銷售合同審核及執(zhí)行監(jiān)控工具使用指南一、工具概述與核心價值銷售合同是企業(yè)開展業(yè)務(wù)的法律依據(jù)，也是保障應(yīng)收賬款回收、明確權(quán)責(zé)利的關(guān)鍵載體。但在實際業(yè)務(wù)中，常因合同條款疏漏、執(zhí)行過程監(jiān)控不到位、跨部門信息不對稱等問題，導(dǎo)致合同糾紛、回款延遲、履約風(fēng)險等后果。銷售合同審核及執(zhí)行監(jiān)控表是一套集“事前審核-事中監(jiān)控-事后復(fù)盤”于一體的標準化工具，通過結(jié)構(gòu)化表格和流程化操作，幫助企業(yè)實現(xiàn)合同全生命周期管理。其核心價值在于：風(fēng)險前置：通過多維度審核條款，提前規(guī)避法律、財務(wù)及業(yè)務(wù)風(fēng)險；執(zhí)行落地：明確關(guān)鍵節(jié)點責(zé)任人，保證合同條款（如交貨、驗收、回款）按時兌現(xiàn)；數(shù)據(jù)追溯：完整記錄合同執(zhí)行過程，為后續(xù)業(yè)務(wù)優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐；協(xié)同提效：打通銷售、法務(wù)、財務(wù)、倉儲等部門信息壁壘，減少溝通成本。二、適用場景與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)本工具適用于各類企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)場景，尤其適合合同金額較大、條款復(fù)雜、執(zhí)行周期長的項目型銷售或長期合作業(yè)務(wù)。具體覆蓋以下業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：（一）合同簽訂前的合規(guī)性審核場景描述：銷售部門與客戶達成初步合作意向后，需對合同文本進行法律、財務(wù)及業(yè)務(wù)條款審核，保證內(nèi)容合法、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險可控。典型需求：避免因“霸王條款”、付款條件模糊、違約責(zé)任不明等問題導(dǎo)致企業(yè)利益受損。（二）合同執(zhí)行中的節(jié)點監(jiān)控場景描述：合同生效后，需跟蹤履行關(guān)鍵節(jié)點（如預(yù)付款到賬、生產(chǎn)排期、發(fā)貨、驗收、開票、回款等），及時發(fā)覺并解決執(zhí)行偏差。典型需求：防止因節(jié)點延誤影響交付進度，或因回款滯后導(dǎo)致資金鏈緊張。（三）跨部門協(xié)同與信息同步場景描述：合同執(zhí)行涉及銷售、法務(wù)、財務(wù)、倉儲、物流等多個部門，需通過統(tǒng)一工具實現(xiàn)信息實時共享，避免因信息差導(dǎo)致工作脫節(jié)。典型需求：銷售部門實時掌握生產(chǎn)進度，財務(wù)部門同步回款狀態(tài)，法務(wù)部門跟進違約處理等。（四）合同復(fù)盤與風(fēng)險預(yù)警場景描述：合同履行完畢或出現(xiàn)異常時，需對審核效率、執(zhí)行偏差、風(fēng)險事件等進行復(fù)盤，形成風(fēng)險案例庫，為后續(xù)合同管理提供參考。典型需求：總結(jié)高頻風(fēng)險點（如客戶驗收延遲、付款違約），優(yōu)化審核標準及監(jiān)控策略。三、全流程操作指南本工具操作分為“合同前置審核”“條款標準化審核”“執(zhí)行節(jié)點設(shè)定”“動態(tài)監(jiān)控跟蹤”“異常處理閉環(huán)”“數(shù)據(jù)復(fù)盤優(yōu)化”六大步驟，覆蓋合同從簽訂到履約完畢的全流程。（一）合同前置審核：明確基礎(chǔ)信息與合規(guī)性操作目標：收集合同基礎(chǔ)信息，初步判斷合同主體、標的等核心要素的合規(guī)性，避免“無效合同”進入審核流程。操作步驟：信息收集與登記由銷售負責(zé)人填寫《合同基本信息表》（見表1），完整錄入合同編號、簽訂日期、甲方（客戶）及乙方（本方）全稱統(tǒng)一社會信用代碼、合同標的、金額、合作期限等基礎(chǔ)信息。