訂單融資合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司訂單融資合同管理，規(guī)范訂單融資業(yè)務操作，防范合同風險，保障公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與客戶簽訂的訂單融資合同相關的管理活動，包括合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則訂單融資合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保合同的合法性、有效性。2.風險可控原則注重對訂單融資業(yè)務風險的識別、評估和控制，通過完善的合同管理措施，降低風險，保障公司資金安全。3.審慎經(jīng)營原則在訂單融資業(yè)務開展過程中，要審慎評估客戶信用狀況、訂單情況等，確保業(yè)務的穩(wěn)健性。4.合同嚴守原則合同雙方應嚴格按照合同約定履行各自義務，維護合同的嚴肅性和權威性。二、合同簽訂管理（一）客戶資格審查1.業(yè)務部門負責對申請訂單融資的客戶進行初步資格審查，收集客戶基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、財務狀況、經(jīng)營狀況等。2.審查客戶是否具備合法經(jīng)營資格，是否存在重大違法違規(guī)記錄，信用狀況是否良好。3.評估客戶的履約能力，包括生產(chǎn)能力、銷售渠道、資金實力等，確?？蛻粲心芰β男杏唵瘟x務。（二）訂單審核1.業(yè)務部門對客戶提交的訂單進行審核，確認訂單的真實性、有效性。2.審核訂單內(nèi)容是否明確，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款，避免模糊不清或存在歧義的條款。3.評估訂單的可行性，考慮市場需求、客戶信譽、行業(yè)前景等因素，判斷訂單是否存在風險。（三）合同條款擬定1.法務部門根據(jù)訂單融資業(yè)務特點和相關法律法規(guī)，擬定合同條款。2.合同條款應包括雙方基本信息、訂單詳情、融資金額、融資期限、利率、還款方式、擔保條款、違約責任、爭議解決方式等主要內(nèi)容。3.明確雙方權利義務，確保合同條款公平合理，保護公司合法權益。（四）合同審批1.合同初稿完成后，提交業(yè)務部門負責人審核，業(yè)務部門負責人應從業(yè)務角度對合同條款進行審查，提出修改意見。2.財務部門對合同涉及的融資成本、還款安排等財務條款進行審核，確保財務風險可控。3.法務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行全面審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。4.經(jīng)業(yè)務部門、財務部門、法務部門審核通過后，合同提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司整體經(jīng)營策略和風險承受能力，對合同進行最終審批。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與客戶簽訂正式合同。簽訂合同時，雙方應確保合同文本內(nèi)容與審批通過的版本一致。2.合同簽訂過程應嚴格按照公司印章管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同加蓋公司有效印章。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分送財務部門、法務部門等相關部門存檔備案。三、合同履行管理（一）融資發(fā)放1.財務部門根據(jù)合同約定，在滿足放款條件后，及時辦理融資發(fā)放手續(xù)。2.放款前，財務部門應對客戶提交的相關資料進行再次審核，確保資料齊全、真實有效。3.融資發(fā)放后，財務部門應做好資金流向記錄，跟蹤資金使用情況。（二）訂單執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務部門負責對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解客戶生產(chǎn)進度、交貨情況等。2.定期與客戶溝通，掌握訂單執(zhí)行過程中的問題和困難，并及時協(xié)調(diào)解決。3.如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為或訂單執(zhí)行出現(xiàn)異常情況，業(yè)務部門應及時向公司管理層報告，并采取相應措施。（三）貨款回收管理1.財務部門負責貨款回收工作，按照合同約定的還款方式和時間，及時督促客戶還款。2.建立貨款回收臺賬，詳細記錄每筆訂單的還款情況，對逾期未還款的客戶進行重點跟蹤。3.如客戶出現(xiàn)逾期還款情況，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，共同分析原因，采取有效措施催收貨款。（四）擔保管理1.對于有擔保的訂單融資合同，業(yè)務部門負責對擔保情況進行跟蹤管理，確保擔保措施的有效性。2.定期評估擔保人的信用狀況和擔保能力，如發(fā)現(xiàn)擔保人出現(xiàn)信用風險或擔保能力下降等情況，應及時要求客戶更換擔保人或采取其他擔保措施。3.在合同履行過程中，如出現(xiàn)需要行使擔保權的情況，法務部門應按照法律法規(guī)和合同約定，協(xié)助公司辦理相關手續(xù)，維護公司合法權益。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更合同條款，業(yè)務部門應及時向公司提出變更申請。2.變更申請應詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對公司利益的影響，并提供相關證明材料。（二）變更審核1.業(yè)務部門提交變更申請后，由財務部門、法務部門等相關部門進行審核。2.財務部門從財務角度評估變更對公司融資成本、還款安排等的影響，法務部門審查變更內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。3.經(jīng)相關部門審核通過后，變更申請?zhí)峤还竟芾韺訉徟?。（三）變更簽?.合同變更經(jīng)公司管理層審批通過后，業(yè)務部門負責與客戶協(xié)商簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應明確變更的具體內(nèi)容、生效時間等條款，并確保與原合同具有同等法律效力。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更協(xié)議副本分送財務部門、法務部門等相關部門存檔備案。五、合同解除與終止管理（一）解除與終止情形1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.出現(xiàn)合同約定的解除條件，一方有權解除合同。3.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行，合同可以終止。4.客戶出現(xiàn)嚴重違約行為，公司有權解除合同。（二）解除與終止申請1.如出現(xiàn)上述合同解除或終止情形，業(yè)務部門應及時向公司提出解除或終止申請，并說明原因。2.申請應提交相關證明材料，如協(xié)商一致的解除協(xié)議、不可抗力證明、客戶違約證據(jù)等。（三）審核與審批1.業(yè)務部門提交解除或終止申請后，由財務部門、法務部門等相關部門進行審核。2.財務部門審核合同解除或終止對公司財務狀況的影響，包括資金回收、利息結(jié)算等；法務部門審查解除或終止的合法性、合規(guī)性及可能存在的法律風險。3.經(jīng)相關部門審核通過后，解除或終止申請?zhí)峤还竟芾韺訉徟?。（四）后續(xù)處理1.合同解除或終止后，業(yè)務部門負責與客戶辦理相關交接手續(xù)，確保訂單執(zhí)行情況清晰、貨款回收妥善處理。2.財務部門按照合同約定和相關法律法規(guī)，辦理融資款項的結(jié)算、回收等工作，確保公司資金安全。3.法務部門對合同解除或終止后的相關法律事宜進行處理，如清理合同文件、處理可能存在的糾紛等。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務部門、財務部門、法務部門等在合同簽訂、履行、變更、解除及終止等過程中形成的各類文件資料，應及時整理并移交檔案管理部門。2.檔案資料包括合同文本、審批文件、往來函件、訂單資料、擔保文件、還款記錄等。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號、裝訂。2.建立合同檔案目錄，詳細記錄每份合同的基本信息、存放位置等，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房。2.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進行保管，電子檔案應做好備份，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應嚴格按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案資料，并做好查閱記錄，查閱人不得擅自復印、涂改、損毀檔案資料。3.涉及合同機密信息的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關人員。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對訂單融資合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、解除及終止等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.審計部門應重點關注合同風險控制情況、資金使用情況、貨款回收情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