精準(zhǔn)檔案扶貧管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)和規(guī)范精準(zhǔn)檔案扶貧工作，提高扶貧檔案管理水平，確保扶貧工作的精準(zhǔn)性、真實(shí)性和可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范扶貧檔案管理工作的意見》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織在開展扶貧工作過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、貧困戶識別與幫扶記錄、資金使用與管理憑證、扶貧成效評估等方面的檔案。基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄詳實(shí)。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及本辦法規(guī)定。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保護(hù)扶貧對象的個(gè)人隱私和敏感信息。檔案管理職責(zé)分工公司/組織扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)精準(zhǔn)檔案扶貧管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對重大檔案管理問題進(jìn)行決策。檔案管理部門1.具體負(fù)責(zé)扶貧檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.指導(dǎo)各部門做好扶貧檔案的形成、積累和歸檔工作，開展檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.建立健全檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。各扶貧工作部門1.負(fù)責(zé)本部門扶貧工作檔案的形成、收集和初步整理，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔，并配合做好檔案管理的相關(guān)工作。檔案的收集與整理收集范圍1.貧困戶檔案：包括貧困戶申請書、家庭基本情況登記表、收入證明、幫扶措施記錄、脫貧成效證明等。2.扶貧項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、資金撥付憑證、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。3.扶貧資金檔案：資金預(yù)算文件、資金申請與審批表、資金發(fā)放記錄、財(cái)務(wù)賬目、審計(jì)報(bào)告等。4.扶貧工作記錄檔案：會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、調(diào)研材料、培訓(xùn)記錄、宣傳資料等。5.其他相關(guān)檔案：與扶貧工作有關(guān)的照片、影像資料、榮譽(yù)證書等。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)收集本部門形成的檔案資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。整理方法1.分類：按照扶貧工作的不同類別和階段，將檔案分為貧困戶檔案、扶貧項(xiàng)目檔案、扶貧資金檔案、扶貧工作記錄檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類，如貧困戶檔案可分為基本信息類、幫扶措施類、脫貧成效類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份和順序號等信息，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。檔案的保管與存儲保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.照片、影像等特殊載體檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并注明相關(guān)信息。保管期限1.永久保管：涉及扶貧工作重大決策、重要項(xiàng)目、資金使用等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性的扶貧工作記錄、階段性的項(xiàng)目資料等。定期保管檔案到期后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家和相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長保管期限。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、數(shù)量等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案的利用與服務(wù)利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.上級主管部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)提供必要的協(xié)助。3.在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的前提下，經(jīng)扶貧對象本人同意，可向其提供與其自身相關(guān)的扶貧檔案信息。利用方式1.查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損或丟失。3.復(fù)制：根據(jù)查閱人員的需求，可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。服務(wù)保障1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督管理，確保檔案信息安全，防止檔案被不當(dāng)利用。3.不斷優(yōu)化檔案利用服務(wù)流程，提高服務(wù)效率，為公司/組織扶貧工作決策和管理提供有力支持。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.信息化管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等安全措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟，進(jìn)行系統(tǒng)需求分析和設(shè)計(jì)。2.系統(tǒng)開發(fā)階段：按照規(guī)劃設(shè)計(jì)要求，組織開發(fā)扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)測試和優(yōu)化。3.數(shù)據(jù)錄入與上線運(yùn)行階段：組織人員對檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，完成系統(tǒng)上線運(yùn)行前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，正式投入使用。4.持續(xù)優(yōu)化階段：根據(jù)實(shí)際使用情況，對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和完善，不斷提高系統(tǒng)的功能和性能。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對精準(zhǔn)檔案扶貧管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各部門檔案管理工作的日常監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的