重點核對客戶主體資格：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢客戶是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信記錄，或涉及未結(jié)訴訟案件（若客戶為境外企業(yè)，需核查其注冊地及資信證明）。初步合規(guī)性篩查銷售部門負責(zé)人審核合同標的與本企業(yè)經(jīng)營范圍是否匹配（如超范圍經(jīng)營需提前辦理增項手續(xù)）。財務(wù)部門審核合同金額與企業(yè)當前產(chǎn)能、資金承受能力是否匹配（大額合同需評估是否影響現(xiàn)金流）。若發(fā)覺客戶存在重大風(fēng)險（如失信被執(zhí)行人、瀕臨破產(chǎn)），需暫停合同簽訂并上報管理層決策。輸出成果：《合同基本信息表》（含客戶資信篩查記錄）（二）條款標準化審核：多維度風(fēng)險排查操作目標：通過標準化審核清單，逐項核查合同條款的法律、財務(wù)及業(yè)務(wù)合規(guī)性，保證條款無歧義、無漏洞。操作步驟：組建審核小組根據(jù)合同類型及復(fù)雜程度，確定審核成員：一般合同由銷售負責(zé)人、法務(wù)專員、財務(wù)專員共同審核；重大/復(fù)雜合同（如金額超500萬元、涉及跨境業(yè)務(wù)）需邀請法務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理及分管銷售副總參與。分模塊條款審核審核小組對照《條款審核對照表》（見表2），從以下維度逐項審核：主體信息：雙方名稱、地址、聯(lián)系方式是否與營業(yè)執(zhí)照一致，避免因名稱錯誤導(dǎo)致合同無效。標的與數(shù)量質(zhì)量：產(chǎn)品/服務(wù)描述是否清晰（如型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)），質(zhì)量標準（國標/行標/約定標準）是否明確，驗收方法及流程是否具體。價款與支付：單價、總價是否含稅，發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）及開票時間是否約定；付款條件（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%）是否合理，支付賬戶是否為本方對公賬戶（警惕個人賬戶收款）。履行期限與地點：交貨/服務(wù)時間是否明確（如“2024年12月31日前”而非“年底前”），交貨地點、運輸方式及費用承擔(dān)方是否約定。違約責(zé)任：逾期交貨、驗收不合格、付款延遲等違約行為的違約金計算方式是否合理（一般不超過實際損失的30%），爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄法院是否明確（優(yōu)先約定本方所在地法院）。保密與知識產(chǎn)權(quán)：是否約定保密范圍、保密期限及違約責(zé)任，涉及專利/商標等知識產(chǎn)權(quán)的歸屬及使用權(quán)限是否明確。審核意見反饋與整改審核人員發(fā)覺條款問題時，需在《條款審核對照表》“審核結(jié)果”欄標注“通過/不通過”，并在“問題描述”及“整改意見”欄具體說明（如“付款條件未約定逾期付款利息，建議補充‘自逾期之日起按LPR計算違約金’”）。銷售部門根據(jù)整改意見與客戶協(xié)商修訂合同文本，修訂后需重新提交審核，直至所有條款通過。輸出成果：《條款審核對照表》（含審核人員簽字、修訂記錄）（三）執(zhí)行節(jié)點設(shè)定：拆解任務(wù)明確責(zé)任操作目標：將合同履行過程拆解為可量化、可跟蹤的關(guān)鍵節(jié)點，明確每個節(jié)點的責(zé)任部門、完成標準及時間要求，避免執(zhí)行過程“模糊化”。操作步驟：節(jié)點拆解銷售部門聯(lián)合法務(wù)、財務(wù)、倉儲、生產(chǎn)等部門，根據(jù)合同類型（如銷售合同、服務(wù)合同）制定《執(zhí)行節(jié)點清單模板》（見表3），明確通用節(jié)點（如預(yù)付款到賬、生產(chǎn)啟動、發(fā)貨、客戶簽收、開票、回款）及特殊節(jié)點（如驗收、培訓(xùn)、質(zhì)保金支付）。