?？冃гu估與打分評估維度：包括業(yè)績指標(biāo)（權(quán)重60%，如銷售額、項(xiàng)目完成率）、能力素質(zhì)（權(quán)重30%，如溝通能力、執(zhí)行力）、工作態(tài)度（權(quán)重10%，如考勤、責(zé)任心）。評估方式：采用“自評+上級評價(jià)+跨部門評價(jià)（如適用）”多維度評估，保證結(jié)果客觀公正?？冃Х答伵c改進(jìn)結(jié)果面談：上級向員工反饋績效結(jié)果，肯定成績，指出不足，共同制定《績效改進(jìn)計(jì)劃》（明確改進(jìn)目標(biāo)、行動(dòng)步驟、完成時(shí)限）。結(jié)果應(yīng)用：將績效結(jié)果與薪酬（績效獎(jiǎng)金、調(diào)薪幅度）、晉升（管理層選拔）、培訓(xùn)（針對性技能提升）掛鉤，形成“考核-改進(jìn)-提升”閉環(huán)。（三）實(shí)用參考模板模板5：績效目標(biāo)責(zé)任書員工信息姓名*部門崗位考核周期□Q1□Q2□Q3□Q4□年度關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）目標(biāo)值銷售額萬元客戶滿意度分（滿分100）項(xiàng)目按時(shí)交付率%簽字確認(rèn)員工簽字：_________日期：______上級簽字：_________日期：______HR簽字：_________日期：______模板6：績效考核表考核維度考核指標(biāo)自評得分上級評分加權(quán)得分業(yè)績指標(biāo)（60%）KPI1：銷售額KPI2：客戶滿意度KPI3：項(xiàng)目交付率能力素質(zhì)（30%）溝通協(xié)調(diào)能力問題解決能力工作態(tài)度（10%）責(zé)任心、主動(dòng)性綜合得分上級評語改進(jìn)建議：（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示指標(biāo)合理性：KPI需結(jié)合崗位實(shí)際，避免“過高無法達(dá)成”或“過低無挑戰(zhàn)”，建議員工參與目標(biāo)制定，提升認(rèn)同感。反饋及時(shí)性：績效評估結(jié)果需在考核結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)反饋給員工，避免“拖延導(dǎo)致爭議”。公平性：同一崗位考核標(biāo)準(zhǔn)需統(tǒng)一，避免“因人而異”，可參考?xì)v史數(shù)據(jù)或行業(yè)標(biāo)桿調(diào)整指標(biāo)值。四、員工培訓(xùn)管理全流程與效果評估（一）工作場景說明適用于企業(yè)新員工培訓(xùn)、崗位技能提升培訓(xùn)、管理層培訓(xùn)等各類培訓(xùn)項(xiàng)目，通過系統(tǒng)化管理提升培訓(xùn)效果，滿足員工成長需求及企業(yè)人才發(fā)展目標(biāo)。常見場景包括：新員工入職培訓(xùn)、年度崗位技能培訓(xùn)、專項(xiàng)技能認(rèn)證培訓(xùn)等。（二）操作步驟詳解培訓(xùn)需求調(diào)研需求收集：通過問卷調(diào)研（員工/部門負(fù)責(zé)人）、訪談（關(guān)鍵崗位人員）、績效分析（短板識別）等方式，收集培訓(xùn)需求，明確培訓(xùn)主題、對象、內(nèi)容及時(shí)長。需求分析：區(qū)分“必須培訓(xùn)”（如安全合規(guī)、企業(yè)文化）和“可選培訓(xùn)”（如技能提升、職業(yè)發(fā)展），優(yōu)先滿足核心需求。培訓(xùn)計(jì)劃制定計(jì)劃內(nèi)容：包括培訓(xùn)目標(biāo)（如“掌握Excel高級函數(shù)使用”）、培訓(xùn)對象（如“銷售部全員”）、培訓(xùn)形式（線上/線下/混合）、講師選擇（內(nèi)部專家/外部機(jī)構(gòu)）、時(shí)間安排、預(yù)算（講師費(fèi)、場地費(fèi)、教材費(fèi)等）。計(jì)劃審批：培訓(xùn)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人審批，保證符合企業(yè)戰(zhàn)略及資源預(yù)算。培訓(xùn)實(shí)施與組織前期準(zhǔn)備：確認(rèn)培訓(xùn)場地、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、測試線上平臺）、教材（PPT、講義、案例）、簽到表，提前3天通知參訓(xùn)員工。過程管理：培訓(xùn)當(dāng)天組織簽到，講師簽到后開展培訓(xùn)，HR全程跟蹤記錄（課堂紀(jì)律、學(xué)員互動(dòng)、問題反饋），保證培訓(xùn)按計(jì)劃進(jìn)行。