示例：某設(shè)備銷售合同執(zhí)行節(jié)點可拆解為：節(jié)點1：合同簽訂后3個工作日內(nèi)，客戶支付預(yù)付款30%；節(jié)點2：預(yù)款到賬后5個工作日內(nèi)，生產(chǎn)部啟動生產(chǎn)；節(jié)點3：生產(chǎn)完成后10個工作日內(nèi)，倉儲部發(fā)貨并同步物流信息；節(jié)點4：客戶簽收后15個工作日內(nèi)，客戶完成初步驗收；節(jié)點5：驗收合格后30日內(nèi)，財務(wù)部開具發(fā)票，客戶支付到貨款60%；節(jié)點6：設(shè)備質(zhì)保期滿后15日內(nèi)，客戶支付質(zhì)保金10%。責(zé)任分配與時間設(shè)定每個節(jié)點明確“責(zé)任部門”及“第一責(zé)任人”（如預(yù)付款到賬責(zé)任部門為銷售部，第一責(zé)任人為銷售負責(zé)人某）；節(jié)點時間需結(jié)合企業(yè)實際產(chǎn)能、物流周期、客戶要求等設(shè)定，保證“跳一跳夠得著”，避免因時間過緊導(dǎo)致執(zhí)行延誤。節(jié)點錄入系統(tǒng)將確認后的執(zhí)行節(jié)點錄入《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》（見表4），包含節(jié)點名稱、計劃完成時間、責(zé)任部門、第一責(zé)任人、完成狀態(tài)（待啟動/進行中/已完成/異常）、實際完成時間、備注等信息。輸出成果：《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》（初始版）（四）動態(tài)監(jiān)控跟蹤：實時更新進度預(yù)警操作目標：通過定期跟蹤節(jié)點完成情況，及時發(fā)覺執(zhí)行偏差，提前預(yù)警風(fēng)險，保證合同按約定履行。操作步驟：日常進度更新各責(zé)任部門在節(jié)點完成后1個工作日內(nèi)，在《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》中更新“實際完成時間”及“完成狀態(tài)”，并相關(guān)證明材料（如預(yù)付款銀行回單、發(fā)貨單、簽收單、驗收報告等）。示例：倉儲部完成發(fā)貨后，需在表中更新節(jié)點狀態(tài)為“已完成”，并物流單號及簽收照片。定期監(jiān)控會議銷售部每周組織一次“合同執(zhí)行監(jiān)控會”，參會人員包括銷售負責(zé)人、法務(wù)專員、財務(wù)專員、倉儲/生產(chǎn)部門接口人，重點核對《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》中“異常”節(jié)點，分析偏差原因（如客戶延遲簽收、生產(chǎn)原料短缺）。對延遲節(jié)點，責(zé)任部門需提交《延遲原因說明》（見表5），內(nèi)容包括：延遲原因、預(yù)計完成時間、整改措施及所需支持。風(fēng)險預(yù)警機制設(shè)立“三級預(yù)警”機制：黃色預(yù)警：節(jié)點延遲1-3個工作日，由責(zé)任部門負責(zé)人口頭提醒并督促整改；橙色預(yù)警：節(jié)點延遲3-5個工作日，銷售部發(fā)出《風(fēng)險預(yù)警函》，抄送責(zé)任部門及分管領(lǐng)導(dǎo)；紅色預(yù)警：節(jié)點延遲超過5個工作日或可能影響重大合同履行（如導(dǎo)致客戶索賠），需上報管理層啟動應(yīng)急處理流程。輸出成果：《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》（動態(tài)更新版）、《延遲原因說明》（五）異常處理閉環(huán)：問題解決與責(zé)任追溯操作目標：對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的異常情況（如客戶違約、不可抗力、內(nèi)部資源不足），制定針對性解決方案，保證問題閉環(huán)處理，并追溯責(zé)任避免重復(fù)發(fā)生。操作步驟：異常分類與登記銷售部根據(jù)監(jiān)控情況，將異常分為三類并錄入《異常情況記錄表》（見表6）：客戶原因：如逾期付款、拒絕驗收、變更需求等；本方原因：如生產(chǎn)延誤、發(fā)貨錯誤、服務(wù)質(zhì)量不達標等；不可抗力：如自然災(zāi)害、政策變化、疫情等客觀因素。制定處理方案針對不同異常類型，由銷售部牽頭制定處理方案：客戶原因：法務(wù)部評估是否構(gòu)成違約，發(fā)送《履約催告函》；若客戶逾期超過約定期限，按合同約定收取違約金或暫停履行合同；本方原因：責(zé)任部門提交《整改報告》，明確完成時間及補救措施（如加急生產(chǎn)、更換產(chǎn)品），并向客戶致歉協(xié)商；不可抗力：銷售部及時通知客戶并提供證明材料（如部門公告），協(xié)商變更或解除合同，必要時依法減免責(zé)任。執(zhí)行與反饋責(zé)任部門按處理方案落實整改，完成后在《異常情況記錄表》中更新“處理結(jié)果”及“關(guān)閉時間”；銷售部將處理結(jié)果同步客戶，并收集客戶書面確認（如驗收合格證明、付款憑證），保證異常徹底解決。輸出成果：《異常情況記錄表》（含處理方案、整改報告、客戶確認材料）（六）數(shù)據(jù)復(fù)盤優(yōu)化：總結(jié)經(jīng)驗迭代工具操作目標：合同履行完畢或出現(xiàn)重大異常后，通過數(shù)據(jù)復(fù)盤分析審核及執(zhí)行過程中的問題，優(yōu)化工具模板及管理流程，提升后續(xù)合同管理效率。操作步驟：數(shù)據(jù)收集與統(tǒng)計銷售部匯總《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》《異常情況記錄表》等數(shù)據(jù)，統(tǒng)計以下指標：審核通過率（通過條款數(shù)/總審核條款數(shù)）；節(jié)點按時完成率（按時完成節(jié)點數(shù)/總節(jié)點數(shù)）；異常發(fā)生率（異常合同數(shù)/總合同數(shù)）；高頻異常類型（如客戶驗收延遲、付款違約占比）。復(fù)盤會議與問題分析合同履行結(jié)束后10個工作日內(nèi)，銷售部組織“合同復(fù)盤會”，參會人員包括銷售、法務(wù)、財務(wù)、生產(chǎn)部門負責(zé)人，重點分析：審核環(huán)節(jié)：是否存在“應(yīng)審未審”條款？審核標準是否需要細化？執(zhí)行環(huán)節(jié)：節(jié)點設(shè)定是否合理？責(zé)任分工是否清晰？跨部門協(xié)同是否存在障礙？異常處理：應(yīng)對措施是否及時有效？風(fēng)險預(yù)警機制是否靈敏？工具與流程優(yōu)化根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，對工具模板及管理流程進行迭代：若“付款違約”高頻發(fā)生，可在《條款審核對照表》中增加“付款條款審核要點”（如約定逾期付款違約金計算方式、賬戶監(jiān)管條款）；若“生產(chǎn)延誤”頻發(fā)，可優(yōu)化《執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表》中“生產(chǎn)啟動”節(jié)點的責(zé)任部門（明確生產(chǎn)部與銷售部的進度對接人）；若跨部門信息不同步，可推動搭建“合同管理數(shù)字化平臺”，實現(xiàn)節(jié)點進度、異常信息實時共享。輸出成果：《合同復(fù)盤分析表》（見表7）、《工具優(yōu)化建議書》四、核心工具表格模板表1：合同基本信息表合同編號簽訂日期甲方（客戶）名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人及電話某/138（虛擬）乙方（本方）名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址合同標的合同金額（元）含稅價不含稅價稅率合作期限自至銷售負責(zé)人某客戶資信篩查結(jié)果□正?！醍惓！鯂乐厥艂渥⒈?：條款審核對照表序號審核模塊審核條款審核標準審核結(jié)果問題描述整改意見審核人審核日期1主體信息甲方名稱與營業(yè)執(zhí)照與營業(yè)執(zhí)照、公章一致通過--法2024-11-012價款與支付預(yù)付款比例不低于30%（行業(yè)常規(guī)）不通過比例僅10%調(diào)整為30%并明確到賬時間銷2024-11-013違約責(zé)任逾期付款違約金未約定不通過缺少違約責(zé)任補充“按LPR150%計算”法2024-11-01………表3：執(zhí)行節(jié)點清單模板（示例：設(shè)備銷售合同）節(jié)點編號節(jié)點名稱前置條件計劃完成時間責(zé)任部門第一責(zé)任人完成狀態(tài)實際完成時間證明材料1合同簽訂審核通過2024-11-05銷售部某已完成2024-11-05合同掃描件2預(yù)付款到賬合同簽訂后3日內(nèi)2024-11-08銷售部某