培訓(xùn)效果評估與轉(zhuǎn)化效果評估：采用“柯氏四級評估法”：反應(yīng)評估：培訓(xùn)結(jié)束后發(fā)放《滿意度問卷》，評估講師、內(nèi)容、組織等（如“你對培訓(xùn)內(nèi)容的滿意度”）；學(xué)習(xí)評估：通過測試、實(shí)操考核評估知識/技能掌握程度（如“Excel函數(shù)正確率≥80%”）；行為評估：培訓(xùn)后1-3個(gè)月，通過上級觀察、同事反饋評估行為改變（如“銷售話術(shù)使用頻率提升”）；結(jié)果評估：分析培訓(xùn)對績效指標(biāo)的影響（如“銷售額提升10%”）。成果轉(zhuǎn)化：制定《培訓(xùn)行動(dòng)計(jì)劃》，要求員工將所學(xué)內(nèi)容應(yīng)用于實(shí)際工作，上級跟蹤行動(dòng)完成情況，HR定期匯總轉(zhuǎn)化效果。（三）實(shí)用參考模板模板7：培訓(xùn)需求調(diào)查表（員工版）基本信息姓名*部門崗位入職日期培訓(xùn)需求你認(rèn)為當(dāng)前工作中最需要提升的技能是？（可多選）□溝通技巧□數(shù)據(jù)分析□項(xiàng)目管理□產(chǎn)品知識□其他____你希望參加的培訓(xùn)形式是？□線下集中□線上直播□錄播課程□案例研討你建議的培訓(xùn)時(shí)長是？□半天□1天□2-3天□系列課程（每周1次）其他培訓(xùn)建議：模板8：培訓(xùn)滿意度問卷評估項(xiàng)目評分（1-5分，1分=非常不滿意，5分=非常滿意）培訓(xùn)內(nèi)容實(shí)用性講師專業(yè)水平培訓(xùn)組織流暢度培訓(xùn)場地與設(shè)備你認(rèn)為本次培訓(xùn)最大的收獲是？你對后續(xù)培訓(xùn)的建議是？（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示需求精準(zhǔn)性：避免“為了培訓(xùn)而培訓(xùn)”，需結(jié)合員工實(shí)際崗位需求及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，保證培訓(xùn)內(nèi)容“對癥下藥”。講師匹配度：內(nèi)部講師需具備豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，外部講師需知曉行業(yè)特點(diǎn)，提前溝通培訓(xùn)目標(biāo)及學(xué)員背景。效果落地性：培訓(xùn)后需配套激勵(lì)機(jī)制（如“培訓(xùn)合格與晉升掛鉤”“優(yōu)秀學(xué)員獎(jiǎng)勵(lì)”），推動(dòng)員工主動(dòng)應(yīng)用所學(xué)知識。五、人事檔案管理規(guī)范與安全維護(hù)（一）工作場景說明適用于企業(yè)員工人事檔案的全生命周期管理，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)，保證檔案完整性、真實(shí)性、安全性，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。常見場景包括：新員工檔案建立、員工信息變更、檔案查閱/轉(zhuǎn)出等。（二）操作步驟詳解檔案材料收集與分類收集范圍：員工入職資料（身份證、學(xué)歷證、離職證明等）、勞動(dòng)合同、績效記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲文件、薪資調(diào)整記錄、社保公積金繳納記錄等。分類標(biāo)準(zhǔn)：按“一人一檔”原則，分為基礎(chǔ)檔案（個(gè)人基本信息）、合同檔案（勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議）、考核檔案（績效考核表）、培訓(xùn)檔案（培訓(xùn)記錄及證書）、異動(dòng)檔案（晉升、調(diào)動(dòng)、離職等）。檔案整理與歸檔材料排序：每類檔案按“時(shí)間倒序”排列（最新材料在前），缺失材料及時(shí)向員工或相關(guān)部門補(bǔ)充。編碼管理：為每位員工分配唯一檔案編碼（如“部門代碼+入職年份+員工編號”，如“M2024001”），便于檢索。歸檔登記：填寫《檔案歸檔登記表》，記錄檔案編號、材料名稱、歸檔人、歸檔日期，保證“有檔可查”。檔案保管與安全存儲方式：電子檔案加密存儲（企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器/云盤，權(quán)限分級管理），紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜（防火、防潮、防蟲），重要檔案（如勞動(dòng)合同）雙份保存。保管期限：在職期間檔案永久保存，離職后檔案保存至員工離職后2年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。安全措施：定期檢查檔案存儲環(huán)境（溫濕度適宜），電子檔案定期備份，紙質(zhì)檔案借閱后及時(shí)歸位，避免遺失或損壞。檔案查閱與轉(zhuǎn)出查閱權(quán)限：僅HR部門負(fù)責(zé)人、員工本人（需提供身份證）及經(jīng)授權(quán)的用人部門負(fù)責(zé)人可查閱，查閱需填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的