進行中-銀行回單（待）3生產(chǎn)啟動預(yù)付款到賬后5日內(nèi)2024-11-13生產(chǎn)部經(jīng)理待啟動-生產(chǎn)指令單………表4：執(zhí)行節(jié)點監(jiān)控表合同編號節(jié)點名稱計劃完成時間責(zé)任部門第一責(zé)任人完成狀態(tài)實際完成時間延遲天數(shù)延遲原因處理措施責(zé)任人關(guān)閉時間XY20241101預(yù)付款到賬2024-11-08銷售部某異常2024-11-102客戶內(nèi)部流程延遲發(fā)送催款函，跟進銷2024-11-10XY20241101客戶簽收2024-12-15銷售部某待啟動----某-表5：延遲原因說明合同編號延遲節(jié)點名稱計劃完成時間實際完成時間延遲天數(shù)延遲原因詳細說明預(yù)計完成新時間整改措施所需支持責(zé)任部門責(zé)任人提交日期XY20241101預(yù)付款到賬2024-11-082024-11-102客戶財務(wù)人員休假，付款流程審批延遲2024-11-10已與客戶對接人確認今日到賬，同步銀行回單無銷售部某2024-11-09XY20241102生產(chǎn)啟動2024-11-20--核心原料供應(yīng)商延遲交貨，預(yù)計影響生產(chǎn)3天2024-11-23協(xié)調(diào)備用供應(yīng)商緊急調(diào)貨，調(diào)整生產(chǎn)計劃優(yōu)先級需采購部協(xié)助生產(chǎn)部經(jīng)理2024-11-18表6：異常情況記錄表合同編號異常類型發(fā)生時間涉及節(jié)點問題描述處理責(zé)任人處理措施處理結(jié)果客戶確認材料關(guān)閉時間XY20241101客戶原因2024-12-16客戶驗收客戶以“設(shè)備噪音超標”為由拒絕驗收，但合同約定噪音標準≤75dB，實測為72dB法發(fā)送《檢測報告》并現(xiàn)場復(fù)測，要求客戶3日內(nèi)驗收；逾期未驗收視為默認通過客戶于12月18日驗收通過驗收報告掃描件2024-12-18XY20241102本方原因2024-11-25發(fā)貨錯誤倉儲部錯發(fā)型號A設(shè)備（應(yīng)為型號B），導(dǎo)致客戶無法安裝使用倉儲經(jīng)理立即召回錯發(fā)設(shè)備，48小時內(nèi)重新發(fā)貨型號B，并承擔(dān)往返物流費用客戶已簽收正確設(shè)備簽收單、物流憑證2024-11-27表7：合同復(fù)盤分析表合同編號復(fù)盤周期審核條款總數(shù)審核通過條款數(shù)審核通過率節(jié)點總數(shù)按時完成節(jié)點數(shù)節(jié)點按時完成率異常次數(shù)高頻異常類型（TOP2）改進措施責(zé)任人完成時間XY202411012024-11-01至2024-12-20151493.3%6583.3%2客戶驗收延遲（1次）、發(fā)貨錯誤（1次）1.增加“設(shè)備出廠前第三方檢測”條款；2.倉儲部發(fā)貨前雙人復(fù)核型號銷售副總2025-01-10XY202411022024-11-10至2025-01-10181688.9%7685.7%1生產(chǎn)延誤（1次）優(yōu)化供應(yīng)商管理機制，建立原料安全庫存生產(chǎn)經(jīng)理2025-01-15五、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點（一）法律條款審核風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：條款約定模糊（如“驗收合格后付款”，未明確驗收標準）、爭議解決方式約定無效（如約定“由本方所在地法院管轄”但本方無管轄權(quán)）?？刂拼胧悍▌?wù)部門需對照《民法典》《合同法》等法律法規(guī)審核，對模糊條款要求業(yè)務(wù)部門補充明確；爭議解決優(yōu)先約定“乙方（本方）所在地人民法院管轄”或明確仲裁機構(gòu)。（二）執(zhí)行節(jié)點遺漏風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：遺漏關(guān)鍵節(jié)點（如質(zhì)保金支付），導(dǎo)致后期回款困難。控制措施：銷售部門需聯(lián)合生產(chǎn)、財務(wù)、倉儲部門制定《執(zhí)行節(jié)點清單模板》